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Gestión de partes interesadas: la guía completa

Descubre cómo la gestión eficaz de partes interesadas puede ayudarte a alcanzar tus objetivos de marketing.

Three individuals looking over paperwork

Gestionar importantes iniciativas empresariales y proyectos es fundamental para que los trabajos avancen y mantener la concentración.

Sin embargo, cuando gestionas proyectos a gran escala que afectan a un amplio abanico de personas y trabajas en equipo, mantener todo en orden puede ser difícil.

En general, los proyectos a gran escala tienden a involucrar a muchas personas interesadas que se ven directa o indirectamente afectadas por el resultado. Si bien tener gente interesada es bueno, pueden distraerte de tu programa de producción.

Estas personas interesadas que se ven afectadas por un proyecto se llaman "partes interesadas". Literalmente, tienen un interés en el progreso de tu trabajo. Las partes interesadas no siempre son personas.

Pueden ser organizaciones, grupos, otras empresas o personas afectadas por tu trabajo. Las partes interesadas están interesadas en el éxito de un acuerdo o proyecto comercial, y pueden ser empleados, clientes o grupos relacionados que son externos o internos a tu negocio.

Las partes interesadas pueden tener un efecto negativo o positivo en tu proyecto. Influyen en el trabajo en sí de principio a fin y, debido a esto, deben gestionarse de manera adecuada.

Por lo tanto, identificar a tus principales partes interesadas y elaborar un plan eficaz de gestión de partes interesadas es una prioridad. En lugar de ser distracciones, las partes interesadas pueden ser recursos valiosos con los que puedes interactuar durante el ciclo de vida de tu proyecto.

¿Qué es la gestión de las partes interesadas?

La gestión de partes interesadas es un tipo de gestión de proyectos que implica administrar los requisitos y expectativas de todos los que tienen un interés en tu proyecto. Las partes interesadas pueden ser externas o internas, y un buen plan de gestión de partes interesadas incluye la gestión de ambos grupos de manera efectiva y eficiente.

Para ello, se debe crear e implementar un proceso de gestión de partes interesadas, un plan que establezca claramente cómo se gestionarán y qué estrategias se usarán para lograrlo durante todo el ciclo de vida de tu proyecto.

Gran parte de este plan de gestión de partes interesadas se realiza a partir de informes de estado y otros comentarios del gestor de proyecto para facilitar el proceso de gestión de partes interesadas.

El término "gestión de partes interesadas" también puede aplicarse a la administración de empresas de cualquier tamaño u organizaciones sin fines de lucro. La gestión de partes interesadas es necesaria en empresas de cualquier tamaño para mantener todos sus proyectos orientados a la tarea y dentro del presupuesto, mientras se trabaja con las partes interesadas en todo momento.

La importancia de la gestión de partes interesadas para alcanzar los objetivos de marketing

La gestión de las partes interesadas es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. Cuando se ignora a las partes interesadas, estas pueden poner en peligro un proyecto por falta de acuerdo o mediante la creación de obstáculos.

Si satisfaces las necesidades de las partes interesadas, te apoyarán en tu trabajo, pero si no, pueden interponerse en tu camino. La gestión de partes interesadas también genera buenas relaciones con ellas durante este proyecto y posibles proyectos futuros.

Identificación y análisis de partes interesadas

La gestión de partes interesadas es fundamental para alcanzar tus objetivos de marketing. Para administrar de manera efectiva a las partes interesadas, debes identificarlas y analizarlas minuciosamente.

Partes interesadas internas y externas

Las partes interesadas pueden clasificarse, en términos generales, en dos tipos: partes interesadas internas y externas.

Las partes interesadas internas son personas interesadas en tu proyecto que forman parte de tu empresa o que se ven directamente afectadas por ella, la empresa que gestiona el trabajo.

Estas partes interesadas pueden ser inversores, patrocinadores, equipos de trabajo y gestores de proyectos. Estas personas quieren que tu trabajo se convierta en un éxito.

Las partes interesadas externas, por otro lado, son personas que no están directamente relacionadas con tu negocio, pero que se ven afectadas indirectamente o son importantes para el éxito del trabajo. Estos pueden ser grupos públicos, acreedores o entidades de la cadena de suministro.

