Los cuellos de botella pueden afectar a tu equipo y al rendimiento empresarial de tu negocio. Aprende a gestionarlos y evitarlos con nuestras estrategias.
Da igual el tipo de negocio que dirijas, hay diferentes procesos de trabajo en juego. Incluso un profesor de piano a domicilio tiene un proceso y, cuando hay un proceso, es posible que se produzca un cuello de botella.
Los cuellos de botella pueden obstaculizar el rendimiento del negocio, por lo que debes saber cómo detectarlos, gestionarlos y evitarlos.
Aunque sepas por qué los cuellos de botella son perjudiciales para tu negocio, saber identificarlos y resolverlos no siempre está claro. El primer paso es aprender a encontrarlos.
Hay algunas ideas sencillas que te pueden ayudar a encontrar cuellos de botella en casi cualquier proceso.
El mejor truco es trazar tu proceso. Puedes desglosar el funcionamiento de tu empresa en una lista de pasos, que son las etapas de tu proceso. Debes secuenciar esos pasos para ver si una parte del proceso tiene que esperar a otro elemento. Por ejemplo, si fabricas mesas, debes cortar la madera antes de armar o empaquetar los productos. Si se tarda demasiado en cortar la madera, se crea un cuello de botella para las tareas posteriores.
Como parte del proceso de trazado, puedes encontrar herramientas que ayudan con la documentación del proceso, el trazado de la cadena de valor y más. Aprovéchalas todas.
Una vez que tengas el resumen de tu proceso de trabajo, debes identificar cualquier posible cuello de botella. Algunos están basados en el rendimiento, lo que significa que una sola persona o dispositivo podría causar un bloqueo. Otras están basadas en sistemas, por lo que el proceso en sí mismo forzará un cuello de botella.
Cuando puedes identificar y clasificar posibles obstáculos, el último paso es compararlos con los indicadores de rendimiento. ¿Hay retrasos en los plazos de envío? ¿Estás cumpliendo todos tus objetivos de producción? ¿Parece que tus empleados están estresados y sobrecargados? De estas preguntas obtendrás señales claras de que hay cuellos de botella.
Una vez que sepas cómo identificar un cuello de botella, es importante solucionarlo lo antes posible.
Por desgracia, no siempre puedes resolver un cuello de botella de inmediato. Por el contrario, necesitas estrategias globales que te ayuden a abordar los problemas, mantenerte fluido en tus procesos y adoptar un enfoque comercial continuo para lidiar con lo inesperado.
Puedes encontrar herramientas de marco de estrategia de producto que te ayudarán a gestionar los cuellos de botella. Echa un vistazo a las siguientes estrategias para aprender a solucionar un cuello de botella,
El tiempo de inactividad es un asesino en todos los sectores. A veces las personas están inactivas. A veces las herramientas están inactivas. A veces, es necesario que las oficinas o ubicaciones enteras estén más activas. El objetivo es que, cuando tienes algo inactivo, no está produciendo, lo que puede provocar cuellos de botella.
Digamos que eres un fabricante, y tu principal problema de procesamiento se produce porque pides el embalaje a un proveedor antes de poder enviar tus productos. A menudo tienes que esperar al embalaje.
Dejar algunos de tus procesos de fabricación inactivos mientras esperas en el embalaje tiene sentido. De lo contrario, tendrás varios productos que no puedes enviar.
He aquí la parte complicada. Si la inactividad dura demasiado tiempo, es posible que puedas ponerte al día con el envasado, pero entonces no habrá suficientes artículos para seguir cumpliendo con los pedidos.
Lo normal es que no quieras abordar un proceso de cuello de botella ralentizando la productividad. Podrías reducir el número de pedidos que aceptas, pero dejar parte de tu proceso inactivo para esperar otro proceso puede perjudicar tus beneficios. En lugar de eso, debes eliminar el cuello de botella y ponerte al día con el resto del sistema.
Utilizando este ejemplo de embalaje, puedes conseguir proveedores de embalaje adicionales para que, juntos, puedan satisfacer tus necesidades y te permitan centrarte en la eficiencia.
Tu plantilla está ahí para hacer el trabajo, ya se trate de arreglar equipos rotos, encontrar soluciones rápidas a problemas repentinos, fabricar productos o prestar servicios. Si tienes una plantilla lo suficientemente grande, puedes superar los obstáculos más comunes de forma regular.
Pero la mayoría de empresas tiene un capital limitado disponible para contratar a más personas. Considera adoptar un enfoque estratégico para ampliar tu plantilla. Identifica los cuellos de botella y averigua qué personal podría resolverlos mejor. Contrata primero esos puestos. A veces, una sola persona adicional en el horario de producción puede marcar la diferencia.
Estamos siendo genéricos para que esto pueda aplicarse a todos los sectores, pero hay que identificar el cuello de botella para poder resolverlo. Una vez que sepas dónde se produce el bloqueo, debes reducir la tensión sobre él.
