Hast du jemals etwas online bestellt und gespannt auf die Bestätigungsmail gewartet? Du weißt schon, die mit der Aufschrift „Deine Bestellung ist bestätigt!“. Denn Bestätigungs-E-Mails sind wichtiger, als vielen Unternehmen bewusst ist.
Bei Bestätigungs-E-Mails geht es darum, deinen Kunden zu versichern, dass alles reibungslos abläuft. Egal, ob es sich um einen Kauf, eine Newsletter-Registrierung oder eine Veranstaltungsanmeldung handelt – diese automatisierten, aber überaus wichtigen Nachrichten halten deine Kunden auf dem Laufenden und stärken das Vertrauen in deine Marke.
Eine Vorlage für die E-Mail-Bestätigung kann dir helfen, den ganzen Ablauf zu beschleunigen und gleichzeitig sicherzustellen, dass deine Nachrichten einen einheitlichen, professionellen Tonfall aufweisen, der zu deiner Marke passt.
Hier erfährst du alles über Bestätigungs-E-Mails, bewährte Vorlagen und Best Practices, damit du bestens dafür gewappnet bist, Nachrichten zu erstellen, die deine Kunden auch erhalten möchten.
Was ist eine Bestätigungsemail?
Bestätigungs-E-Mails gehen an Konten, nachdem Personen mit deiner Website interagiert haben. Dein System sendet diese Nachricht an ihre verifizierte E-Mail-Adresse, um die Transaktion oder das eingetretene Ereignis zu bestätigen.
Bestätigungs-E-Mails sind seit seinen Anfängen Teil des Internets. Vor langer Zeit, als Leute Listservs und Diskussionsgruppen abonnierten, erhielten sie Bestätigungs-E-Mails. Das Wachstum des elektronischen Handels in den letzten zwei Jahrzehnten hat die Vorgehensweise vieler Unternehmen beim Versenden einer Bestätigungsnachricht neu definiert.
Die Zeiten, in denen sich Benutzer mit einer roboterähnlichen Antwort zufrieden gaben, sind vorbei. Eine E-Mail-Marketing- und Automatisierungsplattform kann dir helfen, wirkungsvollere E-Mail-Bestätigungen zu erstellen.
E-Mail-Bestätigungen haben normalerweise eine von vier Formen:
1. Bestätigungs-E-Mail für ein Abonnement
Die früheste Form der E-Mail-Bestätigung waren häufig Antworten auf Abonnementanfragen für elektronische Newsletter oder andere Online-Inhalte. Heutzutage deckt eine E-Mail zur Bestätigung eines Abonnements eine Vielzahl von Anforderungen ab, von einfachen Antworten bis hin zur Mitteilung, dass die Bearbeitung der Transaktion begonnen hat.
2. E-Mails zur Bestellbestätigung
Als Unternehmen den E-Commerce einführten und Online-Portale hinzufügten, wurden E-Mails zur Bestellbestätigung erstellt, um sicherzustellen, dass die Transaktion abgeschlossen war. Über eine einfache Bestätigung hinaus fassen diese Nachrichten in der Regel die betreffenden Artikel zusammen und können weitere Details wie Informationen zur Sendungsverfolgung und Rückgaberichtlinien enthalten.
Bestellbestätigungen sind mit Versandbestätigungs-E-Mails vergleichbar. Beide stellen entscheidende Kontaktpunkte dar, die den Kunden mitteilen, dass ihre Artikel unterwegs sind, und einen Tracking-Link bereitstellen.
Eine gute Versandbestätigung enthält das voraussichtliche Lieferdatum, die Sendungsverfolgungsnummer und Informationen über den Versanddienstleister – also im Grunde alles, was dein Kunde braucht, um sein Paket zu verfolgen, vom Lager bis zu seiner Haustür.
Sobald der Kunde seine Bestellung tatsächlich erhalten hat, kannst du ihm auch eine E-Mail mit einer Lieferbestätigung schicken, um sicherzustellen, dass sein Paket sicher eingetroffen ist. Außerdem kannst du ihn gleichzeitig dazu einladen, sich zu melden, wenn er Fragen zu seinem Kauf hat.
3. Bestätigungs-E-Mail für die Registrierung
Eine Teilmenge der Bestellbestätigungen umfasst E-Mails zur Registrierungsbestätigung für zukünftige Veranstaltungen oder Aktivitäten.
