Event-Sponsoring ist für Marketer und Eventplaner gleichermaßen ein entscheidender Faktor. Es bietet unübertroffene Möglichkeiten zur Verbesserung der Sichtbarkeit, zum Aufbau von Kontakten und zur Steigerung des ROI deiner Veranstaltung. Ein strategischer Ansatz ist hierbei entscheidend, von der Ausarbeitung herausragender Sponsoring-Vorschläge bis hin zur Umsetzung kreativer Ideen für das Event-Sponsoring. Indem du von Sponsoring-Beispielen lernst und die Ansprache von Event-Sponsoren beherrschst, kannst du überzeugende Partnerschaften schließen, die deine Veranstaltungen aufwerten und messbare Erfolge erzielen. Bist du bereit, deine Marketingstrategie auf ein neues Niveau zu heben? Dann lass uns gemeinsam herausfinden, wie du mit Event-Sponsoring die Weichen auf Erfolg stellen kannst.
Was ist Event-Sponsoring?
Das Event-Sponsoring ist eine strategische Partnerschaft, bei der ein Unternehmen eine Veranstaltung unterstützt und im Gegenzug Vorteile wie Marketingpräsenz und Markenwerbung erhält. Diese Zusammenarbeit ist für beide Seiten von Vorteil: Die Veranstaltung erhält die notwendigen Mittel oder Ressourcen, und der Sponsor erreicht eine bestimmte Zielgruppe.
Sponsoring gibt es in vielen Formen, vom Auftritt auf einem großen Festival bis hin zur Unterstützung kleinerer Nischenveranstaltungen wie Industriekonferenzen, Wohltätigkeitsveranstaltungen oder Gemeindeaktivitäten. Sponsoren erhalten in der Regel die Möglichkeit zur Präsentation ihrer Marke, z. B. durch die Platzierung von Logos, die Erwähnung in Werbematerialien oder den exklusiven Zugang zu den Teilnehmern.
Veranstaltungen, die von Sponsoring profitieren
Unternehmen können Sponsoring-Pakete für viele verschiedene Arten von Veranstaltungen anbieten. Jede Art von Veranstaltung bietet einzigartige Vorteile, sodass Unternehmen ihre Sponsoring-Strategien auf eine maximale Wirkung ausrichten können. Wenn du dir Beispiele für das Sponsoring von Veranstaltungen in deiner Branche ansiehst, kannst du dich inspirieren lassen und herausfinden, wie andere Unternehmen erfolgreich Events für ihre Marketingziele eingesetzt haben. Im Folgenden sind nur einige der Arten von Veranstaltungen aufgeführt, die von Sponsoringvereinbarungen profitieren.
Konferenzen und Messen
Konferenzen und Messen ziehen Fachleute, führende Branchenvertreter und Entscheidungsträger an, was sie zu attraktiven Veranstaltungen für Sponsoren macht. Als Sponsor kannst du Produkte und Dienstleistungen anbieten, Diskussionsrunden veranstalten oder Stände mit deiner Marke präsentieren. Diese Veranstaltungen eignen sich besonders gut für das Networking und die Anbahnung von Kontakten, da sie ein sehr engagiertes Publikum anziehen, das sich für branchenspezifische Themen interessiert.
So könnten Tech-Unternehmen eine Cybersecurity-Konferenz sponsern und sich als Vordenker in der Branche positionieren. Die Platzierung des Logos auf den Veranstaltungsmaterialien, der Zugang zu den Teilnehmerlisten und die Möglichkeit, Keynotes oder Workshops durchzuführen, können die Sichtbarkeit und den Einfluss der Sponsoren weiter erhöhen.
Wohltätigkeitsveranstaltungen und Spendenaktionen
Wohltätigkeitsveranstaltungen und Spendenaktionen bieten Sponsoren die Möglichkeit, der Gemeinschaft etwas zurückzugeben und gleichzeitig den Ruf ihrer Marke zu verbessern. Von Galas und Auktionen bis hin zu Walkathons und Benefizkonzerten – diese Veranstaltungen erzeugen oft mediale Aufmerksamkeit und ziehen Teilnehmer an, die sich für das Anliegen engagieren.
Veranstalter können diese Veranstaltungen als Chance für Unternehmen nutzen, sich für einen guten Zweck einzusetzen und eine emotionale Verbindung zu ihrem Publikum aufzubauen. Ein Unternehmen, das zum Beispiel eine Spendenaktion für die Krebsforschung sponsert, kann mit den Teilnehmern in Kontakt treten, die ein persönliches Interesse an diesem Thema haben. Die Erwähnung in der Veranstaltungswerbung, Vortragsmöglichkeiten und Werbegeschenke können das positive Image des Sponsors festigen.
