Alles, was du über Bestätigungs‑E‑Mails wissen musst

Arten von E-Mail-Bestätigungen, die Personen erhalten

Nicht alle E-Mail-Bestätigungen dienen demselben Zweck. Jede Art von E-Mail richtet sich an unterschiedliche Kundenaktionen und dient einzigartigen Geschäftszielen. Wenn du diese Unterschiede verstehst, kannst du effektivere Nachrichten verfassen, die deine Zielgruppe an bestimmten Punkten ihrer Reise mit deinem Unternehmen oder deiner Marke ansprechen.

E-Mail-Bestätigungen haben normalerweise eine von vier Formen:

Bestätigungs-E-Mail für ein Abonnement

Die früheste Form der E-Mail-Bestätigung waren häufig Antworten auf Abonnementanfragen für elektronische Newsletter oder andere Online-Inhalte. Heutzutage deckt eine E-Mail zur Bestätigung eines Abonnements eine Vielzahl von Anforderungen ab, von einfachen Antworten bis hin zur Mitteilung, dass die Bearbeitung der Transaktion begonnen hat.

Bestell- und Versandbestätigungs-E-Mails

Als Unternehmen den E-Commerce einführten und Online-Portale hinzufügten, wurden E-Mails zur Bestellbestätigung erstellt, um sicherzustellen, dass die Transaktion abgeschlossen war. Über eine einfache Bestätigung hinaus fassen diese Nachrichten in der Regel die betreffenden Artikel zusammen und können weitere Details wie das voraussichtliche Lieferdatum, Informationen zur Sendungsverfolgung und Rückgaberichtlinien enthalten.

Bestätigungs-E-Mail für die Registrierung

Eine Teilmenge der Bestellbestätigungen umfasst E-Mails zur Registrierungsbestätigung für zukünftige Veranstaltungen oder Aktivitäten. Anstatt den Kunden einfach nur mitzuteilen, dass ihr Platz reserviert ist, hilft eine gut durchdachte E-Mail-Bestätigungsstrategie dabei, Begeisterung zu wecken, eine Fangemeinde zu pflegen oder zu erweitern und Markentreue aufzubauen. Über die bloße Bestätigung hinaus können in nachfolgenden E-Mails Informationspakete oder andere Materialien versendet werden, beispielsweise ein Programm oder Lernmaterialien im Zusammenhang mit einem Webinar.

Buchungsbestätigungs-E-Mail

Bei bestimmten Arten von Bestätigungs-E-Mails geht es um mehr, als nur einen Platz in der Schlange oder an einem Ort zu sichern. Stattdessen werden diese E-Mails genutzt, um den Kunden zu motivieren, einen bestimmten Sitzplatz, ein Zimmer, eine Suite oder einen anderen bevorzugten Ort für einen Flug, ein Hotel, ein Auto, ein Konzert, eine Sportveranstaltung oder ein anderes Ziel oder eine Aktivität auszuwählen.

Warum ist eine Bestätigungs-E-Mail wichtig?

Die wichtigsten Gründe, warum dein Unternehmen oder deine Organisation Bestätigungs-E-Mails verschicken sollte, sind die Bestätigung der Transaktion, die Bestätigung der Details, die Beruhigung der Kunden und das Anbieten zusätzlicher Informationen, die hilfreich sein können, damit sie dein Unternehmen als vertrauenswürdigen Ort betrachten, der für zukünftige Transaktionen in Frage kommt.

Bestätigungs-E-Mails sind auch für dich unglaublich wichtig. Mit einem gut gestalteten E-Mail-Bestätigungsportal kannst du nicht nur auf Anfragen oder Käufe reagieren, sondern auch wertvolle Informationen sammeln. Neben einer verifizierten E-Mail-Adresse bietet eine Bestätigungs-E-Mail, die deine Kunden zufriedenstellt, auch die folgenden Vorteile:

Möglichkeit zur Interaktion mit dem primären Posteingang des Kunden

Die meisten Kunden senden Anfragen mit einer gültigen, bestätigten E-Mail-Adresse, auf die sie häufig zugreifen. Selbst wenn ein Kunde bei seiner ersten Interaktion ein Wegwerf- oder sekundäres E-Mail-Konto verwendet, wird er höchstwahrscheinlich seinen primären Posteingang für nachfolgende Transaktionen auswählen oder ein Kundenprofil erstellen, solange seine Erfahrung positiv ist.

