So steigerst du die Rücklaufquote durch das Formulieren einer freundlichen Erinnerungsmail

E-Mail-Erinnerungen dienen als Folgemaßnahme zu einer früheren Interaktion, und du verwendest sie in der Regel, wenn du von jemandem eine Handlung erwartest.

Es kann sich dabei um eine Erinnerung an ein bevorstehendes Ereignis handeln, eine Anfrage nach einer Statusaktualisierung, wenn du dich nicht gemeldet hast, oder sogar um den Hinweis auf eine verpasste Frist. Eine höfliche E-Mail-Erinnerung ist eine gute Möglichkeit, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu gewinnen und ihn dazu zu bringen, dass er eine oder andere Weise aktiv wird.

Wann solltest du eine E-Mail-Erinnerung senden?

E-Mail-Erinnerungen werden in vielen Situationen eingesetzt. Im Allgemeinen sollen sie entweder jemanden daran erinnern, bevor etwas passiert, oder sie dienen der Nachfrage, nachdem ein Termin überschritten wurde oder etwas passiert ist.

Es kann sich um eine Besprechungserinnerung unter Kollegen, eine Terminerinnerung an Kunden, eine Zahlungserinnerung, eine Aufforderung an Kunden oder auch nur eine Erinnerung an einen Freund hinsichtlich einer bevorstehenden Veranstaltung handeln.

Wenn Nachrichten zur Erinnerung richtig formuliert sind, sind sie eine gute Möglichkeit, die Menschen zu einer Antwort zu bewegen, ohne dass das Fälligkeitsdatum ansteht und keine Zeit mehr bleibt.

Warum sind freundliche Erinnerungsmails wichtig?

Untersuchungen zufolge werden täglich über 330 Milliarden E-Mails versendet und empfangen. Diese gewaltige Zahl sollte die Bedeutung von Folgemails unterstreichen, werden doch jeden Tag zahlreiche E-Mails übersehen. Wenn du sichergehen willst, dass du eine Antwort bekommst, solltest du im Voraus planen – rechne damit, dass du irgendwann eine E-Mail-Erinnerung verschicken musst, egal ob vor oder nach einem bestimmten Termin.

E-Mail-Erinnerungen können den Empfängern auch zeigen, dass sie dir wirklich wichtig sind. Die Pflege guter, virtueller Kundenbeziehungen hängt stark vom Ton und der Art und Weise ab, wie du den Kunden ansprichst. Eine positive, freundliche E-Mail-Erinnerung kann viel dazu beitragen, das Vertrauen des Empfängers in dich zu stärken und eine positive Kundenbeziehung aufzubauen.

Beispiele für freundliche E-Mail-Erinnerungen

Es gibt keine Einheitsvorlage für E-Mail-Erinnerungen. Um effektiv zu sein, müssen sie sorgfältig auf den jeweiligen Grund für die Nachbereitung abgestimmt werden. Eine besonders universelle Art von E-Mail-Erinnerungen, die in den meisten Situationen eingesetzt werden kann, ist jedoch eine einfache, höfliche Nachricht.

Normalerweise sind diese E-Mails kurz und höflich gehalten und dienen als sanfte Erinnerung an eine einfache Anfrage. Die Formalität hängt in diesem Fall davon ab, wie gut du den Empfänger kennst. Wenn es keine Frist gibt, können diese E-Mails noch entspannter formuliert werden:

"Hattest du Gelegenheit, meine letzte E-Mail zu lesen?" "Nur eine kurze Erinnerung …" "Wir möchten Sie kurz daran erinnern, dass …"

Sollte es jedoch eine strikte Terminvorgabe geben (z. B. wenn die E-Mail-Erinnerung eine Folgemaßnahme zu einer Terminerinnerung ist oder an eine Veranstaltung erinnert), dann solltest du den Ton etwas dringlicher gestalten.

Trotzdem ist es wichtig, dass du höflich bleibst und deine Formulierungen sorgfältig wählst. Terminerinnerungen sollten informativ sein, das Datum und die Uhrzeit des Termins enthalten und möglichst wenig Fachjargon enthalten. So kannst du sicher sein, dass der Punkt klar und effektiv vermittelt wird.

Eine E-Mail-Erinnerung, die zur Zahlung auffordert, wird wahrscheinlich etwas länger sein, mit Anhängen über rechtliche Konsequenzen und sachlichen Belegen. Auch in diesem Fall ist ein respektvoller Ton wichtig.

Wenn die Veranstaltung eher zwanglos ist, wie etwa eine Musikveranstaltung oder eine Büroparty, kannst du eine Formulierung wählen, die dies widerspiegelt.

