Vous laissez-vous facilement distraire ou remettez-vous les choses à plus tard ? Parvenir à se concentrer dans un monde rempli de distractions est un défi. Les tâches s'accumulent et le temps passe à toute vitesse, et vous êtes sans cesse incité à faire le maximum de choses pendant vos moments les plus productifs. Ce stress de dernière minute peut faire avancer les choses, mais conduit souvent à au burn-out et à un travail de moindre qualité.
Et si vous pouviez changer cela et gérer vos tâches quotidiennes de manière proactive ? Avec la technique Pomodoro, c'est possible. Cette méthode de gestion du temps vous permet de travailler avec le temps dont vous disposez plutôt que contre lui. Vous voulez savoir comment ça marche ? Utilisez ce guide pour apprendre à utiliser cette technique afin de transformer votre routine de travail et booster votre productivité.
La méthode de gestion du temps Pomodoro
La technique Pomodoro est une stratégie de gestion du temps qui décompose votre travail en petits intervalles séparés par de courtes pauses. Les intervalles optimaux représentent 25 minutes de travail, suivies de 5 minutes consacrées à une autre activité. Répétez cette séquence 4 fois, puis faites une pause plus longue d'environ 15 à 20 minutes avant de recommencer.
Francesco Cirillo a inventé cette technique lorsqu'il était étudiant à l'université à la fin des années 1980. Il avait besoin d'un moyen efficace d'organiser son planning de révisionet c'est un minuteur de cuisine en forme de tomate qui a inspiré son approche innovante.Il a nommé la méthode « Pomodoro », qui signifie tomate en italien, en l'honneur de cet outil essentiel.
Quand il a mis au point cette méthode, Francesco Cirillo n'a pas trouvé tout de suite le modèle 25-5. Il a d'abord testé des intervalles de travail allant de 2 à 60 minutes. Les périodes de travail de 25 minutes se sont révélées très efficaces pour lui, mais vous pouvez changer de rythme si des intervalles plus courts ou plus longs vous conviennent mieux.
Comment fonctionne la technique Pomodoro ?
Bien qu'il s'agisse d'un excellent moyen de diviser le temps, la technique Pomodoro est plus qu'une simple méthode de minuterie. C'est un état d'esprit qui vous aide à développer des habitudes de travail plus efficaces et à améliorer votre rapport au temps.
Pour parvenir à cet état d'esprit, Francesco Cirillo a créé 5 processus incrémentiels qui s'appuient les uns sur les autres pour aider les gens à gérer le temps plus efficacement:
- Processus interne : focalisation sur la conscience de soi pour comprendre votre rapport au temps et identifier les déclencheurs de procrastination et l'environnement de travail idéal.
- Processus de base : la base d'une meilleure gestion du temps impliquant des intervalles de travail de 25 minutes et des pauses de 5 minutes entre les intervalles.
- Processus quotidien : le processus de planification pour chaque jour où vous choisissez les tâches à effectuer, estimez le temps que chacune pourrait prendre et trouvez des moyens d'améliorer le calendrier des tâches de la veille.
- Processus hebdomadaire : une vue d'ensemble de la semaine pour une planification et une vérification à plus long terme, généralement effectuées au début de chaque semaine.
- Processus d'équipe : adaptation de la technique Pomodoro pour permettre aux équipes de synchroniser les cycles de pause et d'améliorer la collaboration.
Nombreux sont ceux qui commencent par le processus de base pour avoir une idée du fonctionnement de la technique. Mais ce n'est que lorsque vous ajoutez les processus internes, quotidiens et hebdomadaires que votre capacité à gérer le temps s'améliore vraiment.
Le processus de base de la technique Pomodoro
Le processus de base de la technique Pomodoro comporte 5 grandes étapes :
- Sélectionnez une tâche particulière pour l'intervalle en cours, en divisant les grands projets en petits morceaux pour une meilleure adaptation à la période.
- Réglez la minuterie pour l'intervalle de travail souhaité. Optez pour 25 minutes si vous souhaitez suivre la méthode traditionnelle ou modifiez la durée en fonction de vos préférences.