Möglichkeiten zur proaktiven Reaktion auf die Aktionen deiner Kunden

Wenn du das Interesse deiner Kunden durch zeitnahe und informative automatische Bestätigungs-E-Mails weckst, kannst du ihr Surfverhalten, ihre Gewohnheiten und Vorlieben einschätzen. Anhand dieser Informationen kannst du maßgeschneiderte Antworten geben, die durch ihre Interaktionen mit deinen Online- und menschlichen Vertretern ausgelöst werden.

Möglichkeit, eine höhere Klickrate (CTR) zu erzielen

Mit diesen Informationen kannst du die entscheidenden Kundeninformationen so verarbeiten, dass sich die Klickrate erhöht. Wenn ein Kunde am Sonntagnachmittag Käsepizzas bevorzugt, schicke ihm ein Sonderangebot. Wenn ein Flugreisender bestimmte Ziele bevorzugt, kannst du ihm Benachrichtigungen über besondere Buchungsangebote zu diesen Flughäfen schicken, die mit früheren Buchungsbestätigungen übereinstimmen.

Upselling-Methoden, sofern angemessen

Zusammen mit den hilfreichen Informationen in deiner Registrierungsbestätigungs-E-Mail, Kaufbestätigungs-E-Mail, Zahlungsbestätigungs-E-Mail oder anderen Benachrichtigungen kannst du deine Kunden mit hochwertigen Produkten oder Dienstleistungen ansprechen, die ihr Erlebnis ergänzen oder verbessern. Egal, ob es sich um die Möglichkeit handelt, einen Sitzplatz während einer Buchung zu verbessern oder Zubehör zu einem Produkt zu einem vergünstigten Preis hinzuzufügen, lass deine Bestätigungsmails einen Teil der Arbeit für dich erledigen. Wenn eine bestimmte Transaktion nicht für ein Upselling geeignet ist, können die gesammelten Informationen helfen, auf zukünftige Interaktionen zu reagieren.

Möglichkeit zum Wecken von Vorfreude und Aufbauen von Kundentreue

Die meisten elektronischen Transaktionen sind mit einem Gefühl der Vorfreude verbunden. Das Versenden einer gut gestalteten, leicht verständlichen und informativen Bestätigungs-E-Mail bietet Komfort und Sicherheit. Anstatt zu befürchten, dass die Daten der Kunden in ein schwarzes Loch gefallen sind, reagierst du auf die Vorfreude der Kunden, indem du sie wissen lässt, dass ihre Transaktionen mit deinem Unternehmen von dir geschätzt werden.

Schlüsselelemente einer effektiven Bestätigungs-E-Mail

Bei der Gestaltung einer aussagekräftigen Bestätigungs-E-Mail kommt es vor allem auf die Verpackung der Informationen an, um deine Marke zu stärken und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Wenn du mit einer bewährten Vorlage für Bestätigungs-E-Mails beginnst, sparst du Zeit und stellst gleichzeitig sicher, dass du alle notwendigen Angaben machst. Die erfolgreichsten Bestätigungs-E-Mails enthalten mehrere Komponenten, die zusammenwirken, um den Kunden Sicherheit zu geben und sie an dein Unternehmen zu binden.

Klare Betreffzeile und Absenderinformationen

Deine Betreffzeile ist das Erste, was die Empfänger sehen. Dementsprechend kommt ihr eine große Bedeutung zu. Eine klare, direkte Betreffzeile, die den Inhalt der E-Mail genau wiedergibt, stellt sicher, dass deine Nachricht geöffnet wird und nicht in einem überfüllten Posteingang untergeht.

