Erste Schritte mit Kundenaufnahmeformularen [Kostenfreie Vorlage]

Was ist ein Kundenaufnahmeformular?

Ein Kundenaufnahmeformular ist ein Fragebogen zum Erheben der wichtigen Daten über potenzielle Kunden. Es ist normalerweise der erste Schritt im Kunden-Onboarding. Die Fragen umfassen in der Regel notwendige Details wie die Kontaktdaten des Kunden und warum er deine Dienste benötigt. Jede Antwort hilft dir zu entscheiden, ob du mit diesem Kunden zusammenarbeiten möchtest und ob er von deinen Diensten profitieren würde.

Kundenaufnahmeformulare sind schnell zu einer beliebten Methode für spezialisierte Dienstleister zur Prüfung von Neukunden geworden. Diese Formulare lassen mit einem Formular-Builder einfach zu erstellen und werden dem potenziellen Kunden per E-Mail zugestellt. Wenn du lieber mit echtem Papier arbeiten möchtest, kannst du ein individuelles Formular in einem Textverarbeitungsprogramm erstellen und es ausdrucken.

So oder so – wenn du deine Kundenbeziehungen mit einem Aufnahmeformular beginnst, kannst du Zeit sparen und gleichzeitig eine positive Onboarding-Erfahrung schaffen. Es bedeutet auch, dass du keine Zeit damit verschwenden musst, Kunden zu betreuen, die nicht zu deinem Unternehmen passen. Wenn du den Kunden annehmen möchtest, können dir die Erkenntnisse dabei helfen, dich bei einem ersten Gespräch auf das Wesentliche zu konzentrieren und zu zeigen, dass du bereit bist, einen hochwertigen Service zu liefern.

Wo du Vorlagen für Kundenaufnahmeformulare findest

Um direkt loszulegen, kannst du dir unsere kostenfreie Vorlage eines Kundenaufnahmeformulars herunterladen. Die anpassbare Vorlage enthält alle wichtigen Felder, um potentielle Kunden gründlich zu screenen und eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung aufzubauen.

Für weitere Ressourcen kannst du eine einfache Online-Suche durchführen, um eine Formularvorlage für jede Branche zu finden.

Manchmal kannst du sogar eine kostenlose Vorlage von Fachverbänden erhalten, indem du deren Websites besuchst. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn du nach einer Vorlage für ein Patientenaufnahmeformular suchst, das HIPAA-konform sein muss.

Egal für welche Vorlage du dich entscheidest, schreibe sie unbedingt in deinen eigenen Worten um, um die eindeutige Stimme deines Unternehmens und die spezifischen Bedürfnisse deiner Kunden besser widerzuspiegeln.

Beliebte Beispiele für Aufnahmeformulare

Eine Vorlage für ein Kundenaufnahmeformular für die Datenerfassung funktioniert dann am besten, wenn sie auf deine Branche zugeschnitten ist. Zum Beispiel stellen Finanzberater nicht dieselben Fragen wie Gesundheitsdienstleister – sonst würden sie die Bedürfnisse ihrer potenziellen Kunden immer noch nicht kennen und nicht wissen, wie sie ihnen helfen könnten.

Vor diesem Hintergrund sehen wir uns die folgenden Beispiele für Formularvorlagen für die Kundenaufnahme an, um zu sehen, wie verschiedene Branchen ihre Vorlagen erstellen.

Juristisches Kundenaufnahmeformular

Die American Bar Association bietet viele Ressourcen für Anwaltskanzleien an, darunter juristische Kundenaufnahmeformulare. In ihrem Formular zum Familienrecht werden grundlegende Informationen über den Kunden, seinen Partner und alle Kinder im Haushaltsplan gesammelt. Darüber hinaus wird in der Regel nach Sorgerecht und finanziellen Informationen wie kundenspezifischen Steuerdetails gefragt. In der Vorlage für ein Aufnahmeformular können auch einige der Begriffe kurz erläutert werden, die Kunden kennen müssen, wenn sie eine Rechtsberatung suchen.