Análisis de las expectativas y necesidades de las partes interesadas internas y externas

Antes de hacer un plan de gestión de partes interesadas, debes comenzar por identificar a las partes interesadas clave, externas e internas, y analizar sus necesidades y relaciones con el proyecto. Pregúntate:

  • ¿Cuál es el rol de esta parte interesada?
  • ¿Cómo se involucrará en este proyecto?
  • ¿Qué quieren de este proyecto?
  • ¿Cuál es su motivación para participar?
  • ¿Qué beneficios obtienes al involucrar a las partes interesadas?

Estrategias para una gestión eficaz de partes interesadas

La gestión eficaz de las partes interesadas es fundamental para lograr los objetivos de tu negocio. Al identificar y abordar las necesidades de tus partes interesadas, puedes generar relaciones sólidas y promover el entendimiento mutuo.

Tenemos algunos consejos prácticos para ayudarte a mejorar la gestión de partes interesadas e impulsar el éxito de tu negocio: desde mantenerte en contacto hasta ser transparente.

Comunicación y transparencia

Una comunicación eficaz logrará una transparencia total con los interesados del proyecto. Tu plan de gestión de partes interesadas debe indicar la forma en que te comunicarás, la frecuencia, el formato y la manera en que distribuirás tu comunicación a cada parte interesada. Puedes crear un plan de comunicación para facilitar esto, de modo que no se omita a nadie accidentalmente durante el proceso de gestión de partes interesadas.

Desarrollo de relaciones

Si te comunicas de manera efectiva con las partes interesadas clave, les consultas y trabajas con ellas en las cuestiones donde resultan más efectivas, al mismo tiempo, puedes desarrollar relaciones valiosas con ellas que continuarán después de que se complete este proyecto.

Gestión de conflictos

Según el cronograma de tu proyecto y la prioridad que asignes a cada paso, es probable que necesites gestionar los conflictos a medida que ocurran.

Dado el entusiasmo de las partes interesadas de ver que su parte del proyecto funciona con éxito, puede que no entiendan o no se den cuenta de por qué otra parte tiene una prioridad más alta. Como ocurre con la mayoría de los grupos, puede haber personalidades enfrentadas que choquen durante este proyecto. Solucionar los conflictos en cuanto comienzan ayudará a mantener tu plan de gestión de partes interesadas de manera armoniosa y de acuerdo con el programa.

Colaboración y cooperación

Consultar con las partes interesadas es una buena manera de mantenerlas involucradas en todo el proyecto, y no solo en la parte que les interesa. Las partes interesadas del proyecto son excelentes recursos para ayudar a que tu proyecto se concrete.

Un área en la que pueden ayudarte es aprender más sobre los competidores del sector. Las partes interesadas suelen ser excelentes recursos para obtener información y métodos alternativos, y para ayudarte a promocionar tu marca.

Aprovecha la gestión de partes interesadas para alcanzar los objetivos de marketing

Al desarrollar relaciones sólidas con las partes interesadas, puedes crear un impacto positivo en tu negocio e impulsar el éxito. Uno de los aspectos más críticos de la gestión de partes interesadas es comprender sus necesidades y expectativas.

De este modo, puedes adaptar tus estrategias de marketing para satisfacer sus necesidades, lo que puede generar una mayor interacción, lealtad y, en última instancia, un resultado final más sólido.

Desde la creación de un plan de gestión eficaz de partes interesadas hasta la medición del éxito, te proporcionaremos información útil para ayudarte a crear una estrategia de gestión de partes interesadas exitosa que genere resultados.

Determinación de objetivos de marketing

A veces, puedes mejorar el proceso de determinación de objetivos de marketing para tu empresa o proyecto comercial si aprovechas tus relaciones con las partes interesadas.

Estas pueden ofrecer experiencia y expectativas que puedes agregar a tu plan de marketing, y aportar ideas y sugerencias que tu equipo de proyecto quizás aún no haya contemplado.

Alineación de los objetivos de marketing con las expectativas de partes interesadas

Si consultas con las partes interesadas, puedes incorporar sus expectativas en tus objetivos de marketing. Tener objetivos claros ayuda a las partes interesadas a tener una comprensión realista de lo que hay que hacer y de tus plazos para lograrlo.

También les da la oportunidad de hacer marketing por ti. Como partes interesadas, tienen un interés personal en hacer que tu proyecto tenga éxito y compartirlo con otras personas.

Consejos para mejorar tu gestión de partes interesadas

La gestión de partes interesadas es un aspecto crítico de cualquier estrategia empresarial exitosa. Al generar relaciones positivas con tus grupos de interés, puedes crear una base sólida para que tu negocio prospere.