Ebenso wichtig sind erkennbare Absenderinformationen, die dem Kunden sofort mitteilen, von wem die E-Mail stammt.

Personalisierung zur Verbesserung des Kundenerlebnisses

Wenn du den Namen des Kunden nennst und dich auf eine bestimmte Transaktion oder Aktion beziehst, wirkt die E-Mail wie eine echte Kommunikation und nicht wie eine automatische Antwort. Diese Personalisierung zeigt den Kunden, dass du sie als Individuen wahrnimmst und ihr Vertrauen so sehr schätzt, dass du sie direkt ansprichst.

Wichtige Details wie Auftragsnummern oder nächste Schritte

Der Hauptzweck jeder Bestätigungs-E-Mail ist die Bereitstellung von Bestätigungsdetails. Egal, ob es sich um eine Bestellnummer, Reservierungsdetails oder Abonnementinformationen handelt, diese wichtigen Informationen sollten gut sichtbar und leicht zu finden sein, damit die Kunden sicher sein können, dass ihre Transaktion erfolgreich abgeschlossen wurde.

Markenkonsistenz in Ton und Bild

Deine Bestätigungs-E-Mails sollten sich wie eine natürliche Erweiterung deiner Website und deines gesamten Markenerlebnisses anfühlen. Einheitliche Farben, Schriftarten, Logos, Bilder und ein einheitlicher Tonfall stärken den Wiedererkennungswert deiner Marke und schaffen eine nahtlose Verbindung zwischen allen Berührungspunkten mit deinem Unternehmen und deinen Kunden.

Kontaktdaten und Links zum Kundensupport

Selbst die umfangreichste Bestätigungs-E-Mail kann nicht alle denkbaren Kundenfragen beantworten. Klare Kontaktinformationen und Links zu relevanten Support-Ressourcen bieten den Kunden eine einfache Möglichkeit zum Erhalt zusätzlicher Hilfe, um so Frustration zu vermeiden und das Vertrauen in deinen Kundenservice zu stärken.

Best Practices für Bestätigungs-E-Mails

Denke daran, dass ein gut durchdachter Bestätigungs-E-Mail-Ansatz keine einzelne, redundante Vorlage beinhaltet. Häufig erfolgen Bestätigungs-E-Mails in mehreren Nachrichten, die eine Abfolge von Ereignissen beinhalten können – mit der Möglichkeit des Kunden, ein gewisses Maß an Kontrolle über ihre Verteilung zu haben – ähnlich wie eine Person den Versand- und Lieferstatus eines Artikels verfolgen kann.

In manchen Fällen ist mehr besser, in anderen Fällen kann es sein, dass weniger E-Mails vom Kunden als weniger „Unordnung“ wahrgenommen werden. Finde die perfekte Balance und steigere den Wert deiner E-Mail-Bestätigungsstrategien.

Auch wenn die besten Methoden zur Erstellung aussagekräftiger Bestätigungs-E-Mails je nach Art der Transaktion variieren, gibt es einige allgemeine Praktiken, die sich in der Regel bewähren:

Entwicklung einer „kurzen und bündigen“ Nachricht

Wenn eine Person mit deiner Firma interagiert, versichere ihr, dass du ihre Zeit schätzt. Vermeide es, sie mit Informationen zu überschwemmen oder zu überhäufen, die sie vielleicht weder will noch benötigt.

Beginnen mit einer kurzen, optimistischen und personalisierten Antwort mit einer einprägsamen Betreffüberschrift. Konzentriere dich auf das eigentliche Thema, aber biete Links oder Hinweise für diejenigen an, die weitere Informationen wünschen.

Werbung für deine Marke

Achte darauf, dass deine Bestätigungsmail das Beste deines Unternehmens oder deiner Organisation repräsentiert. Erfolgreiches Branding beinhaltet einen Ansatz, der Professionalität und Markenidentität mit der Wahrnehmung verbindet, dass du die Bedürfnisse derjenigen erfüllen willst, die mit dir interagieren.

