Viele Unternehmen leiden unter Meetingmüdigkeit. Teams halten zu viele Meetings ab, die zumeist unproduktiv sind. Diese Treffen nehmen Zeit in Anspruch, die besser für andere Aufgaben genutzt werden könnte wie etwa für die Umsetzung von Verkaufsstrategien oder die Suche nach Leads.
Ein Vertriebsmeeting, das beispielsweise keine neuen Erkenntnisse zur aktuellen Vertriebsstrategie liefert oder nicht hilft, neue Tools oder Techniken zu verstehen, kostet Zeit, die besser für die Recherche von Leads oder die Kommunikation mit Kunden aufgewendet werden könnte. Diese Situation ereignet sich so in Unternehmen aller Größenordnungen.
Die Lösung für einen übermäßigen Rückgriff auf Besprechungen besteht darin, eine detaillierte Meeting-Agenda für Vertriebsteams zu erstellen. Ziel dieses Ansatzes ist es, alle wichtigen Themen zu behandeln, die Vertriebsmitarbeiter kennen müssen, um die bestmöglichen Leistungen zu erreichen.
Mit dieser Art von Planung kann eine Abteilung vielleicht ein oder zwei wöchentliche Vertriebsmeetings abhalten, in denen die Teammitglieder alle für das Erreichen der Umsatzziele erforderlichen Informationen erhalten.
In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Elemente eines erfolgreichen Vertriebsmeetings ein, das deine Zeit wert ist. Hier erfährst du, wie du die perfekte Agenda für ein Vertriebsmeeting erstellst.
Was ist eine Agenda für ein Vertriebsmeeting?
Eine Agenda für ein Vertriebsmeeting dient als Leitfaden, um alle notwendigen Themen in der vorgegebenen Zeit zu behandeln. Normalerweise enthält eine Agenda für ein Vertriebsteam-Meeting eine Liste von Gesprächsthemen, Aktivitäten oder Interaktionen, die der Vertriebsleiter oder ein anderer Sitzungsleiter einbeziehen möchte.
Die Agenda kann auch eine Liste von Zielen enthalten, die während des Meetings erreicht werden sollen. Diese können nach Priorität geordnet werden, damit die wichtigsten Neuerungen oder Maßnahmen zuerst bearbeitet werden.
Eine Meetingagenda für Vertriebsteammitglieder wird in der Regel vor dem Treffen erstellt und an alle Teilnehmer verteilt.
Warum ist es wichtig, eine Agenda für Vertriebsmeetings zu haben?
Unorganisierte Treffen verschwenden Zeit, die besser für andere Aktivitäten genutzt werden sollte. Eine Agenda sorgt dafür, dass das Meeting fokussiert und strukturiert ist, und bietet Einblicke, Neuerungen oder Schulungen, die den Vertriebsmitarbeitern helfen, ihre Arbeit besser zu erledigen.
Die Agenda gibt den Zweck des Treffens vor und informiert die Vertriebsmitarbeiter über die Themen, die sie behandeln werden, damit sie sich bei Bedarf vor dem Treffen darauf vorbereiten können.
Wenn die Erwartungen klar sind, sind die Mitglieder des Vertriebsteams auch zuversichtlicher, dass sich das Meeting tatsächlich lohnt und sie nicht ihre Zeit verschwenden oder das Ganze als Vorwand dient, um mitten im Arbeitstag abzuschalten.
So führst du ein Vertriebsmeeting durch
Um ein effektives Vertriebsmeeting abzuhalten, musst du die einzigartigen Bedürfnisse und Herausforderungen deines Teams verstehen. Beispiele für die Agenda eines Vertriebsmeetings können je nach Branche, Zusammensetzung des Vertriebsteams und Erfahrung der Vertriebsmitarbeiter variieren. Unabhängig von den Einzelheiten hat jedoch jede Agenda eines Vertriebsmeetings ähnliche Bestandteile.
Das wöchentliche Standup eines Technologie-Startups sieht ganz anders aus als der Quartalsbericht eines Pharmaunternehmens, aber die Grundlagen sind dieselben.
