Les SMS sont sans conteste le meilleur moyen de joindre rapidement quelqu’un, car ils sont personnels, directs et presque impossibles à ignorer. Pour la plupart des mises à jour quotidiennes, comme une alerte de vente flash ou un message de remerciement, quelques mots suffisent.
Mais parfois, il y a plus à partager. Il peut s’agir d’une liste de prix, d’un guide détaillé des produits ou d’un nouveau menu saisonnier. Le format PDF (Portable Document Format) permet de conserver toutes ces informations de manière claire et professionnelle. Il suffit de cliquer sur l’icône de pièce jointe et d’ajouter le fichier à votre message, n’est-ce pas ?
Techniquement vrai, mais joindre des fichiers PDF à des SMS est plus compliqué que cela n’en vaut la peine. Heureusement, il existe une meilleure solution : les liens hébergés. Vous souhaitez savoir pourquoi les pièces jointes ne sont pas adaptées et comment envoyer des fichiers PDF de manière optimale ? C’est parti.
Pourquoi envoyer des pièces jointes au format PDF est une mauvaise idée
Avant d’aborder la solution, voyons pourquoi les pièces jointes au format PDF sont si problématiques. Il existe trois raisons principales pour lesquelles il vaut mieux les éviter, et elles touchent toutes un point sensible : votre délivrabilité, l’expérience client et votre budget.
Mauvaise délivrabilité
Les pièces jointes transforment votre SMS en MMS, et ce type de message échoue beaucoup plus souvent. Les restrictions des opérateurs, les limites de taille des fichiers et les problèmes de compatibilité des appareils mobiles peuvent empêcher votre PDF d’arriver à destination. Ou alors, il arrive corrompu. Dans tous les cas, votre client n’obtient pas ce dont il a besoin.
Expérience client peu fluide
Même lorsque les pièces jointes arrivent, elles sont souvent en désordre. Les fichiers multimédias ne s’ouvrent pas sur certains appareils. Les images semblent compressées ou déformées. Certains appareils Apple et Android téléchargent automatiquement le fichier, tandis que d’autres obligent les clients à passer par des étapes fastidieuses. C’est frustrant, et la frustration n’est pas ce que vous souhaitez associer à votre entreprise.
Coûts élevés
Les messages MMS standard coûtent environ trois fois plus cher que les SMS classiques. Et cela sans compter les pièces jointes, qui augmenteraient encore davantage les coûts. Pourquoi payer trois fois plus (voire davantage) alors qu’un simple lien dans un SMS fait tout aussi bien l’affaire pour un prix nettement inférieur ?
Que faire à la place : mettre en ligne et créer un lien
Si les pièces jointes ne sont pas une option, quelle est la solution alternative ? C’est simple. Il suffit d’importer votre fichier PDF vers un espace de stockage cloud sécurisé, puis d’envoyer le lien par SMS.
Voici où vous pouvez héberger vos fichiers :
- Google Drive : vous bénéficiez d’un espace de stockage gratuit, de commandes de partage simples et de la possibilité d’accéder à vos fichiers où que vous soyez. Comme la plupart des petites entreprises, vous utilisez probablement déjà ce gestionnaire de fichiers.
- Site Web professionnel : créez une page de ressources ou importez des fichiers sur votre site Web professionnel existant. C’est idéal pour partager des fichiers PDF dont vos clients ont souvent besoin, comme les manuels d’utilisation des produits.
- Mailchimp : le producteur de contenu facilite l’envoi de PDF. Importez votre fichier, copiez le lien et insérez-le dans votre message. Comme vous êtes déjà sur Mailchimp, vous n’avez pas besoin de passer d’une plateforme à l’autre.
Choisissez celui qui correspond le mieux à votre flux de travail ou combinez-les. Par exemple, votre site Web pourrait héberger des ressources permanentes telles que des menus, tandis que Mailchimp gère les fichiers spécifiques à vos campagnes.
Cas d’utilisation parfaits pour les liens PDF dans les SMS
Vous pensez probablement déjà à toutes les informations importantes que vous pourriez envoyer de cette manière. Des factures ? Des fiches produit ? Des menus mis à jour ? Voici les cas où envoyer un lien PDF par SMS est vraiment utile.
Documents financiers
Les factures, les reçus numériques et les fiches tarifaires des produits sont beaucoup plus faciles à envoyer par SMS que par courrier ou par e-mail. Un lien PDF permet à vos clients d’accéder à tout moment à un enregistrement permanent, directement depuis leur application de messagerie.
Informations sur les produits et services
Vous lancez un nouveau produit ou présentez vos offres ? Un PDF bien conçu permet aux clients d’enregistrer, de parcourir et de revenir sur les détails lorsqu’ils sont prêts. Vous pouvez inclure des images JPG, des liens vers des fichiers vidéo ou audio, ou même une note personnelle, le tout dans un seul fichier bien organisé.
Actualités commerciales
Les changements importants n’ont pas leur place dans une petite bulle de texte. Le format PDF vous offre suffisamment d’espace pour expliquer des éléments tels que les changements de politique, les nouveaux horaires ou les annonces sans surcharger le message lui-même. Les clients peuvent le télécharger sur n’importe quel téléphone portable ou ordinateur et le consulter à tout moment.