Berücksichtigung deiner Kunden auf Mobilgeräten

Die Chancen stehen gut, dass die meisten Menschen, die mit deinen Websites interagieren, dies nicht nur über einen PC tun. Sie können morgens vom Laptop und nachmittags vom Handy aus kaufen, verkaufen, abonnieren, reservieren, bestätigen und Transaktionen stornieren. Um die Wirkung deiner Bestätigungs-E-Mails zu erhöhen, solltest du darüber nachdenken, dein Layout so zu verkleinern, dass es leicht und intuitiv auf einen kleineren Bildschirm passt.

Einbindung eines Call-to-Action, sofern angebracht

Kunden, die alt genug sind, um sich an handgeschriebene Briefe und Brieffreunde zu erinnern, wissen, dass Kommunikation keine Einbahnstraße ist. Wenn du eine E-Mail-Bestätigungsstrategie entwickelst, die sowohl für dich als auch für deine Kunden oder Klienten von Vorteil ist, sollte sie Möglichkeiten für weiteres Engagement fördern. Motiviere deine Kunden, deinen sozialen Medien zu folgen, sende ihnen Rabattgutscheine oder andere Anreize, wenn sie andere an dich verweisen.

Hervorhebung deiner Botschaft

In den alten Tagen erhielten viele Leute Kataloge per Post. Die meisten landeten im Müll. Damit deine Botschaft nicht auf der digitalen Müllhalde landet, solltest du Botschaften verfassen, die auffallen und eine große Wirkung haben.

So optimierst du Bestätigungs-E-Mails für mehr Engagement

Bestätigungs-E-Mails haben in der Regel beeindruckende Öffnungsraten, sodass sie zu wertvollen Möglichkeiten für ein tieferes Kundenengagement werden können. Mit diesen Optimierungsstrategien kannst du Transaktions-E-Mails in Werkzeuge verwandeln, die Kundenaktionen fördern und gleichzeitig ihren Hauptzweck erfüllen:

Verwendung dynamischer Inhalte zur Personalisierung von E-Mails

Mit Kundendaten kannst du ein wirklich personalisiertes Erlebnis schaffen. Dynamische Inhalte passen sich an das Verhalten, die Vorlieben und die Historie deiner Kunden an und ermöglichen es dir, relevante Produkte, Empfehlungen oder Inhalte zu präsentieren, die bei den einzelnen Empfängern gut ankommen.

Einbindung interaktiver Elemente wie Schaltflächen und Umfragen

Statische Bestätigungs-E-Mails verpassen Gelegenheiten zur Kundeninteraktion. Das Hinzufügen von klickbaren Schaltflächen, Feedback-Umfragen, Links zu sozialen Medien oder Produktbewertungen schafft Interaktionspunkte, die zur weiteren Interaktion mit deiner Marke einladen, während die Bestätigung noch frisch im Gedächtnis ist.

Einsatz von A/B-Tests für Betreffzeilen und Inhalte für höheres Engagement

Was bei der einen Zielgruppe funktioniert, muss bei einer anderen nicht funktionieren. Mithilfe von A/B-Tests für deine Bestätigungs-E-Mails kannst du herausfinden, welche Betreffzeilen mehr Öffnungen generieren, welche Inhaltslayouts zu mehr Klicks führen und welche Calls-to-Action bessere Konversionsraten erzielen.

Timing-Strategien: Wann du Bestätigungs-E-Mails senden solltest

Während die meisten Bestätigungs-E-Mails unmittelbar nach der auslösenden Aktion verschickt werden sollten, kann ein strategisches Timing der Folgemitteilungen ihre Wirksamkeit erheblich beeinflussen. Das Testen verschiedener Versandzeiten kann den optimalen Zeitpunkt für Erinnerungs-E-Mails, die Zustellung von Belegen oder Zufriedenheitsumfragen ermitteln.

Tracking und Analyse von Leistungskennzahlen

Die aus der Überwachung der Bestätigungs-E-Mails gewonnenen Erkenntnisse liefern wertvolle Daten über das Kundenverhalten. Wenn du Kennzahlen wie Öffnungsraten, Klickraten und Aktionen nach dem Klick verfolgst, kannst du herausfinden, was funktioniert und was nicht, und wie du deine Bestätigungs-E-Mail-Strategie im Laufe der Zeit verbessern kannst.

