So verfasst du eine Datenschutzrichtlinie für deine Website

Was ist eine Datenschutzrichtlinie?

Eine Datenschutzerklärung ist eine Erklärung, die beschreibt, wie eine Website personenbezogene Daten sammelt, verwendet und verwaltet, wenn ein Website-Besucher Informationen mit dem Unternehmen teilt.

Diese Art von Richtlinie muss oft viele Erklärungen enthalten, einschließlich detaillierter Beschreibungen des Datenerfassungsprozesses hinsichtlich wer, was, wo, wann und warum. Sie sollte auch Aufschluss darüber geben, welche Stellen Zugang zu diesen Verbraucherdaten haben, wie diese Informationen physisch gehandhabt, wofür die Daten verwendet und wie viele Daten für die Erhebung benötigt werden.

Warum deine Website eine Datenschutzerklärung benötigt

Wenn du sicherstellst, dass dein Website-Design eine Seite mit Datenschutzrichtlinien hat, schützt du dein Unternehmen vor Gesetzesverstößen und baust Vertrauen auf.

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels gibt es in den USA keine Gesetze, die die Verwendung einer Website-Datenschutzrichtlinie vorschreiben. Unternehmen in den USA, die personenbezogene Daten sammeln, müssen sich jedoch an die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten zum Schutz der Privatsphäre und der Verbraucherrechte halten, die von der Federal Trade Commission (FTC), die den Verbraucherdatenschutz in den USA regelt, ermöglicht werden.

Es bedarf nur einer kurzen Internet-Suche, um zu erkennen, wie teuer die Streitigkeiten um den Datenschutz sind. Unabhängig davon, ob das Unternehmen im Recht ist oder nicht, sind die Kosten eines Rechtsstreits Grund genug, um vorbeugende Maßnahmen in Sachen Datenschutz zu ergreifen. Jede Website, die personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet, um eine Person zu identifizieren, muss gemäß den internationalen Gesetzen eine Datenschutzerklärung bereitstellen.

Viele Websites von Drittanbietern, wie z. B. kommerzielle Verkaufsplattformen und andere, müssen eine Datenschutzrichtlinie haben, die ihre Interessen als Drittanbieter schützt. Schutzmaßnahmen wie Datenschutzrichtlinien schaffen Wohlwollen bei den Kunden und ziehen letztlich mehr Geschäft an, was zu höheren Gewinnen und Einnahmen führt. Im Allgemeinen ist eine Website-Datenschutzrichtlinie eine ausgezeichnete Idee, um die Einhaltung verschiedener Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten.

Standort- und Datenschutzgesetze

In vielen Ländern gibt es spezielle Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Verbraucherdaten. Je nachdem, wo ein Unternehmen seine Geschäftstätigkeit ausübt, können verschiedene Datenschutzgesetze erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben.

Zum Beispiel gibt der California Consumer Privacy Act den Verbraucher*innen das Recht, über alle erfassten Daten informiert zu werden, wohin eure sensiblen persönlichen Daten gehen und wie das Unternehmen eure persönlichen Daten verwenden wird.

Dieses Gesetz sieht auch das Recht vor, der Datenübermittlung zu widersprechen und sich gegen die Verwendung von personenbezogenen Daten durch eine bestimmte Firma zu entscheiden. Darüber hinaus gewährleistet das Gesetz den Schutz vor Diskriminierung bei geltenden Rechten.

Einige der wichtigsten internationalen Datenschutzgesetze sind:

• Australien: Der Privacy Act von 1988 verlangt von allen australischen Unternehmen, eine Datenschutzrichtlinie zu haben. Das Gesetz regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, einschließlich der Erhebung, Nutzung, Speicherung und Weitergabe von Daten.
• Vereinigtes Königreich: Das Datenschutzgesetz von 1988 verpflichtet alle Unternehmen, die Daten erheben, zu einer Datenschutzrichtlinie. Es gibt auch Regeln darüber, wie lange personenbezogene Daten aufbewahrt werden sollten, wie sie aufbewahrt werden und inwieweit die erhobenen Daten für die Verwendung relevant sind.
• Kanada: PIPEDA ist der „Personal Information Protection and Electronics Documents Act“, das Unternehmen vorschreibt, eine Datenschutzrichtlinie in einfacher und leicht verständlicher Sprache zu haben. Er verpflichtet Unternehmen auch, für alle Fragen zur Verfügung zu stehen.
• EU: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt von Unternehmen, die in der EU tätig sind, eine Datenschutzrichtlinie, die beschreibt, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden und welche Rechtsgrundlage dafür besteht. Darüber hinaus muss der Datenschutzbeauftragte (DSB) oder der EU-Vertreter genannt werden, falls Verbraucher weitere Informationen zu ihren Rechten wünschen.