Digamos que prestas servicios de fontanería a domicilio. Te das cuenta de que tu cuello de botella se produce cuando tienes demasiados pedidos como para que tu equipo de fontanería pueda atenderlos en un día. ¿Cómo reducir la tensión en el cuello de botella?
Puedes contratar a más fontaneros. Puedes aceptar menos pedidos. O puedes ampliar el tiempo de servicio esperado. Digamos que los clientes pueden programar un servicio en línea, y tienes huecos cada 15 minutos. Si tienes un cuello de botella, cambia esos intervalos a cada 20 minutos. Si lo haces, reducirás la tensión sobre tu problema específico.
Para aquellos que no están familiarizados, WIP significa “trabajo en curso” del inglés “work in progress”. Esta es una forma de definir y realizar el seguimiento de las tareas implicadas en un proceso comercial (se utiliza con más frecuencia en la fabricación). Si supervisas de cerca cada WIP, puedes ver cómo funcionan tus procesos de trabajo y cuándo y dónde parecen ocurrir problemas.
Estás dividiendo tu modelo de negocio general en procesos individuales que hacen que los procesos de trabajo funcionen sin problemas. A continuación, vigilas cada segmento en busca de problemas, ineficiencias de producción o cualquier otra cosa que pueda contribuir a los cuellos de botella. Una vez que detectes un problema, puedes crear una solución que sea única para la situación.
A veces, la mejor opción para eliminar los cuellos de botella es evitarlos de antemano. El desafío es que la mayoría de las medidas de prevención dependerá de las características específicas de tu empresa y de cómo las ejecutes.
Un proceso de trabajo automatizado puede ayudar, pero no siempre es viable. Dicho esto, hay algunas ideas generales que tienen éxito en todos los sectores.
Ten en cuenta que aprender a gestionar los cuellos de botella en la gestión de operaciones puede ser más habitual, pero sigue los mismos hilos conductores que cualquier otro sector o puesto.
Esta es una de las soluciones más obvias, pero es obvia porque es eficaz. Si aumentas la capacidad de tu línea de producción, puedes eliminar los cuellos de botella. Por lo general, los cuellos de botella se producen porque el volumen supera las expectativas o alguna parte del sistema de producción tiene un rendimiento inferior.
Si la capacidad máxima del sistema es mayor y más robusta, puedes absorber esos problemas inesperados con más fluidez y evitar que pequeños problemas se conviertan en importantes obstáculos.
En el otro lado de la moneda, la reducción del volumen produce exactamente el mismo efecto que el aumento de la capacidad. Si sabes que no tendrás mucho personal durante un tiempo, acepta menos pedidos para ese período. Es otro enfoque directo y fácil de entender. Esta suele ser la solución más sencilla y recomendable si puedes reducir el volumen de pedidos sin poner en peligro el negocio.
Esto no solo te ayudará a evitar los cuellos de botella, sino que también puede aumentar la satisfacción del cliente (porque puedes satisfacer la demanda), e incluso puede crear un poco de escasez que podría justificar el aumento de los precios.
Evidentemente, no existe una solución única, pero cuando reducir el volumen es una opción viable para una empresa, tiene muchos beneficios.
Por supuesto, no siempre tienes la libertad de aceptar menos pedidos o gastar dinero en más infraestructura para el proceso de producción. Cuando buscas soluciones más rentables, la programación es una oportunidad para luchar contra los cuellos de botella.
Vale la pena decir que la escasez de personal o los problemas no siempre crean problemas de operatividad debido a cuellos de botella, pero si cuentas con las personas adecuadas en el trabajo en los momentos correctos, a menudo pueden prevenir o resolver los cuellos de botella.
Puedes revisar tu programación con tus sistemas existentes o invertir en un software de programación que pueda ayudarte a optimizar los horarios con más precisión.
Como frase, “minimizar el tiempo de inactividad” no es muy útil. De hecho, es muy genérica, pero el desafío es que los problemas del tiempo de inactividad varían según la empresa.
Al comprender esto, puedes pensar en las fuentes más comunes de tiempo de inactividad y abordarlas directamente. ¿Tienes problemas de comunicación por cortes de internet? ¿Hay apagones o caídas de tensión que afecten a la producción? ¿Tienes algún equipo que necesite reparaciones con frecuencia?
Conoces tu negocio y los problemas más comunes a los que te enfrentas. Enfréntate a ellos directamente y no esperes más. El tiempo de inactividad es lo que, en última instancia, exacerba los problemas de cuellos de botella.
No tienes que soportar los cuellos de botella que perjudican a tu negocio. Hay muchas soluciones disponibles que pueden ayudarte a evitar los cuellos de botella y gestionarlos de forma eficaz. Sin embargo, debes aprender a identificar y reconocer los cuellos de botella del proceso de trabajo para asegurarte de que no se conviertan en problemas más importantes.
Con la automatización de marketing de Mailchimp, puedes reducir la tensión en tu equipo y automatizar los procesos de trabajo para aumentar la eficacia. De esta forma, tus empleados pueden hacer más con menos tiempo.