Quelle est la différence entre une demande de devis (RFQ) et un appel d'offres (RFP) ?

Qu'est-ce qu'une demande de devis (RFQ) ?

Une demande de devis (RFQ) est un document qu'utilise une entreprise pour demander à une autre entreprise le prix d'un produit ou d'un service. Elle contient des informations spécifiques sur le produit ou le service que l'entreprise souhaite acheter. Une entreprise utilise une demande de devis si elle sait déjà ce qu'elle veut acheter et le budget dont elle dispose, mais qu'elle a besoin de plus d'informations sur le prix du produit ou service.

La demande de devis est généralement utilisée lors du processus d'approvisionnement, étape durant laquelle des entreprises les envoient aux entreprises avec lesquelles elles souhaitent collaborer. L'entreprise destinataire répondra ensuite à la demande de devis avec une estimation de prix et en précisant toute information supplémentaire nécessaire. Le tarif du fournisseur, les conditions de paiement et les informations relatives au produit font partie des informations contenues dans une demande de devis. L'objectif d'une demande de devis est d'aider une entreprise à prendre une décision plus éclairée concernant le choix de son fournisseur afin d'obtenir le prix le plus bas possible.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres (RFP) ?

Un appel d'offres (RFP) est un document qu'utilise une entreprise pour demander à une autre entreprise plus d'informations concernant un produit ou un service. La principale différence entre un appel d'offres et une demande de devis est que cette dernière est envoyée lorsque l'entreprise à l'origine de la demande sait déjà ce qu'elle veut acheter et a simplement besoin d'informations sur le prix. À l'inverse, un appel d'offres est envoyé lorsque l'entreprise a besoin d'obtenir davantage d'informations sur un produit ou un service en particulier.

L'appel d'offres est généralement plus long et complexe qu'une demande de devis, car il contient d'autres informations que le prix. Il doit être utilisé par une entreprise lorsqu'elle a besoin d'évaluer divers facteurs sur un produit ou un service, en plus du prix. L'appel d'offres évalue essentiellement la valeur globale qu'un fournisseur peut offrir afin qu'une entreprise puisse faire son choix. Une réponse à un appel d'offres contiendra de ce fait plus d'informations détaillées concernant le fournisseur, comme son expérience, sa réputation et ses compétences.

Quelles sont les différences entre une demande de devis et un appel d'offres ?

Vous savez désormais ce que sont un appel d'offres et une demande de devis, voyons maintenant ce qui les différencie. Il est important de connaître les différences entre chacun afin de pouvoir les utiliser dans les situations adéquates. Ce sont tous les deux des documents importants à utiliser lorsque vous effectuez un achat pour votre entreprise, mais vous devez connaître leurs spécificités pour choisir le plus adapté en fonction de votre objectif.

Structure

L'une des principales différences entre un appel d'offres et une demande de devis réside dans la structure et les informations contenues. Une demande de devis est plus concise qu'un appel d'offres, car elle est utilisée pour obtenir des informations sur le prix d'un produit ou d'un service. L'appel d'offres, quant à lui, est destiné à acquérir des informations d'ordre plus général. Voici les différences majeures dans leur structure :

Structure d'une demande de devis

• Informations sur l'entreprise : cette section comporte une description générale de votre entreprise et des exigences à respecter concernant le produit ou le service. Incluez toute information importante qui, d'après vous, sera nécessaire au fournisseur pour faire une offre sur le projet.
• Objectifs du projet : cette section doit souligner les grandes lignes des objectifs de votre projet et la façon dont vous prévoyez d'utiliser les produits/services achetés pour vous aider à atteindre ces objectifs.
• Délais : dans cette section, indiquez les délais précis relatifs à la livraison prévue du produit/service.
• Tarifs : précisez vos conditions de paiement préférées et votre budget. Vous pouvez également demander aux fournisseurs d'inclure leurs méthodes tarifaires afin d'avoir une idée de leurs stratégies.
• Coordonnées : assurez-vous d'inclure vos coordonnées pour que les fournisseurs puissent facilement vous contacter en cas de question.

Structure d'un appel d'offres

• Informations sur l'entreprise : ici, présentez votre entreprise et vos valeurs (par exemple, les services fournis et ce qui vous rend unique), ainsi que vos coordonnées.
• Aperçu du projet : cette section doit comprendre un aperçu de votre projet afin que vos fournisseurs potentiels puissent avoir une idée de vos attentes et objectifs. Expliquez clairement les points sensibles que vous essayez de résoudre à l'aide de ce projet.
• Budget : indiquez un budget ou une fourchette de prix que vous êtes prêt(e) à dépenser, afin que vos fournisseurs connaissent vos limites financières.
• Objectifs : expliquez clairement ce que vous souhaitez accomplir avec ce projet. Si possible, ajoutez des indicateurs quantitatifs.
• Délais : indiquez les délais dont vous disposez et la date butoir de votre projet.
• Proposition : cette section détaille de quelle façon vous souhaitez que les propositions des fournisseurs soient structurées et ce que vous souhaitez voir inclus dans leurs réponses.
• Critères d'évaluation : dans cette section, précisez les critères que vous utiliserez pour sélectionner un fournisseur. Spécifiez les priorités et les éléments incontournables que vous attendez.
• Coordonnées : indiquez vos coordonnées afin que le fournisseur puisse vous contacter.