Sin embargo, la gestión de partes interesadas puede ser un desafío y requiere un cuidadoso mapeo, planificación y ejecución.

Ya sea que tengas una pequeña empresa o formes parte de una gran corporación, la gestión eficaz de partes interesadas puede tener un impacto significativo en el éxito de tu negocio.

La clave es comprender las necesidades y expectativas de tus partes interesadas, y crear una estrategia que se alinee con ellas.

Estos consejos pueden ayudarte a desarrollar relaciones más sólidas con los grupos de interés e impulsar el éxito de tu negocio: desde una comunicación clara hasta una interacción activa. Entonces, profundicemos y veamos cómo puedes mejorar tu gestión de partes interesadas hoy.

Comunicación e interacción estándar

Establecer un sistema para mantener informadas a las partes interesadas durante el cronograma de tu proyecto contribuirá a un resultado exitoso. Mediante tu estrategia de comunicación, informarás a las partes interesadas si hay un cambio en el programa o cualquier otro acontecimiento que se produzca para cambiar las expectativas de finalización.

Una forma de gestionar las comunicaciones es establecer un espacio o grupo distinto donde las personas involucradas en el proyecto puedan obtener los últimos datos, noticias, relaciones públicas y otra información a medida que esté disponible.

También puedes crear foros en los que las partes interesadas puedan interactuar entre sí y con los miembros del equipo del proyecto para desarrollar nuevas ideas, tener una idea del progreso, ofrecer asistencia y ayudar a fomentar las relaciones entre ellos.

La interacción de las partes interesadas es fundamental para que tu proyecto tenga éxito. Pide a las partes interesadas que se unan a tus sesiones de toma de decisiones, y descubrirás que esto genera confianza y se convierte en un recurso para tu proyecto actual y posibles proyectos futuros.

Respuesta a las necesidades de las partes interesadas

Responder activamente a las necesidades de las partes interesadas es importante para el éxito general del proyecto. Abordar cualquier asunto o problema que surja de inmediato afianzará una buena relación de trabajo y mejorará tu interacción.

Hoy en día es fácil comunicarte con alguien rápidamente con una llamada telefónica, un correo electrónico o un mensaje de texto. En unos minutos, puedes resolver un problema y volver a trabajar en el siguiente paso.

Seguimiento y medición de la interacción de partes interesadas

El tiempo que lleva hacer un seguimiento de la interacción de las partes interesadas es mínimo, pero tener la información te ayudará a mejorar tus relaciones con ellas.

Puedes ponerte en contacto con las partes interesadas para agradecerles por su ayuda y contactarlos cuando veas que no interactúan tanto como deberían para la siguiente fase del proyecto.

Lleva un registro de la frecuencia con la que les consultan, la mejor manera de contactarlas y qué tipos de comentarios e informes les gustaría recibir.

La interacción con las partes interesadas es como una conversación. Es un ida y vuelta entre las partes, y la sinergia puede convertirse en un plus inesperado que agrega valor a tu proyecto.

Las partes interesadas a menudo aportan experiencia y comprensión que pueden agregar profundidad a tu trabajo, y que quizás pasaste por alto o no notaste. Cuando las personas interactúan, puedes medir qué tipo de formas son más efectivas con cada parte interesada y cómo trabajar con ellas en el futuro.

Mejora continua de la gestión de partes interesadas

El objetivo de la gestión de partes interesadas debe centrarse en mejorar tu relación con cada persona o grupo.

Las partes interesadas te ofrecen información valiosa que puedes necesitar para un resultado exitoso. Identificar y priorizar a cada parte interesada te ayudará a comunicarte con frecuencia y de manera eficaz.

Cuando las partes interesadas acuden a ti con una preocupación y les respondes rápidamente para resolver este problema, creas experiencias positivas con ellas. Esta conexión seguirá aumentando tu base de conocimientos mientras sigas fomentando la relación.

Aprender a trabajar con las partes interesadas no tiene que ser un esfuerzo individual. Mailchimp tiene muchas herramientas que puedes usar para desarrollar tus relaciones y comunicarte con las partes interesadas.

Mailchimp ofrece muchas sugerencias e información sobre temas relacionados, y tiene muchos consejos sobre cómo empezar. Puedes obtener más información sobre la coherencia de marca y las mejores formas de implementarla. Mailchimp tiene valiosos artículos de ayuda orientados a mejorar tu prospección de ventas y otra información valiosa.

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