Respecter la conformité des e‑mails : guide à l’usage des marketeurs

Bien que le Telephone Consumer Protection Act (TCPA) offre des protections aux consommateurs concernant les appels téléphoniques et les SMS, les e-mails doivent également respecter les lois et réglementations locales.

La conformité des e-mails désigne le respect des lois, des réglementations et des bonnes pratiques relatives aux communications de marketing par e-mail. Cette conformité aux diverses réglementations en matière de protection des données englobe un large éventail d’actions, allant de l’obtention d’un consentement explicite pour l’envoi d’e-mails aux clients, à la garantie de transparence sur l’identité de l’expéditeur, et à la fourniture d’instructions claires pour se désinscrire, tout en protégeant les données des utilisateurs et en assurant leur sécurité.

La conformité des e-mails englobe tous les processus qui régissent le marketing par e-mail, de la manière dont vous collectez les adresses à celle dont vous stockez et gérez les données. Elle prend également en compte les lois régionales, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l’UE et la Loi sur le contrôle de la pornographie et du marketing non sollicités (CAN-SPAM) aux États-Unis, garantissant que les marketeurs respectent et défendent les droits de leurs clients à chaque point de contact.

Réglementations clés en matière de conformité des e-mails

Le marketing par e-mail est l’un des principaux canaux permettant aux entreprises d’entrer en contact avec leur audience cible. Cependant, toutes les entreprises qui envoient des e-mails en masse ont la responsabilité de se conformer à des réglementations strictes conçues pour protéger la vie privée des consommateurs et leur éviter de recevoir des messages non sollicités.

Comprendre les différentes réglementations peut vous aider à vous assurer que vous êtes en conformité afin d’éviter des sanctions légales et des dommages à votre réputation.

Loi CAN-SPAM

La législation sur le contrôle de la pornographie et du marketing non sollicités (CAN-SPAM) est une loi américaine qui fixe des règles pour l’envoi d’e-mails commerciaux.

Promulguée en 2003, elle donne aux destinataires le droit d’empêcher les entreprises de leur envoyer des e-mails et prévoit des sanctions en cas d’infraction ainsi que des exigences claires pour les expéditeurs, notamment :

• Éviter les informations fausses ou trompeuses
• Ne pas utiliser de lignes objet trompeuses
• Présenter le message en tant qu’e-mail promotionnel ou de publicité
• Fournir une adresse postale physique
• Informer les destinataires de la manière dont ils peuvent se désinscrire des e-mails
• Honorer les demandes de désinscription
• Surveiller le marketing par e-mail effectué par des tiers en votre nom

Contrairement à certaines autres réglementations, la loi CAN-SPAM n’exige pas que les expéditeurs obtiennent un consentement explicite avant d’envoyer des e-mails commerciaux. Cependant, chaque e-mail doit contenir un mécanisme clair permettant aux destinataires de se désinscrire des futures communications. Une fois qu’un utilisateur s’est désinscrit, les entreprises ont dix jours pour cesser de lui envoyer des e-mails.

Si votre entreprise est reconnue coupable d’avoir enfreint la loi CAN-SPAM, attendez-vous à payer une amende pouvant aller jusqu’à 50 120 dollars pour chaque e-mail. Cette sanction n’est pas plafonnée et vous risquez des poursuites pénales pouvant aller jusqu’à l’emprisonnement.

RÈGLEMENT GÉNÉRAL SUR LA PROTECTION DES DONNÉES (RGPD)

Le RGPD est une réglementation complète sur la protection des données qui est entrée en vigueur dans l’Union européenne en 2018 et dont la portée s’étend au-delà des simples e-mails. Le RGPD est applicable à toutes les organisations du monde entier qui traitent les données personnelles de personnes résidant dans l’UE.

En vertu du RGPD, les entreprises doivent obtenir le consentement explicite et éclairé des individus avant de traiter leurs données. Les cases pré-cochées ou le consentement implicite ne sont pas suffisants. Les destinataires doivent également être informés de la façon dont leurs données seront utilisées. Le RGPD accorde également aux personnes des droits sur leurs données, notamment le droit d’accès, de rectification et d’effacement.

Le transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE) est également soumis à des restrictions en vertu du RGPD. Les entreprises doivent s’assurer que le pays ou l’organisation qui reçoit les données offre une protection adéquate aux consommateurs.

Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)

La LCAP est en vigueur depuis 2014 et constitue l’une des législations anti-spam les plus strictes au monde. En vertu de la LCAP, les entreprises doivent obtenir un consentement explicite ou implicite avant d’envoyer des messages électroniques commerciaux (MEC), qui incluent les e-mails et les SMS. Le consentement explicite peut être obtenu directement auprès des destinataires, tandis que le consentement implicite peut être déduit d’une relation commerciale ou non commerciale existante.

En vertu de la LCAP, chaque MEC envoyé doit indiquer l’identité de l’expéditeur. En outre, tous les messages doivent inclure un mécanisme permettant aux destinataires de se désabonner des futures communications, un processus qui doit être traité dans les dix jours suivant la demande.

Les manquements à la LCAP sont sévères. Les particuliers peuvent être passibles d’amendes allant jusqu’à 1 million de dollars, et les entreprises peuvent encourir des pénalités pouvant atteindre 10 millions de dollars. Les particuliers peuvent également engager des poursuites privées contre les entités qui enfreignent la loi.

La véritable valeur d’une liste d’e-mails ne réside pas dans sa taille, mais dans la qualité des abonnés et la conformité. Une liste de diffusion conforme garantit que vous ne vous adressez qu’à des personnes qui souhaitent réellement recevoir des communications de votre entreprise et que vous opérez dans les limites légales du marketing numérique.

