Cómo redactar una política de privacidad para tu sitio web

¿Qué es una política de privacidad?

Una política de privacidad es una declaración que describe cómo un sitio web recopila, utiliza y gestiona lo que se considera datos personales cuando un visitante del sitio web comparte información con la empresa.

Este tipo de política a menudo debe incluir muchas explicaciones, incluidas descripciones detalladas del quién, qué, dónde, cuándo y por qué de tus procesos de recopilación de datos. También debe proporcionar información sobre qué entidades tendrán acceso a estos datos de los consumidores, cómo se maneja físicamente esa información, para qué se usan los datos y la cantidad de información necesaria para la recopilación.

Por qué tu sitio web necesita una política de privacidad

Al asegurarte de que el diseño de tu sitio web tenga una página de política de privacidad, proteges a tu empresa de infringir la ley y generas confianza.

A la fecha de la redacción de este artículo, no existen leyes federales que obliguen al uso de una política de privacidad del sitio web. Sin embargo, las entidades que recopilan información personal podrían verse obligadas a cumplir con las leyes estatales destinadas a proteger la privacidad del consumidor y las leyes de derechos del consumidor habilitadas por la Comisión Federal de Comercio (FTC), que regula la protección de datos del consumidor en Estados Unidos.

Basta con consultar su motor de búsqueda de Internet para darse cuenta de lo costosas que son las disputas de privacidad. Ya sea que la empresa tenga razón o no, el costo del litigio es razón suficiente para tomar medidas preventivas en asuntos de privacidad. Cualquier sitio web que recopile y procese datos personales para identificar a una persona debe proporcionar una política de privacidad, tal como lo requieren las leyes internacionales.

Muchos sitios de terceros, como plataformas de venta comercial y otros, deben tener una política de privacidad que proteja los intereses de terceros. Las medidas de protección, como las políticas de privacidad, generan buena voluntad en los clientes y, en última instancia, atraen más negocios, lo que se traduce en mayores ganancias e ingresos. En general, contar con una política de privacidad del sitio web es una excelente idea para cumplir con diversas leyes y normas.

Leyes de ubicación y protección de datos

Muchos países tienen medidas de seguridad específicas para proteger los datos del consumidor. Dependiendo del lugar donde la empresa desarrolle sus negocios, podrían afectarla diferentes leyes de privacidad de datos significativamente.

Por ejemplo, la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA, por sus siglas en inglés) otorga a los consumidores el derecho a conocer toda la información recopilada, a dónde va su información personal confidencial y cómo la empresa empleará su información personal.

Esta ley también otorga el derecho a retirar cualquier dato enviado y a optar por no permitir que una empresa específica utilice ninguna información personal suya. Además, la ley garantiza la protección contra la discriminación en respuesta a los derechos que le corresponden al consumidor.

Algunas de las principales leyes internacionales de privacidad son:

• Australia: La Ley de Privacidad de 1988 requiere que todas las empresas australianas ofrezcan una política de privacidad. La ley regula el manejo de la información personal, incluida la recopilación, el uso, el almacenamiento y la divulgación de datos.
• Reino Unido: la Ley de Protección de Datos de 1988 exige que cualquier entidad que recopile datos ofrezca una política de privacidad. También hay reglas con respecto al tiempo que se debe guardar la información personal, cómo se mantiene y el grado en que los datos recopilados son relevantes para su aplicación.
• Canadá: la Ley de Protección de la Información Personal y Documentos Electrónicos (PIPEDA, por sus siglas en inglés) requiere que las empresas tengan una política de privacidad y usen un lenguaje simple y fácil de entender. También obliga a las empresas a estar disponibles para cualquier pregunta.
• UE: el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) requiere que las empresas que operan en la UE tengan una política de privacidad que describa cómo se procesa la información personal y la base legal para procesarla. Además, se debe mencionar al Delegado de protección de datos (DPO) o representante en la UE por si los consumidores desean obtener más información sobre sus derechos.

Si tienes alguna pregunta sobre tu obligación legal, puedes ponerte en contacto con tu autoridad local de protección de datos.

Cómo redactar una política de privacidad para tu sitio web

Al crear una política de privacidad, es posible que las empresas tengan que personalizar los términos de la privacidad dependiendo del sector.

A continuación, una empresa debe decidir lo siguiente:

• ¿Qué información se debe recopilar y cómo notificar a los consumidores antes de interactuar con la aplicación?
• ¿Por qué es necesario recopilar datos personales? ¿Existe una ley que requiere dicha información? ¿Es necesario hacer que el sitio esté operativo o personalizar la experiencia del consumidor?
• ¿Cómo se recopilan los datos? ¿Se realiza principalmente a través de encuestas en línea con entrada de datos? ¿O la recopilación de datos se realiza a través de las cookies del sitio?