Workshops, Vorträge und Panels
Bildungsveranstaltungen wie Workshops, Vorträge und Podiumsdiskussionen sind hervorragende Gelegenheiten, um Sponsoren zu gewinnen, die sich als Experten oder Innovatoren auf ihrem Gebiet positionieren wollen. Diese Veranstaltungen ziehen in der Regel kleinere, hoch konzentrierte Gruppen an und bieten einen intimeren Rahmen für das Marken-Engagement.
Sponsoren können die Veranstaltung finanzieren und im Gegenzug das Branding auf den Materialien, die Erwähnung während der Veranstaltungen oder die Möglichkeit, Ressourcen wie Arbeitsmappen oder technischen Support zur Verfügung zu stellen, erhalten. So könnte ein Verlag beispielsweise einen Schreibworkshop sponsern und Notizbücher mit seinem Logo verteilen, um seine Marke in das Lernerlebnis zu integrieren.
Produkteinführungen und Markenaktivierungen
Produkteinführungen und Markenaktivierungen sind Veranstaltungen, auf denen ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung vorgestellt oder beworben wird. Sponsoren können diese Veranstaltungen erheblich aufwerten, indem sie Ressourcen, Fachwissen oder Werbeunterstützung beisteuern, die mit ihrer Markenidentität übereinstimmen und die Zielgruppen erreichen.
Ein Getränkehersteller könnte zum Beispiel die Präsentation einer neuen Modelinie sponsern, indem er die Teilnehmer mit Getränken versorgt und sein Logo an der Bar platziert. Diese Veranstaltungen sorgen oft für Aufsehen in den sozialen Medien, in der Presse und durch die Zusammenarbeit mit Influencern, was den Sponsoren wertvolle Aufmerksamkeit verschafft.
Gemeinschafts- und Unterhaltungsveranstaltungen
Das Sponsoring von Gemeinde- und Unterhaltungsveranstaltungen ermöglicht es Unternehmen, ihre Marken in einem positiven, unterhaltsamen Umfeld zu präsentieren. Ein lokales Unternehmen könnte z. B. ein Stadtteilfest sponsern und einen Standplatz zum Verteilen von Kostproben erhalten, während sein Logo auf Bannern und Veranstaltungsmaterialien zu sehen ist. Ähnlich könnte eine globale Marke ein großes Musikfestival sponsern und sich so erstklassige Werbeplätze und Zugang zu einem großen Publikum sichern.
Virtuelle und hybride Veranstaltungen
Virtuelle und hybride Veranstaltungsformate (eine Kombination aus persönlicher und virtueller Veranstaltungsteilnahme) sind aus der modernen Veranstaltungsplanung nicht mehr wegzudenken. Sie bieten Flexibilität und eine größere Reichweite. Das Sponsoring virtueller Veranstaltungen bietet einzigartige Möglichkeiten, für die Präsentation der Marke auf digitalen Plattformen.
Funktionen wie gebrandete Landingpages, exklusive Sponsoring-Sessions und sogar spielerische Interaktionen können für Sponsoren von Vorteil sein. Ein Softwareunternehmen könnte zum Beispiel ein virtuelles Coding-Bootcamp sponsern, wobei sein Logo in der gesamten virtuellen Umgebung dargestellt wird und Werbeangebote in den Veranstaltungsinhalt integriert werden. Hybride Veranstaltungen bieten außerdem den Vorteil, dass sie sich sowohl an ein persönliches als auch ein Online-Publikum wenden und so die Reichweite maximieren.
Warum Event-Sponsoring von Vorteil ist
Für Veranstalter bieten Patenschaften neben der finanziellen Unterstützung noch weitere wichtige Vorteile. Sie sind leistungsstarke Werkzeuge, um den ROI deiner Veranstaltung zu maximieren. Durch die Aufbesserung des Budgets, die Erweiterung des Publikums, die Verstärkung von Marketingmaßnahmen und die Verbesserung des Brandings bringen Sponsoren einen erheblichen Mehrwert.
Erhöhung des Event-Budgets
Die Gewinnung von Sponsoren kann dringend benötigte finanzielle Mittel zur Deckung der Veranstaltungskosten bereitstellen und ermöglicht den Veranstaltern eine effektivere Budgetverteilung. Sponsoren stellen oft finanzielle Mittel, Produkte oder Dienstleistungen zur Verfügung, die den Veranstalter entlasten und die Aufnahme zusätzlicher Angebote oder höherwertiger Elemente ermöglichen.
Ein Sponsor kann z.B. die Kosten für den Veranstaltungsort, das Catering oder die Unterhaltung übernehmen, sodass sich der Veranstalter auf die Verbesserung des Erlebnisses für die Teilnehmer konzentrieren kann. Diese finanzielle Flexibilität kann den Veranstaltern auch bei Investitionen in Technologie, professionelle Dienstleistungen oder andere Verbesserungen helfen, die die Gesamtqualität der Veranstaltung erhöhen.
