Die Arbeit in einem gut funktionierenden Team fühlt sich oft wie eine gut geölte Maschine an, bei der die Aufgaben nahtlos von einem Mitglied zum anderen weitergegeben werden. Doch in dem Moment, in dem eine Entscheidung getroffen werden muss, kann dieser reibungslose Workflow völlig zum Erliegen kommen.
Die Ungewissheit darüber, welche Teammitglieder an dieser Entscheidung beteiligt werden sollen und welche Rolle sie dabei spielen, stört den Rhythmus und führt zu Verzögerungen und potenziellen Konflikten. Um diesen Rhythmus wiederherzustellen, ist es hilfreich, einen klaren Prozess wie die RAPID-Entscheidungsstruktur zu befolgen.
RAPID wurde von Bain & Company entwickelt und regelt, wer was tut, wann immer es an der Zeit ist, wichtige Entscheidungen in deinem Unternehmen zu treffen. Dies trägt dazu bei, Angelegenheiten schneller und effizienter zu entscheiden und gleichzeitig die Klarheit, Verantwortlichkeit und Zusammenarbeit zu verbessern. Und so funktioniert es.
Das RAPID-Entscheidungsmodell
Das RAPID-Entscheidungsmodell kann die Art und Weise, wie du und dein Team Entscheidungen treffen, verändern. Es bietet die dringend benötigte Struktur durch die Definition von fünf Schlüsselrollen: Recommend, Agree, Perform, Input, und Decide (Empfehlen, Zustimmen, Durchführen, Eingabe und Entscheiden). Diese Rollen klären, welche Teammitglieder Beiträge liefern, den Vorschlag erstellen, das letzte Wort haben und den Plan in die Tat umsetzen.
Recommend (Empfehlen)
Im RAPID-Modell unterbreitet der Empfehlende der Person in der Rolle des Entscheiders oder der Entscheiderin einen gut strukturierten Vorschlag. Um dies gut zu tun, müssen sie über starke Problemlösungsfähigkeiten verfügen und Erkenntnisse aus den Bereichen Input und Agree sammeln.
Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollte man die Empfehlungsrolle jemandem zuweisen, der sich mit der Materie bestens auskennt. Es ist auch wichtig, dass der Entscheidungsträger dem Team vertraut, um sicherzustellen, dass ihre Empfehlungen gewürdigt werden.
Während des gesamten Entscheidungsprozesses müssen sie die Erkenntnisse, Fakten und Statistiken präzise bewerten, um einen effektiven Aktionsplan zu erstellen. Das Feedback der Rollen „Input“ und „Agree“ kann variieren, daher sollte der Empfehlende offen für unterschiedliche Sichtweisen sein.
Agree (Zustimmen)
Die der Rolle Agree zugewiesene Person muss Unterstützung für die vorgeschlagene Entscheidung leisten. Um dies effektiv zu tun, müssen sie die Empfehlung prüfen, die damit verbundenen Risiken berücksichtigen und ihre Bedenken und Vorschläge mitteilen.
Die Zustimmenden lehnen den vorgeschlagenen Plan nicht einfach ab, wenn sie glauben, dass er nicht funktionieren wird. Stattdessen sollten sie wichtige Erkenntnisse und Daten liefern, die helfen, den Vorschlag noch besser auszuarbeiten und sicherzustellen, dass er mit den Zielen des Teams übereinstimmt. Da dies zu Engpässen führen kann, kann die Einbeziehung möglichst weniger Personen in diesen Prozess zu schnelleren Entscheidungen führen.
Diese Rolle wird nicht immer benötigt. Sie wird normalerweise nur für spezielle Entscheidungen benötigt, die finanziellen, rechtlichen und technischen Regeln entsprechen müssen. Wenn du einen Zustimmenden auswählen musst, achte darauf, dass er über Fachwissen in dem betreffenden Bereich verfügt, um dir wertvolle Einblicke und Unterstützung zu bieten.