Anstatt den Kunden einfach nur mitzuteilen, dass ihr Platz reserviert ist, hilft eine gut durchdachte E-Mail-Bestätigungsstrategie dabei, Begeisterung zu wecken, eine Fangemeinde zu pflegen oder zu erweitern und Markentreue aufzubauen. Über die bloße Bestätigung hinaus können in nachfolgenden E-Mails Informationspakete oder andere Materialien versendet werden, beispielsweise ein Programm oder Lernmaterialien im Zusammenhang mit einem Webinar.
4. E-Mail zur Buchungs- oder Terminbestätigung
Bei bestimmten Arten von Bestätigungs-E-Mails geht es um mehr, als nur einen Platz in der Schlange oder an einem Ort zu sichern. Stattdessen werden diese E-Mails genutzt, um den Kunden zu motivieren, einen bestimmten Sitzplatz, ein Zimmer, eine Suite oder einen anderen bevorzugten Ort für einen Flug, ein Hotel, ein Auto, ein Konzert, eine Sportveranstaltung oder ein anderes Ziel oder eine Aktivität auszuwählen.
Eine Buchungsbestätigungs-E-Mail sollte dem Empfänger alle wesentlichen Details der Reservierung klar und deutlich mitteilen. Egal, ob es sich um einen Termin bei deinem Gesundheitsdienstleister oder einen Hotelaufenthalt handelt – diese E-Mails dienen als digitale Aufzeichnung der Buchung und enthalten oft wichtige Informationen wie Stornierungsbedingungen, Check-in-Anweisungen und was mitzubringen ist.
Vorlagen für die Email-Bestätigung
Du musst eine Bestätigungs-E-Mail erstellen, bist dir aber nicht sicher, wo du anfangen sollst?
Mit unserer kostenlosen Vorlage für die E-Mail-Bestätigung schaffst du Klarheit und Vertrauen
Lade unsere Vorlage für die E-Mail-Bestätigung herunter, um deine Zielgruppe einfach auf dem neuesten Stand zu halten und ihr zu versichern, dass ihrer Anfrage nachgekommen wird.
Egal, ob du eine E-Mail-Vorlage für eine Termin- oder Versandbestätigung an deine Kunden sendest – wir haben für alles vorgesorgt. Diese anpassbaren Vorlagen können auf jede Geschäftsanforderung abgestimmt werden – von Auftragsbestätigungen bis zu Veranstaltungsanmeldungen.
Betrachte diese Vorlagen als Ausgangspunkt. Übernimm das, was funktioniert, passe den Tonfall und das Branding an deinen Geschäftsstil an und personalisiere sie nach Belieben. Jede Vorlage enthält die wichtigsten Informationen, die deine Kunden benötigen, lässt aber auch Raum für deine ganz persönliche Note.
Warum ist eine Bestätigungsmail wichtig?
Die wichtigsten Gründe, warum dein Unternehmen oder deine Organisation Bestätigungs-E-Mails verschicken sollte, sind die Bestätigung der Transaktion, die Bestätigung der Details, die Beruhigung der Kunden und das Anbieten zusätzlicher Informationen, die hilfreich sein können, damit sie dein Unternehmen als vertrauenswürdigen Ort betrachten, der für zukünftige Transaktionen in Frage kommt.
Bestätigungs-E-Mails sind auch für dich unglaublich wichtig. Mit einem gut gestalteten E-Mail-Bestätigungsportal kannst du nicht nur auf Anfragen oder Käufe reagieren, sondern auch wertvolle Informationen sammeln. Neben einer verifizierten E-Mail-Adresse bietet eine Bestätigungs-E-Mail, die deine Kunden zufriedenstellt, auch die folgenden Vorteile:
1. Möglichkeit zur Interaktion mit dem primären Posteingang des Kunden
Die meisten Kunden senden Anfragen mit einer gültigen, bestätigten E-Mail-Adresse, auf die sie häufig zugreifen.
Selbst wenn ein Kunde bei seiner ersten Interaktion ein Wegwerf- oder sekundäres E-Mail-Konto verwendet, wird er höchstwahrscheinlich seinen primären Posteingang für nachfolgende Transaktionen auswählen oder ein Kundenprofil erstellen, solange seine Erfahrung positiv ist.
2. Möglichkeiten, proaktiv auf die Aktionen deiner Kunden zu reagieren
Wenn du das Interesse deiner Kunden durch zeitnahe und informative automatische Bestätigungs-E-Mails weckst, kannst du ihr Surfverhalten, ihre Gewohnheiten und Vorlieben einschätzen. Anhand dieser Informationen kannst du maßgeschneiderte Antworten geben, die durch ihre Interaktionen mit deinen Online- und menschlichen Vertretern ausgelöst werden.