Ressources client
Vous devez envoyer des instructions de configuration, des guides de prise en main ou des FAQ ? Un PDF hébergé permet à votre destinataire d’ouvrir instantanément les informations dans son application mobile préférée, qu’il s’agisse d’un navigateur ou d’Acrobat Reader. Et si vous avez activé les champs de formulaire, il peut même modifier les fichiers PDF pour ajouter des notes ou remplir des informations si nécessaire.
Étapes pour envoyer un fichier PDF par SMS à l’aide de Mailchimp
Vous cherchez un moyen simple d’envoyer des documents par SMS ? L’hébergement gratuit de fichiers proposé par Mailchimp vous permet d’importer facilement des fichiers PDF (ainsi que des fichiers audio, des vidéos, des images, etc.) et d’obtenir un lien que vous pouvez insérer dans n’importe quel nouveau message. Voici comment procéder.
Étape n° 1 : importer votre fichier PDF sur Mailchimp
Commencez par vous rendre dans le producteur de contenu de Mailchimp. C’est votre espace central pour tout gérer, des images aux fichiers plus volumineux comme les PDF, avec une prise en charge des documents jusqu’à 10 Mo chacun.
Pour y accéder, connectez-vous, puis cliquez sur le bouton Contenu dans la barre latérale gauche. Cela ouvre votre bibliothèque de fichiers. À partir de là, cliquez sur le bouton Importer dans le coin supérieur droit et choisissez le fichier que vous souhaitez envoyer. Mailchimp le stockera pour vous. Vous n’avez donc pas à vous soucier des problèmes de délivrabilité liés aux fichiers volumineux ou aux pièces jointes non prises en charge.
Étape n° 2 : générer l’URL partageable
Pour partager des fichiers par SMS, vous aurez besoin d’un lien direct. Dans l’onglet Fichiers téléchargés, recherchez votre fichier PDF et cochez la case à côté. Cliquez ensuite sur la flèche déroulante du bouton Afficher les détails en haut et sélectionnez Copier l’URL.
Une confirmation rapide s’affichera en bas de la page pour vous indiquer que le lien a été copié et qu’il est prêt à être utilisé. Veillez à raccourcir vos URL SMS à l’aide d’un outil spécialisé avant de les envoyer afin d’améliorer la lisibilité et de gagner de la place dans votre message.
Étape n° 3 : rédiger votre message SMS
Il est maintenant temps de rédiger votre nouveau message. Soyez concis, clair et concentrez-vous sur la valeur du PDF que vous envoyez, qu’il s’agisse d’un menu, d’un guide produit ou d’une liste de prix. Collez l’URL raccourcie et donnez à votre audience une raison de cliquer.
Quelques exemples de messages SMS :
- « Bonjour, [Nom]. Découvrez les dernières offres de [Nom de l’entreprise]. Brochure complète à l’intérieur : [lien] »
- « Voici votre guide de démarrage rapide de [Nom de l’entreprise] : [lien] Il contient toutes les réponses à vos questions, et nous restons à votre disposition si vous avez besoin d’informations supplémentaires. »
- « Bonjour, [Nom] ! Vous aurez besoin de retrouver votre reçu plus tard ? Enregistrez ce [lien] de [Nom de l’entreprise] pour y accéder facilement. »
Vous n’avez pas besoin d’en dire beaucoup. L’objectif est d’amener vos destinataires à ouvrir, consulter et télécharger le fichier sans distraction.
Étape n° 4 : tester votre SMS avant de l’envoyer
Avant de partager des fichiers avec vos clients, faites un test. Envoyez le SMS à vous-même et à quelques collègues pour vérifier que le message est conforme à l’image de marque, que le lien s’ouvre correctement et que le fichier se charge rapidement sur tous les appareils. Une fois que vous êtes satisfait de l’apparence et du fonctionnement, vous pouvez cliquer sur Envoyer en toute confiance.
Principaux points à retenir
- Ignorer les pièces jointes : joindre des fichiers PDF à des SMS les transforme en MMS, qui coûtent plus cher, échouent plus souvent et créent une expérience peu pratique pour vos clients.
- Envoyer plutôt un lien PDF : utiliser un lien hébergé est le rêve de tout chef d’entreprise, car cela fonctionne sur tous les appareils et ne grève pas votre budget SMS.
- Connaître vos options : Google Drive, le site Web de votre entreprise et le producteur de contenu de Mailchimp vous permettent tous d’héberger et de partager des fichiers en toute sécurité. Choisissez donc celui qui correspond le mieux à votre flux de travail ou combinez-les.
- Privilégier le producteur de contenu : le producteur de contenu de Mailchimp vous permet de stocker, gérer et partager des PDF, des vidéos et bien plus encore, ce qui simplifie l’ensemble de votre flux de travail SMS.
- Tester avant d’envoyer : envoyez toujours un message d’essai pour vérifier que le lien fonctionne et que le PDF s’ouvre correctement avant que vos clients ne le voient.