Sobald du auf Senden klickst, landet deine E-Mail blitzschnell im Posteingang deines Empfängers. Normalerweise gibt es keine Hoppla-Schaltfläche, um Dinge rückgängig zu machen, wenn du einen Fehler gemacht hast. Also muss alles stimmen, bevor du eine E-Mail versendest.
Beim Versenden von E-Mails an Kunden, Kollegen und Vorgesetzte steht sogar noch mehr auf dem Spiel. Du musst sicherstellen, dass jedes Wort stimmt, einen höflichen und professionellen Ton anschlagen und deine Botschaft kristallklar formulieren. Hier kommt die Kunst des Verfassens formeller E-Mails ins Spiel.
Wenn du diese wichtige Fähigkeit beherrschst, spiegeln deine formellen E-Mails deine Professionalität wider und sorgen dafür, dass die Empfänger jedes Wort ernst nehmen. Das ist der Schlüssel für einen guten ersten Eindruck und dafür, dass Gespräche produktiv und zielgerichtet verlaufen. Bist du bereit, loszulegen und die Grundlagen zu erlernen? Hier erfährst du, wie du formelle E-Mails schreibst, die Türen öffnen und dauerhafte berufliche Beziehungen aufbauen.
Was sind formelle E-Mails – und warum solltest du sie verwenden?
Formelle E-Mails sind klare, gut strukturierte und höfliche Nachrichten, die für professionelle Kommunikation verwendet werden. Sie unterscheiden sich von den E-Mails, die du an Freunde oder Familienangehörige sendest, weil sie bestimmten Regeln folgen. Du beginnst mit einer angemessenen Begrüßung, schreibst den Inhalt in einer förmlichen Sprache und beendest die E-Mail mit einer respektvollen Schlussformel.
Normalerweise schreibst du formelle E-Mails an wichtige Personen oder an Personen, die du nicht gut oder überhaupt nicht kennst, beispielsweise an einen neuen Kunden, einen potenziellen Arbeitgeber oder einen Vorgesetzten in deinem Unternehmen. Du kannst diesen Stil auch verwenden, um eine ernste Angelegenheit anzusprechen, wichtige Neuigkeiten zu überbringen oder eine formelle Anfrage zu stellen, beispielsweise einen Urlaubsantrag. Es ist auch dann eine gute Idee, wenn du mit dem professionellen Kommunikationsstil des Empfängers schlicht nicht vertraut bist.
Eine formelle Ausdrucksweise zeigt, dass du ein Profi bist, und es hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Es signalisiert auch, dass du die Dinge ernst nimmst und Respekt vor der Person, der du eine E-Mail schreibst, und dem Thema des Konversation hast.
Effektives formelles E-Mail-Format für Geschäftskorrespondenz
Eine formelle E-Mail ist einem formellen Brief sehr ähnlich, nur in digitaler Form. Es werden dieselbe Struktur und dieselben Prinzipien verwendet, um sicherzustellen, dass die Botschaft klar und dem Empfänger gegenüber respektvoll ist. Diese Vorgehensweise hilft dir, einen höflichen und professionellen Ton beizubehalten, egal ob du dich an einen Kunden wendest oder deinen Chef auf dem Laufenden hältst. Hier ist ein Überblick über die wichtigsten Aspekte, die du beim Schreiben einer formellen E-Mail berücksichtigen solltest.
Betreffzeile
Die Betreffzeile fungiert als Überschrift deiner E-Mail. Um die besten Öffnungsraten zu erzielen, versuche, die Aufmerksamkeit der Leser zu wecken und den Kern deiner Botschaft in sieben oder weniger Wörtern zu teilen. Du musst die Wichtigkeit und Relevanz deiner E-Mail schnell mitteilen, also wähle deine Worte mit Bedacht.
Eine gute Betreffzeile sagt dem Empfänger, worum es in deiner E-Mail geht und warum du ihn kontaktierst. Wenn du beispielsweise einen Termin für ein Meeting mitteilen möchtest, schreibe „Meeting zum Projektstatus am 5. Dezember“ statt einer vagen Formulierung wie „Meeting“. Es hängt alles davon ab, an wen du eine E-Mail schreibst und warum du sie schreibst.