- Accordez toute votre attention à la tâche choisie jusqu'à ce que la minuterie se déclenche et vous indique qu'il est temps de faire une pause (il est interdit de consulter vos e-mails, vos réseaux sociaux ou des photos de chats trop mignons).
- Faites une courte pause de 5 minutes et faites quelque chose sans rapport avec votre travail, comme une promenade rapide si vous travaillez sur ordinateur.
- Répétez les étapes 1 à 4 au total 4 fois, puis prenez une pause plus longue de 15 à 20 minutes pour récupérer avant de recommencer une autre série de sessions Pomodoro.
Pour tirer le meilleur parti de ce processus, il est nécessaire de hiérarchiser les tâches hebdomadaires et de planifier chaque journée de travail. C'est là que les processus incrémentiels quotidiens et hebdomadaires entrent en jeu. Quand vous vous serez familiarisé avec la technique Pomodoro, planifier vos tâches et optimiser vos journées de travail sera plus facile.
L'ajout du processus interne implique une dynamique différente, car il commence par la pleine conscience et nécessite une volonté d'identifier les tendances et de mettre en œuvre le changement. Il est souvent difficile de changer ses mauvaises habitudes, alors vous ferez sans doute deux pas en avant et un pas en arrière lorsque vous tenterez d'améliorer votre rapport au temps.
Personnalisez votre expérience de gestion du temps Pomodoro
Le processus Pomodoro n'est pas gravé dans le marbre. Tout comme Francesco Cirillo l'a fait quand il était étudiant, vous pouvez le personnaliser en fonction de votre style de travail. Si la formule 25-5 ne vous convient pas ou si vous souhaitez simplement changer les choses, essayez l'une des tactiques suivantes.
Ajustez les blocs de travail de la technique Pomodoro
Ajuster les blocs de travail de la technique Pomodoro est le moyen le plus populaire de personnaliser cette méthode de gestion du temps. Votre rythme idéal peut différer de la norme 25-5 en fonction de votre période de concentration optimale, de la complexité de votre travail et de vos niveaux d'énergie.
Par exemple, si vous travaillez sur une tâche nécessitant une concentration profonde, comme de la programmation, utilisez la règle 52-17, qui représente 52 minutes de travail et une pause de 17 minutes. Vous pouvez également doubler la durée standard et travailler pendant 50 minutes, puis prendre 10 minutes pour vous reposer lorsque la minuterie sonne.
Par ailleurs, les tâches très créatives peuvent sembler mentalement épuisantes au bout de 25 minutes. Dans ce cas, optez plutôt pour 15 minutes de travail et 5 minutes de repos. Envisagez d'augmenter le nombre de sessions que vous faites avant les pauses plus longues lorsque vous utilisez des intervalles de travail courts.
Combinez la technique Pomodoro avec d'autres méthodes de gestion des tâches
La technique Pomodoro peut vous aider à mieux contrôler votre journée de travail, mais parfois, elle n'est pas suffisante. Dans ce cas, essayez de la combiner avec d'autres méthodes de gestion des tâches pour mieux vous concentrer et augmenter votre productivité.
Les méthodes qui fonctionnent bien avec la technique Pomodoro sont les suivantes :
- La règle des 2 minutes : commencez votre journée en effectuant toutes les tâches qui peuvent être effectuées en 2 minutes ou moins avant de passer à vos sessions Pomodoro.
- La matrice d'Eisenhower : priorisez vos tâches quotidiennes en fonction de leur urgence et de leur importance tout en configurant vos flux de travail quotidiens et hebdomadaires.
- La règle du 1-3-5 : réalisez 1 grand projet, 3 tâches de taille moyenne et 5 petites tâches par jour en utilisant les sessions Pomodoro pour rester concentré.
- Les objectifs SMART: fixez-vous des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis pour chaque jour, semaine et mois.
- Le traitement par lots : regroupez de petites tâches similaires pour une ou plusieurs sessions Pomodoro afin d'améliorer votre efficacité sans perdre votre concentration.
Bien que vous n'ayez peut-être pas besoin de combiner les méthodes de gestion du temps quotidiennement, il est pratique d'avoir plusieurs options lorsque vous vous sentez débordé.
