Los 3 tipos de software de CRM y cómo elegir el adecuado

¿Qué es el software de CRM?

El software de gestión de relaciones con los clientes, o software CRM, es un tipo de sistema que las empresas utilizan para gestionar los datos de los clientes y construir relaciones más sólidas con ellos.

Ya sea que tengas una pequeña empresa con unos pocos cientos de clientes o una gran empresa con cientos de miles de clientes, tus clientes siempre deben ser tu prioridad número uno. Sin embargo, gestionar todos esos datos de los clientes puede ser difícil, por eso es tan importante contar con un sistema CRM. Los sistemas CRM pueden hacer de todo, desde la puntuación de clientes potenciales hasta la automatización de ventas, para que puedas mejorar las interacciones con los clientes y los procesos de servicio.

Un CRM también te ayudará a mejorar la gestión del tiempo al automatizar diversas tareas, para que puedas centrarte más en construir tus relaciones con los clientes y asegurarte de que siempre tengan una experiencia positiva con tu negocio.

¿Por qué es importante usar el software CRM?

El software de CRM es importante por innumerables razones. Un CRM puede mejorar la experiencia del cliente ofreciéndote soporte personalizado y ayudándote a mantenerte al día con las necesidades continuas de tus clientes.

El software de CRM también es beneficioso para tu equipo de ventas, ya que puede ayudar a los representantes de ventas a optimizar sus tareas diarias y conectar con más clientes potenciales que probablemente se conviertan en clientes. Además de tus equipos de ventas, el software de CRM también puede beneficiar a tu departamento de mercadotecnia.

Los sistemas CRM pueden ayudarte con la automatización del marketing al recopilar datos importantes de los clientes para ti, lo que te permite crear experiencias más personalizadas y campañas de marketing efectivas que lleguen a tu público objetivo.

En general, un sistema CRM puede beneficiar a tu negocio de muchas maneras. Desde mejorar la gestión del tiempo con la automatización de marketing hasta ayudarte a retener clientes con contenido personalizado, un CRM es beneficioso en todos tus departamentos.

Hay 3 tipos de software de gestión de relaciones con los clientes que puedes usar para tu negocio: CRM operativo, CRM colaborativo y CRM analítico.

Comprender las diferencias entre estos tipos de CRM es esencial para que puedas tomar una decisión informada sobre qué tipo de CRM es el adecuado para tu negocio. Si bien los 3 tipos de sistemas CRM ayudan a gestionar las relaciones con los clientes, hay algunas diferencias clave que debes tener en cuenta.

CRM operativo

Como puedes adivinar, un CRM operativo puede ayudarte con tus operaciones comerciales, específicamente las vinculadas con tus relaciones con los clientes.

Un sistema CRM operativo puede ayudarte a lo largo de todo el ciclo de vida de tu cliente para cerciorarte de que siempre se satisfagan sus necesidades. Los principales departamentos que se beneficiarían de un sistema CRM operativo son tu equipo de ventas, tu equipo de marketing y tus departamentos de servicio al cliente. Este tipo de CRM te ayudará a simplificar varios procesos comerciales para garantizar una experiencia positiva para el cliente

Hay algunas características principales del CRM operativo que debes conocer: automatización del servicio al cliente, automatización de ventas y automatización de marketing. La automatización es una de las características más importantes de un CRM que puede mejorar las funciones de tu negocio de innumerables maneras.

Tener un sistema que pueda automatizar todas estas tareas le ahorrará a tu empresa una gran cantidad de tiempo que de otro modo habría gastado en tareas monótonas como recopilar datos de clientes y enviar correos electrónicos.

La función de automatización del servicio al cliente se encargará de varias tareas por ti, como contactar a clientes potenciales, chatear con clientes y enviar respuestas automatizadas.

La función de automatización de ventas puede ayudarte a optimizar tu proceso de ventas enviando correos electrónicos programados, organizando reuniones con representantes de ventas y, en general, ayudándote a comunicarte directamente con tus clientes.

La función de automatización de marketing se encargará de varias tareas de marketing, como gestionar campañas de correo electrónico y llamar a contactos, para que puedas centrarte más en crear campañas de marketing eficaces. En general, un CRM operativo puede ayudarte a lograr más en menos tiempo al encargarse de muchas de las tediosas tareas que conlleva ser dueño de un negocio.

CRM colaborativo

Si estás buscando una manera de unir a todos los diferentes departamentos de tu negocio, un sistema CRM colaborativo probablemente sea tu mejor opción.

Este tipo de sistema CRM se centra en conectar a todos tus equipos, como el equipo de marketing, los representantes de ventas y el departamento de atención al cliente. De este modo, todos tendrán acceso a la misma información para poder ofrecer una experiencia positiva al cliente en todos los departamentos.

Los CRM colaborativos también aseguran que todos los datos de los clientes se mantengan actualizados para que todos en tu empresa puedan trabajar juntos para lograr el mismo objetivo.

