Besprechungen sind für die Zusammenarbeit, Entscheidungsfindung und Problemlösung unerlässlich. Unabhängig davon, ob du ein Einzelgespräch mit einem Kollegen planst, dich mit einem Kunden absprichst oder ein Team-Meeting arrangierst, ist es entscheidend zu wissen, wie du eine effektive E-Mail mit einer Besprechungsanfrage schreibst. Eine gut formulierte E-Mail kann dir helfen, die benötigten Antworten schnell zu erhalten und sicherzustellen, dass deine Besprechung produktiv ist und pünktlich stattfindet.
Das Verfassen einer E-Mail mit einer Besprechungsanfrage mag einfach erscheinen, aber du musst sicherstellen, dass deine Nachricht klar, präzise und überzeugend ist. Von der Betreffzeile bis zum Abschluss spielt jeder Teil deiner E-Mail eine Rolle bei der Kommunikation deines Zwecks und deiner Dringlichkeit. Es geht nicht nur darum, das Meeting zu planen, es geht auch darum, einen guten Eindruck zu hinterlassen und den richtigen Ton für zukünftige Kommunikation anzugeben.
E-Mails mit Besprechungsanfragen dienen nicht nur der internen Kommunikation. Sie sind auch ein starkes Tool, um Leads und potenzielle Kunden zu erreichen und Online-Termine zu vereinbaren. Ganz gleich, ob du eine neue Gelegenheit besprechen, ein Produkt oder eine Dienstleistung anpreisen oder einfach dein Unternehmen vorstellen möchtest – eine effektive E-Mail mit einer Terminanfrage kann die Tür zu neuen Geschäftsbeziehungen und Wachstum öffnen.
Lies weiter, um zu erfahren, wie du die perfekte E-Mail mit einer Besprechungsanfrage schreibst.
Eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage ist eine Nachricht, die verschickt wird, um eine Zeit und einen Ort für ein Treffen vorzuschlagen. Ihr Hauptzweck ist, ein Treffen zu arrangieren, das für alle Beteiligten passt, sei es für eine Geschäftsdiskussion, eine Kundenberatung oder eine Gelegenheit zum Netzwerken. Eine gut formulierte E-Mail mit einer Besprechungsanfrage trägt dazu bei, dass die Besprechung effizient geplant wird und dass sich alle Teilnehmer über den Zweck und die Details der Besprechung im Klaren sind.
Zu den möglichen Szenarien für das Senden von E-Mails mit Besprechungseinladungen gehören:
- Geschäftstreffen: Geschäftstreffen sind in jedem professionellen Umfeld ein fester Bestandteil. Ganz gleich, ob du dich in einer kurzen Besprechung mit Teammitgliedern zu einem Projekt abstimmst, mit dem Management eine Strategie besprichst oder eine Leistungsbeurteilung durchführst: Durch das Senden einer Besprechungsanfrage per E-Mail stellst du sicher, dass alle auf dem gleichen Stand und verfügbar sind.
- Kundenberatungen: Im Umgang mit Kunden kannst du eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage verwenden, um Beratungsgespräche zu vereinbaren, den Projektfortschritt zu besprechen oder neue Vorschläge vorzustellen. Eine klare Kommunikation per E-Mail trägt zum Aufbau von Vertrauen bei und zeugt von Professionalität. Dabei wird sichergestellt, dass sowohl du als auch der Kunde vorbereitet sind und die Tagesordnung verstehen, wodurch die Beratung effektiver wird.
- Networking-Möglichkeiten: Eine E-Mail mit einer Besprechungsanfrage an einen potenziellen Mentor, Partner oder Branchenkollegen zu schicken, kann Türen zu neuen Möglichkeiten öffnen. Ob für ein Informationsgespräch, eine Diskussion über die Zusammenarbeit oder einfach, um dein berufliches Netzwerk zu erweitern – eine gut geschriebene E-Mail mit einer Besprechungsanfrage gibt einen positiven Ton für die Beziehung.
Viele Unternehmen müssen sich mit internen und externen Stakeholdern treffen, daher empfehlen wir, E-Mail-Vorlagen für Besprechungsanfragen zu erstellen, sobald du den Prozess abgeschlossen hast. Diese Vorlagen sparen dir Zeit, wenn du in Zukunft E-Mails mit Besprechungsanfragen schreiben musst.
Formuliere die perfekte Betreffzeile
Die Betreffzeile ist der Teil deiner E-Mail, den der Empfänger sieht, und sie bestimmt oft, ob deine E-Mail geöffnet oder ignoriert wird. Eine einprägsame, klare und prägnante Betreffzeile kann die Aufmerksamkeit des Empfängers wecken und ihn dazu ermutigen, weiterzulesen. Im Zusammenhang mit einer Besprechungsanfrage gibt eine solide Betreffzeile den Ton für die Nachricht an und gibt einen kurzen Überblick über den Zweck der E-Mail.