3. Möglichkeit, eine höhere Klickrate (CTR) zu erzielen
Mit diesen Informationen kannst du die entscheidenden Kundeninformationen so verarbeiten, dass sich die Klickrate erhöht.
Wenn ein Kunde am Sonntagnachmittag Käsepizzas bevorzugt, schicke ihm ein Sonderangebot. Wenn ein Flugreisender bestimmte Ziele bevorzugt, kannst du ihm Benachrichtigungen über besondere Buchungsangebote zu diesen Flughäfen schicken, die mit früheren Buchungsbestätigungen übereinstimmen.
4. Upselling-Methoden, sofern angemessen
Zusammen mit den hilfreichen Informationen in deiner Registrierungsbestätigungs-E-Mail, Kaufbestätigungs-E-Mail, Zahlungsbestätigungs-E-Mail oder anderen Benachrichtigungen kannst du deine Kunden mit hochwertigen Produkten oder Dienstleistungen ansprechen, die ihr Erlebnis ergänzen oder verbessern.
Egal, ob es sich um die Möglichkeit handelt, einen Sitzplatz während einer Buchung zu verbessern oder Zubehör zu einem Produkt zu einem vergünstigten Preis hinzuzufügen, lass deine Bestätigungsmails einen Teil der Arbeit für dich erledigen. Wenn eine bestimmte Transaktion nicht für ein Upselling geeignet ist, können die gesammelten Informationen helfen, auf zukünftige Interaktionen zu reagieren.
5. Möglichkeit, Vorfreude zu wecken und Kundenbindung aufzubauen
Die meisten elektronischen Transaktionen sind mit einem Gefühl der Vorfreude verbunden. Das Versenden einer gut gestalteten, leicht verständlichen und informativen Bestätigungs-E-Mail bietet Komfort und Sicherheit.
Anstatt zu befürchten, dass die Daten der Kunden in ein schwarzes Loch gefallen sind, reagierst du auf die Vorfreude der Kunden, indem du sie wissen lässt, dass ihre Transaktionen mit deinem Unternehmen von dir geschätzt werden.
Denke daran, dass ein gut durchdachter Bestätigungs-E-Mail-Ansatz keine einzelne, redundante Vorlage beinhaltet. Häufig erfolgen Bestätigungs-E-Mails in mehreren Nachrichten, die eine Abfolge von Ereignissen beinhalten können – mit der Möglichkeit des Kunden, ein gewisses Maß an Kontrolle über ihre Verteilung zu haben – ähnlich wie eine Person den Versand- und Lieferstatus eines Artikels verfolgen kann.
In manchen Fällen ist mehr besser, in anderen Fällen kann es sein, dass weniger E-Mails vom Kunden als weniger „Unordnung“ wahrgenommen werden. Finde die perfekte Balance und steigere den Wert deiner E-Mail-Bestätigungsstrategien.
Auch wenn die besten Methoden zur Erstellung aussagekräftiger Bestätigungs-E-Mails je nach Art der Transaktion variieren, gibt es einige allgemeine Praktiken, die sich in der Regel bewähren:
1. Entwickele eine „kurze und bündige“ Botschaft
Wenn eine Person mit deiner Firma interagiert, versichere ihr, dass du ihre Zeit schätzt. Vermeide es, sie mit Informationen zu überschwemmen oder zu überhäufen, die sie vielleicht weder will noch benötigt.
Beginne mit einer kurzen, optimistischen und personalisierten Antwort, die mit einer einprägsamen Betreffzeile angekündigt wird. Konzentriere dich auf das eigentliche Thema, aber biete Links oder Hinweise für diejenigen an, die weitere Informationen wünschen.
2. Werbe für deine Marke
Unabhängig davon, ob du gerade eine Vorlage für eine Zahlungsbestätigungs-E-Mail oder einer Kündigungsbestätigungs-E-Mail erstellst, solltest du immer darauf achten, dass deine Bestätigungs-E-Mail das Beste deines Unternehmens oder deiner Organisation repräsentiert. Erfolgreiches Branding beinhaltet einen Ansatz, der Professionalität und Markenidentität mit der Wahrnehmung verbindet, dass du die Bedürfnisse derjenigen erfüllen willst, die mit dir interagieren.