Wichtige nächste Schritte nach einer Bestätigungs-E-Mail

Das Einrichten von Bestätigungs-E-Mails ist nur der Anfang. Um ihre Wirkung wirklich zu maximieren, brauchst du eine Strategie, die diese Nachrichten in dein gesamtes Marketing-Ökosystem integriert. Wenn du Bestätigungs-E-Mails als Teil eines durchdachten, zusammenhängenden Kundenerlebnisses verstehst und nicht als eigenständige Nachricht, wirst du die wahre Stärke dieser Nachrichten erkennen.

Du musst keine Bestätigungs-E-Mails in einem digitalen Silo senden.Erlaube einem Branchenführer für E-Mail-Marketing und Automatisierung, sein Fachwissen einzubringen, damit du den wirkungsvollsten und erfolgreichsten Ansatz entwickeln kannst.

Folge diesen fünf Schritten:

Erstellung einer Opt-in-E-Mail-Liste

Vielleicht möchtest du mehrere Listen haben, eine, die neue von etablierten Benutzern trennt, und solche, die auf bestimmte demografische Gruppen abzielen. Mit Mailchimp kannst du eine erfolgreiche Marketingstrategie entwickeln und eine solide Grundlage für erfolgreiche Kampagnen schaffen.

Erstellung geeigneter Trigger

Du solltest eine Vielzahl von sorgfältig ausgewählten und gestalteten Bestätigungs-E-Mails haben, um auf verschiedene Aktionen zu reagieren, z. B. wenn ein Kunde ein Formular ausfüllt, ein Abonnement anfordert oder nach Informationen sucht. Ersetze den generischen Ansatz durch einen persönlichen Ansatz.

Erstellung wirkungsvoller Bestätigungs-E-Mails

Die Marketingexperten von Mailchimp haben das Talent und die Ressourcen, um dir zu helfen, die besten Bestätigungsmails für eine Vielzahl von Zwecken zu erstellen. Erfinde das Rad nicht neu, wenn es schon erfunden wurde, um dich in eine bessere, profitablere Richtung zu bringen.

Automatisierung nach der Erstellung

Lass dich zu Beginn des Prozesses vom klassischen E-Mail-Automatisierungsansatz von Mailchimp begleiten. Wenn du einen automatisierten Ansatz entwickelst, kannst du sein Potenzial erweitern, um auch kompliziertere Anfragen zu bearbeiten. Mithilfe vordefinierter Regeln und anderer Kriterien kannst du mit Mailchimp zusammenarbeiten, um eine erfolgreiche Strategie für automatisierte E-Mail-Bestätigungen zu entwickeln.

Ausbau der Automatisierung zur Abbildung komplexer Szenarios

Manche Kunden sehen nie die Bestätigungs-E-Mail oder interagieren nicht. Sie möchten, dass dein E-Mail-Bestätigungsansatz das regelmäßige, bevorzugte Verhalten jedes Kunden erkennt. Mailchimp kann dir helfen. Mailchimp bietet nicht nur die Möglichkeit, eine Bestätigungsnachricht zu senden, sondern auch eine Drip-Kampagne – eine Reihe automatisierter Antworten – zu erstellen, um deine Kunden zu begleiten und zu unterstützen.

Häufige Fehler, die es bei Bestätigungs-E-Mails zu vermeiden gilt

Beim Verfassen von Bestätigungs-E-Mails können selbst erfahrene Marketer Fehler machen. Eine einfache E-Mail zur Terminbestätigung mag einfach erscheinen, aber kleine Fehler können zu Verwirrung bei den Kunden, geringerem Engagement und sogar zu Geschäftsverlusten führen.

Wenn du diese Fehler vermeidest, kannst du sicherstellen, dass deine Bestätigungsnachrichten die relevanten Informationen enthalten, die deine Kunden benötigen, und gleichzeitig auf deine Ziele einzahlen.