Erweiterung der Zielgruppe
Sponsoren bringen ihre eigenen Netzwerke, Kunden und Follower mit, wodurch die Gastgeber ein breiteres Publikum erreichen können. Indem sie ihre Beteiligung über ihre Marketingkanäle bewerben, sorgen sie für zusätzliche Aufmerksamkeit für die Veranstaltung und erreichen oft Zielgruppen, zu denen der Gastgeber sonst keinen Zugang hätte.
Verbesserung von Marketing und Werbung
Die Zusammenarbeit mit Sponsoren kann die Marketing- und Werbemaßnahmen einer Veranstaltung erheblich verstärken. Oft verfügen Sponsoren über eine etablierte Marketing-Infrastruktur, einschließlich E-Mail-Kampagnen, Social-Media-Plattformen und Medienkontakten, die für zusätzliche Aufmerksamkeit sorgen können.
Gemeinsame Werbeaktionen, wie z. B. Werbegeschenke oder gemeinsame Werbung, können mehr Aufmerksamkeit als eigenständige Kampagnen erregen. Ein Technologieunternehmen, das eine Konferenz sponsert, könnte zum Beispiel ein Gewinnspiel veranstalten, bei dem die Teilnehmer exklusiven Zugang zu den Vorträgen gewinnen können, um das Interesse und die Anmeldungen weiter zu steigern. Von einer solchen gemeinsamen Werbung profitieren sowohl der Veranstalter als auch der Sponsor.
Verbesserung des Event-Brandings
Die Beteiligung renommierter Sponsoren kann die Glaubwürdigkeit und Attraktivität einer Veranstaltung erhöhen. Wenn die Teilnehmer sehen, dass bekannte Marken mit einer Veranstaltung verbunden sind, verleiht das der Veranstaltung eine Extraportion Professionalität und Vertrauenswürdigkeit.
Sponsoren können auch mit ihren Ressourcen einen Beitrag zur Markenbildung leisten. So kann ein Sponsor z. B. gebrandete Werbetafeln, digitale Anzeigen oder Merchandising-Artikel zur Verfügung stellen, die der Veranstaltung ein ansprechendes und einheitliches Aussehen verleihen. Außerdem kann die Zusammenarbeit mit Sponsoren, deren Werte mit dem Thema der Veranstaltung in Einklang stehen, die emotionale Bindung der Teilnehmer stärken. Diese Übereinstimmung schafft ein Gefühl des gemeinsamen Ziels und der Authentizität, was das Erlebnis für die Teilnehmer zu etwas Besonderem und Persönlichem macht.
Warum Sponsoren in Veranstaltungen investieren
Indem sie sich an Veranstaltungen beteiligen, die ihre Werte und Ziele widerspiegeln, können sich Unternehmen als Branchenführer in einem ansprechenden und einprägsamen Rahmen positionieren. Letztendlich bietet das Sponsoring von Veranstaltungen zahlreiche Vorteile für die sponsernden Marken.
Erhöht die Markensichtbarkeit
Unternehmen erhalten die Möglichkeit zur Steigerung ihrer Markenpräsenz. Sponsoren präsentieren ihre Logos, Produkte und Dienstleistungen in einem Umfeld, in dem die Teilnehmer bereits aufmerksam sind. Diese Präsenz kann von der Platzierung des Namens auf Bannern, Werbematerialien und digitalen Medien bis hin zu umfassenderen Integrationen wie gebrandeten Ständen, Aktivierungen vor Ort oder exklusiven Werbegeschenken reichen.
Ein Bekleidungsunternehmen, das ein großes Musikfestival sponsert, kann zum Beispiel sein Logo auf verschiedene Weise einbinden, von Bühnenhintergründen bis hin zu Souvenir-T-Shirts. Diese Sichtbarkeit hinterlässt bleibende Eindrücke, macht die Marke bekannt und hilft ihr, sich in einem überfüllten Markt abzuheben.
Bietet gezielte Marketingchancen
Veranstaltungen wie Tech-Konferenzen, Wohltätigkeitsläufe oder Food-Festivals haben in der Regel bestimmte Zielgruppen oder Interessen. Sponsoren können Veranstaltungen auswählen, die ihrem Zielmarkt entsprechen, und so sicherstellen, dass ihre Botschaft die richtigen Adressaten erreicht.
Ein lokales Restaurant, das ein Gemeindefest sponsert, kann mit Personen in Kontakt treten, die potenzielle Kunden sein könnten. Durch diese zielgenaue Ansprache wird die Verschwendung von Werbeausgaben reduziert und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die Besucher zu treuen Kunden werden.