Eine E-Mail-Erinnerung an eine Kollegin oder einen Kollegen kann im Ton unterschiedlich sein, je nachdem, wie gut du die Person kennst, wie eng du mit ihr zusammenarbeitest und wie dringend dein Anliegen ist.

Dabei kann es sich um eine einfache E-Mail-Erinnerung handeln, die das Passwort und den Link enthält, falls die ursprüngliche E-Mail verloren gegangen ist, oder um eine professionelle E-Mail-Erinnerung, die normalerweise weitere Details oder Anhänge enthält. Wenn du eine schnelle Antwort von ihnen verlangst, könnten folgende Formulierungen nützlich sein:

"Das Team wartet auf deine Antwort." "Wir benötigen diese Angaben, bevor wir mit dem Projekt fortfahren können …" "Deine Antwort ist so schnell wie möglich erforderlich."

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Gliederung einer E-Mail-Erinnerung

Die meisten E-Mail-Erinnerungen gliedern sich wenige wichtige Bestandteile. Jedes dieser Elemente sollte sorgfältig ausgearbeitet werden, um einen höflichen, freundlichen und respektvollen Umgangston zu vermitteln, unabhängig davon, wie überfällig die Frist oder wie dringend die Antwort erforderlich ist. Dazu gehören:

• E-Mail-Betreffzeile
• Eröffnung
• „Body“ (Text)
• Abschluss

Die Betreffzeile sollte die Aufmerksamkeit des Lesers erregen und ihn sofort auf das Thema/die Veranstaltung/die Verabredung aufmerksam machen, an die du ihn erinnern willst.

Wenn du die Betreffzeile kurz und prägnant hältst und das übergeordnete Thema der gesamten E-Mail zusammenfasst, erregt sie sofort die Aufmerksamkeit des Lesers und hilft zu verhindern, dass deine E-Mail in der Flut untergeht. Ohne eine informative Betreffzeile wird der Empfänger deine E-Mail womöglich gar nicht öffnen.

Außerdem kann die Betreffzeile dem Leser schon vor dem Öffnen einen Hinweis auf den Inhalt der E-Mail geben, d. h. er kann die E-Mail sofort mit einem Grundwissen über ihren Inhalt bewusst öffnen.

Beginne immer mit einer höflichen, respektvollen Begrüßung, unabhängig von der Ernsthaftigkeit der Erinnerung. Nach der anfänglichen Begrüßung sollte die E-Mail stets ein paar kurze, prägnante Sätze enthalten, in denen der genaue Zweck und der Grund für die Folge-E-Mail genannt werden.

Je klarer und prägnanter der Wortlaut, desto besser. Komme sofort auf den Punkt, damit der Empfänger die Erinnerung sofort mental registriert.

Der Text der E-Mail sollte alle Angaben enthalten, die der Empfänger für die Formulierung seiner Antwort benötigt. Wenn du vermeiden willst, dass sich die Situation noch weiter in die Länge zieht, solltest du alle relevanten Informationen, Anhänge und Details, die du in der ersten E-Mail angegeben hast, beifügen. So kannst du einfach eventuelle Rückfragen vermeiden.

Zum Abschluss der E-Mail solltest du eine Handlungsaufforderung formulieren, in der du angibst, wie der Empfänger antworten kann, wie schnell er antworten sollte und was er als nächstes tun sollte.

Wenn die E-Mail-Erinnerung jemanden an ein bevorstehendes Treffen, eine Veranstaltung oder einen Termin erinnert und es folglich keine weiteren Aufgaben zu erledigen gibt, ist eine nette, einfache Grußformel immer angebracht.

So schreibst du eine erfolgreiche Erinnerungsmail

Wie formuliere ich eine freundliche Erinnerung, wird nun so mancher fragen. Das Verfassen einer erfolgreiche E-Mail-Erinnerung kann ein schwieriger Balanceakt sein. Einerseits möchtest du, dass deine Nachricht so aussagekräftig ist, dass du auch eine Antwort erhältst, andererseits willst du aber nicht als unhöflich oder aggressiv erscheinen.

Da viel auf dem Spiel steht, ist es wichtig, eine gut durchdachte E-Mail-Erinnerung zu schreiben, die den richtigen Ton trifft und deine Botschaft klar vermittelt. Lies weiter, um praktische Tipps zum Verfassen einer effektiven E-Mail-Erinnerung zu erhalten, die überzeugend, professionell und höflich ist.

Beginne mit einer freundlichen Begrüßung

Beginne genau so, wie du auch fortfahren möchtest – mit einer herzlichen Begrüßung, die sowohl professionell als auch persönlich ist. Dabei musst du aber auch berücksichtigen, wie vertraut du mit der Person bist, der du die E-Mail sendest.

