¿Te distraes fácilmente o pospones las cosas? Encontrar la concentración en un mundo lleno de distracciones es un desafío. Con las tareas que se acumula y el tiempo que avanza implacablemente, de manera constante se te pide que hagas todo lo que puedas durante tus momentos más productivos. Estas prisas de última hora pueden llevar a que las cosas se hagan, pero a menudo derivan en agotamiento y un trabajo de menor calidad.
¿Y si pudieras romper este ciclo y gestionar proactivamente tus tareas diarias? Con la técnica Pomodoro, puedes hacerlo. Este método de gestión del tiempo te permite trabajar con el tiempo que tienes en lugar de hacerlo en contra de él. ¿Tienes curiosidad por saber cómo funciona? Usa esta guía para aprender a usar esta técnica para transformar tu rutina de trabajo y aumentar la productividad.
El método Pomodoro para gestión del tiempo
La técnica Pomodoro es una estrategia de gestión del tiempo que divide tu trabajo en intervalos pequeños separados por descansos breves. Los intervalos óptimos son 25 minutos de trabajo seguidos de 5 minutos de hacer otra cosa. Repite esa secuencia 4 veces, luego toma un descanso más largo de unos 15-20 minutos antes de comenzar de nuevo.
Francesco Cirillo ideó esta técnica cuando era estudiante universitario a finales de los años 80.Necesitaba una forma eficiente de organizar su horario de estudio. Y un temporizador de cocina en forma de tomate inspiró su enfoque innovador. Nombró el método “Pomodoro”, la palabra italiana para tomate, en honor a esa herramienta fundamental.
Al desarrollar este método, Cirillo no llegó al patrón 25-5 de inmediato. Primero, experimentó con intervalos de trabajo de 2 minutos hasta 60. Los intervalos de 25 minutos resultaron ser los más eficaces para él, pero puedes cambiarlos si te convienen intervalos más cortos o más largos.
¿Cómo funciona la técnica Pomodoro?
Aunque es una excelente manera de dividir el tiempo, la técnica Pomodoro es más que un simple método de temporizador. Es una mentalidad que te ayuda a desarrollar hábitos de trabajo más eficientes y a construir una mejor relación con el tiempo.
Para establecer esa mentalidad, Cirillo creó 5 procesos incrementales que se complementan entre sí para ayudar a las personas a gestionar el tiempo de manera más efectiva:
- Proceso interno. Enfócate en la autoconciencia para comprender tu relación con el tiempo, los factores que desencadenan la procrastinación y el entorno de trabajo ideal.
- Proceso básico. La base para una mejor gestión del tiempo que implica intervalos de trabajo de 25 minutos y descansos de 5 minutos entre sí.
- Proceso diario. El proceso de planificación para cada día en el que eliges qué tareas hacer, estimar cuánto tiempo podría tomar cada una y encontrar formas de mejorar el tiempo y el horario de las tareas del día anterior.
- Proceso semanal. Una visión general de la semana para la planificación y revisión a largo plazo, generalmente realizada al comienzo de cada semana.
- Proceso de equipo. La adaptación de la técnica Pomodoro para que los equipos sincronicen los ciclos de descanso laboral y mejoren la colaboración.
Muchas personas comienzan con el proceso básico para tener una idea de cómo funciona la técnica. Pero no es hasta que agregas los procesos internos, diarios y semanales que tu capacidad para gestionar el tiempo realmente mejora.
El proceso básico de Pomodoro
El proceso básico de Pomodoro tiene 5 pasos principales:
- Selecciona una tarea específica para el intervalo actual, dividiendo proyectos grandes en pequeños fragmentos para ajustarse mejor al bloque de tiempo.
- Programa el temporizador para el intervalo de trabajo que desees. Utiliza 25 minutos si quieres seguir la ruta tradicional o cámbialo para adaptarlo a tus preferencias.