Erleichtert die Vernetzung und den Beziehungsaufbau
Veranstaltungen bieten ein einzigartiges Umfeld für Sponsoren, um Beziehungen zu Teilnehmern, Partnern und anderen Interessengruppen aufzubauen. Durch interaktive Aktivitäten, Redebeiträge oder VIP-Erlebnisse können Sponsoren bedeutsame Verbindungen schaffen.
Ein Softwareunternehmen, das eine Technologiemesse sponsert, könnte ein exklusives Networking-Event für führende Branchenvertreter veranstalten, bei dem das Know-how des Unternehmens vorgestellt wird und Partnerschaften geknüpft werden, die zu zukünftigen Kooperationen führen könnten.
Stärkt das Ansehen in der Gemeinde und der Branche
Durch die Unterstützung von Anliegen oder Beiträgen zu lokalen Aktivitäten zeigen Sponsoren ihr Engagement für die Gemeinden und Regionen, in denen sie tätig sind. Diese Ausrichtung kann eine emotionale Verbindung mit dem Publikum schaffen und die Wahrnehmung der Marke positiv beeinflussen.
Wenn ein Unternehmen zum Beispiel eine Wohltätigkeitsgala zur Unterstützung von Bildungsinitiativen sponsert, signalisiert es damit sein Engagement für soziale Verantwortung. Diese Ausrichtung kommt bei den Teilnehmern gut an und kann zu einer positiven Medienberichterstattung führen, die die Botschaft der Marke über die Veranstaltung hinaus verstärkt.
Ermöglicht die Datenerfassung und Datenanalyse
Veranstaltungen sind hervorragende Ressourcen, um wertvolle Erkenntnisse über die Verbraucher zu sammeln, die Sponsoren nutzen können, um ihre Marketingstrategien zu verfeinern. Viele Veranstaltungen nutzen digitale Plattformen für die Registrierung, das Ticketing oder die Einbindung der Teilnehmer, wodurch Sponsoren Zugang zu einer Fülle von demografischen und verhaltensbezogenen Daten erhalten. Sponsoren können auch durch Umfragen, Aktivierungen vor Ort oder Interaktionen in den sozialen Medien ein Feedback einholen. Der digitale Fußabdruck, der durch veranstaltungsbezogene Hashtags, Livestreams und Posts in den sozialen Medien entsteht, ermöglicht den Sponsoren außerdem, Reichweite und Engagement zu messen.
Arten von Sponsoringvereinbarungen
Sponsoringverträge werden in verschiedenen Formen geschlossen, die jeweils auf die Bedürfnisse des Sponsors und des Veranstalters zugeschnitten sind. Wenn du diese Arten von Verträgen kennst, kannst du Partnerschaften so gestalten, dass sie den größtmöglichen Nutzen bringen und mit den Zielen deiner Veranstaltung übereinstimmen.
Finanzielles Sponsoring
Finanzielles Sponsoring ist die einfachste und häufigste Form des Sponsorings. Bei dieser Art von Sponsoring stellt ein Sponsor finanzielle Mittel zur Unterstützung einer Veranstaltung zur Verfügung und erhält im Gegenzug die Möglichkeit zur Markendarstellung und Werbung. Finanzielles Sponsoring deckt oft größere Ausgaben wie die Miete des Veranstaltungsortes, die Ausrüstung oder die Gagen der Künstler. Durch finanzielles Sponsoring können Unternehmen ihre Bekanntheit steigern und gleichzeitig sicherstellen, dass die Veranstaltung über die für den Erfolg notwendigen Ressourcen verfügt.
Sachsponsoring
Beim Sachsponsoring werden Waren, Dienstleistungen oder Fachwissen anstelle von Geld bereitgestellt. Diese Art des Sponsorings kann für gemeinnützige Organisationen von großem Nutzen sein, die bestimmte Ressourcen benötigen, aber möglicherweise nicht über das nötige Budget verfügen. Zu den üblichen Sachleistungen gehören Catering, Räumlichkeiten, technische Unterstützung oder Wettbewerbspreise.
Ein Restaurant könnte eine Wohltätigkeitsgala sponsern, indem es Speisen und Getränke zur Verfügung stellt. Auf der anderen Seite könnte ein Veranstaltungsort den Raum für die Veranstaltung sponsern. Sachsponsoring ist für beide Seiten von Vorteil, da es den Sponsoren ermöglicht, ihre Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren und gleichzeitig den Veranstaltern eine effektive Kostenkontrolle ermöglicht.
Mediensponsoring
Beim Mediensponsoring werben die Medien für eine Veranstaltung und erhalten im Gegenzug die Möglichkeit zur Markenbildung oder Zugang zu der Veranstaltung. Diese Art des Sponsorings ist besonders für Veranstaltungen wertvoll, die ihre Präsenz durch Fernseh-, Radio-, Print- oder Online-Werbung maximieren wollen. Mediensponsoring hilft Veranstaltungen, ein größeres Publikum anzuziehen, und gibt Sponsoren Zugang zu einzigartigen Inhalten und Werbemöglichkeiten.