Wenn du Fragen zu deinen gesetzlichen Verpflichtungen hast, kannst du dich an deine lokale Datenschutzbehörde wenden.

So verfasst du eine Datenschutzrichtlinie für deine Website

Beim Erstellen einer Datenschutzrichtlinie müssen Unternehmen ihre Datenschutzbestimmungen eventuell auf die jeweilige Branche anpassen.

Als Nächstes muss ein Unternehmen Folgendes entscheiden:

• Welche Daten müssen erfasst werden und wie können Verbraucher vor der Interaktion mit der App informiert werden?
• Zu welchem Zweck müssen personenbezogene Daten erfasst werden? Gibt es ein Gesetz, das die Erfassung solcher Angaben vorschreibt? Sind sie notwendig, um die Website betriebsbereit zu machen oder um das Kundenerlebnis individuell zu gestalten?
• Wie werden Daten erfasst? Erfolgt das hauptsächlich durch Online-Umfragen, für die Eingaben erforderlich sind? Oder erfolgt die Datenerfassung über Website-Cookies?

Es ist auch eine gute Idee, die Beziehung zwischen den Verbraucherdaten und externen Diensten zu erklären. Ob das Unternehmen die Informationen weitergibt bzw. ob das nötig ist oder nicht. Gib an, ob die Vereinbarung aktualisiert wird und ob das Unternehmen plant, Benachrichtigungen über Änderungen an Kunden zu schicken. Beschreibe abschließend, wie die übermittelten Daten technologisch geschützt werden – zum Beispiel über Verschlüsselungstechniken und so weiter.

Gib alle Daten, die auf deiner Website erhoben werden

Es empfiehlt sich, die von deiner Website erfassten Daten anzugeben. So können die Verbraucherinnen und Verbraucher sehen, welche Art von Daten an dich gehen, und entscheiden, ob sie auf deiner Website bleiben wollen.

Wird deine Website E-Mails, Privat- oder Geschäftsadressen, IP-Adressen und Kreditkarten erfassen? Wird die Website personenbezogene Daten wie vollständige Namen, Geburtstage oder Sozialversicherungsnummern erfassen? Werden Analysedaten, einschließlich Browserverlauf und Downloads, gesammelt?

Gründe für das Erheben dieser Daten beschreiben

Sammelt die Website Informationen, um gesetzliche Vorschriften einzuhalten? Wenn ja, gib in einer formellen Benachrichtigung an, wie und welche Gesetze die Erfassung solcher personenbezogener Daten erforderlich machen.

Geht es darum, die Qualität der Daten für Forschungszwecke zu verbessern und so weiter? Hilft es dem für die Verarbeitung Verantwortlichen, bestimmte Daten über seine Nutzer zu verarbeiten, damit er eine Art von Diagnose oder Dienstleistung anbieten kann?

Gib an, wie deine Website diese Daten erhebt

Websites können auf verschiedene Weise personenbezogene Daten erfassen, daher ist die Preisgabe der Daten kritisch. Werden Cookies verwendet, die möglicherweise frühere Finanztransaktionen auf dem Computer einer Nutzerin oder eines Nutzers aufdecken, oder Browser-Fingerabdrücke, Pixel-Tags usw.?

Verwendungszweck der Daten angeben

Das First-Party-Datentracking kann sich auf die Aktionen konzentrieren, die ein Verbraucher auf einer Website durchführt, um das Kundenerlebnis oder die notwendigen Funktionen im Zusammenhang mit seinem Kauf zu verbessern.