Beispiele für effektive Betreffzeilen sind:
- „Besprechungsanfrage: [Thema] besprechen“
- „Lass uns Kontakt aufnehmen: Treffen vereinbaren“
- „Besprechungsanfrage: [dein Name] und [Name des Empfängers]“
- „Kurzes Gespräch?“ Machen wir einen Termin aus“
- „Folgebesprechung: [Thema der vorherigen Besprechung]“
Verfasse eine professionelle Begrüßung
Die Begrüßung per E-Mail sorgt für Respekt und Formalität. Die Wahl der richtigen Begrüßung hängt von deiner Beziehung zum Empfänger und dem Kontext der Gesprächsanfrage ab. In einigen E-Mail-Clients kann deine Begrüßung auch als E-Mail-Preheader erscheinen, was eine Vorschau dessen ist, was kommen wird, wenn der Empfänger die E-Mail öffnet.
Eine formelle Begrüßung eignet sich für Geschäftstreffen, Kundenberatungen oder wenn du mit jemandem in Kontakt trittst, den du nicht gut kennst. Formelle Begrüßungen vermitteln Respekt und Professionalität, was für einen positiven Eindruck entscheidend ist. Beispiele für formelle Begrüßungen sind:
- „Sehr geehrter Herr Smith,“
- „Sehr geehrte/r Dr. Johnson,“
- „Sehr geehrte Frau Brown,“
Bei einer formellen Begrüßung ist es am besten, den Titel und den Nachnamen des Empfängers zu verwenden. Das zeugt von Respekt und würdigt ihren beruflichen Status. Zum Beispiel:
- „Sehr geehrter Herr Johnson,“
- „Sehr geehrte/r Dr. White,“
- „Sehr geehrte/r Professor/in Green“,
Eine informelle Begrüßung eignet sich besser für Kollegen, Teammitglieder oder wenn du bereits eine Beziehung zu dem Empfänger hast. Informelle Begrüßungen können helfen, einen freundlichen und zugänglichen Ton zu erzeugen. Beispiele für Grußformeln für eine informelle E-Mail mit einer Besprechungsanfrage sind:
- „Hallo Sara,“
- „Guten Tag Mary,“
- „Hallo zusammen,“
Wenn es sich bei dem Empfänger um jemanden handelt, den du gut kennst oder mit dem du eine berufliche Beziehung pflegst, ist es angemessen, den Vornamen in der Begrüßung zu verwenden, um ein Gefühl der Vertrautheit und Wärme zu vermitteln. Die Verwendung von Vornamen kann auch für die interne Kommunikation innerhalb eines Unternehmens oder Teams geeignet sein, wo ein lockererer Umgangston üblich ist.
Die richtige Anrede des Empfängers ist wichtig, um Respekt zu zeigen und sicherzustellen, dass deine E-Mail gut ankommt. Der von dir gewählte Formalitätsgrad sollte deine Beziehung zum Empfänger und den Kontext deiner E-Mail widerspiegeln.
Die klare und spezifische Angabe des Zwecks deines Meetings ist für effektive E-Mails mit Besprechungsanfragen unerlässlich. Dadurch wird dir die Relevanz und Wichtigkeit des Meetings klarer, was die Wahrscheinlichkeit einer positiven Antwort erhöhen kann.
Wenn du den Zweck der Besprechung genau angibst, schafft das Klarheit und legt die Erwartungen sowohl für dich als auch für den Empfänger fest. Ein vager oder zweideutiger Zweck kann zu Verwirrung führen und die Chancen verringern, dass dein Antrag auf eine Besprechung angenommen wird. Klare Zweckerklärungen helfen dir bei der Vorbereitung auf das Meeting und stellen sicher, dass es produktiv und fokussiert ist.
Beispiele für klare Zweckerklärungen, die du für Besprechungsanfragen verwenden kannst, sind:
- „Projektfortschritt besprechen“
- „Partnerschaftsmöglichkeiten erkunden“
- „Überprüfung der vierteljährlichen Finanzergebnisse“
- „Planung der kommenden Marketingkampagne“
- „Auf Kundenfeedback und Beschwerden eingehen“
Schlage ein passendes Datum und eine Uhrzeit vor
Unabhängig davon, ob du eine warme oder kalte E-Mail mit einer Besprechungsanfrage sendest, ist das Vorschlagen eines Datums und einer Uhrzeit für die Besprechung ein wichtiger Schritt in deiner E-Mail. Wenn du mehrere Optionen anbietest und im Voraus planst und die Zeitzone des Empfängers berücksichtigst, ist die Wahrscheinlichkeit einer Einigung größer und für alle Beteiligten bequemer.