Co-Branding
Bei Co-Branding-Sponsoring kooperieren zwei oder mehr Marken im Rahmen einer Veranstaltung und teilen sich die Kosten und Werbemöglichkeiten. Dieser Ansatz ist ideal für Marken mit komplementären Zielgruppen oder gemeinsamen Werten, da sie so ihre Ressourcen bündeln und ihre Reichweite erhöhen können.
Ein Fitnessstudio und ein Naturkosthersteller könnten gemeinsam ein Sportturnier sponsern und gemeinsame Marketingkampagnen durchführen, in denen die Produkte beider Marken hervorgehoben werden. Co-Branding-Sponsoring führt oft zu einer größeren Sichtbarkeit und Wirkung, da die Partnerschaft die Assoziation zwischen den Marken und der Veranstaltung stärkt.
Sechs Schritte für eine effektive Sponsoring-Strategie
Das Event-Sponsoring ist ein wirksames Mittel, um finanzielle Mittel zu sichern, Partnerschaften aufzubauen und unvergessliche Erlebnisse für die Teilnehmer zu schaffen. Die Entwicklung einer erfolgreichen Sponsoring-Strategie erfordert jedoch einen gut strukturierten Ansatz. Die folgenden Schritte helfen dir dabei, die richtigen Sponsoren für deine Veranstaltung zu finden und zu gewinnen.
Schritt 1: Ein Profil deiner Veranstaltung erstellen
Bevor du dich um ein Sponsoring bemühst, solltest du deine Veranstaltung genau analysieren. Was macht sie einzigartig und warum sollten sich Sponsoren daran beteiligen? Berücksichtige das allgemeine Thema, den Charakter und die Botschaften der Veranstaltung. Wenn du den Wert deiner Veranstaltung klar definierst, wirst du überzeugender Sponsoringangebote erstellen können.
Deine Veranstaltungsziele definieren
Beginne mit der Festlegung klarer Ziele und Vorgaben. Möchtest du Geld für einen guten Zweck einwerben, den Bekanntheitsgrad deiner Marke erhöhen oder eine unvergessliche Gelegenheit zum Netzwerken schaffen? Deine Ziele beeinflussen die Art der angesprochenen Sponsoren und die von dir formulierten Wertversprechen.
Deine Zielgruppe verstehen
Genauso wichtig ist es, dein Zielpublikum zu verstehen. Wer wird die Veranstaltung besuchen und welche Interessen, demografischen Merkmale und Verhaltensweisen haben sie? Je genauer du deine Zielgruppe kennst, desto einfacher wird die Suche nach potenziellen Sponsoren sein, deren Produkte oder Dienstleistungen zu deren Bedürfnissen passen.
Schritt 2: Branchentrends recherchieren
Wenn du dich über Branchentrends informierst, erhältst du wertvolle Informationen darüber, was potenzielle Sponsoren suchen. Analysiere das Sponsoringverhalten in deiner Branche, um herauszufinden, welche Veranstaltungen und Aktivitäten das größte Interesse wecken. Legen Unternehmen den Schwerpunkt auf digitale Integration, interaktive Erlebnisse oder Nachhaltigkeitsinitiativen? Wenn du diese Trends erkennst, kannst du deine Sponsoring-Strategie an die aktuellen Anforderungen anpassen.
Außerdem kann das Studium von Veranstaltungen und Sponsoringverträgen der Wettbewerber die Möglichkeit bieten, etwas Einzigartiges oder etwas, das den Bedürfnissen des Marktes besser entspricht, zu präsentieren.
Schritt 3: Deine Sponsoring-Tarife definieren
Ein Sponsoring-Paket bietet potenziellen Sponsoren vordefinierte Stufen und Vorteile, während ein Sponsoring-Vorschlag ein überzeugendes Angebot ist, das auf die Bedürfnisse und Ziele eines bestimmten potenziellen Sponsors zugeschnitten ist.
Sorgfältig ausgearbeitete Sponsoringpakete sind wichtig, um Sponsoren zu gewinnen und zu binden. Sie bieten einen klaren, strukturierten Überblick darüber, was Sponsoren im Gegenzug für ihre Investition erhalten, und erleichtern so die Bewertung des Angebots. Durch die Abstimmung deiner Sponsoringangebote auf verschiedene Budgets und Ziele, kannst du ein breiteres Spektrum an potenziellen Sponsoren ansprechen.
