Les entreprises s’appuient sur une communication efficace, tant en interne qu’en externe. Elles communiquent notamment avec les clients et les prospects pour stimuler les ventes. De leur côté, les communications internes garantissent que tous les employés sont au courant des dernières actualités de l’entreprise.
Les mémos constituent l’un des moyens de communication interne des entreprises. Apprendre à rédiger des mémos peut vous aider à transmettre efficacement des informations essentielles aux employés d’une entreprise.
Également appelés notes de service, les mémos fournissent des informations de base et sont envoyés simultanément à plusieurs personnes, ce qui en fait un outil de communication groupée idéal. Cependant, vous pouvez également envoyer un mémo à des employés individuels. Par exemple, si vous êtes en train de procéder à l’intégration virtuelle d’un nouvel employé, vous pouvez envoyer un mémo décrivant le processus. Ces messages fournissent également des détails sur les étapes que les destinataires doivent suivre.
Vous pouvez utiliser les mémos pour informer les employés des actualités de l’entreprise, expliquer les nouvelles procédures, communiquer au personnel les changements intervenus dans l’organisation et annoncer les promotions. L’un des aspects les plus importants d’un mémo est sa structure. Étant donné qu’ils ne contiennent que les informations nécessaires, il est essentiel de savoir comment rédiger un mémo qui soit court et précis.
Poursuivez votre lecture afin d’apprendre à rédiger un mémo pour votre entreprise :
Comment rédiger un mémo
Le format du mémo doit rester cohérent quelle que soit l’annonce, que vous écriviez pour informer l’équipe d’une réunion à venir ou que vous fassiez des annonces générales.
Bien qu’ils aient tendance à varier en longueur en fonction des sujets, les mémos ne devraient jamais dépasser une ou deux pages. L’objectif premier est de partager l’information le plus rapidement possible, les plus importantes étant placées en tête, ce qui signifie qu’un mémo court est généralement l’option la plus efficace.
Voici quelques étapes pour vous aider à rédiger une note de service :
1. Renseigner l’en-tête
L’en-tête contient des éléments tels que « À », « De », « Date du mémo » et « Objet », qui aident le destinataire à comprendre que le message lui est destiné et de quoi il s’agit. Étant donné que les mémos peuvent servir de documents attestant qu’une personne a été informée, il est essentiel d’inclure la date, car cela aidera les deux parties à la retrouver plus tard.
La ligne objet d’un mémo doit être simple. Étant donné qu’il n’y a qu’un seul objet, il doit donner un aperçu de son contenu.
2. Choisir une phrase d’introduction
La phrase d’introduction, également appelée déclaration, fait partie du corps du mémo. C’est ici que vous indiquez le but du message et la raison pour laquelle vous l’envoyez au destinataire. Elle vous permet de présenter l’idée principale en énonçant simplement les éléments d’information clés et en fournissant des détails sur le contexte.
3. Fournir un contexte
Après la phrase d’introduction se trouve la section « discussion » du mémo, qui fournit des informations générales et approfondit le sujet, tout en soulignant le thème et l’objectif ultimes du message. Le corps du texte doit contenir des informations claires et organisées et un ou deux paragraphes pour présenter l’information de manière cohérente. Dans la mesure du possible, utilisez des puces ou des listes pour faciliter la lecture.
4. Inclure les étapes suivantes
Si les destinataires doivent prendre des mesures, le mémo doit inclure les prochaines étapes indiquant l’activité et l’échéance.
5. Terminer par une conclusion
Votre conclusion clôture le mémo avec une signature polie et professionnelle comprenant votre nom et votre poste.
Votre mémo peut également inclure des pièces jointes si vous l’envoyez par e-mail. Si celui-ci est long, vous devez également fournir un résumé au cas où le personnel aurait besoin d’y revenir pour plus d’informations.
Une fois le mémo rédigé, vous pouvez le diffuser aux destinataires par e-mail ou par messagerie interne. L’affichage du mémo sur un tableau d’affichage dans un espace commun, tel qu’une salle de pause ou un hall d’entrée de bureau, est également un bon moyen de faire passer votre message.
Modèle de mémorandum
Le modèle de mémo de base suit la même structure, qu’il soit long ou court. Les entreprises ont tendance à utiliser un format et un modèle de mémo uniforme afin de faciliter la création et la compréhension des notes de service.