Zu lernen, wie man ein Vertriebsmeeting effektiv durchführt, ist erforderlich, um die richtige Balance zwischen Struktur und Flexibilität zu finden. Eine Vorlage für die Agenda eines Vertriebsmeetings befasst sich schwerpunktmäßig mit den folgenden Bereichen.
Besprechungsziel
Verkaufsleiter sollten ihre Agenda stets anhand einer Reihe von Zielen erstellen. Wenn du zuerst die Ziele festlegst, ist es wesentlich einfacher, Themen für das Treffen auszuwählen.
Alle Aktualisierungen von Aktionspunkten, Diskussionen oder Schulungsmodule, die zur Erreichung der Ziele beitragen, gehören auf die Agenda. Alles, was nicht dazu beiträgt, diese Ziele zu erreichen, sollte in der Liste gar nicht erst aufgeführt werden.
Zeit und Ort angeben
Natürlich solltest du nicht vergessen, die grundlegenden Details darüber anzugeben, wo das Meeting stattfindet und wann es beginnt. Vielleicht möchtest du auch ein Zeitlimit für das Meeting festlegen.
Dieser Faktor trägt dazu bei, dass die Besprechung nicht aus dem Ruder läuft, während du die Punkte der Agenda abarbeitest. Außerdem können die anderen Teammitglieder den Rest ihres Tages um das Meeting herum planen.
Teilnehmer auswählen
Natürlich kannst du einfach das gesamte Vertriebsteam zu dem Treffen einladen. Bevor du das tust, solltest du jedoch überlegen, ob jedes Mitglied deines Vertriebsteams von der Teilnahme profitieren kann. Wenn der Inhalt der Agenda nicht zu ihrer Leistung oder ihrem Verständnis des Verkaufsprozesses beitragen wird, sollten sie ihre Zeit vielleicht besser mit anderen Aufgaben verbringen.
Du solltest außerdem sicherstellen, dass du über die Ressourcen und das Fachwissen verfügst, um die Themen der Agenda zu behandeln. Wenn es bei dem Meeting zum Beispiel um CRM-Funktionen und -Features für eine neue Plattform geht, brauchst du jemanden, der sich mit der Software auskennt, um sie zu erklären und Fragen zu beantworten, die während des Meetings auftauchen könnten.
Schlüsselelemente einer effektiven Agenda für ein Vertriebsmeeting
Jedes erfolgreiche Vertriebsmeeting beginnt mit einer gut durchdachten Agenda, die die spezifische Situation und die Ziele deines Teams berücksichtigt.
Die genaue Vorlage für die Agenda eines Vertriebsmeetings hängt von den jeweiligen Bedürfnissen deines Vertriebsteams ab. So haben beispielsweise Vertriebsmitarbeiter, die sich auf den persönlichen oder B2B-Vertrieb konzentrieren, andere Anliegen als solche, die sich auf den Innenvertrieb konzentrieren.
Außendienstteams benötigen möglicherweise mehr Zeit für die Erörterung von Gebietsmanagement und Kundenbeziehungsstrategien, während sich Innendienstteams häufig auf Anrufvolumen, Konversionsraten und Lead-Qualifizierungstechniken konzentrieren.
Am wichtigsten ist, dass deine Agenda den aktuellen Prioritäten und Herausforderungen deines Teams dient. Eine Standardagenda für Vertriebsmeetings enthält jedoch die folgenden Schlüsselelemente:
Einleitung
Jedes Treffen sollte mit einem kurzen Überblick über die Ziele beginnen, die du bis zum Ende der vorgesehenen Zeit erreichen willst. Im Idealfall haben alle die Agenda bereits durchgelesen, so dass du in diesem Bereich nicht allzu viel Zeit aufwenden musst.
