Como muitos de nós, você provavelmente sabe como fazer um sanduíche, lavar um cesto de roupa suja ou preencher um cheque. Por mais simples que essas tarefas sejam, você provavelmente poderia instruir alguém a fazê-las, não é? Mas e se a pessoa não soubesse o que é pão, uma máquina de lavar roupa ou uma caneta? É aí que a tarefa fica um pouco complicada.
Para pequenas e médias empresas, alguns processos podem parecer simples, mas podem rapidamente se complicar assim que fatores variados e fluxos de processos alternativos entram na equação. É por isso que escrever casos de uso de negócios é essencial para o planejamento de projetos e o desenvolvimento de produtos.
O que é um caso de uso?
Um caso de uso é uma descrição escrita e detalhada de como um usuário final (ou seja, o cliente) usa um sistema ou produto. O objetivo de escrever um caso de uso é para que você possa entender detalhadamente as interações passo a passo entre seu cliente e seu sistema ou produtos.
Para colocar de forma bem simples, escrever um caso de uso é sobre a jornada, não o destino. É o processo de mapear como alguém vai do ponto A ao ponto B. Embora o objetivo seja que a pessoa chegue ao ponto B, escrever um caso de uso é mais sobre entender as etapas técnicas necessárias para chegar ao ponto B.
Do ponto de vista de negócios, a pessoa é seu cliente, e o ponto B é o objetivo do cliente. Escrever um caso de uso de negócios é entender quais etapas precisam ser seguidas para que seu cliente atinja seu objetivo, que pode ser realizar uma compra ou clicar em uma guia em seu site para acessar uma página desejada. Depois que um caso de uso é escrito, cabe a seus engenheiros e desenvolvedores de software projetar e codificar corretamente cada um desses caminhos.
Muitas organizações escrevem casos de uso, mas há dois tipos de equipes que dependem muito dos casos de uso: engenharia de software e desenvolvimento de produtos.
Engenharia de sistemas e de software
Os casos de uso são criados principalmente em ambientes de engenharia de software e de sistemas. Eles ajudam desenvolvedores e engenheiros a entender como um usuário interage com um sistema sob a perspectiva de uma interface do usuário (IU).
Por exemplo, se você tem uma loja online, terá que pensar em como seus clientes interagem com seu site. Se um cliente visitar seu site e quiser comprar um item, como ele pode fazer isso? A maioria dos clientes online pode estar familiarizada com a IU de um site, mas isso ainda significa que o seu caso de uso de "o cliente faz uma compra" deve especificar o seguinte:
- Ele é um usuário registrado ou um novo cliente?
- Como um usuário pode adicionar algo a seu carrinho?
- Como um usuário pode remover um item do carrinho?
- De quais informações o usuário precisa fornecer antes de finalizar a compra?
Desenvolvimento de produtos
Os casos de uso também são criados durante o processo de desenvolvimento de produtos. Neste caso, os casos de uso ajudam os gerentes de projeto e desenvolvedores a compreender, de uma perspectiva de análise e gerenciamento de negócios, como um usuário interage com um produto.
Por exemplo, pense em um pote de vidro com uma tampa de lata. Existem muitos usos para ele: você pode usá-lo para armazenar alimentos, beber dele ou colocar itens domésticos nele.
Agora imagine que, em vez de um pote de vidro, sua empresa vende dispositivos tecnológicos ou software—algo complexo que exige muita reflexão sobre como os usuários podem interagir com ele. Aqui, sua equipe de desenvolvimento de produtos precisará trabalhar com seus engenheiros para identificar cada maneira como um usuário interagiria com esse produto.
Caso de uso versus história do usuário versus fluxo de processos
Os casos de uso são semelhantes tanto às histórias de usuários quanto aos fluxos de processos, mas servem a propósitos diferentes.
Uma história do usuário é mais geral para seu público. Ao contrário de um caso de uso, que lista etapas específicas sobre como um usuário pode atingir um objetivo, uma história do usuário descreve as necessidades e desejos do usuário para esse objetivo.