Perform (Durchführen)
In der Perform-Rolle geht es darum, endgültige Entscheidungen in die Tat umzusetzen. Sobald der Plan steht, ist es die Aufgabe des Performers, ihn umzusetzen. Der Performer sorgt dafür, dass die notwendigen Aufgaben reibungslos erledigt werden, indem die Ressourcen verwaltet, der Zeitplan eingehalten und alle praktischen Aspekte beaufsichtigt werden.
Man kann großartige Ergebnisse erzielen, indem man diese Rolle Personen zuweist, die eine Erfolgsbilanz bei der Erledigung von Aufgaben vorweisen können. Sie müssen über ausgezeichnete Kommunikations- und Projektmanagementfähigkeiten sowie viel Liebe zum Detail verfügen.
Beziehe den Performer nach Möglichkeit zu Beginn des Planungsprozesses ein. Überlege auch, ob du sie in die Rolle des Inputs versetzen willst, damit sie ihre Bedenken bezüglich der Umsetzung mitteilen können, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
Input (Eingabe)
Personen in der Input-Rolle versorgen den Empfehlenden mit Material und Erkenntnissen, die für fundierte Entscheidungen unerlässlich sind. Sie können dies tun, indem sie recherchieren, Daten sammeln oder sich einfach auf ihr Fachwissen stützen.
In den meisten Fällen wirst du diese Rolle mehreren Mitgliedern des Projektteams zuweisen, aber nur so viele Personen wie nötig einbeziehen, um widersprüchliche Ideen zu vermeiden. Wähle Mitwirkende mit Fachwissen oder Zugriff auf wichtige Daten im Zusammenhang mit der jeweiligen Entscheidung aus. Man könnte auch Personen berücksichtigen, die von der endgültigen Entscheidung stark betroffen sind.
Während die Input-Rolle für die Erstellung durchdachter Vorschläge von entscheidender Bedeutung ist, muss der Empfehlende nicht immer ihren Ratschlägen folgen. Diese Flexibilität trägt dazu bei, Verzögerungen im Entscheidungsprozess aufgrund von Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden.
Decide (Entscheiden)
Die Entscheidungsrolle hat die ultimative Autorität für die endgültige Entscheidung. Diese Person oder Gruppe berücksichtigt den vom Empfehlungsgeber entwickelten Vorschlag, ist jedoch nicht daran gebunden. Bevor sie zustimmen, müssen sie über die Kompromisse nachdenken und bestätigen, dass der Plan mit dem Auftrag, den Werten und den Zielen der Organisation übereinstimmt.
Idealerweise wird die Entscheidungsrolle einer Einzelperson zugewiesen, um Klarheit und Verantwortlichkeit sicherzustellen. Geeignete Kandidaten sind Personen, die das Thema gut kennen, Führungsstärke zeigen und die Ziele des Unternehmens verstehen. Du kannst die Entscheidungsbefugnis aber auch einer Gruppe übertragen, wenn du eine gut definierte Führungsstruktur aufbaust.
Auch wenn die Führungsebene meist die Entscheidungsgewalt hat, muss das nicht immer so sein. Wenn man über das Führungsteam hinausschaut, kann das zu einem unvoreingenommeneren und inklusiveren Entscheidungsprozess führen.
So funktioniert der RAPID-Entscheidungsprozess
Wenn du dir das Akronym RAPID ansiehst und denkst, dass die Abläufe des Entscheidungsprozesses keinen Sinn ergeben, hast du völlig recht. Das liegt daran, dass es nicht in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden soll.
Der Empfehlende kann sich zum Beispiel wiederholt mit den Personen in den Rollen Input und Zustimmen treffen, um einen umsetzbaren Vorschlag zu entwickeln. Oder wenn der Entscheidungsträger den Vorschlag nicht genehmigt, muss dieser Prozess möglicherweise von vorne beginnen.
Wie dieser komplizierte Prozess funktionieren könnte, zeigt hier ein Beispiel für die Verwendung des RAPID-Entscheidungsmodells bei der Auswahl einer E-Mail-Marketingstrategie.
Zuweisen von Rollen
Wenn du die RAPID-Entscheidungsstruktur verwendest, musst du den Prozess in Gang bringen, indem du jede Rolle einer einzelnen Person oder Gruppe zuweist. So könnte es für eine Marketingfirma aussehen.