Beispiele für starke Betreffzeilen sind:
- Onboarding-Zeitplan und Checkliste
- Feedback zum Vorschlagsentwurf erforderlich
- Einladung zum jährlichen Webinar zum Thema Marketingstrategie
- Terminanfrage für Produktdemo
- Aktualisierter Projektzeitplan zur Überprüfung verfügbar
Diese Betreffzeilen fassen den Inhalt der E-Mail und die nötigen Maßnahmen zusammen. Dies hilft, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen und ihn zu ermutigen, sich umgehend mit deiner formellen E-Mail zu befassen. Eine gut gestaltete Betreffzeile kann den Unterschied zwischen einer schnellen Antwort und dem Untergehen deiner E-Mail in einem vollen Posteingang ausmachen.
Professionelle Begrüßung
Eine professionelle Anrede gibt den Ton für deine E-Mail an. Es ist die erste persönliche Note, die Respekt und Höflichkeit gegenüber dem Empfänger zeigt. Üblich ist es, mit „Sehr geehrte/r“ zu beginnen, gefolgt von Anrede und Nachnamen, z. B. „Sehr geehrter Herr Schmidt“. Verwende gegebenenfalls auch den Titel, z. B. „Dr.“. Wenn du dir hinsichtlich der bevorzugten Anrede oder des Geschlechts nicht sicher bist, verwende den vollständigen Namen, um einen formellen Ton beizubehalten.
Wenn der genaue Name nicht bekannt ist, musst du kreativ werden. Wähle etwa „Sehr geehrte/r Personalleiter/in von [Name des Unternehmens]“, „Sehr geehrtes Tech-Support-Team“, oder „Sehr geehrte Damen und Herren“, als allgemeine, aber höfliche Alternative. Diese allgemeinen Begrüßungen personalisieren deine Nachricht trotzdem und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass du eine überlegte Antwort erhältst.
Hauptteil
Im Hauptteil deiner E-Mail nennst du die Einzelheiten deiner Nachricht. Beginne mit einer standardmäßigen formellen E-Mail-Eröffnung, in der du den Zweck deiner E-Mail angibst. Wenn du beispielsweise um Informationen zu einem Projekt bittest, könntest du schreiben: „Ich schreibe, um mich über den Projektstatus und den Zeitplan zu erkundigen.“ Wenn du jedoch noch nie mit der Person kommuniziert hast, ist es am besten, wenn du dich in den ersten Zeilen vorstellst.
Wenn du den Hauptteil einer formellen E-Mail verfasst, sei direkt und komme schnell zum Hauptpunkt, aber opfere die Klarheit nicht der Kürze. Beschränke den Inhalt auf 1—2 kurze Absätze, in denen alle Informationen enthalten sind, die du mitteilen möchtest. Dazu gehören der Grund für das Schreiben der formellen E-Mail, etwaige Bitten oder Fragen sowie relevante Details zum Thema.
Formeller Abschluss
Eine formelle Schlussformel vor deiner Signature kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Sie ist die letzte Note deiner E-Mail, ähnlich wie ein fester Handschlag am Ende eines persönlichen Treffens. Um die Konversation positiv zu beenden, wähle einen Abschluss, der zum Ton deiner formellen E-Mail und deiner Beziehung zum Empfänger passt.
Zu den Schlussformeln, die häufig in formellen E-Mails verwendet werden, gehören:
- Mit freundlichen Grüßen
- Herzliche Grüße
- Hochachtungsvoll
- Mit besten Grüßen
- Vielen Dank
Jede dieser Schlussformeln funktioniert gut, um das Ende des Gesprächs zu signalisieren und gleichzeitig einen professionellen Ton beizubehalten. Nach der Schlussformel folgt kein Komma, deine Signatur folgt in der nächsten Zeile.
Signatur
Deine formelle E-Mail-Signatur ist wie deine digitale Visitenkarte. Sie sollte deinen vollständigen Namen, deine Position, deine Firma und deine Kontaktdaten wie deine Telefonnummer und deine E-Mail-Adresse enthalten. Vielleicht möchtest du auch die Website oder physische Adresse deiner Firma hinzufügen.
Eine professionelle Signatur lässt die andere Person genau wissen, wer du bist, wie sie dich kontaktieren kann und von wo aus du schreibst. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn sie sich schnell bei dir melden oder dir zusätzliche Informationen über andere Kanäle senden möchte.
Wenn die Plattform es zulässt, erstelle eine voreingestellte Signatur, die automatisch hinzugefügt wird, wenn du eine neue formelle E-Mail startest. Dann musst du sie nur noch überprüfen, bevor du eine E-Mail sendest, um zu sicherzustellen, dass sie korrekt und aktuell ist.