Histórias de usuários geralmente seguem o modelo "Como / eu posso / para que" e podem ser assim: "Como cliente, posso comprar minha marca favorita online para não ter que passar horas procurando em uma loja de departamentos." Aqui, a história do usuário destaca o desejo do cliente de encontrar um item online sem precisar ir a uma loja física.
Como alternativa, fluxos de processos, documentos de processos ou guias passo a passo são formatos gerais que descrevem as etapas necessárias para qualquer pessoa que queira atingir um objetivo. Um guia de integração de novos funcionários ou uma lista de verificação de vendas são bons exemplos de fluxos de processos.
O que os diferencia de um caso de uso é que os fluxos de processos abrangem amplamente cada etapa e se concentram em diferentes interações entre pessoas, objetos e outros processos, enquanto um caso de uso se concentra apenas na interação do usuário com um sistema ou produto.
Por que você precisa de um modelo de caso de uso para processos de negócios?
Escrever uma descrição detalhada de um caso de uso pode demorar um pouco no começo. Mas, uma vez que você tenha dominado o processo, pode começar a colher os benefícios.
Divide projetos grandes
Escrever casos de uso descritivos é parte do scrum e do marketing ágil, porque eles ajudam a otimizar a produção e a dividir tarefas complexas. É claro que a ideia de criar um produto inovador e único pode ser fácil de compreender conceitualmente. No entanto, é preciso um modelo de caso de uso para ajudar a dividir cada tarefa para que seus usuários possam atingir o objetivo de realmente usar seu produto único. Isso também vai ajudar a guiar suas equipes de desenvolvimento de produtos e engenharia de software enquanto navegam por cada caso de uso.
Assume a perspectiva do cliente
Os casos de uso tem a ver, em última análise, com alinhar-se com as necessidades de seus clientes e mapear cada tarefa para que eles obtenham o máximo valor. Ao dividir os principais objetivos de seus clientes em casos de uso menores, você pode fornecer à sua equipe as informações necessárias para entender a perspectiva holística de seus clientes em cada tarefa.
Prepara você para resultados alternativos e obstáculos
Nem todo projeto sai 100% conforme o planeado. Os casos de uso podem ajudar você a se preparar para resultados alternativos quando as tarefas são bloqueadas por novos obstáculos ou até mesmo por outras tarefas. Ao planejar com antecedência e criar rotas alternativas, você e sua equipe podem se recuperar rapidamente. Até mesmo o ato de escrever um caso de uso pode ajudar você a identificar tarefas que sua base de clientes talvez não considere mais valiosas, ajudando você a se alinhar com seu público-alvo.
Anatomia de um caso de uso
Vamos analisar os principais elementos encontrados na elaboração de casos de uso de negócios.
Atores
Os atores são quem ou o que interage com o seu produto ou sistema. No desenvolvimento de produtos, esses atores de negócios geralmente são seus clientes, seja individualmente ou em grupos. Na engenharia de software, também pode ser um sistema de computador externo que interage com seu processo, como a autenticação de dois fatores ou um rastreador de inventário.
Um ator primário é o principal responsável por iniciar a interação com o seu produto ou sistema. Alguns casos de uso podem ter atores secundários que também fazem interações, mas o ator principal é a estrela do show, aquele que geralmente aciona o caso de uso.
Objetivos
O objetivo é o resultado das interações de seu ator com seu produto ou sistema. É o que seu ator espera alcançar no final do cenário do caso de uso.
Sistemas
O sistema em um caso de uso é o processo que permite que seus atores alcancem seu objetivo. Ao escrever um caso de uso, esse é o espaço onde você vai escrever cada etapa.
Cursos normais e alternativos
Dentro de seu sistema, você vai escrever um curso normal de eventos. Essa é a descrição detalhada e passo a passo que explica como os atores alcançarão o objetivo. Também há cursos alternativos que cobrem diferentes caminhos para seus atores.
Cenários de sucesso e cenários de fracasso
Um cenário de sucesso é quando seu ator consegue completar cada etapa do sistema com êxito. Para cada caso de uso, você deve sempre delinear o cenário principal de sucesso onde seu ator atinge um objetivo. No entanto, você também precisa incluir um cenário de fracasso, que é o resultado se seu ator não conseguir atingir seu objetivo.