- Dedica toda tu atención a la tarea seleccionada hasta que suene el temporizador y te avise de que es la hora del descanso (no se permite mirar el correo electrónico, las redes sociales ni las fotos de gatos bonitos).
- Tómate un breve descanso de 5 minutos y haz algo que no esté relacionado con tu trabajo, como dar una caminata breve si has estado trabajando en la computadora.
- Repite los pasos 1-4 un total de 4 veces, y luego tómate un descanso más largo de 15-20 minutos para reanudar antes de volver a otro conjunto de sesiones Pomodoro.
Para aprovechar al máximo este proceso, es necesario priorizar las tareas semanales y planificar cada día laboral. Ahí es donde entran los procesos incrementales diarios y semanales. A medida que veas cómo la técnica Pomodoro funciona para ti, planificar tus tareas y optimizar tus jornadas laborales será más fácil.
Agregar el proceso interno implica una dinámica diferente, ya que comienza con la atención plena y requiere la voluntad de identificar pautas y establecer cambios. A menudo, es difícil eliminar malos hábitos, así que avanzar dos pasos y retroceder uno mientras mejoras tu relación con el tiempo.
Personaliza tu experiencia de gestión del tiempo Pomodoro
El proceso Pomodoro no es definitivo. Al igual que Cirillo hizo como estudiante universitario, puedes personalizarlo para que se adapte a tu estilo de trabajo. Si no te interesa la fórmula 25-5 o solo quieres cambiar las cosas, prueba cualquiera de las siguientes tácticas.
Ajustar bloques de trabajo con la técnica Pomodoro
Ajustar los bloques de trabajo con la técnica Pomodoro es la forma más popular de personalizar este método de gestión del tiempo. Tu tiempo ideal puede diferir del estándar 25-5 según tu periodo de enfoque óptimo, la complejidad del trabajo y los niveles de energía.
Por ejemplo, si estás trabajando en una tarea que requiere una gran concentración, como codificar software, utiliza la regla 52-17, que consiste en 52 minutos de trabajo y un descanso de 17 minutos. O puedes duplicar el tiempo estándar y trabajar durante 50 minutos antes de tomar 10 minutos para descansar cuando suene el temporizador.
Por otra parte, las tareas muy creativas pueden resultar mentalmente agotadoras al llegar a los 25 minutos, así que cambia a 15 minutos de trabajo y 5 de descanso. Considera aumentar la cantidad de sesiones que haces antes de descansos más largos al usar intervalos de trabajo cortos.
Combínalo con otras técnicas de gestión de tareas
Aunque obtienes más control sobre tu jornada laboral cuando usas la técnica Pomodoro, a veces no es suficiente. En ese caso, intenta combinarlo con otros métodos de gestión de tareas para concentrarte mejor y aumentar aún más la productividad.
Los métodos que se combinan bien con Pomodoro son:
- Regla de 2 minutos. Comienza tu día con todas las tareas que se pueden realizar en 2 minutos o menos antes de cambiar a tus sesiones Pomodoro.
- Matriz Eisenhower. Prioriza tus tareas diarias en función de la urgencia y la importancia, mientras configuras tus flujos de trabajo diarios y semanales.
- Regla 1-3-5. Completa 1 proyecto grande, 3 trabajos medianos y 5 tareas pequeñas a diario usando sesiones Pomodoro para mantener el enfoque.
- Objetivos SMART. Establece objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo para cada día, semana y mes.
- Procesamiento por lotes. Agrupa tareas pequeñas similares para una o más sesiones Pomodoro para mejorar tu eficiencia sin perder el enfoque.
Si bien es posible que no necesites combinar métodos de gestión del tiempo a diario, es bueno tener la opción cuando las tareas parecen abrumadoras.
Establece metas para cuántas sesiones Pomodoros harás cada día
Tener objetivos diarios puede motivarte a mantener el rumbo. Al decidir cuántas sesiones Pomodoros harás cada día, creas una ruta enfocada y una meta hacia la cual trabajar. El número ideal de sesiones para completar diariamente depende de la naturaleza de las tareas, asi como de tu capacidad y preferencias personales.