Wenn es sich um Freunde, Mitarbeitende oder jemanden handelt, mit denen du dich zuvor bereits unterhalten hast, genügt ein „Hallo (Name)“. Wenn du an Kunden eine E-Mail sendest, z. B. eine Rechnung oder Informationen zu einem bevorstehenden Zoom-Meeting, ist ein formellerer Ton gefragt: „Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name)“ oder sogar „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Sei höflich

Dies ist einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreiche E-Mail-Erinnerungen. Um eine E-Mail-Erinnerung zu verfassen, die nicht harsch oder aggressiv klingt, ist ein respektvoller und höflicher Ton unerlässlich. Wenn du das beachtest, werden auch die Empfänger ruhig reagieren. Wenn sie sich durch die E-Mail jedoch beleidigt oder verärgert fühlen, antworten sie möglicherweise nicht oder wenn sie es tun, könnte auch ihre Antwort unhöflich ausfallen.

Ein einfaches „Bitte“ reicht schon aus, um das zu vermeiden. Drück dich in der gesamten E-Mail kurz und sachlich aus, wenn es sich um sensible Themen handelt. Wenn du den Leser oder die Leserin kennst und das Thema weniger ernst ist, kannst du auch einen netten Satz irgendwo in der E-Mail einfügen. Abschließend könntest du zum Beispiel Folgendes schreiben:

„Ich wünsche dir einen schönen Abend und genieße das gute Wetter!“

Erinnere sie vorsichtig an die Aufgabe

Erinnere den Empfänger höflich an alle anstehenden Aufgaben und nutze dazu Handlungsaufforderungen. Dazu gehören unter anderem: „Folgen Sie diesem Link, um jetzt zu bezahlen“ oder „Klicken Sie auf den nachstehenden Link, um Ihre Reservierung zu bestätigen“ oder „Geben Sie bitte ein Datum und eine Uhrzeit an, die für sie am besten passen.“

Das verdeutlicht, dass eine Handlung erforderlich ist, während gleichzeitig ein höflicher Ton in der E-Mail beibehalten wird, der den Empfänger ermuntert, sofort zu antworten.

Gib den Grund für die E-Mail-Erinnerung an

Wenn du einen Grund für dein Follow-up angibst, verdeutlichst du die Dringlichkeit für deine Leser und kannst sie zu einer Antwort bewegen. Den Grund nennst du am besten gleich zu Beginn der E-Mail:

„Eine kurze Erinnerung an das bevorstehende Meeting am Freitag …“ „Das ist die letzte Mahnung zu Ihrer überfälligen Rechnung. Bitte bezahlen Sie die Rechnung sofort über …“

Wenn du klarstellst, warum du die Folge-E-Mail versendest, kannst du Irritationen bei dem Empfänger verhindern und helfen, den Zweck zu verstehen. Wenn die E-Mail-Erinnerung vor Ablauf einer Frist gesendet wird, kann der Ton auch gelassener sein. Wenn die Frist jedoch abgelaufen ist und die erforderliche Antwort zeitabhängig ist, darf das auch dein Ton widerspiegeln.

Biete Hilfe an

Wenn du dem Empfänger mitteilst, dass du ihn jederzeit kontaktieren kannst, ist das eine gute Möglichkeit, E-Mail-Erinnerungen abzumildern, insbesondere wenn es um Geld oder sensible Themen geht.

Auf diese Weise kannst du auch mehr darüber sagen, was die Leser machen und ob sie deine Mails gesehen haben oder nicht. Diese kurze aber subtile Formulierung ist ziemlich universell und könnte am Ende deiner E-Mail stehen:

„Bei Fragen stehe ich dir gerne zur Verfügung.“

Zum Abschluss eine freundliche Anmerkung

Wenn du am Ende der E-Mail deine Hilfe anbietest, wird sie allgemein positiv aufgefasst, was wichtig ist, wenn du eine konstruktive Antwort erhalten möchtest.

Ein einfacher, professioneller Abschluss ist immer effektiv, aber du möchtest mit der letzten Zeile dem Empfänger deutlich machen, dass du zur Verfügung stehst, wenn etwas nicht klar sein sollte. Deine Kontaktdaten am Ende der E-Mail zu hinterlassen, ist ebenfalls hilfreich und gibt dem Empfänger das Gefühl, dass du zuverlässig bist und er daher mit Zuversicht antworten wird.

Um die E-Mail-Antwortraten zu messen, kannst du die Anzahl der zugestellten E-Mails mit der Anzahl der E-Mail-Antworten vergleichen.