Im Gegensatz dazu wird das Drittanbieter-Tracking wahrscheinlich an ein Marketingunternehmen gesendet, das möglicherweise Daten für mehrere verschiedene Websites erfasst. Verglichen mit First-Party-Tracking könnte die Überwachung durch Dritte invasiver und persönlicher sein.

Schreibe auf, wie du Nutzer über Änderungen der Datenschutzrichtlinien informieren willst

Da die Website mit all ihren Datenschutzrichtlinien konsistent und auf dem neuesten Stand bleiben muss, ist eine regelmäßige Benachrichtigung erforderlich. Einige Methoden umfassen die Benachrichtigung von Kunden per Pop-up, Website-Bannern, Post, E-Mail-Nachrichten, Blogs oder Newsletter-Beiträgen. Gib immer den Grund für die Änderung der Richtlinien an.

Möglichkeit für Benutzer anbieten, dich bezüglich deiner Datenschutzrichtlinie zu kontaktieren

Unternehmen sollten zunächst prüfen, ob es besondere Anforderungen an Datenschutzrichtlinien für Websites gibt. Einige Vorschriften verlangen von Unternehmen, ihre Kontaktdaten bereitzustellen, um auf Kundenanfragen antworten zu können.

Aber auch wenn es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, wird eine Kontakt-E-Mail als grundlegendste Kontaktmethode empfohlen. Es ist ratsam, eine Postanschrift und eine Telefonnummer anzugeben. Die Möglichkeit, dass Verbraucher Kontakt mit dir aufnehmen könne, ist eine weitere Möglichkeit für Unternehmen, rechtliche Probleme zu vermeiden.

Erklärung zum Schutz personenbezogener Daten erstellen

Eine Erklärung, wie die übermittelten Daten geschützt werden, ist für technisch versierte Nutzer attraktiv und wichtig, um Vertrauen aufzubauen. Gibt es Computerschutzmaßnahmen oder Sicherheitsmethoden für Datei- und Datenspeicherung, die du in deiner Datenschutzerklärung verwenden kannst? Manche Verbraucher haben Angst davor, dass ihre Daten in die Hände von Dritten gelangen. Mit diesen Angaben kannst du ihre Sorgen lindern.

Eine Datenschutzrichtlinien-Vorlage ist ein Rahmen, der an deine eindeutigen Geschäftsanforderungen, Branchenanforderungen und geltenden Gesetze angepasst werden sollte. Da es sich um ein rechtliches Dokument handelt, ist die Zusammenarbeit mit Fachleuten zur Überprüfung und Anpassung deiner Richtlinie dringend empfohlen, um die Compliance sicherzustellen.

Häufige Fehler, die du beim Schreiben einer Datenschutzerklärung vermeiden solltest

Datenschutzrichtlinien sind wichtige Dokumente, die entweder das Vertrauen deiner Benutzer stärken oder rechtliche und Reputationsrisiken für dein Unternehmen schaffen können. Viele Organisationen, insbesondere solche, die neu in der Erstellung von Datenschutzrichtlinien sind, tappen oft in übliche Fallen, die ihre Effektivität und Compliance untergraben können.

Verwendung einer übermäßig komplexen Sprache anstelle von einfachem Deutsch

Eines der häufigsten Probleme bei Datenschutzrichtlinien ist die Tendenz, stark auf juristische Terminologie und komplexe Fachsprache zu setzen. Obwohl Datenschutzrichtlinien tatsächlich juristische Dokumente sind, besteht ihre Hauptzielgruppe aus durchschnittlichen Benutzern, die verstehen müssen, wie dein Unternehmen personenbezogene Daten sammelt.

Wenn Richtlinien in einer dichten, technischen Sprache verfasst sind, werden sie eher zu Hindernissen als zu Instrumenten der Transparenz. Viele Organisationen glauben fälschlicherweise, dass eine komplexe Rechtssprache besseren Schutz bietet, obwohl klare Kommunikation die Compliance besser belegen und Vertrauen aufbauen kann.

