Ein Kundenaufnahmeformular ist ein Fragebogen, mit dem Screening-Informationen über potenzielle Kunden gesammelt werden. Es ist normalerweise der erste Schritt im Kunden-Onboarding-Prozess. Die Fragen umfassen in der Regel notwendige Details wie die Kontaktdaten des Kunden und warum er deine Dienste benötigt. Jede Antwort hilft dir zu entscheiden, ob du mit diesem Kunden zusammenarbeiten möchtest und ob er von deinen Diensten profitieren würde.
Kundenaufnahmeformulare sind schnell zu einer beliebten Methode für spezialisierte Dienstleister geworden, um neue Kunden zu prüfen. Diese Formulare sind mit einem Formular-Builder einfach zu erstellen und werden dem potenziellen Kunden per E-Mail zugestellt. Wenn du lieber mit physischen Papieren arbeiten möchtest, kannst du ein individuelles Formular in einem Textverarbeitungsprogramm erstellen und es ausdrucken.
So oder so – wenn du deine Kundenbeziehungen mit einem Aufnahmeformular beginnst, kannst du Zeit sparen und gleichzeitig eine positive Onboarding-Erfahrung schaffen. Es bedeutet auch, dass du keine Zeit damit verschwenden musst, Kunden zu betreuen, die nicht zu deinem Unternehmen passen. Wenn du den Kunden annehmen möchtest, können dir die Erkenntnisse dabei helfen, dich bei einem ersten Gespräch auf das Wesentliche zu konzentrieren und zu zeigen, dass du bereit bist, einen hochwertigen Service zu liefern.
Mit einer einfachen Online-Suche kannst du die perfekte Formularvorlage für die Kundenaufnahme für dein Unternehmen finden. Einige Websites bieten kostenlose Vorlagen an, während andere sie verkaufen. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, suche nach einer Formularvorlage für die Kundenaufnahme, die speziell für deine Branche entwickelt wurde.
Manchmal kannst du sogar eine kostenlose Vorlage von Fachverbänden erhalten, indem du deren Websites besuchst. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn du nach einer Vorlage für ein Patientenaufnahmeformular suchst, das HIPAA-konform sein muss.
Gib dich nicht einfach mit der ersten Vorlage für ein Kunden- oder Patientenaufnahmeformular zufrieden, die du siehst. Suche dir mehrere für deine Branche heraus und vergleiche die Felder auf jedem. Möglicherweise findest du fehlende Fragen, die bei der Überprüfung deiner Kunden hilfreich sein können.
Eine Vorlage für ein Kundenaufnahmeformular funktioniert am besten, wenn sie auf deine Branche zugeschnitten ist. Zum Beispiel stellen Finanzberater nicht dieselben Fragen wie Gesundheitsdienstleister. Wenn sie es täten, würden sie die Bedürfnisse ihrer potenziellen Kunden immer noch nicht kennen und nicht wissen, wie sie ihnen helfen könnten.
Vor diesem Hintergrund sehen wir uns die folgenden Beispiele für Formularvorlagen für die Kundenaufnahme an, um zu sehen, wie verschiedene Branchen ihre Vorlagen erstellen.
Die American Bar Association bietet viele Ressourcen für Anwaltskanzleien an, darunter juristische Kundenaufnahmeformulare. In ihrem Formular zum Familienrecht werden grundlegende Informationen über den Kunden, seinen Partner und alle Kinder im Haushaltsplan gesammelt. Darüber hinaus wird in der Regel nach Sorgerecht und finanziellen Informationen wie kundenspezifischen Steuerdetails gefragt. In der Vorlage für ein Aufnahmeformular können auch einige der Begriffe kurz erläutert werden, die Kunden kennen müssen, wenn sie eine Rechtsberatung suchen.
