Créer un e‑mail de demande de réunion

Un e-mail de demande de réunion est un message envoyé pour proposer une heure et un lieu pour une réunion. Son objectif principal est d'organiser une rencontre qui convient à toutes les parties concernées, que ce soit pour une discussion d'affaires, une consultation avec un client ou une opportunité de réseautage. Bien rédigé, cet e-mail permet de garantir que la réunion est planifiée efficacement et que tous les participants comprennent clairement l'objectif et les détails de la réunion.

Voici quelques exemples de situations dans lesquelles vous pouvez envoyer des e-mails de demande de réunion :

• Réunions d'affaires : les réunions d'affaires sont un incontournable dans tout environnement professionnel. Qu'il s'agisse de coordonner un projet avec les membres de l'équipe lors d'une réunion rapide, de discuter de la stratégie avec la direction ou de procéder à une évaluation des performances, l'envoi d'un e-mail de demande de réunion par e-mail garantit que tout le monde est disponible et sur la même longueur d'onde.
• Consultations avec les clients : lorsque vous traitez avec des clients, un e-mail de demande de réunion peut être utilisé pour organiser des consultations, discuter de l'avancement d'un projet ou présenter de nouvelles propositions. Une communication claire par e-mail permet d'instaurer la confiance et de montrer votre professionnalisme. Cela garantit que vous et le client êtes préparés et comprenez l'ordre du jour, ce qui rend la consultation plus efficace.
• Opportunités de réseautage : l'envoi d'un e-mail de demande de réunion à un mentor, un partenaire ou un pair potentiel du secteur peut ouvrir la porte à de nouvelles opportunités. Que ce soit pour un entretien d'information, une discussion de collaboration ou simplement pour élargir votre réseau professionnel, un e-mail de demande de réunion bien écrit vous permet de démarrer la relation sur de bonnes bases.

De nombreuses entreprises ont besoin de demander des réunions avec des parties prenantes internes et externes, nous vous recommandons donc de créer des modèles d'e-mails de demande de réunion une fois que vous maîtrisez le processus. Ils vous feront gagner du temps lorsque vous devrez rédiger des e-mails de demande de réunion à l'avenir.

Rédiger la ligne objet parfaite

La ligne objet est la partie de votre e-mail que le destinataire voit. Bien souvent, c'est elle qui le pousse à ouvrir ou à ignorer votre e-mail. Une ligne objet accrocheuse, claire et concise peut attirer l'attention et encourager le destinataire à poursuivre sa lecture. Dans le contexte d'une demande de réunion, une ligne objet solide donne le ton du message et fournit un bref aperçu de l'objectif de l'e-mail.

Voici des exemples de lignes objet efficaces :

• « Demande de réunion : discussion à propos de [sujet] »
• « Connectons-nous : planification d'une réunion »
• « Demande de réunion : [Votre nom] et [Nom du destinataire] »
• « Point rapide ? Planification d'une brève réunion »
• « Réunion de suivi : [Sujet de la réunion précédente] »

Opter pour une formule de politesse professionnelle

La formule de politesse est une marque de respect. Le choix de la bonne formule dépend de votre relation avec le destinataire et du contexte de la demande de réunion. Dans certains clients de messagerie, votre formule de politesse peut également apparaître sous la forme du texte d'aperçu de l'e-mail, qui est un aperçu du contenu de l'e-mail.

Une salutation formelle est appropriée pour les réunions d'affaires, les consultations avec les clients ou lorsque vous contactez quelqu'un que vous ne connaissez pas bien. Les salutations formelles sont un signe de respect et de professionnalisme, et sont donc essentielles pour donner une impression positive. Voici des exemples de salutations formelles :

• « Cher M. Smith, »
• « Cher Dr Johnson, »
• « Chère Mme Brown, »

Pour une salutation formelle, il est préférable d'utiliser le titre et le nom de famille du destinataire. C'est un signe de respect et de reconnaissance de son statut professionnel. Par exemple :

• « Cher M. Johnson, »
• « Cher Dr White, »
• « Chère Professeure Green, »

Une salutation informelle peut être plus appropriée pour les collègues, les membres de l'équipe ou les personnes que vous connaissez bien. Elle peut contribuer à instaurer un ton amical et accessible. Voici quelques exemples de salutations à utiliser pour un e-mail de demande de réunion informelle :

• « Bonjour Sara, »
• « Bonjour Mary, »
• « Bonjour à tous, »

Lorsque le destinataire est une personne que vous connaissez bien ou avec qui vous avez une relation professionnelle continue, l'utilisation de son prénom dans la salutation est appropriée et peut instaurer un ton chaleureux. L'utilisation des prénoms peut également convenir à la communication interne au sein d'une entreprise ou d'une équipe, où il est d'usage d'adopter un ton informel.