Patientenaufnahmeformular

Patientenaufnahmeformulare konzentrieren sich stärker auf das Sammeln von Gesundheitsdaten und das Erfragen der aktuellen Gesundheitsbedürfnisse des Patienten. Die American Massage Therapy Association stellt Gesundheitsdienstleistern ein Musterformular zur Verfügung, in dem Patientendaten wie Kontaktdaten, Gesundheitszustand und Medikamente erfasst werden. Für tierärztliche Dienstleistungen geht das Aufnahmeformular von Blue Pearl Pet Hospital einen ähnlichen Weg, indem es Informationen über die Veranlagung des Tieres, den Grund für den Besuch und die Krankengeschichte erfasst.

Aufnahmeformular für Hypothekenmakler

In den Aufnahmeformularen von Hypothekenmaklern werden normalerweise Fragen zur finanziellen Situation des Kunden gestellt. Die Opportunities Credit Union verwendet ein Formular, das ihren Maklern hilft, die Eignung des Kunden zu beurteilen, eine Hypothek aufzunehmen. Um das Antragsverfahren zu beschleunigen, wird um eine kurze Beschreibung des Status als Eigenheimbesitzer, der Beschäftigung, des Einkommens und des Vermögens sowie der Schulden gebeten.

Aufnahmeformular für Kleinunternehmer

In diesem Formular von Summit Digital Marketing wird der potenzielle Kunde nach seinen Dienstleistungen. In diesem Formular von Summit Digital Marketing wird der potenzielle Kunde nach seinen Dienstleistungen, Zielkunden, dem durchschnittlichen Auftragswert, dem Verkaufszyklus, dem Werbeansatz und den aktuellen Zielen gefragt. Ein weiteres Beispiel ist das Aufnahmeformular von SHJ Wealth Advisors, in dem die Finanzen des Kunden, seine Ruhestandsziele und die Art und Weise, wie er für seine Familie sorgen möchte, erfragt werden.

Beispiel für druckbare vs. Online-Aufnahmeformulare

Bei der Suche nach Beispielen für Kundenaufnahmeformulare findest du sowohl Online- als auch druckbare Versionen. Online-Aufnahmeformulare erfassen die Daten über die Website. Druckbare Kundenformulare werden üblicherweise als Textverarbeitungsdokument oder PDF bereitgestellt. Dies ermöglicht es den Kunden, das Formular entweder am Computer auszufüllen oder es auszudrucken und jedes Feld von Hand auszufüllen.

So erstellst du dein eigenes Kundenaufnahmeformular

Durch die Erstellung eigener Aufnahmeformulare kannst du sicherstellen, dass du die relevanten Informationen erhältst, die du benötigst, um deine Kunden effektiv zu prüfen und ihnen ein hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten. Du kannst einen Formularersteller verwenden, mit einer Vorlage arbeiten oder einfach ein neues Formular in deinem bevorzugten Textverarbeitungsprogramm erstellen.

Egal, wie du es angehst, befolge diese Schritte, um ein maßgeschneidertes Formular zu erstellen, das du deinen Kunden mit Stolz präsentieren kannst.

Schritt 1: Verwende eine Vorlage oder erstell deine eigene

Am einfachsten lässt sich ein Aufnahmeformular erstellen, indem man mit einer Vorlage für ein Aufnahmeformular beginnt, wie der oben angebotenen. Vorlagen bieten dir eine Grundlage, die du an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen kannst. Sie enthalten bewährte Frageformate und Standardfelder, die dir bei der Erfassung wichtiger Daten helfen.

Wenn du lieber die vollständige Kontrolle über das Design und den Inhalt deines Formulars hast, kannst du mit Formular-Buildern wie zum Beispiel Google Formulare oder Typeform dein eigenes erstellen. Diese Plattformen enthalten Drag-and-Drop-Oberflächen, mit denen sich ganz einfach Fragen erstellen, bedingte Elemente erstellen und professionell aussehende Formulare ohne Programmierkenntnisse entwerfen.

Wer lieber mit herkömmlichen Programmen arbeitet, kann sein Formular auch in Microsoft Word, Google Docs oder einem beliebigen Textverarbeitungsprogramm erstellen. Achte nur darauf, genug Platz für die detaillierten Antworten deiner Kunden zu lassen.