Gestaffelte Sponsoringstufen erstellen
Gestaffelte Sponsoringstufen kategorisieren die Sponsoring-Möglichkeiten in verschiedene Stufen, die jeweils unterschiedliche Vorteile und Preispunkte haben. So kann der Veranstalter Möglichkeiten anbieten, die auf verschiedene Budgets und Ziele abgestimmt sind. Jede Stufe sollte mehr Vorteile bieten, wie z. B. eine bessere Sichtbarkeit, Premium-Standplätze oder exklusive Networking-Möglichkeiten. Hierbei sollte klar umrissen werden, was die Sponsoren auf jeder Stufe erhalten, damit der Wert den Kosten entspricht.
Exklusive Möglichkeiten hervorheben
Hebe exklusive Möglichkeiten hervor, die deine Veranstaltung von anderen abheben. Dazu können Namensrechte für wichtige Sessions, gebrandete Inhalte oder persönliche Erlebnisse für die Teilnehmer gehören. Potenzielle Sponsoren sind eher bereit zu investieren, wenn sie das Gefühl haben, dass sie etwas Einzigartiges bekommen, das zu ihren Zielen passt.
Langfristige oder frühzeitig handelnde Sponsoren belohnen
Das Angebot von Rabatten oder zusätzlichen Vorteilen für Sponsoren, die sich frühzeitig binden oder mehrere Veranstaltungen sponsern, fördert die Loyalität und sichert die Finanzierung lange vor der Veranstaltung. Dieser Ansatz schafft auch ein Gefühl der Dringlichkeit und regt potenzielle Sponsoren zum schnellen Handeln an, um sich die besten Angebote zu sichern.
Schritt 4: Potenzielle Veranstaltungssponsoren identifizieren
Die Suche nach den richtigen Sponsoren erfordert Recherche und strategisches Denken. Ziel ist es, Unternehmen zu finden, die von einer Partnerschaft mit deiner Veranstaltung profitieren und deren Ziele mit deinem Publikum und deiner Mission übereinstimmen. Ein gut passender Sponsor unterstützt dich finanziell oder mit Sachleistungen und verbessert das Gesamterlebnis für die Teilnehmer.
Nach Sponsoren suchen, die zu deiner Zielgruppe passen
Beginne mit der Suche nach Sponsoren, deren Zielgruppen mit den Teilnehmern deiner Veranstaltung übereinstimmen. Ein Unternehmen, das eine CRM-Software (Customer Relationship Management) anbietet, könnte zum Beispiel ideal für eine Unternehmerkonferenz sein, während ein Imbissunternehmen gut zu einer Spielemesse passen könnte. Sponsoren sind am meisten an Veranstaltungen interessiert, die einen direkten Zugang zu ihren idealen Kunden bieten.
Bestehende Beziehungen nutzen
Wenn du schon einmal mit Sponsoren zusammengearbeitet hast, solltest du diese zuerst kontaktieren. Langjährige Partnerschaften beruhen oft auf gegenseitigem Vertrauen und Verständnis, was die Sicherung eines erneuten Sponsorings erleichtert. Du kannst aber auch Marken in Betracht ziehen, mit denen du zwar eine Geschäftsbeziehung hast, die aber bisher noch nicht deine Veranstaltungen gesponsert haben. Wenn du neue Sponsoren ansprichst, mit denen du bereits Geschäfte machst, können bestehende Beziehungen durch neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit vertieft werden.
Schritt 5: Effektive Sponsoring-Vorschläge erstellen
Um sich Unterstützung zu sichern, kann ein gut ausgearbeiteter Sponsoring-Vorschlag den entscheidenden Unterschied ausmachen. Dein Vorschlag sollte den Wert der Partnerschaft vermitteln, mit den Zielen des potenziellen Sponsors übereinstimmen und sich von den vielen anderen Vorschlägen, die er erhält, abheben. Eine strategische und persönliche Herangehensweise kann deine Chancen auf ein erfolgreiches Sponsoring deutlich erhöhen.
Eine überzeugende Einleitung verfassen
idealerweise erzeugst du umgehend die Aufmerksamkeit der potenziellen Sponsoren. Erkläre klar und deutlich, warum die Veranstaltung ihre Investition wert ist und wie sie mit ihren Zielen übereinstimmt, während du für die Gelegenheit begeisterst.
Einen Überblick über das Event geben
Bevor du auf die Details der Veranstaltung eingehst, solltest du einen Überblick über den Zweck, den Umfang und die Besonderheiten der Veranstaltung geben, damit potenzielle Sponsoren die Bedeutung des Events verstehen und wissen, warum es sich von der Masse abhebt.
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Verständnis für die Bedürfnisse und Ziele des Sponsors zeigen
Recherchiere die Geschäftsziele jedes potenziellen Sponsors und zeige auf, wie deine Veranstaltung ihm beim Erreichen dieser Ziele helfen kann, sei es bei der Steigerung des Markenbewusstseins, der Verkaufsförderung oder der Ansprache einer bestimmten Zielgruppe. Wenn du zeigst, dass du seine Bedürfnisse und Ziele berücksichtigt hast, fühlen sie sich verstanden und wertgeschätzt und nicht nur als Teil der vielen Unternehmen, die du ansprichst.