Las dos características principales de un CRM colaborativo son la gestión de interacciones y la gestión de canales. La gestión de las interacciones se centra principalmente en la relación entre tú y tus clientes. Esto te permite tener una visión completa del recorrido del cliente para que puedas identificar exactamente dónde se deben hacer mejoras.

La gestión de canales te permite comunicarte con tus clientes por el canal que prefieran, ya sean redes sociales, correo electrónico o teléfono. La gestión de canales es una función importante que debes tener en tu sistema CRM porque necesitas poder llegar de manera efectiva a tus clientes en una plataforma que sabes que usan.

CRM analítico

Si tienes muchos datos de clientes que quieres analizar, pero no tienes una forma organizada de hacerlo, un CRM analítico probablemente sea adecuado para ti. Las empresas que desean desarrollar su estrategia de marketing y las empresas que emplean big data probablemente se beneficiarán de este tipo de CRM debido a sus complejas capacidades analíticas.

Un sistema CRM analítico es beneficioso por muchas razones, pero principalmente porque puede ayudarte no solo a recopilar datos de clientes, sino también a analizarlos para que puedas obtener más información sobre tus clientes.

Esto beneficiará a tus equipos de ventas y marketing porque tendrán una mejor idea de las preferencias y patrones de sus clientes para que puedan personalizar sus estrategias para atraerlos. Con un sistema CRM analítico, puedes identificar indicadores clave de rendimiento, análisis de clientes, análisis de ventas y más.

Los sistemas CRM analíticos tienen muchas características, pero algunas notables incluyen minería de datos, segmentación de clientes y herramientas de procesamiento analítico en línea.

La minería de datos puede ayudarte a convertir datos específicos de clientes en información para que puedas identificar patrones y crear segmentos de clientes basados en ellos. La segmentación de clientes es otra característica clave de un CRM analítico que te permite agrupar a tus clientes en función de sus datos, comportamientos de compra y más. Las herramientas de procesamiento analítico en línea, u OLAP, se pueden usar para encontrar datos y realizar cálculos analíticos complejos.

Sabemos que hay diferentes tipos de sistemas CRM, pero ¿puedes usar varios tipos de CRM al mismo tiempo?

Sí, absolutamente puedes. De hecho, muchas empresas prefieren usar múltiples tipos de sistemas CRM para poder mejorar la eficiencia de sus procesos comerciales y lograr más cosas a la vez. Si bien puedes usar cada CRM por separado, también se pueden usar simultáneamente para lograr tus objetivos, dependiendo de cuáles sean las necesidades específicas de tu empresa.

Por ejemplo, es posible que necesites las capacidades de análisis de un CRM analítico para evaluar los datos de los clientes y comprender el comportamiento de tus clientes, y las capacidades de unión de un CRM colaborativo para unir a todos los diferentes departamentos de tu negocio. En este caso, querrías usar dos tipos de CRM para lograr esos objetivos específicos.

Al decidir qué tipo de sistema CRM es mejor para tu negocio, es importante pensar en los objetivos únicos de tu empresa. ¿Quieres identificar y convertir más clientes potenciales, o te preocupa más automatizar tareas sencillas del día a día? Preguntarte qué quieres lograr con un CRM te ayudará a determinar qué tipo necesitas y si debes usar varios tipos de sistemas CRM a la vez.

Funciones importantes en un CRM

Al decidir qué sistema CRM usar para tu negocio, debes pensar en las características imprescindibles. Estas características variarán para cada empresa dependiendo de sus necesidades, pero en general, algunas características importantes que debes buscar en un CRM incluyen:

Integración

Antes de tener un CRM, probablemente tenías muchos otros softwares que usabas para organizar tus datos, gestionar la nómina, realizar un seguimiento del tiempo, etc. Por lo tanto, una característica muy importante que debes buscar en tu sistema CRM es la integración. Quieres poder integrar tus otras plataformas en tu sistema CRM para poder gestionar todas tus tareas desde un solo lugar.

De esa manera, no tienes que seguir cambiando de un sistema a otro solo para cerrar un trato con un cliente potencial. Para crear una experiencia de cliente fluida, necesitas tener integraciones de CRM.

Colaboración

Independientemente del tipo de software CRM que uses, quieres que tu sistema sea colaborativo. Esto significa que todos los diferentes departamentos de tu negocio pueden trabajar juntos y todos pueden tener acceso a la misma información al mismo tiempo.

Sin herramientas de colaboración en tu CRM, los datos importantes de los clientes pueden perderse fácilmente, lo que puede disuadir a los clientes potenciales de elegir tu negocio sobre la competencia. Un sistema CRM ideal unirá a todos tus equipos para que puedas priorizar la satisfacción del cliente en todos los departamentos.

Ya sea que tus empleados trabajen en una oficina o de forma remota, también deberían poder acceder al CRM desde cualquier lugar. Debes elegir un sistema CRM que ofrezca una versión móvil para que tus empleados puedan estar en línea incluso cuando estén en movimiento.