Sieben einfache Schritte zum Schreiben formeller E-Mails
Das Schreiben formeller E-Mails ist wichtig, muss dir aber keine Angst machen. Indem du die folgenden 7 einfachen Schritte befolgst, kannst du ganz einfach professionelle E-Mails verfassen, die einen guten Eindruck machen und die richtigen Ergebnisse erzielen.
Schritt 1: Wähle eine professionelle Schriftart
Die Wahl der Schriftart ist wichtig. Dekorative Schriftarten, wie Comic Sans, sind nicht ideal für formelles Schreiben. Sie lenken zu sehr ab und sind schwer zu lesen. Entscheide dich stattdessen für einen klassischen und professionellen Stil wie Arial, Times New Roman oder Calibri. Verwende außerdem eine Schriftgröße, die gut lesbar ist, in der Regel etwa 10 bis 14 Punkt.
Schritt 2: Recherchiere den Empfänger
Du kannst eine formelle E-Mail nur personalisieren, wenn du wichtige Details über den Empfänger kennst. Nimm dir die Zeit, seinen vollständigen Namen, seine Berufsbezeichnung und andere relevante Details zu recherchieren, die dir helfen, deine Nachricht zu personalisieren. So kannst du den Empfänger richtig ansprechen und deine E-Mail an seine Bedürfnisse anpassen.
Schritt 3: Formuliere eine klare Betreffzeile
Auch wenn manchmal empfohlen wird, die Betreffzeile erst am Schluss zu formulieren, kann es hilfreich sein, sie zuerst zu schreiben, um deine formelle E-Mail klar und prägnant zu halten. Versuche, deinen Grund für die E-Mail in wenigen Worten zusammenzufassen, um den Zweck deiner E-Mail effektiv zu vermitteln. Verwende Aktionswörter in deiner Betreffzeile, um den Empfänger zu den nächsten Schritten aufzufordern, sei es die Überprüfung von Dokumenten oder die Bestätigung eines Termins für ein Treffen.
Schritt 4: Beginne mit einer angemessenen Anrede
Als nächstes ist es an der Zeit, eine angemessene Begrüßung zu verfassen und dabei das zu verwenden, was du über den Empfänger weißt. Wenn du Anrede und Nachnamen kennst, verwende „Sehr geehrte/r“ oder vielleicht sogar „Hallo“. Wenn nicht, verwende einfach den vollständigen Namen oder eine allgemeine Begrüßung, bis du später in weiteren E-Mails weitere Details erfährst.
Schritt 5: Formuliere deinen Grund für das Schreiben der E-Mail im richtigen Ton
Du kannst jetzt zum Kern deiner formellen E-Mail kommen. Beginne den ersten Absatz mit einer kurzen Einleitung oder indem du mitteilst, warum du schreibst. Egal, ob es sich um eine Frage, ein Update oder eine Bitte handelt, sei klar und direkt. Füge bei Bedarf einen zweiten Absatz mit weiteren Details zum jeweiligen Thema hinzu. Vermeide unnötigen Fachjargon und halte deine Absätze kurz, um das Lesen zu erleichtern.
Schritt 6: Schließe mit einem formellen Schluss und einer professionellen Signatur ab
Zum Schluss folgen die formelle Schlussformel und die Signatur. Wähle eine Schlussformel, die zum Ton der E-Mail passt und widerspiegelt, wie gut du die Person kennst, der du die E-Mail sendest. Wenn du zum Beispiel eine engere berufliche Beziehung hast, funktioniert „Beste Grüße“ gut. „Mit freundlichen Grüßen“ eignet sich besser für einen ersten Kontakt. Was auch immer du wählst, setze kein Komma nach der Grußformel und füge einen Absatz hinzu, bevor du deine professionelle Signatur hinzufügst.
Schritt 7: Lies deine formelle E-Mail nochmals durch, um sicherzustellen, dass sie versandbereit ist
Der letzte Schritt beim Verfassen einer formellen E-Mail besteht darin, sie gründlich zu überprüfen, um sicherzugehen, dass sie bereit zum Versenden ist. Lies sie nicht einfache Korrektur, sondern führe eine Rechtschreibprüfung durch. Ziehe auch die Verwendung eines Tools wie Grammarly in Betracht, um nach Grammatikfehlern zu suchen und sicherzustellen, dass du einen professionellen Ton verwendest.
Vergiss nicht, sicherzustellen, dass du den richtigen Namen, die richtige Anrede und die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers verwendest. Überprüfe dann, ob deine Betreffzeile, deine Signatur und deine Anhänge korrekt sind, bevor du auf Senden klickst. Nachdem deine E-Mail gesendet ist, ist es nicht einfach, noch etwas zu ändern, also nimm dir Zeit für diesen Schritt.
