Was ist eine Bestätigungs‑E‑Mail? Beispiele und Best Practices

Die Zeiten, in denen sich Benutzer mit einer roboterähnlichen Antwort zufrieden gaben, sind vorbei. Eine E-Mail-Marketing- und Automatisierungsplattform kann dir helfen, wirkungsvollere E-Mail-Bestätigungen zu erstellen.

Arten von E-Mail-Bestätigungen, die Personen erhalten

E-Mail-Bestätigungen haben normalerweise eine von vier Formen:

1. Bestätigungs-E-Mail für ein Abonnement

Die früheste Form der E-Mail-Bestätigung waren häufig Antworten auf Abonnementanfragen für elektronische Newsletter oder andere Online-Inhalte. Heutzutage deckt eine E-Mail zur Bestätigung eines Abonnements eine Vielzahl von Anforderungen ab, von einfachen Antworten bis hin zur Mitteilung, dass die Bearbeitung der Transaktion begonnen hat.

2. E-Mails zur Bestellbestätigung

Als Unternehmen den E-Commerce einführten und Online-Portale hinzufügten, wurden E-Mails zur Bestellbestätigung erstellt, um sicherzustellen, dass die Transaktion abgeschlossen war. Über eine einfache Bestätigung hinaus fassen diese Nachrichten in der Regel die betreffenden Artikel zusammen und können weitere Details wie Informationen zur Sendungsverfolgung und Rückgaberichtlinien enthalten.

3. Bestätigungs-E-Mail für die Registrierung

Eine Teilmenge der Bestellbestätigungen umfasst Registrierungsbestätigungs-E-Mails für zukünftige Veranstaltungen oder Aktivitäten. Anstatt den Kunden einfach nur mitzuteilen, dass ihr Platz reserviert ist, hilft eine gut durchdachte E-Mail-Bestätigungsstrategie dabei, Begeisterung zu wecken, eine Fangemeinde zu pflegen oder zu erweitern und Markentreue aufzubauen. Über die bloße Bestätigung hinaus können in nachfolgenden E-Mails Informationspakete oder andere Materialien versendet werden, beispielsweise ein Programm oder Lernmaterialien im Zusammenhang mit einem Webinar.

4. Buchungsbestätigungs-E-Mail

Bei bestimmten Arten von Bestätigungs-E-Mails geht es um mehr, als nur einen Platz in der Schlange oder an einem Ort zu sichern. Stattdessen werden diese E-Mails genutzt, um den Kunden zu motivieren, einen bestimmten Sitzplatz, ein Zimmer, eine Suite oder einen anderen bevorzugten Ort für einen Flug, ein Hotel, ein Auto, ein Konzert, eine Sportveranstaltung oder ein anderes Ziel oder eine Aktivität auszuwählen.

Warum ist eine Bestätigungs-E-Mail wichtig?

Die wichtigsten Gründe, warum dein Unternehmen oder deine Organisation Bestätigungs-E-Mails verschicken sollte, sind die Bestätigung der Transaktion, die Bestätigung der Details, die Beruhigung der Kunden und das Anbieten zusätzlicher Informationen, die hilfreich sein können, damit sie dein Unternehmen als vertrauenswürdigen Ort betrachten, der für zukünftige Transaktionen in Frage kommt.

Bestätigungs-E-Mails sind auch für dich unglaublich wichtig. Mit einem gut gestalteten E-Mail-Bestätigungsportal kannst du nicht nur auf Anfragen oder Käufe reagieren, sondern auch wertvolle Informationen sammeln. Neben einer verifizierten E-Mail-Adresse bietet eine Bestätigungs-E-Mail, die deine Kunden zufriedenstellt, auch die folgenden Vorteile:

1. Möglichkeit zur Interaktion mit dem primären Posteingang des Kunden

Die meisten Kunden senden Anfragen mit einer gültigen, bestätigten E-Mail-Adresse, auf die sie häufig zugreifen. Selbst wenn ein Kunde bei seiner ersten Interaktion ein Wegwerf- oder sekundäres E-Mail-Konto verwendet, wird er höchstwahrscheinlich seinen primären Posteingang für nachfolgende Transaktionen auswählen oder ein Kundenprofil erstellen, solange seine Erfahrung positiv ist.