También es una buena idea explicar la relación que tienen los datos del consumidor con los servicios de terceros. Si la empresa compartirá su información y si es necesario o no. Informar si el acuerdo se actualizará y si la empresa planea enviarles a los clientes notificaciones de cualquier cambio que se realice. Por último, describe cómo se protegerá la información que se envía en términos de tecnología, por ejemplo, técnicas de encriptación y demás.

Menciona qué información recopila tu sitio web

Es una buena práctica mencionar qué información recopila tu sitio web. Esto les permite a los consumidores ver el tipo de datos que estarán en tus manos, y decidir si quieren permanecer en tu sitio.

¿Tu sitio web recopilará direcciones de correo electrónico, de residencia y laboral, direcciones IP y tarjetas de crédito? ¿El sitio recopilará información de identificación personal, como nombres completos, fechas de nacimiento o números de seguro social? ¿Se recopilan datos analíticos, incluido el historial de navegación y las descargas?

Describe el motivo para recopilar esta información

¿El sitio recopila información para cumplir con la ley? De ser así, una notificación formal que indique exactamente cómo y qué leyes hacen necesario recopilar esos datos personales.

¿Es para mejorar la calidad de la información con fines de investigación, etc.? ¿Ayuda al recopilador a procesar cierta información sobre sus usuarios para que pueda proporcionar algún tipo de diagnóstico o servicio?

Menciona de qué manera tu sitio web recopila esta información

Los sitios web pueden recopilar datos personales de diversas formas, lo que hace que esta divulgación sea crítica. ¿Usará cookies que podrían exponer transacciones financieras anteriores registradas en la computadora del usuario, huellas digitales del navegador, etiquetas de píxel, etc.?

Explica para qué se utilizarán los datos

El seguimiento de datos de primera mano puede centrarse en las acciones que realiza un consumidor en tu sitio web para mejorar la experiencia del consumidor o las funciones necesarias relacionadas con tu compra.

Por el contrario, es probable que el seguimiento de terceros se envíe a empresas de marketing, que podrían estar recopilando información para varios sitios web diferentes. En comparación con el seguimiento propio, el monitoreo de terceros puede ser más invasivo y personal.

Escribe cómo informarás a los usuarios sobre los cambios en la política de privacidad

Dado que el sitio web deberá mantenerse coherente y actualizado con todas tus políticas de privacidad, se requerirá una notificación estándar. Algunos métodos incluyen notificar a los clientes mediante ventanas emergentes, banners en el sitio web, correos postales, mensajes de correo electrónico, blogs o publicaciones de noticias. Explica siempre por qué se modificaron esas políticas.

Proporciona un contacto al usuario para consultas sobre tu política de privacidad

Las empresas primero deben verificar si existe algún requisito específico para las políticas de privacidad de los sitios web. Algunas normativas exigen que las compañías faciliten su información de contacto para responder a las consultas de los clientes.

Sin embargo, aunque no sea legalmente obligatorio, se recomienda un correo electrónico de contacto como el método de contacto más básico. Es recomendable incluir una dirección postal y un número de teléfono. Garantizar el contacto con el consumidor es otra forma en que las empresas pueden evitar problemas legales en el futuro.

Crea tu declaración sobre la protección de datos personales

Una declaración sobre cómo se protege la información enviada será atractiva para el usuario con conocimientos técnicos y es vital para generar confianza. ¿Existen medidas de seguridad informática o métodos de seguridad de almacenamiento de datos y archivos que puedas emplear en tu declaración de privacidad? Algunos consumidores desconfían de que sus datos caigan en manos de proveedores de servicios externos, por lo que puedes aliviar su preocupación con esta información.

Una plantilla de política de privacidad es un marco que debe adaptarse a las necesidades únicas de tu empresa, los requisitos del sector y las leyes correspondientes. Como se trata de un documento legal, se recomienda encarecidamente trabajar con profesionales para revisar y personalizar tu política para garantizar la conformidad.

Errores comunes a evitar al redactar una política de privacidad

Las políticas de privacidad son documentos importantes que pueden generar confianza con tus usuarios o crear riesgos legales y de reputación para tu empresa. Muchas organizaciones, particularmente aquellas que son nuevas en la creación de políticas de privacidad, a menudo caen en trampas comunes que pueden socavar su efectividad y cumplimiento.

Usar un lenguaje demasiado complejo en lugar de uno sencillo

Uno de los problemas más generalizados en las políticas de privacidad es la tendencia a depender en gran medida de la terminología legal y el lenguaje técnico complejo. Aunque las políticas de privacidad son documentos legales, su público principal está compuesto por usuarios promedio que necesitan entender cómo tu empresa recopila la información personal.