Schritt 2: Fordere grundlegende Informationen vom Kunden an

Das Sammeln von Kundendaten beginnt mit den grundlegenden Daten. Sammle im oberen Teil des Kundenaufnahmeformulars die wichtigsten Informationen wie:

• Name
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Objektadresse
• Bevorzugte Kontaktmethode
• Rolle in ihrem Unternehmen
• Versicherungsdetails

Der Inhalt dieses Abschnitts deines Aufnahmeformulars gibt dir einen allgemeinen Überblick über den Kunden. Diese Informationen kannst du nutzen, um ihn besser kennenzulernen und einen Kundendatensatz anzulegen, falls du die Arbeitsbeziehung fortsetzen willst.

Schritt 3: Sammle detaillierte Informationen über die Marke

Wenn du ein B2B-Dienstleister bist, wie eine Marketingagentur oder ein Buchhalter, nimm dir die Zeit, die Marke deines potenziellen Kunden kennenzulernen, nachdem du seine persönlichen und Kontaktdaten erfasst hast. Beginne damit, ihren Firmennamen, ihre Website und alle aktiven sozialen Medienkanäle zu erfragen. Frage auch nach ihren Hauptprodukt- oder Dienstleistungskategorien und den meistverkauften Artikeln im Laufe der Jahre.

Andere Dinge, nach denen du fragen solltest, sind zum Beispiel:

• Markenmission und -werte
• Zielgruppendaten
• Durchschnittlicher Bestellbetrag
• Aktuelle Werbestrategie
• Kundenbewertungen und Rezensionen

Die Fragen hängen natürlich von deiner Branche ab. Erstelle jede einzelne mit dem Ziel, die Informationen zu sammeln, die du benötigst, um zu entscheiden, ob du mit dem Kunden zusammenarbeiten möchtest.

Schritt 4: Frage nach den Zielen und Herausforderungen des potenziellen Kunden

Fragen zu den Geschäftszielen und Herausforderungen des potenziellen Kunden stehen im Mittelpunkt eines gut gestalteten Kundenaufnahmeformulars. In diesem Abschnitt solltest du Leitfragen stellen, die dir helfen zu verstehen, was Kunden von deinem Unternehmen benötigen. Achte darauf, ihnen viel Raum zum Antworten zu geben, indem du große Eingabefelder verwendest.

Diese Kundenfragen sollten Folgendes beinhalten:

• Welche konkreten Ziele möchtest du mit unserer Hilfe erreichen?
• Wo siehst du dein Unternehmen in den nächsten 3-5 Jahren?
• Was sind die größten Herausforderungen, vor denen du derzeit stehst?
• Erwartest du in den nächsten Jahren neue Hindernisse?
• Kannst du ein Beispiel dafür geben, wie Erfolg für dich aussehen könnte?

Mit ihren Antworten kannst du darüber nachdenken, ob deine Dienste ihnen helfen könnten, ihre Hindernisse zum Erfolg zu überwinden. Möglicherweise musst du die primären Herausforderungen während des ersten Treffens im Detail erkunden, aber die erste Reaktion wird den Weg für eine lösungsorientierte Zusammenarbeit ebnen.

Schritt 5: Analysiere die Konkurrenten deines potenziellen Kunden

Du musst wissen, womit deine potenziellen Kunden zu kämpfen haben, bevor du entscheiden kannst, ob du ihnen helfen kannst.

Um das herauszufinden, stelle ein paar Fragen in das Anmeldeformular, in denen du fragst, wer die wichtigsten Konkurrenten sind und was diese anders machen als Ihr potenzieller Kunde. Frage auch, was die Stärken und Schwächen der Konkurrenten sind und welche ihrer Produkte oder Dienstleistungen am meisten herausstechen.

Wenn dein potenzieller Kunde unsicher ist, könntest du eine sehr kurze Wettbewerbsanalyse durchführen, um die drei wichtigsten Konkurrenten in ihrer Branche zu identifizieren. Durch diesen Prozess erfährst du, wo das Unternehmen in der Branche steht und was es tun muss, um die Konkurrenz zu schlagen.