Seguridad

Tus clientes te confían su información personal, por lo que es crucial elegir un sistema CRM que sea seguro. Tu CRM no sólo contiene datos de clientes, sino también información privada de tu compañía, por lo que necesitas un CRM que ofrezca diversas funciones de seguridad.

Algunas características de seguridad importantes que debes buscar en un CRM son el cifrado, la autenticación, las copias de seguridad de los datos y la privacidad de las contraseñas. Estas funciones garantizarán que un extraño no pueda entrar o piratear la base de datos de CRM a menos que tenga una contraseña, y la copia de seguridad de datos guardará cualquier dato en caso de que se pierda.

Si quieres lograr la satisfacción del cliente, debes prometer a tus clientes que su información personal se mantendrá segura en tus manos.

Herramientas de informes

Un CRM recopilará información importante del cliente, pero necesita ir un paso más allá y también analizar esa información. Debes elegir un CRM que ofrezca varias herramientas de informes para que puedas obtener información sobre las preferencias de tus clientes y tomar mejores decisiones para tu empresa en función de sus deseos y necesidades.

Esto te ayudará a construir relaciones más sólidas con los clientes existentes y potenciales, identificar más clientes potenciales, crear campañas de marketing más personalizadas y más. Algunas herramientas de informes que debes buscar en un CRM incluyen formularios de suscripción, un panel de control de la audiencia, segmentación de la audiencia y orientación por comportamiento.

Con estas herramientas, puedes comprender mejor tus contactos y obtener una visión integral de tus clientes para poder llegar a tu audiencia y hacerla crecer.

¿Cómo eliges el tipo correcto de CRM para tu empresa?

Ahora que repasamos todos los diferentes tipos de software de gestión de relaciones con los clientes, probablemente te estés preguntando cómo puedes elegir el mejor para tu empresa.

El tipo correcto de CRM para tu empresa en última instancia se reduce a tus operaciones comerciales y necesidades específicas. La forma en que funciona una empresa podría ser completamente diferente de cómo funcionan otras empresas y cada una se beneficiaría de un tipo diferente de CRM. Así que antes de que puedas seguir adelante y tomar una decisión, necesitas averiguar qué problema estás tratando de resolver con un CRM y cuáles son los objetivos únicos de tu negocio.

Una vez que hayas identificado tus objetivos, debes pensar en tu presupuesto. El precio de un sistema CRM puede variar mucho, y uno con más funciones inevitablemente costará más que una versión básica. Si bien un CRM puede ayudarte a reducir costos a largo plazo al aumentar los ingresos, puede ser costoso comenzar, por lo que tu presupuesto es definitivamente algo que querrás tener en cuenta.

Lo último en lo que debes pensar al decidir qué tipo de CRM es el mejor para tu negocio son las funciones sin las que no puedes vivir. Si necesitas un sistema que pueda analizar los datos de los clientes y realizar la minería de datos, entonces un CRM analítico es el adecuado para ti.

Pero si tu enfoque principal es mejorar la experiencia del cliente y aumentar la retención de clientes, entonces un CRM operativo es probablemente una mejor opción. Piensa en las características específicas que no son negociables para ti y elige el CRM que las ofrece.

Como propietario de un negocio, tus clientes deben ser tu principal enfoque. Pero para cerciorarte de que se cubran sus necesidades y que estén satisfechos con tus productos o servicios, necesitas una forma de rastrear y gestionar sus datos.

Afortunadamente, puedes hacer todo eso y más con una plataforma de gestión de la retención de clientes. El tipo correcto de CRM puede ayudarte a priorizar las relaciones con tus clientes para que puedas retener más clientes y, a su vez, aumentar las ventas.

Elegir el tipo de CRM adecuado para tu negocio puede ser difícil, especialmente cuando todos tienen sus ventajas y desventajas.

En última instancia, el mejor software de CRM depende de los deseos y necesidades únicos de tu empresa, cuáles son tus objetivos y qué características necesitas para lograr esos objetivos. Si buscas un CRM integral que ofrezca todas las funciones que necesitas para hacer crecer y mejorar tu negocio, considera Mailchimp.

Mailchimp es una plataforma de automatización de marketing y email marketing que ayuda a empresas de todos los tamaños a mejorar sus relaciones con los clientes. Con el CRM gratis de Mailchimp, puedes conectar todos tus datos de contacto en una sola plataforma, comprender los patrones de tus datos, convertir la información de la audiencia en acción y mucho más.

El CRM de Mailchimp ofrece todo, desde herramientas de público hasta automatización de ventas, para que puedas comprender mejor el proceso de ventas de tu empresa y tomar las decisiones correctas para aumentar los ingresos. Con las estrategias de retención de clientes de Mailchimp, puedes fortalecer las relaciones con tus clientes actuales y crear relaciones con otros nuevos en poco tiempo.