3. Denken Sie an deine mobilen Kunden
Die Chancen stehen gut, dass die meisten Menschen, die mit deinen Websites interagieren, dies nicht nur über einen PC tun. Sie können morgens vom Laptop und nachmittags vom Handy aus kaufen, verkaufen, abonnieren, reservieren, bestätigen und Transaktionen stornieren. Um die Wirkung deiner Bestätigungs-E-Mails zu erhöhen, solltest du darüber nachdenken, dein Layout so zu verkleinern, dass es leicht und intuitiv auf einen kleineren Bildschirm passt.
4. Füge einen Call-to-Action hinzu, wann immer es angemessen ist
Kunden, die alt genug sind, um sich an handgeschriebene Briefe und Brieffreunde zu erinnern, wissen, dass Kommunikation keine Einbahnstraße ist. Wenn du eine E-Mail-Bestätigungsstrategie entwickelst, die sowohl für dich als auch für deine Kunden oder Klienten von Vorteil ist, sollte sie Möglichkeiten für weiteres Engagement fördern. Motiviere deine Kunden, deinen sozialen Medien zu folgen, sende ihnen Rabattgutscheine oder andere Anreize, wenn sie andere an dich verweisen.
5. Heben deine Botschaft hervor
In den alten Tagen erhielten viele Leute Kataloge per Post. Die meisten landeten im Müll. Damit deine Botschaft nicht auf der digitalen Müllhalde landet, solltest du Botschaften verfassen, die auffallen und eine große Wirkung haben.
Wenn du in Eile bist und deine Bestätigungs-E-Mails noch schnell verschicken musst, kann es leicht passieren, dass Details übersehen werden, die für das Kundenerlebnis entscheidend sein können. Obwohl diese Nachrichten einfach erscheinen mögen, können selbst kleine Fehler zu verwirrten Kunden und unnötigen Support-Tickets führen.
Schauen wir uns einige häufige Fallstricke an, die du beim Erstellen einer Bestätigungs-E-Mail vermeiden solltest.
1. Wichtige Informationen wie Tracking oder Daten vergessen
Alle Vorlagen, von einer Terminbestätigung bis zu einer Bestellbestätigungs-E-Mail, sollten wichtige Informationen enthalten, die deine Kunden wissen wollen oder müssen.
Dabei darf es auf keinen Fall passieren, dass du Sendungsverfolgungsnummern, Lieferadressen, Veranstaltungshinweise oder Termindetails weglässt. Denn schließlich sollten deine Kunden nicht in ihrer Inbox nach grundlegenden Informationen suchen müssen. Achte darauf, dass deine Bestätigungs-E-Mails alle relevanten Daten, Uhrzeiten, Kontaktdaten und Bestelldetails in einem klaren, leicht auffindbaren Format enthalten.
2. Den Leser mit zu vielen Informationen überfordern
Obwohl es wichtig ist, gründlich und auf alle Details bedacht zu sein, solltest du deine Kunden nicht mit zu vielen Informationen überhäufen. Halte deine Betreffzeilen klar und deinen Inhalt auf das Wesentliche beschränkt. Verwende deine E-Mail-Marketing-Software, um saubere, übersichtliche Layouts zu erstellen, die wichtige Details hervorheben, ohne die Nachricht zu überladen.
3. Fehlende Personalisierung, die das Erlebnis verbessern könnte
Mit generisch gehaltenen Einheitsnachrichten entgeht dir die wertvolle Gelegenheit, um mit deinen Kunden in Kontakt zu treten. Sprich deine Kunden mit ihrem Namen an, beziehe dich auf ihren spezifischen Kauf oder einen entsprechenden Termin und füge relevante Empfehlungen basierend auf ihren Interessen hinzu. Eine kleine persönliche Note kann eine einfache Bestätigung in eine bedeutungsvolle Interaktion verwandeln.
4. Keine Optimierung für Mobilgeräte vornehmen
Da die meisten Menschen ihre E-Mails auf ihren Mobilgeräten abrufen, ist das Versenden von Nachrichten, die auf Mobilgeräten nicht richtig angezeigt werden, ein kostspieliger Fehler. Achte darauf, dass deine Bestätigungs-E-Mails auf allen Bildschirmgrößen gut aussehen und funktionieren. Dazu gehört, dass Schaltflächen leicht antippbar sind und Layouts mobilfreundlich bleiben.
Wichtige nächste Schritte nach einer Bestätigungsemail
Du musst keine Bestätigungs-E-Mails in einem digitalen Silo senden. Erlaube einem Branchenführer für E-Mail-Marketing und -Automatisierung, sein Fachwissen einzubringen, damit du den wirkungsvollsten und erfolgreichsten Ansatz entwickeln kannst.