Schritt 6: Verschaff dir ein klareres Bild vom Budget

Wenn du nach dem Budget deines Kunden fragst, kannst du überprüfen, ob er das Geld hat, um die Kosten für deine Dienstleistungen zu decken. Wenn nicht, spielt es keine Rolle, wie gut du geeignet bist. Sie werden einfach nicht als Ihr Kunde in Frage kommen.

In einigen Fällen kannst du vielleicht vorerst günstigere Lösungen vorschlagen. Wenn ihr Budget dann besser wird, können sie ihr Dienstleistungsniveau schrittweise erhöhen, wie sie es für richtig halten.

Den Kundenaufnahmeprozess verstehen

Dein Formular ist nur so gut wie dein Kundenaufnahmeprozess. Stelle sicher, dass du bereit bist, Kunden zu den nächsten Schritten zu bewegen, indem du einen festen Prozess entwickelst, dem du jedes Mal folgst.

Die Vorteile eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses

Ein reibungsloser Onboarding-Prozess stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand und bereit sind, mit der Arbeit zu beginnen. Das hilft, Vertrauen bei deinen Kunden aufzubauen und zeigt ihnen, dass du nur das Beste für sie im Sinn hast. Die Grundlage, die das schafft, öffnet auch die Kommunikationswege. So wird es einfacher, mit den Kunden während der gesamten Geschäftsbeziehung zusammenzuarbeiten. Das ist ein großer Gewinn für alle.

Schritte des Aufnahmeprozesses für potenzielle Kunden

Die Prozesse zur Kundenaufnahme variieren je nach Branche und Dienstleistungstyp. Zum Beispiel werden kleine Unternehmen nicht exakt dieselben Schritte befolgen wie große Anwaltskanzleien.

Aber im Allgemeinen könnte ein guter Aufnahmeprozess so aussehen:

1. Erster Kontakt: Der Prozess beginnt mit dem Erhalt der ersten Serviceanfrage per Telefon, E-Mail oder einem Anmeldeformular auf deiner Website.

2. Kundenaufnahmeformular: Übermittle dein Kundenaufnahmeformular persönlich, per Post oder per E-Mail.

3. Kundenprüfung: Gehe die Antworten des Kunden auf die Fragen im Aufnahmeformular durch und stelle fest, ob er gut zu dir passt.

4. Antwort auf das Anmeldeformular: Nimm Kontakt zu deinem potenziellen Kunden auf, um ihm mitzuteilen, ob du seine Serviceanforderungen erfüllen kannst.

5. Erstes Treffen: Vereinbare einen Kennenlernanruf oder ein persönliches Treffen mit dem Kunden, um deine Leistungen oder die nächsten Schritte zu besprechen.

Verwende dieses Framework, um deinen Prozess zur Kundenaufnahme einzurichten, falls du noch keinen hast. Nutze dann deine Erfahrungen und das Feedback deiner Kunden, um den Ansatz weiter an die Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen.

So optimierst du deinen Kundenaufnahmeprozess mit Automatisierung

Sobald du dein Kundenaufnahmeformular erstellt hast, besteht der nächste Schritt darin, den Prozess zu automatisieren und so Zeit zu sparen und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Durch die Automatisierung werden manuelle Aufgaben überflüssig, die Fehlerquote sinkt, und du und deine Kunden profitieren von einem angenehmeren Ablauf.

Die Automatisierung der Kundenaufnahme bietet mehrere Vorteile, die sich auf deinen Gewinn auswirken können. Dazu gehören:

• Zeitersparnis: Automatisches Versenden von Formularen, Sammeln von Antworten und Speichern von Kundeninformationen ohne manuelles Eingreifen.
• Weniger Fehler: Vermeide die typischen Fehler bei der manuellen Dateneingabe und stelle sicher, dass alle erforderlichen Felder vor dem Absenden ausgefüllt sind.
• Professioneller Eindruck: Schaffe ein nahtloses, technisch versiertes Erlebnis, das potenzielle Kunden von Anfang an beeindruckt.
• Schnelleres Onboarding: Führe Kunden mit automatisierten Nachfassaktionen und nächsten Schritten schneller durch deine Pipeline.
• Verbesserte Organisation: Speichere alle Kundendaten in einer zentralen, durchsuchbaren Datenbank für einen einfachen Zugriff.