Cuando las políticas están escritas en un lenguaje técnico y difícil de leer, se convierten en barreras en lugar de herramientas para la transparencia. Muchas organizaciones creen erróneamente que el lenguaje legal complejo proporciona una mejor protección cuando, de hecho, una comunicación clara puede demostrar mejor la conformidad y generar confianza.

No actualizar la política para reflejar los cambios en tu sitio web o en las leyes

Las políticas de privacidad son documentos vivos que deben evolucionar junto con tus prácticas comerciales. Muchas organizaciones cometen el error de tratar su política de privacidad como un documento que "se configura y se olvida". Este enfoque puede dar lugar a graves problemas de conformidad y a la tergiversación de tus prácticas reales de gestión de datos.

La revisión y actualización regulares deben programarse al menos trimestralmente, y se deben activar revisiones adicionales ante cualquier cambio significativo en tus prácticas comerciales, pila tecnológica o regulaciones relevantes.

Esto incluye actualizar tu política al implementar nuevas funciones, utilizar nuevos servicios de terceros o cambiar la forma en que procesas los datos de los usuarios. Las empresas también deben mantener un registro claro de estas actualizaciones y comunicar de manera efectiva los cambios importantes a sus usuarios.

Omitiendo elementos clave como cookies o herramientas de terceros

Muchas políticas de privacidad no cubren suficientemente los elementos técnicos, como las cookies, las herramientas de seguimiento y las integraciones de terceros. Este descuido a menudo se debe a una falta de coordinación entre los equipos legales que pueden redactar la política y los equipos técnicos que implementan estas herramientas.

Los sitios web modernos suelen emplear numerosos servicios de terceros para análisis, publicidad, funcionalidad y otros fines, cada uno con sus propias prácticas de recopilación de datos.

Tu política de privacidad debe detallar explícitamente todas las formas de recopilación de datos, entre estas:

• Los tipos de cookies que usas y su finalidad
• Herramientas y servicios de terceros integrados en tu sitio
• Mecanismos de análisis y seguimiento
• Redes publicitarias y sus prácticas de recopilación de datos
• Integración de redes sociales y sus implicaciones para la privacidad del usuario
• Cualquier sistema automatizado de recopilación de datos

Se debe prestar especial atención a explicar cómo estos elementos técnicos interactúan con los datos del usuario, qué opciones tiene el usuario con respecto a su uso y cómo puede el usuario controlar sus preferencias de privacidad.

No hacer que la política de privacidad sea fácilmente accesible en tu sitio web

Una política de privacidad solo es eficaz si los usuarios pueden encontrarla y acceder a ella fácilmente. Muchos sitios web cometen el error de enterrar su política de privacidad en lugares oscuros o dificultar su lectura en dispositivos diversos. Tu política de privacidad debe:

• Estar claramente vinculada desde tu página de inicio y pie de página
• Accesible desde todas las páginas de tu sitio web
• Ser adaptable a dispositivos móviles y fácilmente legible en todos los dispositivos
• Estar disponible en todos los idiomas que tu sitio web admite
• Formateado para facilitar la navegación y la lectura
• Posibilitar la impresión o descarga para su consulta sin conexión

Además, considera implementar un enfoque por capas para la información de privacidad, donde los usuarios puedan acceder rápidamente a puntos clave sin dejar de tener acceso a información más detallada si es necesario.

Cómo crear una política de privacidad fácil de usar

Crear una política de privacidad fácil de usar requiere equilibrar la conformidad legal con la legibilidad y la accesibilidad. La clave es presentar esta información compleja de un modo que capte a los usuarios y asegure que comprendan tus derechos y obligaciones.

Un lenguaje claro y conciso es fundamental para la facilidad de uso. En lugar de escribir, "Utilizamos la información proporcionada por el usuario para facilitar la comunicación", simplemente di, "Usamos tu información de contacto para enviarte los correos electrónicos que has solicitado". Este enfoque directo ayuda a los usuarios a comprender rápidamente tus prácticas sin perder la validez legal.

Un formato eficaz puede mejorar drásticamente la legibilidad. Considera estructurar tu política con títulos y subtítulos claros que guíen a los usuarios a la información relevante.

Usa el espacio en blanco de forma eficaz para evitar bloques de texto abrumadores. Implementa secciones ampliables para obtener información detallada, lo que permite al usuario profundizar en los temas que le interesan mientras se mantiene un aspecto general prolijo.

Algunos enfoques de formato eficaces incluyen:

• Usar tablas para comparar diferentes tipos de recopilación de datos
• Crear diagramas de flujo para visualizar los procesos de manejo de datos
• Implementar una tabla de contenido con enlaces de salto para facilitar la navegación
• Incluir cuadros de resumen al principio de cada sección
• Usar íconos o señales visuales para resaltar información importante

Las consideraciones de accesibilidad deben ir más allá de hacer que la política sea fácil de encontrar. Asegúrate de que tu política de privacidad funcione bien en todos los dispositivos y tamaños de pantalla. Usa tamaños de tipografía y relaciones de contraste adecuados para una mejor legibilidad.