Objectif

La principale différence entre la demande de devis et l'appel d'offres réside dans leur objectif individuel. Ils servent tous deux des objectifs distincts, mais il est important de savoir ce qui les différencie, afin de choisir le fournisseur le plus adapté à votre entreprise et d'atteindre les objectifs de votre projet.

• Demande de devis : une demande de devis s'utilise lorsque vous savez exactement ce que vous souhaitez et son utilité, mais que vous avez besoin d'informations sur le prix du produit ou du service.
• Appel d'offres : un appel d'offres s'utilise lorsque vous n'êtes pas certain(e) des produits ou services dont vous avez besoin pour finaliser un projet, et que vous souhaitez faire le tour des fournisseurs avant de vous décider. Avec un appel d'offres, vous recherchez des informations plus concrètes concernant un produit ou un service, afin de pouvoir évaluer plusieurs facteurs avant la prise de décision.

Questions

Les questions posées font également partie des éléments qui distinguent un appel d'offres d'une demande de devis. Les demandes de devis comprennent des questions sur le tarif pour répondre aux exigences d'un projet. Les appels d'offres comprennent des questions sur un produit ou un service, comme le prix, le fonctionnement et l'activité du fournisseur.

Il est important de déterminer les questions auxquelles vous avez besoin d'une réponse, afin de pouvoir choisir le fournisseur qui répond à tous vos critères. Examinez soigneusement tous vos fournisseurs potentiels et assurez-vous qu'ils puissent répondre à toutes vos questions.

Processus

Le processus d'une demande de devis diffère de celui d'un appel d'offres, même s'ils sont tous deux utilisés pour l'achat d'un produit ou service auprès d'un fournisseur.

Voici le processus d'utilisation d'une demande de devis :

• Rédiger la demande de devis : il s'agit de la première étape, celle de la rédaction du devis. Les informations d'une demande de devis varient en fonction de chaque entreprise, mais, de manière générale, elles doivent comprendre les éléments suivants :
  • Quantité d'articles
  • Prix
  • Conditions de paiement
  • Durée du projet
  • Nombre d'heures de travail estimées
• Identifier des fournisseurs : une fois que vous savez exactement ce que vous recherchez chez un fournisseur et que vous avez rédigé votre demande de devis, il vous faut identifier des fournisseurs potentiels. Choisissez des fournisseurs ayant une bonne réputation, de l'expérience et dont les valeurs correspondent aux vôtres. Le fait de réduire le nombre de fournisseurs potentiels peut vous faciliter le processus de décision.
• Envoyer la demande de devis aux fournisseurs : Après avoir identifié quelques fournisseurs potentiels pour votre projet, envoyez-leur une demande de devis. Veillez à leur laisser suffisamment de temps pour vous répondre.
• Examiner les réponses à la demande de devis : Une fois les réponses de vos fournisseurs potentiels reçues, il vous faudra les examiner. Pensez à utiliser un modèle pour vérifier les réponses, afin d'évaluer tout le monde selon les mêmes standards. Il s'agit également de la raison pour laquelle il est important que toutes vos demandes de devis soient identiques et que vous demandiez les mêmes informations à tous.
• Sélectionner le fournisseur : maintenant que vous avez examiné toutes les réponses à vos demandes de devis, il ne vous reste plus qu'à choisir le fournisseur avec lequel vous voulez collaborer. Vous allez travailler en étroite collaboration avec cette entreprise, veillez donc à être certain(e) de votre choix. Prenez le temps de prévenir les autres candidats qui n'ont pas été sélectionnés et remerciez-les pour leur temps. Toutefois, attendez que tous les contrats soient signés et que tout soit finalisé avant de les informer.