Il est essentiel de s'adresser correctement au destinataire pour lui témoigner votre respect et faire en sorte que votre e-mail soit bien reçu. Le degré de formalité choisi doit refléter votre relation avec le destinataire et le contexte de votre e-mail.

Indiquer clairement et précisément l'objectif de votre réunion est essentiel pour des e-mails de demande de réunion efficaces. Vous aidez ainsi le destinataire à comprendre la pertinence et l'importance de la réunion, ce qui peut augmenter la probabilité d'une réponse positive.

Le fait de préciser l'objectif de la réunion apporte de la clarté et définit les attentes pour vous et le destinataire. Un objectif vague ou ambigu peut prêter à confusion et réduire les chances que votre demande de réunion soit acceptée. Des énoncés d'objectifs clairs aident le destinataire à se préparer à la réunion, qui pourra ainsi être productive et ciblée.

Voici des exemples d'énoncés d'objectifs clairs que vous pouvez utiliser pour les demandes de réunion :

• « Discuter de l'avancement du projet »
• « Explorer les possibilités de partenariat »
• « Examiner les résultats financiers trimestriels »
• « Planifier la prochaine campagne marketing »
• « Répondre aux commentaires et aux plaintes des clients »

Proposer une date et une heure adéquates

Que vous envoyiez un e-mail de demande de réunion chaleureux ou formel, suggérer une date et une heure pour la réunion est une étape essentielle. Le fait d'offrir plusieurs options et de tenir compte de l'emploi du temps et du fuseau horaire du destinataire garantit une plus grande probabilité d'accord et de commodité pour toutes les parties concernées.

Prévoir au moins trois créneaux horaires différents augmente les chances de trouver un moment qui conviendra à toutes les parties concernées. Par exemple :

• « Pourrions-nous nous réunir mercredi à 10 h, jeudi à 14 h ou vendredi à 11 h ? »
• « Je suis disponible la semaine prochaine le lundi à 15 h, le mercredi à 10 h ou le jeudi à 13 h. Est-ce que l'un de ces créneaux vous conviendrait ? »

En proposant plusieurs options, vous montrez également que vous respectez l'emploi du temps chargé du destinataire et que vous êtes prêt à vous adapter à ses disponibilités.

Il est important de tenir compte du décalage horaire lors de la planification de réunions virtuelles, notamment quand des participants sont situés dans des fuseaux horaires différents. Précisez le fuseau horaire auquel vous faites référence et, si possible, proposez des horaires raisonnables pour tous les participants. Par exemple :

• « Pouvons-nous programmer une réunion mardi à 9 h PST, 12 h EST ou 17 h GMT ? »
• « Je suis disponible pour un appel la semaine prochaine, lundi à 16 h EST, soit 13 h PST. Est-ce que cela vous conviendrait ? »

Pour simplifier le processus de recherche d'une heure de réunion, vous pouvez utiliser des outils de planification tels que Doodle ou Calendly. Ces outils vous permettent de proposer plusieurs plages horaires et de laisser les destinataires choisir celles qui leur conviennent le mieux.

• Doodle : créez un sondage avec différents créneaux et envoyez le lien à votre destinataire. Il peut ensuite sélectionner les heures où il est disponible, ce qui facilite l'identification d'un moment qui convient à tous.
• Calendly : définissez vos préférences de disponibilité et Calendly générera un lien de planification. Le destinataire peut choisir le moment qui lui convient. La réunion sera automatiquement ajoutée à votre calendrier.

Grâce aux outils de planification, vous pouvez simplifier le processus et éviter les échanges d'e-mails qui accompagnent souvent l'organisation des réunions. Ces outils vous aident à trouver un moment qui convient à toutes les personnes concernées, ce qui rend le processus de planification des réunions plus efficace et moins stressant.

Indiquer le lieu ou les informations relatives à la réunion virtuelle

Le fait de préciser le lieu de la réunion ou de fournir les informations relatives à la réunion virtuelle permet de s'assurer que tous les participants savent où et comment rejoindre la réunion. Cela réduit la confusion et garantit que tout le monde est préparé et à l'heure.

Lorsque votre réunion doit se tenir dans un lieu physique, incluez l'adresse complète et toutes les informations nécessaires pour permettre au destinataire de le trouver facilement.

Il peut également être utile de fournir des indications claires ou un lien vers une carte, surtout si l'emplacement n'est pas bien connu ou s'il est difficile à trouver.