- Recommend: Der Leiter der Marketingforschung übernimmt die Rolle des Empfehlenden. Er wird die Optionen recherchieren und eine datengestützte E-Mail-Marketingstrategie erstellen.
- Agree: Der Chief Financial Officer (CFO) und der Head of Legal Compliance übernehmen die Rollen von Zustimmenden. Sie werden die vorgeschlagene Strategie aus finanziellen und rechtlichen Perspektiven überprüfen.
- Perform: Der Marketing Manager wird als Performer ausgewählt. In diesem Schritt wird die E-Mail-Marketing-Strategie umgesetzt, sobald sie entschieden ist.
- Input: Das Produktentwicklungsteam wird die Input-Rolle übernehmen. Sie stellen Informationen zu Feature und Updates bereit, um die Marketingstrategie zu verbessern.
- Decide: Der Chief Marketing Officer (CMO) fungiert als Entscheider. Seine Aufgabe ist, die neue E-Mail-Marketingstrategie zur Steigerung von Leads und Verkäufen zu genehmigen.
Schritt-für-Schritt-Prozess durchlaufen
Auch wenn der Prozess für jede Entscheidung, jedes Team und jedes Unternehmen anders ist, könnte die folgende Vorgehensweise bei der Wahl einer E-Mail-Marketingstrategie funktionieren.
- Der Leiter der Marketingforschung (Recommend) fragt das Produktentwicklungsteam (Input) nach Features und Updates. Dann holen sie relevante Informationen vom CFO und dem Head of Legal Compliance (Agree) ein, um ihre E-Mail-Marketingstrategie weiter zu entwickeln.
- Der Empfehlende nutzt Produkt-, Finanz- und Rechtskenntnisse, um einen Vorschlag für eine Marketingstrategie zu entwickeln. Es wird dem CMO (Decide) zur Prüfung vorgelegt.
- Der Entscheidende prüft den Vorschlag unter Berücksichtigung aller Faktoren, einschließlich finanzieller und rechtlicher Aspekte. Er kann es genehmigen, Änderungen beantragen oder ablehnen.
- Nach der Genehmigung des Vorschlags übergibt der CMO dem Manager (Perform) die endgültige Marketingstrategie.
- Der Performer setzt den Plan in die Tat um und stellt sicher, dass die daraus resultierenden E-Mail-Marketing-Kampagnen mit den festgelegten Richtlinien übereinstimmen.
Das obige Beispiel zeigt, wie das RAPID-Modell Teams helfen kann, fundierte Entscheidungen zu treffen. Aber denke daran, dass es verschiedene Ansätze gibt, um dasselbe Ziel zu erreichen.
Vorteile der Nutzung der RAPID-Entscheidungsstruktur
Verschwimmen bei Entscheidungen im Team oft die Zuständigkeitsgrenzen, was zu Verwirrung, Unstimmigkeiten und Verzögerungen führt? Falls ja, kann der RAPID-Entscheidungsprozess die Struktur bieten, um zu klären, wer wofür verantwortlich ist – und wie man am besten vorankommt. Immer noch unsicher? Entdecke die folgenden Vorteile.
Steigere die Akzeptanz deiner Mitarbeiter
Mit RAPID kennt jedes Teammitglied seine Rolle. Durch die klare Definition der Rollen kannst du die Zustimmung der Mitarbeiter besser erreichen, da sich alle stärker verbunden und eingebunden fühlen. Das steigert die Produktivität und verbessert die Unternehmenskultur, indem es ein positives und kooperatives Teamumfeld fördert. Es führt auch zu qualitativ hochwertigeren Entscheidungen, die sich positiv auf das Endergebnis und den Gesamterfolg deines Unternehmens auswirken.
Engpässe vermindern
Ein schlecht definierter Entscheidungsprozess führt oft zu unnötigen Verzögerungen. Unklare Genehmigungsprozesse oder unklares Feedback können das Team blockieren und es daran hindern, mit den nächsten Schritten fortzufahren. RAPID beseitigt diese Engpässe, steigert so die Effizienz deines Teams und stellt sicher, dass komplexe Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.