Durch das Angebot von mindestens drei unterschiedlichen Zeitfenstern erhöhen sich die Chancen, einen für alle Beteiligten passenden Termin zu finden. Zum Beispiel:
- „Könnten wir uns am Mittwoch um 10 Uhr, am Donnerstag um 14 Uhr oder am Freitag um 11 Uhr treffen?“
- „Ich bin nächste Woche am Montag um 15 Uhr, am Mittwoch um 10 Uhr oder am Donnerstag um 13 Uhr verfügbar. Passt eine dieser Zeiten für dich?“
Indem du mehrere Optionen anbietest, zeigst du auch, dass du das im Voraus planen des Empfängers respektierst und bereit bist, auf seine Verfügbarkeit einzugehen.
Bei der Planung virtueller Meetings ist es wichtig, die Zeitunterschiede zu berücksichtigen, insbesondere wenn sich die Teilnehmer in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Gib an, auf welche Zeitzone du dich beziehst und schlag, wenn möglich, für alle Teilnehmer sinnvolle Zeiten vor. Zum Beispiel:
- „Können wir ein Meeting am Dienstag um 9 Uhr PST, 12 Uhr EST oder 17 Uhr GMT im Voraus planen?“
- „Ich stehe nächste Woche am Montag um 16 Uhr EST für einen Anruf zur Verfügung, das wäre 13 Uhr PST. Funktioniert das für dich?“
Um die Suche nach einem geeigneten Termin zu vereinfachen, kannst du Planungsprogramme wie Doodle oder Calendly nutzen. Mit diesen Tools kannst du mehrere Zeitfenster vorschlagen und die Empfänger diejenigen auswählen lassen, die für sie am besten geeignet sind.
- Doodle: Erstelle eine Umfrage mit verschiedenen Zeitoptionen und schicke den Link an deinen Empfänger. Er kann dann die Zeiten auswählen, zu denen er verfügbar sind, sodass es einfach ist, eine für beide Seiten passende Zeit zu finden.
- Calendly: Lege deine Verfügbarkeitseinstellungen fest, und Calendly generiert einen Link zur Terminplanung. Der Empfänger kann einen für ihn passenden Zeitpunkt auswählen und das Meeting wird automatisch zu deinem Kalender hinzugefügt.
Mit Planungstools kannst du den Prozess rationalisieren und das Hin und Her von E-Mails mit Besprechungsanfragen vermeiden, die oft mit der Koordination von Besprechungszeiten einhergehen. Diese Tools helfen dir, eine Zeit zu finden, die für alle Beteiligten passt, und machen die Planung von Meetings effizienter und weniger stressig.
Gib Details zum Standort oder virtuellen Meeting an
Durch die Angabe des Meeting-Ortes oder die Angabe von Details für virtuelle Besprechungen weiß jeder, wo und wie er an der Besprechung teilnehmen kann. Das reduziert die Verwirrung und stellt sicher, dass alle vorbereitet und pünktlich sind.
Wenn dein Meeting an einem physischen Ort stattfinden soll, gib die vollständige Adresse und alle erforderlichen Details an, damit der Empfänger den Ort leicht finden kann.
Auch die Angabe klarer Wegbeschreibungen oder eines Kartenlinks kann hilfreich sein, insbesondere wenn der Ort nicht bekannt oder leicht zu finden ist.
Füge bei virtuellen Meetings den Link zur Meeting-Plattform (z. B. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams) und alle relevanten Anmeldedaten hinzu. Stell sicher, dass der Link korrekt und für alle Teilnehmer zugänglich ist. Füge zusätzliche Anweisungen hinzu, zum Beispiel wie man die nötige Software oder App runterlädt, wenn der Teilnehmer die Plattform vorher noch nicht benutzt hat.
Füg einen überzeugenden Call-to-Action hinzu
Ein klarer und spezifischer CTA ermutigt den Empfänger, den nächsten Schritt zu machen, was es für beide Parteien einfacher macht, die Details des Treffens zu klären. Das ist insbesondere bei der Kaltakquise per E-Mail wichtig, da du so weißt, was als Nächstes zu tun ist. Egal, ob sie ihre Verfügbarkeit bestätigen, einen Termin für das Meeting auswählen oder zusätzliche Informationen angeben sollten – stelle sicher, dass die Anweisungen klar und deutlich sind.