Ein Vertriebsleiter möchte dem Treffen vielleicht eine positive Note geben. Dies kann man erreichen, indem man Erfolge erwähnt oder ein Mitglied des Vertriebsteams für seine Leistung oder seinen Einsatz in der vergangenen Woche besonders hervorhebt. Wenn du diese Erfolge herausstellst, kann das die Moral stärken und Inspiration für die kommende Woche bedeuten.
Zahlen und Aktionspunkte der letzten Woche überprüfen
Der nächste Schritt besteht darin, die Leistung anhand der Benchmarks und Aktionspunkte zu überprüfen, die während der vorherigen Besprechung festgelegt wurden. Du solltest dich nicht in diesen Details verzetteln, sie sind jedoch wichtig, um dem Treffen einen Kontext zu verleihen.
In diesem Teil des Meetings haben die Vertriebsmitarbeiter die Möglichkeit, sich zu aktuellen Strategien für den Verkaufsprozess zu äußern. Diese Erkenntnisse können helfen, das Gespräch auf die nächsten Teile des Meetings zu fokussieren.
Die Teammitglieder können in diesem Teil des Treffens das Wort ergreifen, aber du kannst auch Berichte auf der Grundlage von Analysen vorlegen, um zu zeigen, wie das Team im Vergleich zu den in der vorherigen Sitzung festgelegten Benchmarks oder Schwerpunktbereichen tatsächlich abgeschnitten hat.
Planung für die kommende Woche
Nach der Leistungsbeurteilung hast du das Feedback und die Erkenntnisse, um die Ziele oder Strategien für die kommende Woche und zukünftige Meetings anpassen zu können.
In diesem Teil des Treffens legst du klar fest, was die Vorgaben und Erwartungen für die nächste Woche sind. Du skizzierst außerdem die Strategien und den Prozess, den das Team anwenden soll, um die Ziele zu erreichen.
Neue Produkte/Dienstleistungen besprechen
Im nächsten Schritt werden neue Produkte und Dienstleistungen besprochen, für die das Team in der kommenden Woche werben muss. Lege den Schwerpunkt auf Alleinstellungsmerkmale, Strategien und Zielmärkte für diese neuen Produkte.
Um dich auf diesen Teil des Treffens vorzubereiten, kannst du Daten aus der CRM-Datenbank zusammenstellen, um potenzielle Leads oder Kundeneigenschaften von Personen zu ermitteln, die von diesen neuen Angeboten profitieren würden.
Diskussion über Herausforderungen und Hindernisse
Das Team kann dann besprechen, wie es mit den aktuellen Herausforderungen umgeht, und die Hindernisse vorhersagen, die in der nächsten Woche auftreten könnten.
Eines der Ziele eines jeden Vertriebsmeetings sollte es sein, solche Hindernisse anzusprechen. Auch wenn du das Problem am Ende des Treffens vielleicht nicht vollständig lösen kannst, kannst du die Probleme klar definieren und Lösungen anbieten, die in der kommenden Woche getestet werden können.
Frage-und-Antwort-Sitzung
Bei jedem Vertriebsmeeting sollte ein Teil der Zeit für Fragen zur Verfügung stehen. Vertriebsmitarbeiter können sich nach bestimmten Aspekten des Plans oder der Strategie für die kommende Woche erkundigen. Solche Fragerunden sind lohnenswert, weil sie den Vertretern die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen, die zur Verbesserung der Leistung beitragen können.
Nächste Schritte
Zum Abschluss jedes Meetings kannst du die Ziele und die Strategien zur Erreichung dieser Ziele besprechen und die konkreten Maßnahmen festlegen, die die Mitglieder des Vertriebsteams in der kommenden Woche ergreifen sollten, bevor das nächste Treffen stattfindet.
Tipps für erfolgreiche Vertriebsmeetings
Ein effektives vierteljährliches, monatliches oder wöchentliches Meeting zu leiten erfordert mehr, als nur mit einer Liste von Themen zu erscheinen.