Du weißt nicht genau, wo du anfangen sollst? Es gibt mehrere Plattformen für die Automatisierung deines Kundenaufnahmeablaufs:

• E-Mail-Marketing-Plattform: Dienste wie Mailchimp bieten Tools zur Formularerstellung, die sich nahtlos mit deiner E-Mail-Marketingkampagne verbinden lassen und es dir ermöglichen, neue Leads automatisch mit gezielten Inhalten zu pflegen.
• Formular-Builder: Diese spezialisierten Tools erstellen optisch ansprechende, konversationelle Formulare mit bedingter Logik, die sich anhand der vorherigen Antworten anpassen.
• Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM): Viele CRMs verfügen über eine integrierte Formularfunktion, die neue Einträge automatisch in deine Kontaktdatenbank einfügt.
• Geschäftsmanagement-Plattformen: All-in-One-Lösungen, die speziell für Dienstleister entwickelt wurden und alles von Aufnahmeformularen über Verträge bis hin zur Rechnungsstellung abwickeln.
• Automatisierungs-Connectors: Werkzeuge, die deine bestehenden Systeme verbinden, um individuelle Automatisierungsworkflows ohne Programmiererfahrung zu erstellen.

Deine Formulare sollten sich in andere Geschäftsprozesse integrieren lassen, um einen reibungsloseren Ablauf zu gewährleisten. Mit einer Automatisierung lassen sich Aufnahmeformulare mit anderen Hilfsmitteln verbinden, die du täglich verwendest.

• CRM-Integration: Erfasse neue Kundendaten automatisch in deinem Customer Relationship Management System, sodass alle an einem Ort gespeichert sind.
• Kalenderverknüpfungen: So können die Kunden ihren ersten Beratungstermin direkt nach dem Absenden des Anmeldeformulars planen, wodurch der E-Mail-Verkehr entfällt.
• E-Mail-Marketing: Nimm neue Interessenten anhand ihrer Antworten in relevante E-Mail- Serien auf und pflege Leads, die noch nicht für eine Zusammenarbeit mit dir bereit sind.
• Dokumentengenerierung: Nutze Kundenantworten, um Verträge, Angebote oder andere personalisierte Dokumente automatisch auszufüllen.
• Aufgabenerstellung: Löse interne Teamaufgaben aus, wenn ein neues Formular eingereicht wird, damit nichts übersehen wird.

Durch die Verbindung dieser Systeme entsteht ein nahtloses Kundenerlebnis vom ersten Kontakt bis zum Projektabschluss. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand reduziert und du kannst dich auf einen tollen Service konzentrieren.

Wähle einen personalisierten Ansatz mit einem Formular zur Aufnahme neuer Kunden

Sobald du siehst, wie gut das Formular zur Kundenaufnahme funktioniert, wird es zu deinem bevorzugten Werkzeug werden, wenn potenzielle Kunden auf dich zukommen. Seine Fähigkeit, dir dabei zu helfen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und die höchste Servicequalität zu bieten, wird sich wahrscheinlich als unschätzbar erweisen. Endlich kannst du neue Kunden mit der Gewissheit begrüßen, dass du die richtige Wahl getroffen hast.

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Wichtige Erkenntnisse

• Kundenaufnahmeformulare dienen dazu, die idealen Kunden zu ermitteln, Zeit im Anmeldeprozess zu sparen und den Grundstein für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen zu legen.
• Gut gestaltete Aufnahmeformulare enthalten grundlegende Angaben, Einzelheiten zum Unternehmen, Ziele, Herausforderungen und Budgetvorstellungen, damit du feststellen kannst, ob ein Kunde auch zu dir passt.
• Die Verwendung von Vorlagen und Automatisierungstools wie denen von Mailchimp kann das Verfahren deutlich optimieren, den manuellen Aufwand reduzieren und gleichzeitig einen professionelleren Eindruck hinterlassen.
• Durch die Integration deiner Aufnahmeformulare mit anderen Geschäftssystemen (CRM, Kalender, E-Mail-Marketing) entsteht eine nahtlose Customer Journey vom ersten Kontakt bis zum Projektabschluss.

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