Como escrever um caso de uso de negócios
Escrever um caso de uso para novos sistemas pode ser fácil quando você está começando do zero e, na maioria das vezes, você pode seguir um modelo de caso de uso semelhante sempre que criar um novo. Mas, se você estiver escrevendo casos de uso para processos existentes, esteja ciente de que provavelmente precisará continuar dividindo os sistemas em objetivos menores.
Defina seu cliente
Primeiro, você terá que definir seu ator primário. Normalmente, serão seus clientes, mas, como mencionado antes, também pode ser um sistema externo. Se você não tiver certeza de quem é sua base de clientes, comece a segmentar seu público. Isso ajudará você a identificar os tipos de personalidade, valores e comportamentos de seu público.
Determine as metas de seus clientes
Em seguida, você precisará considerar quais metas específicas seus clientes precisarão atingir para interagir com seu produto ou sistema. Por exemplo, se você é um blogueiro que vende produtos, precisará listar todos os diferentes casos de uso que descrevam como seus clientes podem ler seu blog, comprar um produto ou entrar em contato com você.
Mapeie seu modelo de caso de uso de negócios
Agora, você vai precisar organizar seu modelo de caso de uso. Uma ótima maneira de fazer isso é por meio de uma representação visual, como um diagrama de casos de uso. Esse é um esboço simples que identifica o ator primário, seu objetivo e o sistema com o qual ele interage. No entanto, você também pode simplesmente escrevê-lo em um modelo padronizado.
Seu diagrama de casos de uso deve descrever o curso normal e alternativo dos eventos. Por exemplo, digamos que seu modelo de caso de uso descreva como um cliente compraria um item em sua loja online.
Um fluxo normal descreveria cada uma dessas etapas, como adicionar o item desejado ao carrinho, fechar a compra e preencher as informações de envio. Um fluxo alternativo incluiria o que pode acontecer se um cliente inserir um endereço incompleto ou um número de cartão de crédito incorreto. É importante observar que, mesmo que um cliente encontre um fluxo alternativo de eventos, ele ainda deve alcançar seu objetivo desejado.
No entanto, esse sistema de casos de uso pode se transformar em um cenário de fracasso. Se o cliente perceber que o item desejado não está disponível no tamanho certo ou está fora de estoque, isso impedirá que ele atinja seu objetivo de realizar uma compra.
Identifique relações entre casos de uso
Alguns casos de uso podem ser bem fáceis de descrever, mas outros certamente podem ser mais complexos. Quando diferentes atores se envolvem e você tem múltiplos casos de uso com diversos fluxos, é importante compreender como eles podem se conectar.
Digamos, por exemplo, que você gerencie uma empresa de reservas de viagens online. Se você tem um caso de uso para um cliente que precisa de ajuda para agendar sua viagem e outro para um cliente que precisa de ajuda para reagendar, pode ser inteligente combinar os dois. Além disso, ambos os tipos de clientes têm o mesmo objetivo: Eles querem entrar em contato com seu atendimento ao cliente.
Escreva a especificação de requisitos do usuário.
Depois de escrever seu caso de uso, é hora de criar a especificação de requisitos do usuário. Essa é uma lista de requisitos fundamentais que um usuário deve cumprir para alcançar seu objetivo.
Embora os casos de uso sejam, na maior parte dos casos, voltados internamente, os requisitos dos usuários são voltados externamente. Eles são dados aos usuários que testam seu produto ou sistema para verificar se funciona corretamente, também conhecido como testes de aceitação do usuário. Se seu usuário atingir o objetivo, então seu sistema será bem-sucedido. Mas se encontrar obstáculos demais, isso pode significar voltar à estaca zero.
Melhore as operações empresariais com casos de uso eficientes
Os casos de uso são como o tecido que traz conceitos e cenários de negócios para a realidade. Eles ajudam a dar direção às equipes e identificar obstáculos, para que seus clientes possam ter uma experiência sem dificuldades. À medida que você se sentir cada vez mais confortável ao escrever casos de uso, será capaz de conduzir sua empresa ao sucesso.