Tipps zum Verfassen freundlicher E-Mail-Erinnerungen

In der heutigen schnelllebigen Welt ist es nicht ungewöhnlich, dass E-Mails übersehen oder vergessen werden. Es ist aber frustrierend, wenn man auf eine Antwort von jemandem wartet.

Glücklicherweise gibt es jedoch Möglichkeiten, freundliche E-Mail-Erinnerungen zu schreiben, die Empfänger auf die Sprünge helfen, ohne dabei aufdringlich oder unhöflich zu klingen.

Verwende einen freundlichen Ton

Dieser Punkt wurde in diesem Artikel oft wiederholt und das aus gutem Grund! Mit einer freundlichen E-Mail-Erinnerungen lassen sich Spannungen und Konflikte vermeiden. Durch durchgängig positive Kommunikation lässt sich außerdem eine gute Beziehung zu Kunden und Kollegen aufbauen.

Fass dich kurz

Fasse dich kurz und bündig und sorge dafür, dass du deinen Standpunkt effizient und mit möglichst wenig Umschweife vermitteln kannst. Viele Leser werden E-Mails überfliegen, um sofort zum Wesentlichen zu kommen. Je kürzer deine E-Mail also, desto besser.

Allerdings darfst du dafür keine abfedernden, höflichen Worte opfern, die den Ton freundlich gestalten.

Personalisiere deine Nachricht

Deinen Leser mit Namen anzusprechen, wirkt persönlich und weckt das Gefühl bei jener Person, dass sie auf deine E-Mail antworten und handeln sollte.

Wenn du den Empfänger kennst, könnte es nützlich sein, auch andere Themen anzusprechen, damit die E-Mail-Erinnerung freundlich und optimistisch bleibt. Wenn du beispielsweise eine E-Mail an einen Kollegen schickst, könntest du schreiben:

„Gute Arbeit bei der Präsentation letzte Woche“ Ich schreibe dir nur, um dich daran zu erinnern, dass …“

Verwende einen eindeutigen Handlungsaufruf

Gib den Leser klare Anweisungen darüber, welche nächsten Schritte du von ihnen erwartest und welche Ergebnisse du dir hier erhoffst. Dies verhindert Verwirrung und weitere Verzögerungen. Das Hinzufügen von direkten Handlungsaufrufen mit Links macht dies für den Empfänger einfach und problemlos.

Finde den richtigen Zeitpunkt

Die Entscheidung, wann eine E-Mail-Erinnerung gesendet werden muss, ist nicht immer einfach, da dies von der jeweiligen Situation abhängt. Ob vor oder nach Ablauf der Frist, stelle stets sicher, dass du genügend Zeit lässt, um auf die E-Mail zu antworten und die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen. Das variiert je nachdem, welche Aktion du von der jeweiligen Person erwartest. Daher solltest du das bei der Planung deiner E-Mail-Erinnerungen berücksichtigen.

Häufige Fehler beim Versand von E-Mail-Erinnerungen, die du vermeiden solltest

Es gibt einiges, was man beim Verfassen von E-Mail-Erinnerungen unbedingt vermeiden sollte. Unklarheiten, mangelnde Dringlichkeit und ein Übermaß an E-Mails können dazu führen, dass die Leser nicht mehr auf deine E-Mails reagieren oder sie gar nicht mehr bemerken. Gewinne die Aufmerksamkeit deiner Leser mit einer prägnanten Betreffzeile und achte darauf, dass du einige dieser häufigen Fehler vermeidest.

• Aufdringlichkeit
• Fehlende Personalisierung
• Unklarheiten
• Fehlender Mehrwert
• Versand von zu vielen Erinnerungen
• Keine E-Mail-Tests

Steigere die Rücklaufquote mit freundlichen Erinnerungsmails

Das Versenden von E-Mail-Erinnerungen ist eine großartige Möglichkeit, die Rücklaufquote und das Engagement zu steigern. Unabhängig davon, ob du jemanden vorsorglich erinnerst oder die Frist bereits abgelaufen ist – eine E-Mail-Erinnerung reicht oft schon aus, um eine Antwort von dem Empfänger zu erhalten.

Wenn du sicherstellst, dass du in einem höflichen, klaren, personalisierten Ton und auf den Punkt gebracht schreibst, wird deine E-Mail-Erinnerung erfolgreich sein. Konzentriere dich darauf, deinen Standpunkt zu vermitteln und auf die Aufgaben des Lesers einzugehen, um eine solide, vertrauensvolle Beziehung zwischen dir und ihm aufzubauen.

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