Pourquoi un modèle de mémo permet de gagner du temps
L’utilisation d’un modèle ou d’un exemple de mémo ne vous permet pas seulement de gagner du temps ponctuellement, elle permet aussi de renforcer la cohérence dans l’ensemble de votre organisation. Lorsque tout le monde suit le même format, la communication devient plus transparente et plus efficace. Voici pourquoi l’utilisation d’un modèle de mémo vous fait gagner du temps :
Normaliser la communication entre les équipes
Pour que tout le monde soit en phase, il faut d’abord parler le même langage et avoir une communication claire. Lorsque votre équipe de marketing envoie un mémo à la comptabilité, il ne doit pas y avoir de confusion quant à l’endroit où trouver les informations clés.
Cette normalisation est d’autant plus précieuse que les entreprises se développent ou travaillent sur plusieurs sites. Vous constaterez qu’il y a moins d’e-mails de demande d’éclaircissements et que vous passerez plus de temps à vous occuper de ce qui est important.
De plus, les nouveaux employés peuvent rapidement apprendre à utiliser un format cohérent plutôt que d’avoir à gérer plusieurs styles dans différents services lorsqu’ils rejoignent l’entreprise.
Éliminer les approximations dans la mise en forme
Regarder un document vierge et se demander comment structurer son message fait perdre un temps précieux. Avec un modèle, vous ne réinventez pas la roue chaque fois que vous devez envoyer un mémo.
La structure de base est déjà en place : l’en-tête, l’espacement, la police de caractères et la mise en page générale sont définis. Vous pouvez donc vous concentrer sur ce qui compte vraiment : le message lui-même. Vous passerez moins de temps à ajuster les marges et plus de temps à élaborer des communications claires et efficaces.
Améliorer la clarté et la cohérence
Lorsque chaque mémo suit le même format, les lecteurs développent un rythme naturel de traitement de l’information. Ils savent où chercher les détails clés, les échéances et les actions à entreprendre. Cette cohérence renforce l’efficacité de votre processus de communication.
Au fil du temps, cette cohérence permet de réduire les malentendus et de s’assurer que des détails essentiels ne se perdent pas dans la traduction. Elle donne également une image plus professionnelle de votre organisation, en montrant que vous accordez de l’importance à une communication claire et organisée.
Les différents types de mémos et leurs objectifs
Chaque mémo a un objectif spécifique et le fait de comprendre les différents types disponibles vous aide à choisir l’approche la mieux adaptée à votre message. Examinons les principaux types de mémos et les circonstances dans lesquelles il convient d’utiliser chacun d’entre eux.
Mémos informatifs
Il s’agit de vos communications de base, conçues pour tenir tout le monde au courant des actualités de l’entreprise, des événements à venir, des changements de politique ou des annonces importantes. Ils présentent des faits sans exiger d’actions spécifiques.
Les mémos informatifs peuvent annoncer une nouvelle embauche, expliquer les changements apportés aux politiques de l’entreprise ou communiquer les résultats trimestriels.
Les mémos informatifs efficaces anticipent les questions et fournissent des réponses avant qu’elles ne soient posées, ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les confusions ultérieures.
Mémos de demande
Lorsque vous avez besoin d’une intervention, les mémos de demande sont le format de prédilection. Ces derniers sont orientés vers l’action et indiquent clairement ce qui doit être fait, qui doit le faire et dans quel délai.
Le succès d’un mémo de demande dépend de sa clarté et de sa spécificité. Vous devez expliquer ce dont vous avez besoin, pourquoi c’est important et comment cela s’inscrit dans des objectifs plus larges. Un mémo de demande bien rédigé permet aux destinataires de comprendre leur rôle et de passer à l’action.
Mémos persuasifs
Parfois, il ne suffit pas d’informer ou de demander, il faut convaincre.
Les mémos persuasifs défendent une ligne de conduite particulière, qu’il s’agisse d’adopter un nouveau système, de modifier un processus ou d’approuver un projet. Ces mémos nécessitent une réflexion et une structure approfondies, ainsi que la présentation de preuves et d’arguments logiques à l’appui.
Pour rédiger un mémo persuasif efficace, vous devez anticiper les objections potentielles et y répondre de front tout en mettant en avant les avantages de votre proposition.