• Überfrachtung der E-Mail mit zu vielen Informationen: Viele Unternehmen machen den Fehler, alle möglichen Details in eine einzige Nachricht aufzunehmen. Zwar müssen die Einzelheiten der Bestellung angegeben werden, aber wenn man die Kunden mit zu vielen Informationen überhäuft, führt das zu Verwirrung und dazu, dass wichtige Punkte übersehen werden.
• Vage Betreffzeilen, die die Öffnungsrate senken: Unklare Betreffzeilen vermitteln nicht den genauen Zweck deiner Nachricht. Gib genau an, worauf sich die Bestätigung bezieht, damit die Empfänger deine E-Mail schnell erkennen und priorisieren können.
• Versand von Bestätigungen mit fehlenden oder falschen Angaben: Nichts untergräbt das Vertrauen der Kunden schneller als Bestätigungsmails mit fehlerhaften Informationen. Überprüfe vor dem Versand immer, ob Preise, Daten, Mengen und Kontaktdaten des Unternehmens korrekt sind.
• Missachtung der Best Practices für Barrierefreiheit und Lesbarkeit: Viele Unternehmen übersehen, wie wichtig es ist, Bestätigungs-E-Mails für alle Menschen leicht lesbar und verständlich zu gestalten. Die richtige Überschriftenstruktur, ein angemessener Textkontrast und beschreibender Linktext stellen sicher, dass alle Kunden unabhängig von ihren Fähigkeiten auf deine Inhalte zugreifen können.
• Keine Tests auf verschiedenen Geräten und E-Mail-Clients: Deine sorgfältig gestaltete Bestätigung kann auf deinem Computer perfekt aussehen, aber auf Mobilgeräten oder in bestimmten E-Mail-Clients nicht funktionieren. Du solltest deine E-Mails immer auf mehreren Plattformen testen, um sicherzustellen, dass die Kontaktinformationen des Unternehmens und andere wichtige Elemente bei allen Empfängern korrekt angezeigt werden.

Verbesserung der Kundenerfahrung mit effektiven Bestätigungs-E-Mails

Bestätigungs-E-Mails sind wichtige Berührungspunkte in deiner Customer Journey. Es sind Momente, in denen du die volle Aufmerksamkeit deiner Kunden hast und die Beziehung zu ihnen stärken kannst. Clevere Unternehmen erkennen diese Chance und entwickeln Bestätigungs-E-Mails, die mehr tun, als nur eine Transaktion zu bestätigen: Sie bauen Markentreue auf, fördern zusätzliches Engagement und schaffen unvergessliche Kundenerlebnisse.

Mit den leistungsstarken E-Mail-Design-Tools von Mailchimp kannst du die hier vorgestellten Best Practices ganz einfach umsetzen, um deine Bestätigungs-E-Mails zu verbessern. Von gebrauchsfertigen Vorlagen bis hin zu erweiterten Automatisierungsfunktionen bietet Mailchimp alles, was du brauchst. Registriere dich noch heute bei Mailchimp.

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Wichtige Erkenntnisse

• Bestätigungs-E-Mails haben außergewöhnlich hohe Öffnungsraten und dienen als wichtige Kontaktpunkte, um das Vertrauen der Kunden zu stärken und ihr Engagement zu erhöhen.
• Effektive Bestätigungs-E-Mails dienen nicht nur der Bestätigung von Transaktionen, sondern bieten auch die Möglichkeit zur Personalisierung, zum Upselling und zum Sammeln wertvoller Kundeninformationen.
• Die effektivsten Bestätigungs-E-Mails kombinieren klare Betreffzeilen, Personalisierung, wichtige Transaktionsdetails, Markenkonsistenz und zugängliche Kontaktinformationen.
• Durch die Integration von Bestätigungs-E-Mails in dein breiteres Marketing-Ökosystem durch richtiges Timing, Testen und Automatisierung wird ihre Wirkung auf das Kundenerlebnis maximiert.

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