2. Möglichkeiten, proaktiv auf die Aktionen deiner Kunden zu reagieren

Wenn du das Interesse deiner Kunden durch zeitnahe und informative automatische Bestätigungs-E-Mails weckst, kannst du ihr Surfverhalten, ihre Gewohnheiten und Vorlieben einschätzen. Anhand dieser Informationen kannst du maßgeschneiderte Antworten geben, die durch ihre Interaktionen mit deinen Online- und menschlichen Vertretern ausgelöst werden.

3. Möglichkeit, eine höhere Klickrate (CTR) zu erzielen

Mit diesen Informationen kannst du die entscheidenden Kundeninformationen so verarbeiten, dass sich die Klickrate erhöht. Wenn ein Kunde am Sonntagnachmittag Käsepizzas bevorzugt, schicke ihm ein Sonderangebot. Wenn ein Flugreisender bestimmte Ziele bevorzugt, kannst du ihm Benachrichtigungen über besondere Buchungsangebote zu diesen Flughäfen schicken, die mit früheren Buchungsbestätigungen übereinstimmen.

4. Upselling-Methoden, sofern angemessen

Zusammen mit den hilfreichen Informationen in deiner Registrierungsbestätigungs-E-Mail, Kaufbestätigungs-E-Mail, Zahlungsbestätigungs-E-Mail oder anderen Benachrichtigungen kannst du deine Kunden mit hochwertigen Produkten oder Dienstleistungen ansprechen, die ihr Erlebnis ergänzen oder verbessern. Egal, ob es sich um die Möglichkeit handelt, einen Sitzplatz während einer Buchung zu verbessern oder Zubehör zu einem Produkt zu einem vergünstigten Preis hinzuzufügen, lass deine Bestätigungsmails einen Teil der Arbeit für dich erledigen. Wenn eine bestimmte Transaktion nicht für ein Upselling geeignet ist, können die gesammelten Informationen helfen, auf zukünftige Interaktionen zu reagieren.

5. Möglichkeit, Vorfreude zu wecken und Kundenbindung aufzubauen

Die meisten elektronischen Transaktionen sind mit einem Gefühl der Vorfreude verbunden. Das Versenden einer gut gestalteten, leicht verständlichen und informativen Bestätigungs-E-Mail bietet Komfort und Sicherheit. Anstatt zu befürchten, dass die Daten der Kunden in ein schwarzes Loch gefallen sind, reagierst du auf die Vorfreude der Kunden, indem du sie wissen lässt, dass ihre Transaktionen mit deinem Unternehmen von dir geschätzt werden.

Best Practices für Bestätigungs-E-Mails

Denke daran, dass ein gut durchdachter Bestätigungs-E-Mail-Ansatz keine einzelne, redundante Vorlage beinhaltet. Häufig erfolgen Bestätigungs-E-Mails in mehreren Nachrichten, die eine Abfolge von Ereignissen beinhalten können – mit der Möglichkeit des Kunden, ein gewisses Maß an Kontrolle über ihre Verteilung zu haben – ähnlich wie eine Person den Versand- und Lieferstatus eines Artikels verfolgen kann.

In manchen Fällen ist mehr besser, in anderen Fällen kann es sein, dass weniger E-Mails vom Kunden als weniger „Unordnung“ wahrgenommen werden. Finde die perfekte Balance und steigere den Wert deiner E-Mail-Bestätigungsstrategien.

Auch wenn die besten Methoden zur Erstellung aussagekräftiger Bestätigungs-E-Mails je nach Art der Transaktion variieren, gibt es einige allgemeine Praktiken, die sich in der Regel bewähren:

1. Entwickele eine „kurze und bündige“ Botschaft

Wenn eine Person mit deiner Firma interagiert, versichere ihr, dass du ihre Zeit schätzt. Vermeide es, sie mit Informationen zu überschwemmen oder zu überhäufen, die sie vielleicht weder will noch benötigt.

Beginnen mit einer kurzen, optimistischen und personalisierten Antwort mit einer einprägsamen Betreffüberschrift. Konzentriere dich auf das eigentliche Thema, aber biete Links oder Hinweise für diejenigen an, die weitere Informationen wünschen.

2. Werbe für deine Marke

Achte darauf, dass deine Bestätigungsmail das Beste deines Unternehmens oder deiner Organisation repräsentiert. Erfolgreiches Branding beinhaltet einen Ansatz, der Professionalität und Markenidentität mit der Wahrnehmung verbindet, dass du die Bedürfnisse derjenigen erfüllen willst, die mit dir interagieren.