Patientenaufnahmeformulare konzentrieren sich stärker auf das Sammeln von Gesundheitsdaten und das Erfragen der aktuellen Gesundheitsbedürfnisse des Patienten. Die American Massage Therapy Association bietet Gesundheitsdienstleistern ein Musterformular an, das Patientendaten wie Kontaktinformationen, Erkrankungen und Medikamente sammelt. Für tierärztliche Dienstleistungen geht das Aufnahmeformular von Blue Pearl Pet Hospital einen ähnlichen Weg, indem es Informationen über die Veranlagung des Tieres, den Grund für den Besuch und die Krankengeschichte erfasst.
In den Aufnahmeformularen von Hypothekenmaklern werden normalerweise Fragen zur finanziellen Situation des Kunden gestellt. Die Opportunities Credit Union verwendet ein Formular, das ihren Maklern hilft, die Eignung des Kunden zu beurteilen, eine Hypothek aufzunehmen. Um das Antragsverfahren zu beschleunigen, wird um eine kurze Beschreibung des Status als Eigenheimbesitzer, der Beschäftigung, des Einkommens und des Vermögens sowie der Schulden gebeten.
Die Aufnahmeformulare für Kleinunternehmer müssen auch auf den Servicebedarf ihrer Kunden abgestimmt sein. In diesem Formular von Summit Digital Marketing wird der potenzielle Kunde nach seinen Dienstleistungen, Zielkunden, dem durchschnittlichen Auftragswert, dem Verkaufszyklus, dem Werbeansatz und den aktuellen Zielen gefragt. Ein weiteres Beispiel ist das Aufnahmeformular von SHJ Wealth Advisors, in dem die Finanzen des Kunden, seine Ruhestandsziele und die Art und Weise, wie er für seine Familie sorgen möchte, erfragt werden.
Bei der Suche nach Beispielen für Kundenaufnahmeformulare findest du sowohl Online- als auch druckbare Versionen. Online-Aufnahmeformulare erfassen die Daten über die Website. Druckbare Kundenformulare werden üblicherweise als Textverarbeitungsdokument oder PDF bereitgestellt. Dies ermöglicht es den Kunden, das Formular entweder am Computer auszufüllen oder es auszudrucken und jedes Feld von Hand auszufüllen.
Durch die Erstellung eigener Aufnahmeformulare kannst du sicherstellen, dass du die relevanten Informationen erhältst, die du benötigst, um deine Kunden effektiv zu prüfen und ihnen ein hervorragendes Kundenerlebnis zu bieten. Du kannst einen Formularersteller verwenden, mit einer Vorlage arbeiten oder einfach ein neues Formular in deinem bevorzugten Textverarbeitungsprogramm erstellen.
Egal, wie du es angehst, befolge diese Schritte, um ein maßgeschneidertes Formular zu erstellen, das du deinen Kunden mit Stolz präsentieren kannst.
Die Art und Weise, wie du regelmäßig mit deinen Kunden zusammenarbeitest, hilft dabei, zu entscheiden, ob du ein ausdruckbares oder ein Online-Formular verwendest. Wenn du nur im digitalen Raum interagierst, ist ein Online-Formular möglicherweise die beste Wahl, da es dir ermöglicht, die Informationen des Kunden sofort zu bewerten, anstatt auf physische Unterlagen zu warten. Druckbare Formulare können nützlich sein, wenn du deine Unterlagen online bereitstellen und sie für potenzielle Kunden ausdrucken möchtest, die in dein Büro kommen.
Das Sammeln von Kundendaten beginnt mit den grundlegenden Daten. Sammle im oberen Teil des Kundenaufnahmeformulars die wichtigsten Informationen wie:
- Name
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Objektadresse
- Bevorzugte Kontaktmethode
- Rolle in ihrem Unternehmen
- Versicherungsdetails
Der Inhalt dieses Abschnitts deines Aufnahmeformulars gibt dir einen allgemeinen Überblick über den Kunden. Diese Informationen kannst du nutzen, um ihn besser kennenzulernen und einen Kundendatensatz anzulegen, falls du die Arbeitsbeziehung fortsetzen willst.