Fixez-vous des objectifs pour savoir combien de Pomodoros vous réaliserez chaque jour
Avoir des objectifs quotidiens peut vous inciter à rester sur la bonne voie. En décidant du nombre de Pomodoros que vous réaliserez chaque jour, vous créez un chemin ciblé et une ligne de but vers laquelle travailler. Le nombre idéal de sessions à effectuer quotidiennement dépend de la nature des tâches et de vos capacités et préférences personnelles.
Une journée de travail typique de 8 heures permet de réaliser jusqu'à 16 sessions, mais ce n'est généralement pas un objectif réaliste. Il est plus réaliste de viser 12 intervalles, car cela laisse du temps en cas de fatigue mentale ou pour réaliser des tâches administratives et des pauses indispensables.
Cependant, lorsque vous travaillez sur des tâches cognitives, comme l'analyse de données, mieux vaut viser 8 Pomodoros. Vous devrez peut-être également réduire vos sessions si vous remarquez une baisse de la qualité de votre travail ou si vous n'êtes pas dans votre assiette.
Les avantages de la division des tâches en sessions Pomodoro
Francesco Cirillo affirme que plus de 2 millions de personnes ont utilisé sa technique Pomodoro pour gérer leur temps au quotidien. Qu'est-ce qui rend cette méthode si populaire ? Il s'agit d'une approche simple qui peut donner des résultats concrets une fois que vous la maîtrisez. Voici quelques avantages à diviser votre journée en blocs de temps gérables.
Rester concentré
Les petites distractions peuvent s'accumuler rapidement, au point que vous vous demanderez comment le temps a pu passer si vite. Une brève discussion avec un collègue, un rapide coup d'œil aux réseaux sociaux, et voilà qu'une heure s'est écoulée.
La méthode Pomodoro vous protège de ces voleurs de temps en vous obligeant à vous concentrer sur une tâche à la fois. Elle vous permet également de ne pas perdre un temps précieux à essayer de retrouver votre concentration après avoir été distrait.
Améliorer votre productivité
La procrastination peut considérablement réduire votre productivité et votre motivation. Et il est difficile d'y résister, surtout lorsque les distractions ne sont qu'à un clic. Cela peut entraîner uncycle de procrastination qui rend la tâche de plus en plus difficile à accomplir.
La technique Pomodoro met fin à ce cycle en divisant les projets qui semblent insurmontables en petites tâches. Le simple fait de savoir que votre travail a une heure de début et de fin déterminée peut vous aider à démarrer vos projets et à rester sur la bonne voie, ce qui aura pour effet de booster votre productivité.
Lutter contre le burn-out
Êtes-vous pris dans un cycle de distraction et de surcompensation avec des marathons de travail intense ? Ce déséquilibre peut rapidement vous épuiser et rendre les distractions encore plus tentantes.
Les sessions Pomodoro structurent votre flux de travail afin que vous ne tombiez pas encore et encore dans ce piège. Les courtes périodes de travail vous permettent de maintenir une productivité maximale sans épuiser votre énergie mentale. Viennent ensuite les pauses qui contribuent à réduire encore davantage le risque de burn-out.
Les applications de minuterie Pomodoro populaires pour réaliser plusieurs tâches
N'importe quelle minuterie peut faire l'affaire. Vous n'avez pas besoin d'un minuteur de cuisine en forme de tomate, bien qu'il ajoute une touche fantaisiste. Vous pouvez utiliser n'importe quelle minuterie analogique ou numérique, y compris celle de votre smartphone. L'essentiel est de programmer vos sessions et de vous y tenir.
Mais si vous souhaitez rendre les choses un peu plus amusantes, vous pouvez utiliser l'une des applications de minuterie Pomodoro suivantes lorsque vous devez effectuer plusieurs tâches.
Forest
Forest est une application Android et iOS qui vous aide à rester concentré en plantant des arbres. Lorsque vous commencez la session, l'arbre grandit et atteint sa pleine taille lorsque la minuterie sonne. Chaque session vous permet de planter un autre arbre dans votre forêt pour représenter visuellement votre dur labeur. Si vous quittez l'application à mi-chemin du Pomodoro, votre arbre meurt. De quoi vous inciter à rester concentré.