Das Versäumnis, die Richtlinie zu aktualisieren, um Änderungen an deiner Website oder den Gesetzen zu berücksichtigen

Datenschutzrichtlinien sind lebendige Dokumente, die sich mit deinen Geschäftspraktiken weiterentwickeln müssen. Viele Unternehmen machen den Fehler, ihre Datenschutzrichtlinien als ein Dokument zu behandeln, das sie „einmal verfassen und dann vergessen“. Dieser Ansatz kann zu ernsthaften Compliance-Problemen und einer falschen Darstellung deiner tatsächlichen Datenverarbeitungspraktiken führen.

Standardmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen sollten mindestens vierteljährlich geplant werden, wobei zusätzliche Überprüfungen durch wesentliche Änderungen an deinen Geschäftspraktiken, deinem Technologie-Stack oder den relevanten Vorschriften ausgelöst werden.

Dazu gehört, deine Richtlinie zu aktualisieren, wenn du neue Features implementierst, neue Dienste von Drittanbietern nutzt oder die Art und Weise änderst, wie du Benutzerdaten verarbeitest. Unternehmen sollten auch eine klare Aufzeichnung dieser Aktualisierungen führen und wichtige Änderungen effektiv an ihre Benutzer kommunizieren.

Das Auslassen von Schlüsselelementen wie Cookies oder Drittanbieter-Tools

Viele Datenschutzrichtlinien decken technische Elemente wie das Cookie, Tracking-Tools und Integrationen mit Drittanbietern nicht ausreichend ab. Dieses Versäumnis resultiert oft aus einer mangelnden Koordination zwischen den Team der Rechtsabteilung, die den Entwurf der Richtlinie erstellen, und den technischen Teams, die diese Tools implementieren.

Moderne Websites nutzen in der Regel zahlreiche Drittanbieterdienste für Analysen, Werbung, Funktionen und andere Zwecke, jeder mit eigenen Datenerfassungspraktiken.

Deine Datenschutzrichtlinie muss alle Formen der Datenerfassung explizit beschreiben, einschließlich:

• Die Arten von Cookies, die du verwendest, und deren Zwecke
• Tools und Dienste von Drittanbietern, die in deine Website integriert sind
• Analyse- und Tracking-Mechanismen
• Werbenetzwerke und ihre Datenerfassungspraktiken
• Integrationen sozialer Medien und ihre Auswirkungen auf die Privatsphäre der Benutzer
• Alle automatisierten Datenerfassungssysteme

Besondere Aufmerksamkeit sollte darauf gelegt werden, zu erklären, wie diese technischen Elemente mit Benutzerdaten interagieren, welche Wahlmöglichkeiten du bezüglich deiner Nutzung hast und wie du deine Datenschutzeinstellungen kontrollieren kannst.

Die Datenschutzrichtlinie auf deiner Website nicht einfach zugänglich zu machen

Eine Datenschutzrichtlinie ist nur dann wirksam, wenn Benutzer sie einfach finden und darauf zugreifen können. Viele Websites machen den Fehler, ihre Datenschutzrichtlinien an unübersichtlichen Stellen zu verstecken oder sie auf verschiedenen Geräten schwer lesbar zu machen. Deine Datenschutzrichtlinie sollte:

• Klar von deiner Homepage und Fußzeile verlinkt sein
• Von allen Seiten deiner Website aus zugänglich sein
• Auf Mobilgeräten funktionieren und auf allen Geräten leicht lesbar sein
• In allen Sprachen, die deine Website unterstützt, verfügbar sein
• Für einfache Navigation und einfaches Lesen formatiert sein
• Druckbar oder herunterladbar zur Offline-Nutzung sein

Zusätzlich solltest du einen mehrstufigen Ansatz für Datenschutzinformationen in Betracht ziehen, bei dem Benutzer schnell auf die wichtigsten Punkte zugreifen können, während sie bei Bedarf weiterhin Zugang zu detaillierteren Informationen haben.

So erstellst du eine benutzerfreundliche Datenschutzrichtlinie

Um eine benutzerfreundliche Datenschutzrichtlinie zu erstellen, musst du die Einhaltung von Vorschriften mit Lesbarkeit und Zugänglichkeit in Einklang bringen. Der Schlüssel liegt darin, komplexe Informationen so zu präsentieren, dass sie die Benutzer ansprechen und gleichzeitig sicherzustellen, dass ihr eure Rechte und Pflichten versteht.

