Rationaliser les communications relatives aux paiements : L'art des e‑mails de paiement

Un e-mail de paiement, également appelé avis de paiement, est une communication écrite entre un client et un fournisseur, qui comporte des informations sur le paiement, assurant et informant le fournisseur que l'entreprise a réglé sa facture.

Les avis de paiement fonctionnent de la même manière que les tickets de caisse. Lorsqu'un client achète un produit, les deux parties reçoivent un reçu, agissant comme documentation des transactions financières.

Ce document peut être un e-mail professionnel ou une lettre, mais la plupart des entreprises privilégient les e-mails, car les lettres prennent du temps. Cependant, vous pouvez recevoir ou envoyer des avis de paiement par courrier comme preuve de paiement.

Ce document de paiement garantit que les factures des fournisseurs ont été payées correctement et dans les délais. Lorsque votre fournisseur envoie une facture, il fournit des informations telles que le numéro de facture, la date de paiement, le montant dû, la date d'envoi de la facture, ainsi que les articles ou services achetés. Cette facture sert de guide pour aider votre équipe des comptes fournisseurs à connaître les dates d'échéance des factures sont dues et leurs destinataires.

Une fois qu'une facture est payée, un fournisseur recevra un avis de paiement de son client. Malheureusement, toutes les entreprises n'utilisent pas cette pratique, même si les deux parties la préfèrent car elle leur fournit la documentation et la confirmation qu'un paiement a été effectué, son montant et le lieu où l'argent a été déposé ou envoyé.

Étant donné que le traitement des paiements prend généralement du temps, un avis de paiement garantit aux fournisseurs que leurs factures seront payées à temps. De nombreuses entreprises utilisent des conditions "net 30", ce qui signifie que l'entreprise dispose de 30 jours pour payer la facture. L'envoi d'un e-mail de paiement le 29e jour garantit au fournisseur que sa facture sera payée à la date d'échéance spécifiée, évitant ainsi tout problème de paiement potentiel.

Les e-mails de versement garantissent également que les deux parties disposent d'une documentation écrite du paiement effectué. De cette façon, les fournisseurs qui sont payés par virement bancaire ou ACH ne peuvent pas prétendre qu'ils n'ont jamais reçu de paiement.

Composants clés d'une note d'avis de paiement

Les e-mails de paiement ne sont pas légalement obligatoires, mais ils sont bénéfiques pour les deux parties et agissent comme une courtoisie pour améliorer la tenue des registres. La création d'un e-mail de paiement ne nécessite que peu de temps et vous pouvez utiliser un modèle pour chaque fournisseur que vous payez.

De plus, de nombreuses applications de traitement des paiements et de comptabilité pour les entreprises s'intègrent aux applications des fournisseurs de messagerie et vous permettent de générer automatiquement des e-mails de paiement dès qu'une facture est payée.

La plupart des e-mails de paiement reflètent les informations contenues dans la facture, y compris le montant de la tarification, la taxe de vente, le nom et l'adresse du fournisseur, le type de paiement, etc. Chaque e-mail de paiement envoyé doit inclure les éléments suivants :

Ligne objet claire et informations sur l'expéditeur

Étant donné que les e-mails de paiement sont conçus pour informer votre fournisseur que sa facture a été payée, il est toujours préférable de la simplifier. Vous pouvez inclure les mots "facture", "paiement" et le nom de votre société pour faciliter la recherche s'ils ont besoin de vérifier les informations.

Dans certains cas, vos fournisseurs peuvent même ne pas ouvrir l'e-mail, et la ligne objet leur suffit pour savoir qu'ils ont été payés. Ensuite, en cas de problème avec le montant de la facture, ils peuvent se référer à l'e-mail pour aider à résoudre le problème.

Détails de la facture et informations de paiement

La conception de l'e-mail pour les avis de paiement n'a pas besoin d'être compliquée. Au contraire, l'e-mail doit contenir les mêmes informations que celles fournies sur la facture et les informations de paiement, comme la date et le lieu du paiement.

Il peut inclure des informations importantes telles que le numéro de compte bancaire de votre fournisseur ou le mode de règlement. La partie la plus importante de cet e-mail est le montant de la facture, qui doit être identique à celui indiqué sur la facture originale.

Message de remerciement et appréciation

Les e-mails de paiement ne vont probablement pas faire ou défaire votre relation avec un fournisseur, mais c'est un geste de courtoisie qu'il appréciera. Un message de remerciement rapide et une démonstration d'appréciation à la fin de votre e-mail de paiement peuvent fortement contribuer à faire comprendre aux fournisseurs que votre entreprise les valorise.

Coordonnées et détails de l'assistance clientèle

Les derniers éléments d'information que vous devez partager dans l'e-mail de paiement sont vos coordonnées et les détails relatifs à l'assistance clientèle. Généralement, il s'agit de l'adresse électronique des comptes fournisseurs ou des coordonnées plus personnelles des membres de votre équipe des comptes fournisseurs.

S'il n'y a qu'une seule personne qui gère ces comptes et paie les factures, une attitude plus personnelle peut s'avérer très utile, car elle permettra de résoudre les problèmes de paiement en temps voulu.