Pour les réunions virtuelles, incluez le lien vers la plate-forme de réunion (par exemple, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams) et toutes les informations de connexion utiles. Vérifiez que le lien est correct et accessible à tous les participants. Incluez toutes les instructions supplémentaires, comme la façon de télécharger le logiciel ou l'application nécessaire si le participant n'a jamais utilisé la plate-forme auparavant.

Ajouter un appel à l'action convaincant

Un CTA clair et précis encourage le destinataire à passer à l'étape suivante, permettant ainsi aux deux parties de finaliser les détails de la réunion. Ceci est particulièrement important pour les e-mails froids, car il indique au destinataire les étapes à suivre. Qu'il s'agisse de confirmer sa disponibilité, de choisir une heure de réunion ou de fournir des informations supplémentaires, veillez à ce que les instructions soient simples.

Demander une réponse rapide aide à planifier la réunion sans tarder et montre que vous accordez de l'importance au temps et à la contribution du destinataire. Formulez votre CTA poliment, mais avec assurance pour inciter le destinataire à répondre rapidement. Par exemple, vous pourriez dire :

• « Veuillez confirmer votre disponibilité. »
• « Dans l'attente de votre réponse. »
• « Je vous serez reconnaissant de confirmer votre disponibilité avant le [date de réunion]. »
• « Pourriez-vous sélectionner un créneau qui vous convient parmi les options proposées ? »

En ajoutant vos coordonnées et une signature professionnelle à la fin de votre e-mail de demande de réunion, vous permettez à votre destinataire de vous joindre facilement et vous montrez que vous êtes crédible.

Proposer des méthodes de contact alternatives au-delà de l'e-mail permet de s'adapter aux préférences du destinataire et de garantir l'accessibilité. Incluez votre numéro de téléphone, votre profil LinkedIn ou toute autre coordonnée utile.

Créez une signature électronique professionnelle avec votre nom, votre intitulé de poste et les informations sur votre entreprise. Cela ajoute une touche personnelle et renforce votre identité et votre affiliation à votre organisation.

Indiquez clairement votre nom et votre intitulé de poste pour établir votre autorité et votre crédibilité. Cela permet au destinataire d'identifier l'expéditeur de l'e-mail et de comprendre votre rôle dans le contexte de la demande de réunion.

Incluez des informations pertinentes sur l'entreprise, telles que le nom et l'adresse de l'entreprise, et tout autre détail qui pourrait être utile au destinataire. Cela donne du contexte et de la légitimité à votre e-mail.

Si vous avez des informations sans rapport à partager avec le destinataire, vous pouvez les ajouter en tant que post-scriptum. Cette section P.S. vous permet de discuter de tout ce qui n'a pas été évoqué dans l'e-mail de demande de réunion, surtout si cela n'est pas lié au message principal.

Bonnes pratiques pour la rédaction d'e-mails de demande de réunion

Pour rédiger un e-mail de demande de réunion efficace, il faut suivre plusieurs bonnes pratiques afin de garantir la clarté, le professionnalisme et une probabilité accrue de réponse positive.

• Concision de l'e-mail : votre e-mail de demande de réunion doit être concis et aller droit au but. Évitez les détails inutiles ou les longues explications. Soyez respectueux du temps du destinataire en ne fournissant que les informations essentielles et en rédigeant un e-mail bref et ciblé.
• Personnalisation du message : personnalisez votre e-mail de demande de réunion pour le rendre plus attrayant et pertinent pour le destinataire. Utilisez le nom du destinataire, faites référence à des interactions précédentes ou à des intérêts communs, et adaptez le contenu à ses besoins ou préférences.
• Relecture pour corriger les erreurs : avant d'envoyer votre e-mail de demande de réunion, relisez-le pour vérifier l'absence de fautes d'orthographe. Un e-mail bien écrit et sans erreur reflète positivement votre professionnalisme et votre souci du détail. Prenez le temps de vérifier votre e-mail avant d'appuyer sur Envoyer pour éviter toute erreur embarrassante.
• Suivi en l'absence de réponse : si vous n'obtenez pas de réponse à votre e-mail de demande de réunion dans un délai raisonnable, n'hésitez pas à relancer poliment le destinataire. Il arrive que les e-mails se perdent dans des boîtes de réception bondées. Aussi, un rappel amical pourra inciter le destinataire à vous répondre. Assurez-vous d'envoyer un e-mail de confirmation une fois que vous et le destinataire avez convenu de l'heure de la réunion pour qu'il puisse retrouver toutes les informations dans l'e-mail une fois qu'il aura programmé la réunion avec vous.

Un e-mail de demande de réunion efficace peut vous aider à planifier des réunions productives et réussies. En suivant les bonnes pratiques ci-dessus, vous pouvez augmenter la probabilité d'obtenir une réponse positive et organiser des réunions efficaces.