Le processus d'utilisation d'un appel d'offres est légèrement différent de celui d'une demande de devis, comme ceci :

• Identifier le cadre du projet : avant de commencer l'ébauche de votre appel d'offres, vous devez identifier le cadre de votre projet. Que va-t-il comprendre ? Quels sont les objectifs ? Comment prévoyez-vous de les atteindre ? Vous devez connaître les réponses à ces questions afin de bien comprendre le type de fournisseurs que vous recherchez. Votre appel d'offres doit informer les fournisseurs du problème à résoudre. Vous devez donc identifier vos points sensibles avant de rechercher des fournisseurs.
• Rechercher des fournisseurs : Une fois que vous connaissez tous les détails de votre projet et ce que vous espérez atteindre en l'accomplissant, vous pouvez commencer à rechercher des fournisseurs. Sélectionnez des fournisseurs hautement qualifiés et expérimentés dans votre secteur d'activité, afin de vous assurer que votre fournisseur sera professionnel et réputé.
• Rédiger l'appel d'offres : après avoir sélectionné quelques fournisseurs auxquels envoyer votre appel d'offres, le temps est venu de le rédiger. Vous avez sûrement une myriade de questions auxquelles vous souhaitez obtenir des réponses, mais essayez d'être aussi synthétique que possible et de vous en tenir aux questions importantes (par exemple, sur leurs concurrents, leurs références et leurs avis). Vous pouvez même leur demander de fournir une analyse concurrentielle afin de pouvoir les comparer avec d'autres fournisseurs.
• Envoyer l'appel d'offres : après avoir rédigé un appel d'offres bien ficelé, vous pouvez l'envoyer à vos fournisseurs potentiels. Assurez-vous de leur laisser suffisamment de temps entre l'envoi de la demande de devis et la date limite de retour, afin qu'ils puissent apporter une réponse élaborée.
• Examiner les soumissions aux appels d'offres : une fois que vous avez reçu toutes les soumissions définitives des fournisseurs, examinez leurs réponses. Pour ce faire, vous devez d'abord comparer les facteurs essentiels dans les réponses fournies et immédiatement éliminer les fournisseurs qui ne répondent pas aux critères. Après avoir restreint votre liste à quelques options, procédez à une comparaison encore plus complète et pesez les avantages et inconvénients de chacune d'elles. Assurez-vous d'utiliser les mêmes critères de notation pour chaque fournisseur, afin d'éliminer tout préjugé ou parti pris.
• Choisir : une fois que vous avez lu toutes les réponses et que vous avez une compréhension exhaustive des avantages de chaque fournisseur, l'heure est venue de prendre votre décision. Après avoir choisi votre fournisseur, créez, émettez et signez un contrat pour finaliser le processus. Assurez-vous de le faire avant d'informer les autres fournisseurs qu'ils n'ont pas été retenus, et veillez à toujours les remercier du temps qu'ils vous ont accordé.

Dans quels cas utiliser une demande de devis ?

L'utilisation d'une demande de devis est appropriée dans plusieurs situations, notamment lorsque vous savez exactement le service ou produit que vous souhaitez acheter et que vous avez besoin d'informations sur le prix. Avec une demande de devis, vous connaissez déjà les quantités exactes et les exigences recherchées. Le prix devient ainsi le facteur déterminant.

Par exemple, imaginons que vous recherchiez un traiteur dans le cadre d'un événement que vous organisez. Vous savez exactement le type de nourriture voulu et le nombre de plats dont vous avez besoin. Tout ce qu'il vous faut de la part des prestataires potentiels est leur tarif, afin que vous puissiez décider de la meilleure offre.

Dans quels cas utiliser un appel d'offres ?

Les appels d'offres sont généralement utilisés pour des achats plus conséquents, lorsque vous connaissez plus ou moins les objectifs de votre projet, mais qu'il vous manque les détails spécifiques. Dans ce cas, vous devrez rechercher une structure plus complète que ce que le fournisseur propose, plutôt que de simplement prendre en considération le prix. Vous choisirez un prestataire en fonction de l'adéquation entre son offre et vos besoins, plutôt que du meilleur tarif.

Par exemple, imaginons que vous souhaitiez recruter un professionnel indépendant pour gérer les réseaux sociaux de votre entreprise. Votre objectif est d'augmenter l'engagement et d'améliorer votre présence sur les réseaux sociaux, mais vous ne savez pas par où commencer. Dans ce cas-là, vous devez choisir un professionnel expérimenté en réseaux sociaux, présentant des retours positifs et pouvant vous fournir les solutions adéquates pour résoudre votre problème.

Conclusion : demande de devis vs appel d'offres

Quel que soit le type d'entreprise ou le secteur d'activité, vous aurez probablement besoin d'utiliser une demande de devis ou un appel d'offres pour un projet sur lequel travaille votre entreprise. Il est de ce fait important de connaître les différences entre les deux afin de choisir ce qui est le plus adapté à votre entreprise. Ils ont pour but de vous aider à prendre des décisions plus éclairées concernant le choix du fournisseur pour un projet, afin que vous puissiez atteindre vos objectifs commerciaux.

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