Les e-mails de paiement étant conçus pour documenter le paiement, ils sont utiles en cas de divergences. Les gens commettent des erreurs, de sorte que quelqu'un peut saisir un mauvais numéro dans le système comptable, générant un paiement incorrect. Dans de telles situations, il est utile de donner aux fournisseurs des coordonnées pour les aider à résoudre le problème.

Ils peuvent ainsi contacter le siège de votre entreprise pour trouver la bonne personne au sein d'un service spécifique, ce qui s'avérer frustrant.

Si vos fournisseurs veulent être payés correctement et de façon ponctuelle, la plupart font preuve de compréhension en cas d'erreurs. Si vous ne facilitez pas la résolution de ces dernières, cela peut affecter votre relation avec d'autres sociétés.

La plupart des entreprises travaillent avec de nombreux fournisseurs. Par exemple, une agence de marketing peut travailler avec d'autres agences et professionnels indépendants, tandis qu'une entreprise basée sur des produits peut commander des équipements de bureau, des produits et des services auprès de diverses autres entreprises. L'avis de paiement sert de notification des paiements en ligne aux deux parties et peut être un élément crucial du processus de facturation.

Malheureusement, les bordereaux de paiement peuvent également prendre du temps. Plus vous avez de parties à payer, plus ce sera long. La rationalisation de vos e-mails de paiement peut accélérer le processus, tout en vous permettant de tirer parti des avantages liés à leur envoi. Voici pourquoi vous devriez chercher à rendre votre processus de paiement plus efficace :

Améliore le professionnalisme et l'image de marque

Les avis de paiement donnent à votre entreprise une image plus professionnelle. Les fournisseurs s'attendent à être payés à temps, quoi qu'il arrive. Les petites entreprises qui envoient des bordereaux de paiement peuvent garantir à leurs fournisseurs qu'elles paient leurs factures en temps et en heure, ce qui rend leurs partenaires plus enclins à travailler avec elles à l'avenir.

Augmente l'efficacité du traitement des paiements

La rationalisation de votre processus d'avis de paiement peut améliorer l'efficacité du traitement des paiements. Grâce à l'automatisation, vous pouvez automatiquement envoyer des e-mails d'avis de paiement aux fournisseurs dès que leurs factures sont payées. Tout ce dont vous avez besoin est un logiciel de comptabilité qui vous permet de générer ces e-mails en fonction des informations figurant sur la facture originale.

Réduit la confusion et les demandes des clients

Lorsqu'un fournisseur vous envoie une facture, vous êtes le client. Il peut être difficile d'y penser parce que vous avez vos propres clients. Les e-mails de paiement réduisent la confusion entre les clients, car ils garantissent que les factures sont payées correctement et à temps.

Ensuite, en cas de problème de paiement, une partie peut en contacter une autre en utilisant le versement comme preuve de paiement.

Améliore la gestion des flux de trésorerie et des comptes fournisseurs

Un processus rationalisé de notification des avis de paiement peut améliorer la visibilité financière des deux entreprises et contribuer à une meilleure organisation des processus de comptes fournisseurs. Les e-mails de paiement offrent une visibilité sur les statuts de paiement. En cas de doute concernant le paiement d'une facture, il vous suffit de vérifier les e-mails de paiement avant de dupliquer la transaction.

Ces courriers facilitent également le rapprochement rapide des paiements, ce qui permet une meilleure gestion financière globale.

Les e-mails de paiement doivent être simples. La plupart de vos fournisseurs veulent principalement voir les détails de la facture pour confirmer qu'ils recevront les paiements par virement rapidement et conformément à votre contrat. Cependant, vos e-mails demeurent des communications, de ce fait, ils doivent être de marque et professionnels.

Mise en page simple et professionnelle des e-mails

Une mise en page simple et professionnelle des e-mails doit permettre de relayer toutes les informations nécessaires de la facture. Inutile d'ajouter des éléments de conception sophistiqués, mais assurez-vous que les informations sont faciles à lire et à comprendre.

Personnalisation et adaptation

L'ajout d'une personnalisation sous la forme du nom commercial et des coordonnées du fournisseur peut rendre l'e-mail plus efficace. Cependant, il ne s'agit pas de communications marketing. Au lieu de cela, ils doivent rapidement relayer la facture nécessaire avec une image de marque de base qui aide le destinataire à en comprendre la provenance.

Inclure les e-mails de contact

Contrairement aux messages marketing, les e-mails de paiement n'ont pas besoin d'un appel à l'action (CTA). Vous devez plutôt fournir les coordonnées de votre équipe des comptes fournisseurs en cas de problèmes de paiement.

Conception adaptée aux téléphones mobiles

La plupart des dirigeants d'entreprise sont occupés et ne sont donc pas toujours au bureau ou devant leurs ordinateurs. La création d'avis de paiement adaptés aux téléphones mobiles garantit que votre fournisseur peut ouvrir et lire les informations contenues dans l'e-mail pour s'assurer qu'il a été payé en temps opportun

Rationalisation des e-mails de paiement grâce à l'automatisation

Les e-mails de paiement ne sont pas obligatoires, mais ils constituent un geste de courtoisie à l'égard des fournisseurs, pour qu'ils s'assurent que vous payez leurs factures à temps et pour qu'ils leur fournissent les coordonnées nécessaires au cas où ils rencontreraient des problèmes de paiement.

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