Eine prompte Antwort hilft dabei, das Treffen schnell im Voraus zu planen und zeigt, dass du die Zeit und den Beitrag des Empfängers schätzt. Wenn du deinen CTA höflich, aber bestimmt formulierst, kannst du den Empfänger motivieren, sofort zu antworten. Du könntest zum Beispiel sagen:
- „Bitte bestätige deine Verfügbarkeit.“
- „Ich freue mich auf deine Antwort.“
- „Ich wär dir dankbar, wenn du deine Verfügbarkeit bis [konkretes Besprechungsdatum] bestätigen könntest.“
- „Kannst du bitte aus den angebotenen Optionen einen passenden Zeitpunkt auswählen?“
Wenn du deine Kontaktinformationen und eine professionelle Signatur am Ende deiner E-Mail mit der Besprechungsanfrage hinzufügst, kann der Empfänger dich leicht erreichen, was deine Glaubwürdigkeit weiter untermauert.
Das Anbieten von alternativen Kontaktmethoden neben der E-Mail kann den Vorlieben der Empfänger entgegenkommen und die Erreichbarkeit sicherstellen. Gib deine Telefonnummer, dein LinkedIn-Profil oder andere relevante Kontaktdaten an.
Erstell dir eine professionelle E-Mail-Signatur mit deinem Namen, deiner Position und deinen Unternehmensinformationen. Das verleiht dir eine persönliche Note und stärkt deine Identität und Zugehörigkeit zu deinem Unternehmen.
Gib deinen Namen und deine Berufsbezeichnung deutlich an, um Autorität und Glaubwürdigkeit zu vermitteln. So kann der Empfänger erkennen, von wem die E-Mail stammt und deine Rolle im Zusammenhang mit der Besprechungsanfrage verstehen.
Füge relevante Unternehmensinformationen wie den Firmennamen, die Adresse und alle zusätzlichen Informationen hinzu, die für den Empfänger nützlich sein könnten. Das verleiht deiner E-Mail Kontext und Legitimität.
Wenn du Informationen hast, die nichts mit dem Empfänger zu tun haben, kannst du sie als Postscript hinzufügen. In diesem P.S.-Abschnitt kannst du alles besprechen, was nicht in der E-Mail mit der Besprechungsanfrage besprochen wurde, vor allem wenn es nichts mit der Hauptnachricht zu tun hat.
Best Practices für das Schreiben von E-Mails mit Besprechungsanfragen
Um eine effektive E-Mail mit Besprechungsanfragen zu verfassen, musst du mehrere bewährte Methoden befolgen, um Klarheit, Professionalität und eine höhere Wahrscheinlichkeit einer positiven Antwort zu gewährleisten.
- Halte die E-Mail kurz: Deine E-Mail mit der Besprechungsanfrage sollte prägnant und auf den Punkt gebracht sein. Vermeide unnötige Details oder lange Erklärungen. Respektier die Zeit des Empfängers, indem du nur unbedingt notwendige Informationen angibst und die E-Mail kurz und fokussiert hältst.
- Personalisiere die Nachricht: Personalisiere deine E-Mail mit der Besprechungsanfrage, um sie für den Empfänger ansprechender und relevanter zu gestalten. Verwende den Namen des Empfängers, verweise auf frühere Interaktionen oder gemeinsame Interessen und passe den Inhalt an seine spezifischen Bedürfnisse oder Vorlieben an.
- Korrekturlesen auf Fehler: Bevor du deine E-Mail mit der Besprechungsanfrage sendest, überprüfe sie, um sicherzustellen, dass keine Rechtschreibfehler vorliegen. Eine gut geschriebene und fehlerfreie E-Mail wirft ein positives Licht auf deine Professionalität und deine Liebe zum Detail. Nimm dir die Zeit, deine E-Mail zu überprüfen, bevor du auf Senden klickst, um peinliche Fehler zu vermeiden.
- Weiterverfolgung, falls keine Antwort erfolgt: Wenn du innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens keine Antwort auf deine E-Mail mit der Besprechungsanfrage erhältst, zögere nicht, höflich nachzufragen. Manchmal werden E-Mails übersehen oder gehen in überfüllten Postfächern verloren, sodass eine freundliche Erinnerung den Empfänger auffordern kann, zu antworten. Stelle sicher, dass du eine Bestätigungs-E-Mail sendest, nachdem du und der Empfänger die Uhrzeit des Treffens vereinbart hast, um sicherzustellen, dass er auf die E-Mail zurückzugreifen kann, um weitere Informationen zu erhalten.
Eine effektive E-Mail mit einer Besprechungsanfrage kann dir helfen, produktive und erfolgreiche Besprechungen zu planen. Wenn du die oben genannten Best Practices befolgst, erhöhst du die Wahrscheinlichkeit einer positiven Reaktion und stellst sicher, dass deine Treffen gut organisiert und effizient sind.