Una jornada laboral típica de 8 horas permite hasta 16 sesiones, pero no suele ser un objetivo realista. Tener 12 intervalos es más alcanzable y deja espacio para la fatiga mental, las tareas administrativas y los descansos esenciales.
Sin embargo, al trabajar en tareas cognitivas, como el análisis de datos, 8 sesiones Pomodoros pueden ser un mejor objetivo. Es posible que también debas reducir las sesiones si notas una disminución en la calidad del trabajo o te sientes mal.
Ventajas de dividir las tareas en sesiones Pomodoro
Cirillo afirma que más de 2 millones de personas han utilizado su técnica Pomodoro para gestionar su tiempo cada día. ¿Qué hace que este método sea tan popular? Es un enfoque sencillo que puede proporcionar resultados tangibles una vez que lo domines. Estos son solo algunos beneficios de dividir tu día en bloques de tiempo manejables.
Mantén el enfoque
Las pequeñas distracciones pueden acumularse rápidamente y hacer que te preguntes dónde se fue el tiempo. Una breve conversación con un compañero de trabajo, un vistazo rápido en las redes sociales y, antes de saberlo, ya pasó una hora.
El método Pomodoro te protege de estos ladrones de tiempo al mantenerte enfocado en una tarea a la vez. También garantiza que no pierdas tiempo valioso intentando recuperar la concentración después de que las interrupciones te hayan distraído de la tarea.
Mejora la productividad
La procrastinación puede reducir drásticamente tu productividad y motivación. Y es difícil evitarlo, especialmente cuando las distracciones están a un clic de distancia. Esto puede llevar a unciclo de procrastinación que hace cada vez más difícil comenzar la tarea que has estado evitando.
La técnica Pomodoro detiene ese ciclo al dividir proyectos abrumadores en partes más pequeñas. El simple hecho de saber que tu trabajo tiene un tiempo de inicio y finalización establecido puede ayudarte a comenzar tus proyectos y mantener el rumbo para aumentar mucho la productividad.
Reduce el agotamiento
¿Estás atrapado en un ciclo de distracción y sobrecompensación con tramos maratónicos de trabajo intenso? Este desequilibrio puede agotarte rápidamente, haciendo que las distracciones sean aún más tentadoras.
Las sesiones Pomodoro estructuran tu flujo de trabajo para que no caigas en esta trampa una y otra vez. Las breves rachas de trabajo te permiten mantener la productividad máxima sin agotar tu energía mental. Luego, llegan los descansos de descanso que ayudan a reducir aún más el riesgo de agotamiento.
Aplicaciones populares de temporizador Pomodoro para múltiples tareas
Cualquier temporizador funcionará para rastrear cada sesión Pomodoro. No es necesario que consigas un cronómetro de cocina con forma de tomate, aunque le da un toque extravagante. Puedes usar cualquier temporizador analógico o digital, como el de tu smartphone. Lo único que importa es que programes tus sesiones y las sigas.
Pero si quieres hacerlo un poco más ameno, considera una de las siguientes aplicaciones de temporizador Pomodoro cuando necesites completar varias tareas.
Forest
Forest es una aplicación para Android e iOS que te ayuda a mantenerte concentrado al plantar árboles. Cuando inicias la sesión, el árbol crece y alcanza su tamaño máximo cuando suena el temporizador. Cada sesión te permite plantar otro árbol en tu bosque para representar visualmente tu arduo trabajo. Si sales de la aplicación a la mitad de la sesión Pomodoro, tu árbol morirá, lo que te motiva a seguir concentrado.