La création et la gestion d’une liste d’e-mails conforme protègent la réputation de votre marque, renforcent la confiance des consommateurs et améliorent les taux d’engagement.

Obtention du consentement

Avant d’ajouter des individus à votre liste de diffusion, vous devez obtenir leur consentement clair et informé. Expliquez précisément pourquoi vous collectez leur adresse électronique et comment vous prévoyez de l’utiliser. Évitez les termes vagues et spécifiez plutôt le type de contenu auquel ils doivent s’attendre, qu’il s’agisse de lettres d’information, de promotions, d’actualités ou de tout cela.

Veillez à ne pas utiliser de cases pré-cochées. Il peut être tentant de forcer les clients à s’inscrire sur votre liste d’e-mails, mais les laisser choisir délibérément plutôt que de leur imposer de se désinscrire peut vous aider à nouer de meilleures relations, qu’il s’agisse de clients nouveaux ou existants.

Marketing basé sur les autorisations

Le marketing basé sur les autorisations repose sur l’idée de respecter le choix du destinataire. En obtenant le consentement explicite avant d’envoyer des e-mails marketing, les entreprises priorisent les préférences des clients, assurant ainsi leur conformité avec la plupart des réglementations dans le monde tout en augmentant les taux d’engagement.

Avoir un processus d’opt-in double peut protéger davantage votre entreprise. Un utilisateur fournit son adresse e-mail, généralement via un formulaire d’inscription. Ensuite, vous lui envoyez un e-mail d’opt-in en lui demandant de confirmer son inscription. Une fois validée, son adresse e-mail est ajoutée à la liste de diffusion. Ce processus garantit que l’e-mail est correct et réaffirme son intérêt, ce qui conduit à un plus grand engagement et assure la conformité.

Gestion de liste

Une liste d’e-mail nécessite un entretien régulier pour rester efficace et conforme. La suppression des adresses non valides réduit les taux de rebond et améliore la délivrabilité globale. Vous devez également mettre à jour les adresses modifiées à l’aide d’outils et d’intégrations capables d’identifier ces changements. Enfin, assurez-vous que chaque abonné n’apparaît qu’une seule fois dans votre base de données pour éliminer les doublons.

Vous devez également gérer les abonnés inactifs qui n’ont pas interagi avec vos e-mails pendant une période prolongée. Vous pouvez envoyer des campagnes de réengagement pour raviver leur intérêt, des enquêtes de satisfaction pour leur demander pourquoi ils sont restés inactifs, ou envisager d’utiliser le suivi des e-mails et de les désinscrire complètement de votre liste si plusieurs tentatives ont été effectuées et qu’ils restent inactifs.

À mesure que le marketing par e-mail devient une activité mondiale pour votre entreprise, il introduit des complexités en matière de conformité. Les réglementations diffèrent selon les pays, et ce qui est permis dans l’un peut ne pas l’être dans un autre. Les entreprises doivent connaître ces nuances pour assurer la conformité des e-mails lors de l’envoi de campagnes à des abonnés dans le monde entier.

Marketing par e-mail international

Le RGPD présente un ensemble de normes mondiales en matière de confidentialité des données. Même si une entreprise n’est pas située dans l’UE, elle est soumise au RGPD si elle traite les données de résidents de l’UE.

Pour les marketeurs non européens, cela signifie garantir le consentement à la collecte et au traitement des données, fournir des mécanismes clairs permettant aux résidents de l’UE d’exercer leurs droits en matière de données, notamment l’accès, la correction et la suppression des données, et être transparent sur les pratiques d’utilisation et de partage des données.

Le transfert de données personnelles à l’international pose de sérieux défis dans le cadre du RGPD. Les entreprises doivent s’assurer que le pays destinataire offre un niveau de protection des données comparable. Les entreprises doivent utiliser des mécanismes de transfert de données approuvés, tels que les Clauses contractuelles types (CCT) ou les Règles d’entreprise contraignantes (BCR), et informer les utilisateurs de l’endroit où leurs données sont stockées et des mesures prises pour les protéger.

Gérer des juridictions multiples

À mesure que les entreprises étendent leurs efforts de marketing par e-mail à l’échelle mondiale, elles doivent respecter les lois et réglementations de conformité de chaque pays.

Pour s’y retrouver, il est nécessaire de segmenter les listes d’e-mails par région et d’adapter les campagnes en fonction des réglementations locales. En outre, les entreprises doivent régulièrement mettre à jour leurs politiques internes de conformité en matière d’e-mails en fonction de l’évolution de la législation et implémenter des systèmes de gestion des données pour répondre aux différentes exigences de protection.

Si vous avez des doutes concernant la conformité des e-mails, vous pouvez également envisager de faire appel à un conseiller juridique. En sollicitant des experts locaux en droit pour comprendre les nuances de la conformité des e-mails à l’échelle mondiale et en procédant à des audits réguliers pour rectifier les problèmes, vous vous assurerez de rester en règle.

Surveillez et auditez fréquemment

Rester conforme est un effort continu. Des contrôles et des audits réguliers permettent de s’assurer que vos listes d’e-mails et vos communications restent en règle. Vous devez également vous tenir au courant des changements réglementaires. Les lois évoluent pour répondre aux attentes de la société. Vous devez donc vous adresser régulièrement aux organismes de réglementation et vous tenir au courant des dernières modifications apportées aux exigences en matière de conformité.

Maintenez votre conformité avec Mailchimp. Notre plateforme de marketing par e-mail facilite l’obtention d’un consentement explicite pour envoyer des communications par e-mail aux clients avec des formulaires d’opt-in, des fenêtres contextuelles, et plus encore. Ensuite, gérez vos données client pour respecter en toute simplicité les obligations fixées par les législations sur la confidentialité des données, comme la loi CAN-SPAM et le RGPD.