Neben der Vorlage für eine organisierte Agenda für Vertriebsmeetings kannst du mit den folgenden Maßnahmen einen erfolgreichen Verlauf sicherstellen:
- Halte es fokussiert und prägnant: Der Vertriebsleiter oder ein anderer Meeting-Moderator sollte das Meeting auf die Tagesordnung und die wichtigsten Themen fokussieren. Das Gespräch kann manchmal durch unwichtige Details ins Stocken geraten. Versuche immer, das Gespräch auf die vorrangigen Ziele und Aktionspunkte zurückzuführen.
- Priorisiere wichtige Themen: Priorisiere die Themen auf der Tagesordnung der Vertriebsbesprechung nach ihrer Wichtigkeit. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass du die wichtigsten Themen zuerst behandelst. Selbst wenn du nicht alle Themen auf der Agenda ansprichst, liefert das Meeting dennoch wertvolle Erkenntnisse und Pläne, die die Mitglieder des Verkaufsteams in der kommenden Woche nutzen können.
- Nimm dir Zeit für Diskussion und Interaktion: Wenn du eine bestimmte Zeit für Fragen und Diskussionen festlegst, wird das Team seine Kommentare bis dahin zurückhalten, sodass du die Tagesordnung ohne Unterbrechung durchgehen kannst.
- Bereite dich eine Woche im Voraus vor: Vorbereitung ist entscheidend. Wenn du dir nicht sicher bist, welche Punkte du auf deine Agenda setzen sollst, nutze Analysen oder Daten aus einem Vertriebs-CRM-System, um zu entscheiden, welche Themen deinem Team den größten Nutzen bringen.
Häufige Fehler, die du in Vertriebsmeetings vermeiden solltest
Jeder kann Schwierigkeiten haben, effektive Vertriebsmeetings zu leiten, von denen die Vertriebsabteilung wirklich profitiert.
Viele Manager glauben, dass sie die Zeit ihres Teams optimal nutzen, indem sie jede Minute mit Informationen füllen, aber dieser Ansatz geht oft nach hinten los und das gesamte Team fühlt sich überfordert oder unmotiviert.
Während Einzelgespräche für personalisiertes Coaching und Diskussionen über die Vertriebspipeline geeignet sind, dienen Gruppentreffen einem anderen Zweck und erfordern eine sorgfältige Planung, damit dein Team der Konkurrenz voraus ist.
Wenn du diese Fehler verstehst, kannst du Meetings gestalten, die tatsächlich einen Unterschied für deine Verkaufsleistung machen.
Mangel an Vorbereitung oder unklare Ziele
Wenn du ohne klare Ziele in ein Meeting gehst, verschwendest du die Zeit deines Teams und verhinderst, dass du effektive Vertriebsmeetings durchführen kannst. Eine starke Vertriebsabteilung braucht Führungskräfte, die ihr Team durch gründliche Planung und die Festlegung spezifischer, messbarer Ziele für jede Sitzung voranbringen.
Die Agenda mit zu vielen Themen überladen
Der Versuch, alles in einer Sitzung abzudecken, führt zu oberflächlichen Diskussionen, die keinen echten Mehrwert bieten. Wenn du wichtige Themen zur Vertriebspipeline überfliegst, verlässt dein gesamtes Team das Meeting ohne das tiefgehende Verständnis, das es benötigt, um Änderungen effektiv umzusetzen.
Nicht jedem Teilnehmer eine Stimme geben
Bei Sitzungen, die von ein oder zwei Personen dominiert werden, gehen wertvolle Erkenntnisse des restlichen Teams verloren. Während Einzelgespräche perfekt für individuelles Coaching sind, sollten Gruppensitzungen die Teilnahme aller fördern, um das kollektive Wissen und die Zustimmung zu maximieren.
Überspringen von Follow-ups und Verantwortlichkeiten
Großartige Ideen und Maßnahmen bedeuten nichts, wenn du sie nicht richtig umsetzt. Teams verlieren schnell das Vertrauen in den Besprechungsprozess, wenn Entscheidungen getroffen, aber nie überprüft oder umgesetzt werden, was den gesamten Zweck der Treffen untergräbt.
