Onboarding automatizado de clientes

O que é onboarding de clientes?

O onboarding ou integração do cliente é a primeira impressão que você causa em seus clientes quando eles usam seus produtos ou serviços. É apresentar aos clientes seu produto e deixá-los confortáveis com ele.

Uma boa integração pode causar uma primeira impressão duradoura nos clientes, criando fidelidade e melhorando sua satisfação. É uma ótima maneira de garantir a retenção de clientes, pois os clientes têm maior probabilidade de permanecer com um produto que entendem e se sentem confortáveis em usar.

A integração consiste em quatro fases:

• Pré-integração: é um período preparatório quando você adquire informações básicas do cliente, como e-mail e os números de telefone. Esse estágio permite que as empresas definam expectativas e criem um senso de confiança com o cliente.
• Integração: nessa fase, você recebe seus clientes e fornece informações detalhadas sobre seu produto, incluindo tutoriais e outros materiais educacionais. Esse estágio visa dar aos clientes as ferramentas necessárias para usar e entender o produto.
• Treinamento: o treinamento é um processo interativo que ajuda os clientes a usar o produto de forma mais eficiente.
• Transição: o estágio de transição é quando os clientes usam o produto regularmente.

Os processos de integração podem assumir muitas formas, incluindo tutoriais on-line, tours de produtos e webinars. A integração eficaz deve ser clara, envolvente e adaptada ao cliente individual, independentemente de sua forma. Os cinco Cs da integração a seguir são cruciais no processo de automação de integração de clientes e funcionários:

• Conformidade: garantir que todos os clientes entendam as regras, regulamentos e políticas associadas ao produto ou serviço.
• Clarification (Esclarecimento): esclarecer as dúvidas dos clientes sobre o produto ou serviço. Pode ser sobre o uso dos produtos ou até mesmo sua segurança.
• Cultura: estabelecer a cultura da empresa é uma parte essencial da integração. Deve dar aos clientes uma ideia do que esperar em relação ao atendimento ao cliente e à comunicação. Deixe seus clientes se sentirem em casa em sua organização.
• Conexão: conectar os clientes com as pessoas certas na organização. É essencial ajudar os clientes a se sentirem confortáveis com seu novo produto ou serviço. Além disso, você pode criar e-mails e vídeos de boas-vindas para fazer com que seus novos clientes se sintam valorizados.
• Check back (Acompanhamento): sua tarefa não terminou após a primeira e a segunda compra. Acompanhe os clientes e entre em contato com eles regularmente para garantir que obtenham o máximo do produto ou serviço.

Os desafios do onboarding manual do cliente

Os processos de onboarding manual muitas vezes enfrentam desafios que podem impedir significativamente o sucesso.

• Demora. Os processos manuais consomem tempo, pois exigem muitas tarefas administrativas, entrada manual de dados e outras tarefas repetitivas.
• Erros humanos. A integração manual é propenso a erros humanos, o que pode afetar negativamente a experiência do cliente. Esses erros incluem inserção incorreta de dados, prazos perdidos e integração inconsistente e não estruturada.
• Comunicações não colaborativas entre departamentos. Essa integração geralmente é isolada e desconectada, resultando em falta de colaboração entre departamentos.
• Programa de integração fragmentado. Não há programa unificado de onboarding. Os clientes podem receber experiências diferentes de diferentes departamentos, causando confusão e frustração.
• Falta de personalização. Os clientes querem se sentir especiais, mas a integração manual pode fazer com que eles se sintam apenas como mais um número.
• Pouco recursos. Além de exigir muito tempo, os processos manuais de onboarding podem exigir muitos recursos e despesas gerais para serem bem-sucedidos.

As vantagens d onboarding automatizado

O poder da automação da integração de clientes tem se tornado cada vez mais aparente nos últimos anos. A automação reduz a rotatividade do cliente, aumenta a sua satisfação e economiza tempo e dinheiro das empresas no longo prazo.

Ela permite que a integração do cliente se torne mais eficiente, precisa e fácil de usar. Com a automação da integração do cliente, as empresas melhoram a experiência e a fidelidade do cliente.

Isso ajudará se você automatizar seus processos de integração para resolver os desafios mencionados anteriormente e aproveitar os seguintes benefícios.

• Maior precisão e eficiência. Processos automatizados garantem a precisão dos dados em todos os departamentos, simplificam as comunicações e fornecem aos usuários experiências de integração perfeitas.
• Melhor experiência e satisfação do cliente. A integração automática torna a experiência do cliente mais conveniente e agradável, levando a clientes menos frustrados.
• Custos operacionais reduzidos. O processo requer menos despesas gerais e pessoal, reduzindo os custos de integração.
• Processos de integração mais rápidos. Os fluxos de trabalho automatizados reduzem significativamente o tempo e o esforço necessários para concluir os processos de integração, permitindo que você atenda às expectativas do cliente mais rapidamente. Reduz atrasos e complexidade.

O que automatizar em seu processo de integração de clientes

Ao automatizar a integração do cliente, aqui estão as tarefas críticas que você deve considerar.

Gerenciamento de documentos

Automatize a criação e o armazenamento de documentos com um sistema automatizado de gestão de documentos. Ele simplificará a coleta e o gerenciamento de documentos do cliente, como contratos, acordos e dados do cliente.