Vorteile der Sponsoren aufzeigen
Zu den Vorteilen eines Sponsors können Logoplatzierungen, Vortragsmöglichkeiten oder der Zugang zu Teilnehmerdaten gehören. Um klar zu machen, was deine Sponsoren bei ihrer Teilnahme erwarten können, solltest du jeden Vorteil und den Nutzen, den sie davon haben, genau beschreiben.
Veranstaltungsdaten und Demografie der Zielgruppe beschreiben
Nutze spezifische Daten und Teilnehmerinformationen, um potenziellen Sponsoren die mögliche Reichweite und Relevanz der Veranstaltung aufzuzeigen. Kennzahlen wie die erwartete Teilnehmerzahl, die Interessen des Publikums und die Engagement-Raten ermöglichen potenziellen Sponsoren eine bessere Bewertung der Gelegenheit.
Erfolgsgeschichten früherer Sponsoren vorstellen
Referenzen früherer Sponsoren gehören zu den stärksten Instrumenten für den Aufbau von Glaubwürdigkeit. Hebe Beispiele früherer Sponsoren hervor, die durch ihre Teilnahme an deiner Veranstaltung messbare Ergebnisse erzielt haben, wie z. B. gesteigerte Umsätze oder eine größere Medienpräsenz.
Erwartungen und Leistungen definieren
Du solltest die Erwartungen und Leistungen beider Parteien klar definieren, einschließlich der Fristen und Verantwortlichkeiten. Ein genau definierter Rahmen hilft, Missverständnisse zu vermeiden und schafft die Grundlage für eine reibungslose Partnerschaft.
Die Geschäftsbedingungen erläutern
Abschließend solltest du in den Vertragsbedingungen die Einzelheiten der Vereinbarung festhalten, z. B. Zahlungspläne, Lieferfristen und Stornierungsbedingungen. Eine transparente Darstellung dieser Details schafft Vertrauen und stellt sicher, dass alle Parteien auf demselben Stand sind.
Vergiss den Call-to-Action nicht!
Zum Abschluss deines Angebots solltest du den potenziellen Sponsor mithilfe einer eindeutigen Handlungsaufforderung zum nächsten Schritt motivieren. Du kannst ihm das Vereinbaren eines Termins anbieten oder zur Durchsicht des kompletten Vorschlags bzw. zur Unterzeichnung einer Vereinbarung auffordern.
Schritt 6: Die Vereinbarung abschließen
Sobald du interessierte Sponsoren hast, musst du schnell und professionell handeln, um dir ihre Zusage zu sichern. Zeige deine Begeisterung für die Partnerschaft und betone, dass die Zusammenarbeit mit ihren Zielen im Einklang steht. Indem du eine klare Kommunikation pflegst und alle Bedenken ansprichst, baust du Vertrauen auf und kommst dem Abschluss der Sponsoring-Vereinbarung näher.
Deinen Ansatz personalisieren
Passe deine Kommunikation an die individuellen Ziele und Vorlieben jedes potenziellen Sponsors an. Ein persönlicher Ansatz zeigt, dass du ihre Partnerschaft schätzt und ihre Prioritäten verstehst. Hebe spezifische Vorteile hervor, die für ihre Bedürfnisse relevant sind, und mache deutlich, warum deine Veranstaltung eine ideale Plattform für ihre Ziele ist.
Flexibel sein
Bei den Verhandlungen solltest du flexibel sein. Potenzielle Sponsoren haben vielleicht bestimmte Wünsche oder Einschränkungen. Hier kann eine gewissen Anpassungsbereitschaft zur Festigung der Partnerschaft beitragen. Achte jedoch darauf, dass die Änderungen mit den Zielen deiner Veranstaltung übereinstimmen und für beide Seiten ein ausgewogenes Nutzenverhältnis bestehen bleibt.
Nächste Schritte präzisieren
Um Verwirrung zu vermeiden, solltest du die Abläufe für die Unterzeichnung von Vereinbarungen, die Überweisung von Geldern und die Erfüllung von Sponsoring-Leistungen darlegen. Eine klare und organisierte Kommunikation ist der Grundstein für eine professionelle und produktive Zusammenarbeit.
Langfristige Beziehungen aufbauen
Sponsoring ist mehr als eine einmalige Transaktion – es ist eine Gelegenheit, dauerhafte Partnerschaften aufzubauen, von denen zukünftige Veranstaltungen profitieren können. Zeige deine Wertschätzung für die Unterstützung deiner Sponsoren und melde dich nach der Veranstaltung, um die Ergebnisse mitzuteilen, Feedback einzuholen und Möglichkeiten für eine weitere Zusammenarbeit auszuloten.