Considera ofrecer múltiples formatos, como archivos PDF para descargar o versiones de texto sin formato, para adaptarse a las preferencias y necesidades del usuario.

Cómo comunicar tu política de privacidad a los usuarios

La comunicación eficaz de tu política de privacidad es crucial para generar confianza y garantizar la conformidad legal. Una política bien escrita no tiene sentido si los usuarios no la conocen o no conocen sus modificaciones.

Al implementar notificaciones de políticas de privacidad, considera usar un enfoque por capas:

• Notificación inicial: usa banners o ventanas emergentes claros y visibles cuando el usuario visite tu sitio por primera vez. Estos deben estar diseñados para informar sin ser intrusivos.
• Acceso continuo: mantén un enlace permanente y visible a tu política de privacidad en el pie de página de tu sitio web.

• Referencias contextuales: incluye enlaces a la política de privacidad en puntos clave de interacción, como:

  • Formularios de registro
  • Suscripciones al boletín informativo
  • Procesos de pago
  • Formularios de contacto
  • Páginas de configuración de cuenta

Al comunicar las actualizaciones de tu política de privacidad, la transparencia es crucial. Desarrolla una estrategia clara para notificar a los usuarios sobre los cambios:

• Envía notificaciones por correo electrónico explicando los cambios importantes.
• Usa notificaciones en la aplicación o en el sitio web para destacar las actualizaciones.
• Mantén un registro de cambios dentro del documento de política
• Proporciona herramientas de comparación para mostrar lo que ha cambiado.
• Permite el tiempo adecuado para que el usuario lea los cambios antes de que entren en vigor.

Ejemplos del mundo real de políticas de privacidad efectivas

Examinar las políticas de privacidad exitosas de las empresas líderes puede proporcionarte información para elaborar tu propia política. Veamos algunos ejemplos notables:

Política de privacidad de Google

La política de privacidad de Google se destaca por su estructura clara y sus elementos interactivos. De manera efectiva, utiliza:

• Presentación de información en capas
• Ejemplos interactivos
• Explicaciones de conceptos complejos en lenguaje sencillo
• Navegación clara entre temas relacionados

Política de privacidad de Mailchimp

El enfoque de Mailchimp demuestra cómo equilibrar la cobertura integral con la accesibilidad:

• Diseño limpio y minimalista
• Desgloses claros de las secciones
• Ejemplos prácticos de uso de datos
• Explicaciones claras de conceptos técnicos

Las pequeñas empresas y las empresas emergentes pueden adaptar estos ejemplos empresariales centrándose en la transparencia en relación a las prácticas actuales, usando un lenguaje claro y directo, implementando una navegación simple y efectiva, y realizando revisiones y actualizaciones regulares a medida que la empresa crece.

La conclusión clave de estos ejemplos es que las políticas de privacidad efectivas priorizan la comprensión del usuario sin detrimento de la conformidad legal.

Las pequeñas empresas pueden beneficiarse del estudio de estos ejemplos graduando la complejidad según sus necesidades. Concéntrate en abarcar todas tus prácticas plenamente en lugar de tratar de igualar el alcance integral de las organizaciones más grandes.

Conformidad con la política de privacidad

Si recopilas información en tu empresa, una política de privacidad puede demostrar a quienes interactúan con tu marca que te tomas en serio la protección de datos. De este modo, pueden considerar que tu organización es más digna de confianza, lo que puede ayudar a inclinar a los consumidores a tu favor. Ten en cuenta los puntos anteriores cuando crees una política de privacidad para tu sitio web.

Además de los términos de privacidad, hay muchas formas de mantener segura la información del consumidor. Mailchimp utiliza seguridad física las 24 horas del día, los 7 días de la semana con escáneres biométricos, la última tecnología para proteger sus datos y mitigación DDOS en todos los centros de datos. También cuenta con un plan de continuidad de infraestructuras en caso de ataque nuclear. Todos los datos también se mantienen separados para evitar la corrupción.

Aunque no podemos proporcionarte asesoramiento legal ni un ejemplo de política de privacidad, te facilitamos la visualización de tus condiciones de privacidad en tu sitio web de Mailchimp.

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Conclusiones clave

• Es esencial contar con una política de privacidad completa para la conformidad legal y generar confianza en el usuario.
• Tu política debe emplear un lenguaje claro, detallar todos los métodos de recopilación de datos y estar a disposición fácilmente a través de tu sitio web.
• Las actualizaciones regulares y la comunicación transparente sobre los cambios ayudan a mantener la eficacia de la política.
• Las políticas exitosas equilibran los requisitos legales con una presentación práctica y la explicación clara de los conceptos técnicos.

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