Integração personalizada

Personalize a experiência de integração para cada cliente criando uma mensagem de boas-vindas personalizada ou vídeo de integração. Automatize o processo para que os clientes tenham experiências de integração adequadas, o que os ajudará a entender melhor seu produto e a se familiarizar com ele mais rapidamente. Você pode ter tutoriais ou orientações automatizadas e personalizadas sobre produtos para os clientes.

Comunicação automatizada

Traga o poder da comunicação automatizada para o processo de integração do cliente automatizando e-mails, mensagens de bate-papo e notificações por SMS.

Isso envolve configurar fluxos de trabalho automatizados acionados quando certas condições são atendidas. Por exemplo, quando um cliente se inscreve para seu produto, é crucial ter uma resposta automatizada como agradecimento e compartilhar recursos como tours de produtos para ajudá-lo a começar.

Análise automatizada

Obtenha informações valiosas sobre o processo de integração do cliente automatizando a análise. Use ferramentas automatizadas para rastrear o envolvimento do usuário, identificar áreas de melhoria e medir o sucesso por meio de uma pesquisa com o cliente.

Dicas para onboarding automatizado de clientes

Para automatizar o processo de integração do usuário, há várias dicas e práticas recomendadas que você pode implementar.

Defina seus objetivos

Antes de começar a automatizar, é essencial definir seus objetivos. O que você quer realizar por meio da automação? Deseja aumentar a satisfação do cliente, reduzir o tempo e o esforço de integração ou simplificar o processo?

Decida se deseja automatizar todos os segmentos de clientes ou segmentos específicos. Conhecer suas metas com antecedência ajudará você a criar um processo automatizado e eficiente.

Escolha a ferramenta certa

O software de automação de marketing pode ajudar a automatizar a integração do cliente, mas existem muitas ferramentas diferentes de automação de marketing hoje. Pesquise e compare diferentes ferramentas de automação para encontrar aquela que atende às suas necessidades. Certifique-se de entender como cada ferramenta funciona e quais recursos ela tem antes de se comprometer com uma.

Integre com outros sistemas

O software de integração deve se integrar à pilha de tecnologia da empresa. Essa integração ajudará a garantir que os dados dos clientes sejam precisos e atualizados, ao mesmo tempo em que tornará o processo de integração mais rápido e eficiente para que novos clientes possam começar rapidamente.

Certifique-se de que todos os seus sistemas, como CRM e marketing por e-mail, estejam integrados ao software de integração. Além disso, a integração com soluções de local de trabalho digital e ferramentas de colaboração, como Slack e MS Teams, pode facilitar a integração tranquila.

Revise e atualize o processo

Seu processo de onboarding de clientes deve ser um documento vivo e nunca estático. Revisar e atualizar periodicamente o processo para verificar se ele ainda é eficaz e eficiente.

Pense em como o processo poderia ser melhorado e faça as alterações necessárias. Considere se novas tecnologias ou processos podem ser implementados para melhorar o processo. Certifique-se de que sua equipe esteja atualizada com o processo e que todas as alterações sejam comunicadas imediatamente.

Não negligencie o toque humano

Embora a automação seja vital para simplificar o onboarding do cliente, é importante lembrar que o toque humano ainda é necessário. A automação pode ajudar a economizar tempo, mas o processo deve envolver segurar as mãos e atenção pessoal.

Certifique-se de que os clientes tenham acesso aos agentes de atendimento ao cliente, para que possam obter suporte personalizado se precisarem.

Acompanhe e mensure o desempenho

Mensurar o desempenho do seu processo de integração é fundamental para entender como ela está funcionando e se as metas de integração de cliente estão sendo cumpridas. Acompanhe o sucesso, comportamento, feedback e taxas de rotatividade do cliente.

Esse monitoramento ajudará você a identificar problemas no processo e fazer ajustes conforme necessário.

Adote a automação

O onboarding automatizado de clientes é uma ferramenta que ajuda as empresas a otimizar a integração de clientes, impulsionar a adoção de produtos e reduzir os custos operacionais. Também ajuda a criar uma experiência unificada para o cliente e cria relacionamentos de longo prazo com o cliente. A automação reduz os erros humanos, remove processos de integração em silos e economiza tempo e dinheiro no longo prazo.

A automação da integração ajuda a desenvolver uma transição perfeita do cliente potencial para o cliente pagante. Você pode criar um processo de integração eficaz e garantir a satisfação do cliente aproveitando as ferramentas de automação certas, acompanhando o desempenho e o feedback do cliente e fornecendo um toque humano quando necessário.

O Mailchimp é a solução perfeita para converter suas interações com clientes em potencial em receita com automação. Nossas ferramentas de automação intuitivas permitem automatizar o processo de integração, simplificando as comunicações com os clientes, garantindo a precisão dos dados e reduzindo os custos operacionais.

Com o Mailchimp, você pode usar análises para entender o comportamento do cliente e medir o desempenho do seu processo de onboarding automatizado. Você também pode usar nossas ferramentas gratuitas de pesquisa on-line para coletar feedback do cliente e otimizar seu processo de integração. Da análise à automação de marketing, temos as ferramentas para ajudá-lo a adotar a automação e tornar seu processo de integração mais eficiente, preciso e fácil de usar.