Folge diesen fünf Schritten:
1. Erstelle eine Opt-In-E-Mail-Liste
Vielleicht möchtest du mehrere Listen haben, eine, die neue von etablierten Benutzern trennt, und solche, die auf bestimmte demografische Gruppen abzielen. Mit Mailchimp kannst du eine erfolgreiche Marketingstrategie entwickeln und eine solide Grundlage für erfolgreiche Kampagnen schaffen.
2. Erstelle geeignete Trigger
Du solltest eine Vielzahl von sorgfältig ausgewählten und gestalteten Bestätigungs-E-Mails haben, um auf verschiedene Aktionen zu reagieren, z. B. wenn ein Kunde ein Formular ausfüllt, ein Abonnement anfordert oder nach Informationen sucht. Ersetze den generischen Ansatz durch einen persönlichen Ansatz.
3. Erstelle wirkungsvolle Bestätigungs-E-Mails
Die Marketingexperten von Mailchimp haben das Talent und die Ressourcen, um dir zu helfen, die besten Bestätigungsmails für eine Vielzahl von Zwecken zu erstellen. Erfinde das Rad nicht neu, wenn es schon erfunden wurde, um dich in eine bessere, profitablere Richtung zu bringen.
4. Automatisiere nach der Content-Erstellung
Lass dich zu Beginn des Prozesses vom klassischen E-Mail-Automatisierungsansatz von Mailchimp leiten. Wenn du einen automatisierten Ansatz entwickelst, kannst du diesen immer weiter ausbauen, um auch kompliziertere Anfragen zu bearbeiten. Mithilfe vordefinierter Regeln und anderer Kriterien kannst du mit Mailchimp zusammenarbeiten, um eine erfolgreiche automatisierte E-Mail-Bestätigungsstrategie zu entwickeln.
5. Baue die Automatisierung aus, um komplexe Bedingungen zu bewältigen
Manche Kunden sehen nie die Bestätigungs-E-Mail oder interagieren nicht. Sie möchten, dass dein E-Mail-Bestätigungsansatz das regelmäßige, bevorzugte Verhalten jedes Kunden erkennt. Mailchimp kann dir helfen. Mailchimp bietet nicht nur die Möglichkeit, eine Bestätigungsnachricht zu senden, sondern auch eine Drip-Kampagne – eine Reihe automatisierter Antworten – zu erstellen, um deine Kunden zu begleiten und zu unterstützen.
Die Bedeutung effektiver Bestätigungs-E-Mails
Bestätigungs-E-Mails stellen Kontaktpunkte in deiner Customer Journey dar.
Von Bestellbestätigungen bis zu Terminerinnerungen – diese Nachrichten bauen Vertrauen auf, reduzieren Support-Tickets und schaffen Möglichkeiten für eine stärkere Kundenbindung. Richtig gemacht, verwandeln sie Routinetransaktionen in bedeutungsvolle Interaktionen, die wiederum dafür sorgen, dass deine Kunden immer wieder zurückkehren.
Mailchimp bietet alles, was du zum Erstellen, Testen und Optimieren deiner Bestätigungs-E-Mails brauchst. Unsere Drag-and-Drop-Vorlagen, der Customer Journey Builder und die erweiterten Analyse-Features helfen dir, Nachrichten zu gestalten, die Transaktionen bestätigen und das Unternehmenswachstum vorantreiben.
Wichtige Erkenntnisse
- Bestätigungs-E-Mails sind wichtige Kontaktpunkte, die Vertrauen aufbauen und Kunden auf dem Laufenden halten. Sie gehen über einfache Transaktionsbestätigungen hinaus und schaffen bedeutungsvolle Kundeninteraktionen.
- Die verschiedenen Arten von Bestätigungs-E-Mails (Abonnement, Bestellung, Registrierung und Buchung) dienen unterschiedlichen Zwecken und erfordern spezifische Informationen, um effektiv zu sein – von Sendungsverfolgungsnummern in Versandbestätigungen bis hin zu Veranstaltungsdetails in Registrierungs-E-Mails.
- Die besten Bestätigungs-E-Mails sind für Mobilgeräte optimiert, auf den Kunden zugeschnitten und stellen die erforderlichen Informationen bereit, ohne unübersichtlich oder überladen zu sein. Sie sollten deine Marke widerspiegeln und gleichzeitig klar und prägnant sein.
E-Mail-Automatisierungstools und Vorlagen helfen dir, deinen Bestätigungs-E-Mail-Prozess zu optimieren und gleichzeitig Konsistenz und Professionalität zu wahren, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen vergessen werden.