Tools zur Vereinfachung deines Vertriebsmeeting-Prozesses
Die richtige Technologie kann deine Vertriebsmeetings von zeitaufwändigen Verpflichtungen in produktive und ansprechende Sitzungen verwandeln, die echte Ergebnisse liefern. Moderne Vertriebsteams haben Zugriff auf leistungsstarke Tools, die Routineaufgaben automatisieren, die Zusammenarbeit verbessern und sicherstellen, dass zwischen den Besprechungen nichts durchs Raster fällt.
Anstatt Zeit mit administrativen Aufgaben zu verbringen, kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: dein Team zu führen und das Umsatzwachstum voranzutreiben. Diese Tools können dir helfen, einen effizienteren und effektiveren Besprechungsprozess zu gestalten.
Vertriebs-CRM-Plattformen mit Meeting-Integrationen
Dein Customer Relationship Management-System sollte das zentrale Hub für alle daten- und erkenntnisbezogenen Meetings sein. Moderne CRM-Plattformen integrieren sich nahtlos mit Videokonferenztools und synchronisieren automatisch Besprechungsnotizen, Aktionspunkte und Folgeaufgaben direkt in die Kundendatensätze.
Tools für kollaborative Agenda und Notizen
Gemeinsame Dokumente und kollaborative Plattformen sorgen dafür, dass alle vor, während und nach Besprechungen auf dem gleichen Stand bleiben. Diese Tools ermöglichen es den Teammitgliedern, Tagesordnungspunkte vor Besprechungen hinzuzufügen, gemeinsam in Echtzeit Notizen zu machen und jederzeit auf Besprechungszusammenfassungen zuzugreifen.
Kalender- und Planungstools für Teams
Fortschrittliche Planungsplattformen beseitigen das Hin und Her bei der Terminfindung und können automatisch Zeit für Vorbereitungs- und Nachbereitungsaktivitäten blockieren. Viele Tools lassen sich auch in Ihr CRM integrieren, um Besprechungen mit Kunden und interne Check-Ins auf der Grundlage der Phasen des Verkaufszyklus und der Verfügbarkeit des Teams zu planen.
Richte dein Team auf Verkaufserfolg aus
Die Durchführung effektiver Verkaufsgespräche ist nur ein Teil des Aufbaus einer leistungsstarken Vertriebsabteilung.
Um deinen Verkaufserfolg wirklich zu maximieren, benötigst du Werkzeuge, die deinen gesamten Verkaufsprozess unterstützen, von der Lead-Generierung bis zur Kundenbindung. Das bedeutet, dass du Systeme einrichtest, die dir helfen, qualifizierte Interessenten zu identifizieren, Beziehungen zu pflegen und während des gesamten Verkaufszyklus eine konsistente Kommunikation aufrechtzuerhalten.
Die umfassende Marketingplattform von Mailchimp kann deine Bemühungen bei Vertriebsmeetings ergänzen, indem sie aussagekräftige Einblicke in die Zielgruppe, automatisierte Lead-Pflege-Workflows und integrierte Analysen bietet, die deinem Team die Daten liefern, die es für fundierte Entscheidungen benötigt.
Wichtige Erkenntnisse
- Eine gut strukturierte Agenda für Vertriebsmeetings hält dein Team auf klare Ziele fokussiert und verhindert zeitraubende Diskussionen, die keine Ergebnisse bringen.
- Erfolgreiche Vertriebsmeetings bieten ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Struktur und Flexibilität, das Zeit für Beiträge des Teams lässt und gleichzeitig den Schwung für bestimmte Ziele aufrechterhält.
- Die Vorbereitung ist für effektive Meetings essenziell, einschließlich der Überprüfung von Leistungsdaten, der Festlegung von Prioritäten und der Sicherstellung, dass die richtigen Personen an den Sitzungen teilnehmen.
- Nachverfolgung und Verantwortlichkeit verwandeln Besprechungsentscheidungen in umsetzbare Ergebnisse, die die Verkaufsleistung deines Teams tatsächlich verbessern.