Qualitativ hochwertige Entscheidungen treffen
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Teams mit überstürzten oder uninformierten Entscheidungen zu kämpfen haben, bei denen wichtige Details oder Perspektiven außer Acht gelassen werden. Das RAPID-Framework behebt dieses Problem, indem es dem Team einen formalen Prozess vorgibt, dem es folgen muss. Gut definierte Rollen und Schritte ermöglichen es dir, deine Entscheidungen auf der Grundlage kollektiver Erkenntnisse zu treffen, was deinem Unternehmen sehr zugute kommt.
Kläre die Verantwortlichkeit von Entscheidungen
RAPID verringert das Risiko von Missverständnissen darüber, wer für Entscheidungen verantwortlich ist. Niemand muss raten, was zu tun ist, oder sich mit sich überschneidenden Aufgaben befassen. Da jede Rolle klar umrissen ist, ist die Verantwortlichkeit klar, was Verwirrung minimiert und das Chaos im Team reduziert. Dadurch wird sichergestellt, dass sich dein Team auf die effektive Erledigung von Aufgaben konzentrieren und bessere Ergebnisse für das Unternehmen erzielen kann.
Fallstricke, auf die man bei der Verwendung von RAPID-Entscheidungen achten sollte
Auch wenn RAPID den Entscheidungsprozess vereinfachen und straffen soll, gibt es potenzielle Fallstricke, die du beachten solltest, wie zum Beispiel
Wichtige Stakeholder außen vor lassen
Bei wichtigen Entscheidungen müssen alle wichtigen Stakeholder an Bord sein. Wenn relevante Parteien außen vor gelassen werden, kann dies zu Entscheidungen führen, denen wesentliche Erkenntnisse und Informationen fehlen. Und das ist nur allzu leicht möglich, wenn du dein Team nicht entsprechend aufstellst und die Leute mit den richtigen Kompetenzen sorgfältig auswählst.
Um dieses Risiko zu vermeiden, solltest du regelmäßig die Stakeholder-Listen überprüfen und aktualisieren. Vergewissere dich, dass alle relevanten Parteien von Anfang an einbezogen werden. Erfasse dann gezielt ihre Erkenntnisse während des gesamten Entscheidungsprozesses.
Hilfreiches Feedback vom Team
Um fundierte Entscheidungen zu treffen, brauchst du die richtige Art von Feedback. Umfassende oder vage Kommentare können den Empfehlenden auf den falschen Weg führen. Man benötigt direkte und umsetzbare Erkenntnisse, um die Empfehlungen zu untermauern.
Stelle sicher, dass dein Team hilfreichen Input beisteuert, indem du Beispiele dafür gibst, wie das aussehen könnte. Du kannst außerdem strukturierte Feedback-Sitzungen abhalten, um die Erstellung des Vorschlags zu unterstützen.
Fehlende Schulung für RAPID-Entscheidungsfindung
Ohne die richtige RAPID-Schulung ist dein Team möglicherweise unsicher, wie man dieses Konzept richtig anwendet. Rollen und Verantwortlichkeiten können unklar werden, was den Fortschritt behindert und eine gute Entscheidungsfindung verhindert.
Dem kann man entgegenwirken, indem man in RAPID-Framework-Schulungen investiert. Beziehe alle Mitglieder deines Teams mit ein, nicht nur die aktuellen Stakeholder, um alle darauf vorzubereiten, jetzt und in Zukunft gute Entscheidungen zu treffen. Wiederhole die Schulung jährlich zur Auffrischung und um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern.
Entscheidungsfindung mit dem RAPID-Prozess optimieren
Eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung ist entscheidend für den Erfolg deines Teams. Die meisten erfolgreichen Unternehmen rationalisieren den Entscheidungsprozess auf die eine oder andere Weise – und RAPID ist eine großartige Möglichkeit, dies zu tun. Es schafft die Voraussetzungen für bessere Ergebnisse, indem alle Hauptakteure und ihre Rollen klar identifiziert werden. Kein Nachdenken oder endlose Diskussionen mehr. Mit RAPID erhält jede komplexe Entscheidung eine Richtung und Klarheit, wodurch sich dein Unternehmen von anderen abhebt bereit für Wachstum ist.