Trends im Event-Sponsoring
Veränderungen in den Bereichen Technologie, Publikumserwartungen und Marketingstrategien prägen die Landschaft des Event-Sponsorings. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und Sponsoren zu gewinnen, müssen sich Veranstaltungsorganisatoren an diese Trends anpassen.
Anpassbare Event-Sponsoring-Tarife
Die Zeiten, in denen es nur Pauschalangebote für das Sponsoring gab, sind vorbei. Die Sponsoren von heute erwarten hochgradig anpassbare Pakete, die auf ihre Ziele und Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dementsprechend solltest du den Sponsoren die Möglichkeit geben, aus den Vorteilen und Möglichkeiten auszuwählen, die zu ihren Marketingzielen passen.
Ein Sponsor könnte sich zum Beispiel für eine Mischung aus digitalem Branding, exklusivem Netzwerkzugang und einer Vortragsmöglichkeit anstelle eines vorgefertigten Pakets entscheiden. Dieser persönliche Ansatz erhöht den wahrgenommenen Mehrwert für den Sponsor und steigert die Wahrscheinlichkeit, sich seine Zusage zu sichern.
Digitales und virtuelles Sponsoring
Heutzutage können Sponsoren ihr Publikum auch über virtuelle Plattformen, Live-Streaming und Online-Inhalte erreichen. Digitales Sponsoring kann gebrandete virtuelle Hintergründe, gesponserte Breakout-Sessions oder interaktive Umfragen und Quizze mit dem Logo des Sponsors beinhalten.
Virtuelle und hybride Veranstaltungen bieten auch erweiterte Möglichkeiten der Datenerfassung. Sponsoren können Engagement-Kennzahlen wie Klicks, Aufrufe und Interaktionen mit den Teilnehmern verfolgen. Diese Daten liefern messbare Erkenntnisse über die Wirksamkeit ihres Sponsorings und ermöglichen einen gezielteren Ansatz für zukünftige Kampagnen.
Außerdem sorgt die Beschaffenheit des digitalen Sponsorings dafür, dass die Markenpräsenz über die Veranstaltung selbst hinausgeht, da aufgezeichnete Sessions und digitale Inhalte noch lange nach der Veranstaltung zugänglich sind.
Zusammenarbeit mit Influencern
Influencer Marketing hat sich zu einem leistungsstarken Instrument entwickelt, mit dem Sponsoren das Vertrauen und das Engagement nutzen können, das Influencer bei ihren Followern aufgebaut haben. Durch die Zusammenarbeit mit Influencern, die zum Thema und zur Zielgruppe der Veranstaltung passen, können Sponsoren ihre Reichweite erhöhen und authentische Verbindungen zu den Teilnehmern aufbauen.
Content-Integration
Bei einem inhaltsorientierten Sponsoring liegt der Schwerpunkt auf der Erstellung von Markeninhalten, die mit den Botschaften der Veranstaltung übereinstimmen und den Teilnehmern sinnvolle Erkenntnisse bieten. Ein Finanzdienstleistungsunternehmen könnte zum Beispiel eine Podiumsdiskussion zum Thema Vermögensmanagement auf einer Wirtschaftskonferenz sponsern und dabei sein Fachwissen unter Beweis stellen. Ebenso können gesponserte Blogbeiträge, Whitepaper oder Podcasts im Zusammenhang mit der Veranstaltung die Reichweite und den Einfluss des Sponsors erhöhen.
Die Content-Integration sorgt dafür, dass sich das Sponsoring weniger wie Werbung anfühlt, sondern eher wie ein wertvoller Beitrag, der das Erlebnis der Teilnehmer aufwertet und gleichzeitig auf die Marketingziele des Sponsors einzahlt.
Wichtige Erkenntnisse
- Event-Sponsoring schafft einen gegenseitigen Nutzen für Organisatoren und Sponsoren: Sie bieten finanzielle und ressourcenbezogene Unterstützung für Veranstaltungen und geben den Sponsoren die Möglichkeit, die Sichtbarkeit ihrer Marke zu erhöhen, mit ihren Zielgruppen in Kontakt zu treten und ihre Marketingziele zu erreichen.
- Die strategische Planung ist die Grundlage für erfolgreiches Sponsoring: Das Verstehen der Veranstaltungsziele, die Ausrichtung auf die Interessen des Publikums und das Angebot von maßgeschneiderten Sponsoring-Möglichkeiten sorgen für eine starke Partnerschaft und dauerhafte Vorteile.
Digitales und inhaltsorientiertes Sponsoring verändert das Veranstaltungswesen: Virtuelle und hybride Veranstaltungen, Kooperationen mit Influencern und markenbezogene Inhalte bieten dynamische Möglichkeiten für Sponsoren, mit ihrem Publikum in Kontakt zu treten und ihre Wirkung effektiv zu messen.