Eine klare und prägnante Sprache ist für die Benutzerfreundlichkeit von grundlegender Bedeutung. Anstatt zu schreiben: „Wir verwenden die von den Benutzern bereitgestellten Informationen, um die Kommunikation zu erleichtern“, gib einfach an: „Wir verwenden deine Kontaktdaten, um dir die von dir angeforderten E-Mails zu senden.“ Dieser direkte Ansatz hilft den Benutzern, deine Praktiken schnell zu verstehen und gleichzeitig die rechtliche Gültigkeit zu wahren.

Effektive Formatierung kann die Lesbarkeit erheblich verbessern. Erwäge, deine Richtlinie mit klaren Überschriften und Zwischenüberschriften zu strukturieren, die Benutzer zu den relevanten Informationen führen.

Nutze Leerraum effektiv, um überwältigende Textblöcke zu vermeiden. Implementiere erweiterbare Abschnitte für detaillierte Informationen, die es den Benutzern ermöglichen, tiefer in die Themen einzutauchen, die sie interessieren, während sie gleichzeitig ein sauberes Gesamtbild erhalten.

Einige effektive Formatierungsansätze umfassen:

• Verwendung von Tabellen zum Vergleich verschiedener Arten der Datenerfassung
• Erstellen von Flussdiagrammen zur Visualisierung von Datenverarbeitungsprozessen
• Implementierung eines Inhaltsverzeichnisses mit Jump-Links zur einfachen Navigation
• Einfügen von Zusammenfassungsboxen am Anfang jedes Abschnitts
• Verwendung von Symbolen oder visuellen Hinweisen, um wichtige Informationen hervorzuheben

Überlegungen zur Barrierefreiheit sollten über die einfache Auffindbarkeit der Richtlinie hinausgehen. Stelle sicher, dass deine Datenschutzrichtlinie auf allen Geräten und Bildschirmgrößen gut funktioniert. Verwende geeignete Schriftartgrößen und Kontrastverhältnisse für eine bessere Lesbarkeit.

Erwäge, mehrere Formate anzubieten, wie herunterladbare PDFs oder Plain-Text-Versionen, um den Vorlieben und Bedürfnissen der Benutzer gerecht zu werden.

So kommunizierst du deinen Benutzern deine Datenschutzrichtlinie

Eine effektive Kommunikation deiner Datenschutzerklärung ist entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und die rechtliche Compliance zu gewährleisten. Eine gut formulierte Richtlinie ist bedeutungslos, wenn du sie nicht kennst oder nicht über Änderungen informiert bist.

Erwäge bei der Implementierung von Benachrichtigungen zu Datenschutzrichtlinien einen mehrschichtigen Ansatz:

• Erstbenachrichtigung: Verwende klare, auffällige Banner oder Pop-ups, wenn Benutzer deine Website zum ersten Mal besuchen. Diese sollten so gestaltet sein, dass sie informativ sind, ohne aufdringlich zu wirken.
• Fortlaufender Zugriff: Erhalte einen permanenten, sichtbaren Link zu deiner Datenschutzrichtlinie in der Fußzeile deiner Website.

• Kontextbezogene Verweise: Füge Links zur Datenschutzrichtlinie an wichtigen Interaktionspunkten ein, wie zum Beispiel:

  • Registrierungsformulare
  • Newsletter-Registrierungen
  • Bezahlvorgänge
  • Kontaktformulare
  • Kontoeinstellungsseiten

Bei der Kommunikation von Aktualisierungen deiner Datenschutzrichtlinie ist Transparenz entscheidend. Entwickle eine klare Strategie, um Benutzer über Änderungen zu informieren:

• Sende E-Mail-Benachrichtigungen, die wichtige Änderungen erläutern
• Nutze In-App- oder Website-Benachrichtigungen, um auf Updates hinzuweisen
• Führe ein Änderungsprotokoll im Richtliniendokument
• Stelle Vergleichstools bereit, um zu zeigen, was sich geändert hat.
• Gib den Benutzern ausreichend Zeit, um Änderungen zu rezensieren, bevor sie wirksam werden.