Tomato Timer
Tomato Timer est une minuterie Web ultra-simple conçue pour la technique Pomodoro. Sa conception minimaliste vous permet de programmer facilement des minuteurs Pomodoro pour vos intervalles de travail, ainsi que pour vos courtes et vos longues pauses à l'aide de raccourcis clavier ou souris. Le journal temporel vous permet de mesurer vos efforts par rapport à vos objectifs pour ajuster votre approche et améliorer votre efficacité.
Minuterie Pomodoro minimaliste Flocus
La Minuterie Pomodoro minimaliste Flocus est un chronomètre basé sur le Web doté d'une interface simple qui minimise les distractions. Il vous permet de modifier vos intervalles de travail et de pauses, vos graphiques et vos sons pour une expérience personnalisée. Vous pouvez même l'associer à votre playlist Spotify et afficher le minuteur en plein écran pour créer un espace de travail propice à la concentration.
Clockwork Tomato
Clockwork Tomato est une application disponible exclusivement sur Android conçue pour vous aider à utiliser la technique Pomodoro. Il vous suffit de sélectionner votre profil de temps idéal et d'appuyer sur Go pour commencer à recevoir des notifications lorsqu'il est temps de travailler ou de faire une pause. L'application est entièrement configurable : thème, intervalles de minuterie, comportements, etc. Cette application présente également l'avantage de vous aider à gérer vos processus quotidiens et hebdomadaires grâce à son journal d'activité détaillé.
Focus Keeper
Focus Keeper est un minuteur Pomodoro qui fonctionne à la fois sur le Web et comme application pour votre smartphone. L'interface intuitive vous permet de commencer par choisir vos intervalles de temps, votre thème et vos sonneries. Vous avez également la possibilité de démarrer automatiquement vos pauses et vos temps de concentration. À la fin de la journée, l'écran d'aperçu décompose les périodes afin que vous puissiez suivre votre progression.
Quelques conseils pour utiliser avec succès la technique Pomodoro
Pour beaucoup de gens, la gestion du temps n'a rien de naturel. Ne vous inquiétez donc pas si vous devez travailler pour maîtriser la technique Pomodoro. C'est une compétence qui nécessite de la pratique, de la cohérence, des essais et des erreurs. La beauté de cette méthode réside dans sa flexibilité, qui vous permet de travailler plus intelligemment, et non plus dur, en temps voulu.
Voici quelques conseils pour la maîtriser le rapidement possible :
- Planifiez les sessions pour le lendemain après avoir fait le point sur ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné à la fin de vos sessions. Passez en revue votre planning le matin pour pouvoir faire face à tout ce qui vous attend avant de vous rendre au travail.
- Autorisez-vous à modifier la durée de votre travail et de vos courtes pauses si nécessaire pour tenir compte de votre ressenti, de votre charge de travail globale et des tâches que vous devez accomplir. Certaines semaines, la technique 25-5 fonctionne, mais d'autres fois, il est judicieux de passer au rythme 15-5.
- Donnez-vous une marge de manœuvre dans votre emploi du temps pour tenir compte des tâches urgentes et inattendues qui surviennent à la mi-journée. Pour obtenir les meilleurs résultats, intégrez quelques Pomodoros supplémentaires dans la journée au lieu de laisser un bloc de temps libre à la fin.
- Débarrassez-vous de toutes les distractions potentielles de manière proactive pour éviter d'avoir à tester votre volonté en plein Pomodoro. Pensez à fermer vos navigateurs, à désactiver les notifications et à placer votre smartphone à l'autre bout de la pièce. De plus, fermez la porte de votre bureau, mettez des écouteurs ou accrochez un panneau indiquant à vos collègues que vous êtes occupé et que vous n'avez pas le temps de discuter (sauf s'il y a une urgence).
Pomodoro : plus qu'un mot italien pour désigner la tomate
La technique Pomodoro est bien plus que ce que son nom original suggère. Comme des millions de personnes peuvent en témoigner, c'est un outil puissant pour améliorer votre concentration et votre productivité tout en équilibrant vos journées de travail. Tirez-en parti et vous verrez non seulement que vous accomplirez plus de tâches, mais aussi que vous aurez une meilleure maîtrise de votre temps.