Wenn du ein B2B-Dienstleister bist, wie eine Marketingagentur oder ein Buchhalter, nimm dir die Zeit, die Marke deines potenziellen Kunden kennenzulernen, nachdem du seine persönlichen und Kontaktdaten erfasst hast. Beginne damit, ihren Firmennamen, ihre Website und alle aktiven sozialen Medienkanäle zu erfragen. Frage auch nach ihren Hauptprodukt- oder Dienstleistungskategorien und den meistverkauften Artikeln im Laufe der Jahre.
Andere Dinge, nach denen du fragen solltest, sind zum Beispiel:
- Markenmission und -werte
- Zielgruppendaten
- Durchschnittlicher Bestellbetrag
- Aktuelle Werbestrategie
- Kundenbewertungen und Rezensionen
Die Fragen hängen natürlich von deiner Branche ab. Erstelle jede einzelne mit dem Ziel, die Informationen zu sammeln, die du benötigst, um zu entscheiden, ob du mit dem Kunden zusammenarbeiten möchtest.
Schritt 4: Frage nach den Zielen und Herausforderungen des potenziellen Kunden
Fragen zu den Geschäftszielen und Herausforderungen des potenziellen Kunden stehen im Mittelpunkt eines gut gestalteten Kundenaufnahmeformulars. In diesem Abschnitt solltest du Leitfragen stellen, die dir helfen zu verstehen, was Kunden von deinem Unternehmen benötigen. Achte darauf, ihnen viel Raum zum Antworten zu geben, indem du große Eingabefelder verwendest.
Diese Kundenfragen sollten Folgendes beinhalten:
- Welche konkreten Ziele möchtest du mit unserer Hilfe erreichen?
- Wo siehst du dein Unternehmen in den nächsten 3-5 Jahren?
- Was sind die größten Herausforderungen, vor denen du derzeit stehst?
- Erwartest du in den nächsten Jahren neue Hindernisse?
- Kannst du ein Beispiel dafür geben, wie Erfolg für dich aussehen könnte?
Mit ihren Antworten kannst du darüber nachdenken, ob deine Dienste ihnen helfen könnten, ihre Hindernisse zum Erfolg zu überwinden. Möglicherweise musst du die primären Herausforderungen während des ersten Treffens im Detail erkunden, aber die erste Reaktion wird den Weg für eine lösungsorientierte Zusammenarbeit ebnen.
Schritt 5: Analysiere die Konkurrenten deines potenziellen Kunden
Du musst wissen, womit deine potenziellen Kunden zu kämpfen haben, bevor du entscheiden kannst, ob du ihnen helfen kannst.
Um das herauszufinden, stelle ein paar Fragen in das Anmeldeformular, in denen du fragst, wer die wichtigsten Konkurrenten sind und was diese anders machen als Ihr potenzieller Kunde. Frage auch, was die Stärken und Schwächen der Konkurrenten sind und welche ihrer Produkte oder Dienstleistungen am meisten herausstechen.
Wenn dein potenzieller Kunde unsicher ist, könntest du eine sehr kurze Wettbewerbsanalyse durchführen, um die drei wichtigsten Konkurrenten in ihrer Branche zu identifizieren. Durch diesen Prozess erfährst du, wo das Unternehmen in seiner Branche steht und was es tun muss, um die Konkurrenz zu schlagen.
Schritt 6: Verschaff dir ein klareres Bild vom Budget
Wenn du nach dem Budget deines Kunden fragst, kannst du überprüfen, ob er das Geld hat, um die Kosten für deine Dienstleistungen zu decken. Wenn nicht, spielt es keine Rolle, wie gut du geeignet bist. Sie werden einfach nicht als Ihr Kunde in Frage kommen.
In einigen Fällen kannst du vielleicht vorerst günstigere Lösungen vorschlagen. Wenn ihr Budget dann besser wird, können sie ihr Dienstleistungsniveau schrittweise erhöhen, wie sie es für richtig halten.
Den Kundenaufnahmeprozess verstehen
Dein Formular ist nur so gut wie dein Kundenaufnahmeprozess. Stelle sicher, dass du bereit bist, Kunden zu den nächsten Schritten zu bewegen, indem du einen festen Prozess entwickelst, dem du jedes Mal folgst.