Beispiele aus der Praxis für wirksame Datenschutzrichtlinien

Die Untersuchung erfolgreicher Datenschutzrichtlinien von führenden Unternehmen kann dir helfen, deine eigene Richtlinie zu erstellen. Sehen wir uns einige bemerkenswerte Beispiele an:

Die Datenschutzrichtlinie von Google

Die Datenschutzrichtlinie von Google zeichnet sich durch ihre klare Struktur und interaktiven Elemente aus. Sie nutzen effektiv:

• Mehrschichtige Informationspräsentation.
• Interaktive Beispiele
• Erklärungen komplexer Konzepte in einfacher Sprache
• Klare Navigation zwischen verwandten Themen

Die Datenschutzrichtlinie von Mailchimp

Der Ansatz von Mailchimp zeigt, wie man ein Gleichgewicht zwischen umfassender Abdeckung und Barrierefreiheit herstellt:

• Sauberes, minimalistisches Design
• Klare Abschnittsaufschlüsselungen
• Praktische Beispiele für die Datennutzung
• Einfache Erklärungen technischer Konzepte

Kleine Unternehmen und Startups können diese Unternehmensbeispiele übernehmen, indem sie auf Transparenz hinsichtlich der aktuellen Vorgehensweisen achten, eine klare, direkte Sprache verwenden, eine einfache, aber effektive Navigation implementieren und im Zuge des Unternehmenswachstums regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen durchführen.

Die wichtigste Erkenntnis aus diesen Beispielen ist, dass effektive Datenschutzrichtlinien das Verständnis der Benutzer in den Vordergrund stellen und gleichzeitig die Compliance gewährleisten.

Kleine Unternehmen können davon profitieren, diese Beispiele zu studieren und dabei die Komplexität an ihre Bedürfnisse anzupassen. Konzentriere dich darauf, deine tatsächlichen Praktiken gründlich zu behandeln, anstatt zu versuchen, dem umfassenden Umfang größerer Unternehmen gerecht zu werden.

Datenschutzrichtlinien und Compliance

Wenn du in deinem Unternehmen Kundendaten erfasst, dann kannst du mit einer Datenschutzrichtlinie zeigen, dass du den Datenschutz ernst nimmst. So wird eure Marke möglicherweise als vertrauenswürdiger wahrgenommen, was wiederum dazu beitragen kann, die Verbraucher zu überzeugen. Behalte also die oben genannten Punkte im Hinterkopf, wenn du eine Datenschutzrichtlinie für deine Website erstellst.

Zusätzlich zu den Datenschutzbestimmungen gibt es viele Möglichkeiten, Verbraucherdaten zu schützen. Mailchimp nutzt physische Sicherheitsmaßnahmen rund um die Uhr mit biometrischen Scannern, der neuesten Technologie zur Datensicherung und DDOS-Abwehr in allen Rechenzentren. Es verfügt außerdem über einen Kontinuitätsplan für die Infrastruktur im Falle eines Nuklearangriffs. Alle Daten werden außerdem getrennt aufbewahrt, um Korruption zu verhindern.

Wir können zwar keine Rechtsberatung oder eine Muster-Datenschutzerklärung anbieten, aber wir machen es dir leicht, deine Datenschutzbestimmungen auf deiner Mailchimp-Website anzuzeigen.

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Wichtige Erkenntnisse

• Eine umfassende Datenschutzrichtlinie ist für die rechtliche Compliance und den Aufbau von Benutzervertrauen unerlässlich.
• Deine Richtlinie sollte klare Sprache verwenden, alle Datenerhebungsmethoden detailliert beschreiben und auf deiner Website leicht zugänglich sein.
• Standardmäßige Aktualisierungen und transparente Kommunikation über Änderungen tragen dazu bei, die Wirksamkeit der Richtlinien aufrechtzuerhalten.
• Erfolgreiche Richtlinien balancieren gesetzliche Anforderungen mit einer benutzerfreundlichen Präsentation und klaren Erklärungen technischer Konzepte aus.

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