Mémos de confirmation
La documentation est importante dans les entreprises. Les mémos de confirmation sont des comptes rendus écrits de décisions, d’accords ou de discussions. Elles permettent d’éviter les malentendus en indiquant clairement ce qui a été décidé ou convenu. Pensez-y comme au procès-verbal d’une réunion ou d’un groupe de discussion, mais plus orienté vers l’action.
Les mémos de confirmation sont particulièrement utiles dans le cadre de la gestion de projets, de négociations contractuelles ou de toute autre situation où vous avez besoin d’une trace écrite claire. Elles permettent de responsabiliser tout le monde et fournissent un point de référence en cas de questions ultérieures.
Conseils pour la rédaction d’une note de service
Apprendre à rédiger un note de service est relativement facile si vous savez comment écrire un e-mail. Cependant, les objectifs de ces deux communications professionnelles sont différents.
Alors que les e-mails sont conçus pour impliquer les employés et sont plus personnels, un mémo est plus formel et utilisé pour les communications officielles de l’organisation. Savoir quand utiliser un mémo au lieu d’un e-mail dépend du sujet et de la nature générale du message.
Vous devez envoyer une note de service pour les communications officielles, en particulier celles qui relaient des informations complexes ou détaillées. Comme ces mémos suivent une structure basique et organisée, ils permettent une meilleure lisibilité que les e-mails internes au bureau.
De leur côté, les e-mails internes conviennent mieux lorsque vous avez besoin d’une communication réciproque entre les membres du personnel. L’e-mail est la meilleure option si vous avez besoin d’une réponse rapidement.
Voici quelques conseils supplémentaires pour rédiger une note de service :
- Relire votre mémo. Relisez toujours l’intégralité de votre mémo avant de l’envoyer. Assurez-vous que le nom de chaque personne est correct, ainsi que l’objet du mémo et les paragraphes du corps du texte. Votre mémo doit être facile à comprendre, c’est pourquoi vous devez en vérifier la grammaire et la lisibilité générale. Étant donné que les mémos servent généralement de documentation au sein d’une entreprise, vous devez veiller à ce que toutes les informations nécessaires soient communiquées aux employés dans un format facile à lire.
- Garder vos destinataires à l’esprit. Si votre audience est composée de votre personnel, elle n’a pas besoin des mêmes éléments que vos clients dans un e-mail de marketing. L’objectif n’est pas de convertir les employés, mais de les informer pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
- Aller droit au but. L’objectif d’un mémo est de transmettre des informations de la manière la plus efficace possible. Votre paragraphe d’ouverture, ou premier paragraphe, doit être court et présenter le contexte, tandis que le corps du mémo fournit des informations plus détaillées.Essayez de faire en sorte que votre mémo soit le plus bref possible, tout en fournissant aux employés suffisamment d’informations pour qu’ils comprennent le document écrit.
Communiquez avec votre équipe à l’aide d’un mémo
Dans un environnement professionnel en constante évolution, la rapidité des communications est essentielle pour garantir la productivité. Un mémo est un moyen simple et efficace de communiquer en externe et en interne. Ces documents professionnels importants peuvent améliorer la clarté tout en fournissant aux responsables un format structuré et concis pour transmettre des informations importantes sur l’entreprise.
Exploitez la puissance des notes de service avec Mailchimp. Notre outil marketing tout-en-un facilite la diffusion de messages importants et le partage d’informations avec vos employés. De plus, vous pouvez utiliser nos analyses et nos rapports avec visualisation de données pour déterminer si vos mémos ont été ouverts et lus afin d’assurer une communication plus efficace au sein de votre organisation. Inscrivez-vous sur Mailchimp dès aujourd’hui.
Principaux points à retenir
- La rédaction efficace de mémos est essentielle pour une communication professionnelle claire, aidant les entreprises à partager des informations de manière efficace tout en maintenant le professionnalisme dans l’ensemble de l’organisation.
- L’utilisation de modèles de mémos crée une cohérence entre les services et permet de gagner un temps précieux en éliminant les erreurs de mise en forme et de structure.
- Comprendre les différents types de mémos vous permet de choisir le format adapté à votre message, qu’il s’agisse de partager des informations, de formuler des demandes, de défendre un argumentaire ou de documenter des décisions.