3. Denken Sie an deine mobilen Kunden

Die Chancen stehen gut, dass die meisten Menschen, die mit deinen Websites interagieren, dies nicht nur über einen PC tun. Sie können morgens vom Laptop und nachmittags vom Handy aus kaufen, verkaufen, abonnieren, reservieren, bestätigen und Transaktionen stornieren. Um die Wirkung deiner Bestätigungs-E-Mails zu erhöhen, solltest du darüber nachdenken, dein Layout so zu verkleinern, dass es leicht und intuitiv auf einen kleineren Bildschirm passt.

4. Füge einen Call-to-Action hinzu, wann immer es angemessen ist

Kunden, die alt genug sind, um sich an handgeschriebene Briefe und Brieffreunde zu erinnern, wissen, dass Kommunikation keine Einbahnstraße ist. Wenn du eine E-Mail-Bestätigungsstrategie entwickelst, die sowohl für dich als auch für deine Kunden oder Klienten von Vorteil ist, sollte sie Möglichkeiten für weiteres Engagement fördern. Motiviere deine Kunden, deinen sozialen Medien zu folgen, sende ihnen Rabattgutscheine oder andere Anreize, wenn sie andere an dich verweisen.

5. Heben deine Botschaft hervor

In den alten Tagen erhielten viele Leute Kataloge per Post. Die meisten landeten im Müll. Damit deine Botschaft nicht auf der digitalen Müllhalde landet, solltest du Botschaften verfassen, die auffallen und eine große Wirkung haben.

Wichtige nächste Schritte nach einer Bestätigungs-E-Mail

Du musst keine Bestätigungs-E-Mails in einem digitalen Silo senden. Erlaube einem Branchenführer für E-Mail-Marketing und -Automatisierung, sein Fachwissen einzubringen, damit du den wirkungsvollsten und erfolgreichsten Ansatz entwickeln kannst.

Folge diesen fünf Schritten:

1. Erstelle eine Opt-In-E-Mail-Liste

Vielleicht möchtest du mehrere Listen haben, eine, die neue von etablierten Benutzern trennt, und solche, die auf bestimmte demografische Gruppen abzielen. Mit Mailchimp kannst du eine erfolgreiche Marketingstrategie entwickeln und eine solide Grundlage für erfolgreiche Kampagnen schaffen.

2. Erstelle geeignete Trigger

Du solltest eine Vielzahl von sorgfältig ausgewählten und gestalteten Bestätigungs-E-Mails haben, um auf verschiedene Aktionen zu reagieren, z. B. wenn ein Kunde ein Formular ausfüllt, ein Abonnement anfordert oder nach Informationen sucht. Ersetze den generischen Ansatz durch einen persönlichen Ansatz.

3. Erstelle wirkungsvolle Bestätigungs-E-Mails

Die Marketingexperten von Mailchimp haben das Talent und die Ressourcen, um dir zu helfen, die besten Bestätigungsmails für eine Vielzahl von Zwecken zu erstellen. Erfinde das Rad nicht neu, wenn es schon erfunden wurde, um dich in eine bessere, profitablere Richtung zu bringen.

4. Automatisiere nach der Content-Erstellung

Lass dich zu Beginn des Prozesses vom klassischen E-Mail-Automatisierungsansatz von Mailchimp begleiten. Wenn du einen automatisierten Ansatz entwickelst, kannst du sein Potenzial erweitern, um auch kompliziertere Anfragen zu bearbeiten. Mithilfe vordefinierter Regeln und anderer Kriterien kannst du mit Mailchimp zusammenarbeiten, um eine erfolgreiche automatisierte E-Mail-Bestätigungsstrategie zu entwickeln.

5. Baue die Automatisierung aus, um komplexe Bedingungen zu bewältigen

Manche Kunden sehen nie die Bestätigungs-E-Mail oder interagieren nicht. Sie möchten, dass dein E-Mail-Bestätigungsansatz das regelmäßige, bevorzugte Verhalten jedes Kunden erkennt. Mailchimp kann dir helfen. Mailchimp bietet nicht nur die Möglichkeit, eine Bestätigungsnachricht zu senden, sondern auch eine Drip-Kampagne – eine Reihe automatisierter Antworten – zu erstellen, um deine Kunden zu begleiten und zu unterstützen.