Best Practices, die du beim Schreiben professioneller E-Mails beachten solltest
Wenn du vorhast, eine formelle E-Mail zu versenden, kommt es nicht nur darauf an, sie Schritt für Schritt zu schreiben. Es gehört etwas mehr dazu, wenn du willst, dass deine E-Mails wirklich ins Schwarze treffen. Neben dem richtigen Format können die folgenden Best Practices einen großen Einfluss darauf haben, wie deine Botschaft ankommt.
- Vermeide Umgangssprache und Emojis: Spare dir lockere Gespräche für Chats mit Freunden auf. Die Verwendung von SMS-Sprache und Emojis in formellen E-Mails kann unprofessionell wirken und von deiner Botschaft ablenken. Halte dich daran, vollständige Sätze in einem respektvollen Ton zu schreiben, um glaubwürdig zu bleiben.
- Unnötige Informationen streichen: Fasse dich so kurz wie möglich, ohne etwas auszulassen. Wenn eine Information keinen Mehrwert bietet oder sich nicht direkt auf dein Hauptthema bezieht, ist sie nur eine Ablenkung. Reduziere deine E-Mails auf das, was wirklich notwendig ist, um die größte Wirkung zu erzielen.
- Ziehe eine Vorlage für formelle E-Mails in Betracht: Wenn du dich nicht wohl dabei fühlst, deine eigenen formellen E-Mails zu verfassen, denke über die Verwendung einer E-Mail-Vorlage nach. Das vorgefertigte Muster stellt sicher, dass du alle wichtigen Teile wie Anrede und Schlussformel verwendest, damit deine E-Mails ordentlich und professionell aussehen. Du möchtest keine Vorlage verwenden? Durchsuche deinen Posteingang nach guten formellen E-Mails, die du als Leitfaden verwenden kannst.
- Verwende eine professionelle E-Mail-Adresse: Deine E-Mail-Adresse sollte deine Professionalität widerspiegeln. Alberne Adressen, die in der Vergangenheit erstellt wurden, wie TacoTuesdayEnthusiast@beispiel.de, sind nicht angemessen. Verwende eine Adresse, die deinen Namen und dein Unternehmen beinhaltet, um die richtige Botschaft zu senden.
- Überprüfe E-Mail-Anhänge: Sieh dir die Anhänge immer noch einmal an, bevor du deine E-Mail sendest. Wenn du beispielsweise einem potenziellen Arbeitgeber eine Bewerbung per E-Mail sendest, stelle sicher, dass du deinen Lebenslauf tatsächlich anhängst (und achte auch darauf, dass es der richtige ist).
- Überprüfe die Daten des Empfängers: Ein einfacher Fehler wie etwa die falsche Schreibweise des Namens eines Empfängers, kann zu einem unangenehmen Beginn deiner formellen E-Mail führen. Überprüfe diese Details dreifach, um deine Aufmerksamkeit und deinen Respekt zu zeigen – und eine potenziell peinliche Situation zu vermeiden.
- Füge eine Empfangsbestätigung hinzu: Wenn du zeitkritische Informationen sendest, kann eine Empfangsbestätigung nützlich sein. Sie gibt dir die Gewissheit, dass deine E-Mail den richtigen Posteingang erreicht hat, da du benachrichtigt wirst, sobald der Empfänger sie öffnet.
Das Ziel ist, deine formellen E-Mails so klar, höflich und effektiv wie möglich zu gestalten. Mit diesen Tipps und Tricks kannst du sicherstellen, dass deine E-Mails die beabsichtigte Botschaft vermitteln und dein professionelles Image positiv widerspiegeln.
Schreibe formelle E-Mails, um deine Geschäftskommunikation zu fördern
Wenn du lernst, wie man eine formelle E-Mail schreibt, kann das deinen beruflichen Erfolg erheblich beeinflussen. Indem du deine E-Mails klar, höflich und gut strukturiert hältst, stellst du sicher, dass deine Botschaft wie beabsichtigt ankommt. Das wird dir helfen, stärkere Beziehungen zu deinen Kunden, Kollegen und Partnern aufzubauen. Sie werden dich als zuverlässig und professionell wahrnehmen – und das ist in jedem Unternehmen ein großes Plus. Wenn du also deine Karriere auf die nächste Stufe heben willst, solltest du dir ernsthafte Mühe geben, deine Fähigkeiten im Verfassen formaler E-Mails zu perfektionieren.