Tomato Timer
Tomato Timer es un temporizador muy simple basado en la web diseñado para la técnica Pomodoro. Su diseño minimalista te permite configurar fácilmente temporizadores Pomodoro para tus intervalos de trabajo, descansos breves y pausas largas con los atajos del mouse o del teclado. El registro de tiempo te permite medir tus esfuerzos con respecto a tus objetivos para ajustar el enfoque y mejorar la eficiencia.
Flocus Minimalist Pomodoro Timer
Flocus Minimalist Pomodoro Timer es otro rastreador de tiempo web con una interfaz simple que minimiza las distracciones. Te permite cambiar tus intervalos de trabajo y descanso, así como usar gráficos y sonidos para una experiencia personalizada.Incluso puedes conectarlo con tu lista de reproducción de Spotify y hacer que el temporizador esté en pantalla completa para crear un espacio de trabajo que te ayude a mantenerte enfocado.
Clockwork Tomato
Clockwork Tomato es una aplicación solo para Android diseñada para ayudarte a usar la técnica Pomodoro. Solo tienes que seleccionar tu perfil de tiempo ideal y presionar Ir para comenzar a recibir notificaciones cuando sea el momento de trabajar o tomar un descanso. Es totalmente configurable, como el tema, los intervalos de temporizador y los comportamientos. Esta aplicación tiene el beneficio adicional de ayudarte a gestionar tus procesos diarios y semanales con su registro de actividad detallado.
Focus Keeper
Focus Keeper es un temporizador Pomodoro que funciona tanto en la web como en una aplicación de smartphone. La interfaz intuitiva te permite comenzar eligiendo intervalos de tiempo, temas y sonidos de alarma. También tiene la opción de iniciar automáticamente los descansos y los tiempos de enfoque. Al final del día, la pantalla de resumen desglosa los periodos de tiempo para que puedas seguir tu progreso.
Consejos para usar correctamente la técnica Pomodoro
La gestión del tiempo no se da naturalmente para muchas personas. Así que no te preocupes si tienes que trabajar en el uso eficaz de la técnica Pomodoro. Es una habilidad que requiere práctica, constancia y un poco de prueba y error. La belleza de este método radica en su flexibilidad, lo que te permite trabajar de manera más inteligente, no más ardua, en el tiempo previsto.
Estos son algunos consejos para llegar a ese punto lo antes posible:
- Planifica las sesiones para el día siguiente después de revisar lo que funcionó y lo que no al final de tus sesiones. Repasa el horario planeado por la mañana para ajustarte a cualquier cosa que te haya surgido antes de ponerte a trabajar.
- Permítete cambiar la duración de las sesiones de trabajo y de las pausas breves según sea necesario para tener en cuenta cómo te sientes, tu carga de trabajo general y las tareas que tienes que completar. Algunas semanas, la técnica 25-5 funciona, mientras que otras requieren el plan 15-5.
- Date un margen de flexibilidad en tu agenda para tener en cuenta las tareas urgentes e inesperadas que surgen al mediodía. Para obtener los mejores resultados, trabaja con varias sesiones pomodoros adicionales en el día en lugar de simplemente dejar un bloque de tiempo abierto al final.
- Elimina todas las posibles distracciones de manera proactiva para evitar tener que probar tu fuerza de voluntad a mitad de una sesión Pomodoro. Considera cerrar los navegadores, silenciar las notificaciones y colocar tu smartphone lejos de ti. Además, cierra la puerta de tu oficina, ponte audífonos o incluso cuelga un letrero para que tus compañeros sepan que es hora de trabajar, no de conversar (a menos que sea urgente).
Pomodoro: más que solo la palabra italiana para tomate
La técnica Pomodoro es mucho más de lo que sugiere su peculiar nombre. Como millones pueden atestiguar, es una herramienta potente para mejorar el enfoque y la productividad mientras equilibras tus jornadas laborales. Ponla a trabajar para ti, y probablemente descubrirás que no solo realizas más tareas, sino que también disfrutas de una renovada sensación de control sobre tu tiempo.