Se você é proprietário de uma empresa, é provável que esteja sempre tentando encontrar novas maneiras de economizar dinheiro, já que o objetivo de toda empresa é ganhar (e economizar) o máximo possível. Uma maneira de economizar dinheiro para o seu negócio é enviando faturas por e-mail em vez de através do USPS.
Muitas empresas estão acostumadas a enviar e-mails importantes da maneira tradicional, mas cada vez mais empresas estão migrando para métodos digitais de comunicação, e você também deveria.
Há muitas vantagens em enviar faturas por e-mail, além de economizar o dinheiro de sua empresa. Uma vantagem definitiva da mudança das faturas convencionais para o e-mail é que elas são muito mais rápidas - você não precisa se preocupar com a perda ou dano de uma fatura enviada pelo correio.
Com o e-mail, você pode ter certeza de que ele chegará de forma rápida e segura. Você pode também ter certeza de que ele é recebido pela pessoa responsável pelo gerenciamento das faturas. Outra vantagem de enviar faturas por e-mail é a economia de espaço, pois você não precisa armazenar papel nem ter um aparelho de fax ou impressora.
Inicialmente, você pode hesitar se nunca tiver enviado uma fatura por e-mail. No entanto, muitos modelos de marketing digital estão disponíveis para facilitar a mudança para faturas digitais.
Veja a seguir uma visão geral completa dos modelos de fatura por e-mail, dicas e como enviar uma fatura por e-mail. Dessa forma, você pode criar e enviar as melhores e mais profissionais faturas por e-mail possíveis.
O que é um e-mail de fatura?
Um e-mail de fatura contém uma "fatura" oficial de produtos ou serviços e é enviado a um cliente por e-mail em vez da tradicional correspondência postal. A fatura detalha exatamente o que está sendo cobrado de uma pessoa e por quê.
Uma fatura também contém outras informações pertinentes, como a data em que os serviços foram prestados ou os produtos enviados. Isso facilita para o cliente saber por que está sendo cobrado e quando deve pagar a fatura.
Modelos de fatura por email
Um modelo de fatura por e-mail facilita a criação rápida de uma fatura por e-mail profissional e adequada. Abaixo, apresentamos modelos para três tipos de e-mails de fatura: padrão, de acompanhamento e vencido.
Se você usar um modelo de e-mail de fatura para enviar faturas por e-mail, tudo o que você precisa fazer é preencher os campos relevantes com as informações necessárias e anexar um documento PDF. Use nosso modelo de fatura gratuito para receber o pagamento de seus clientes com facilidade.
Os e-mails de fatura podem ser difíceis de escrever. Baixe nossos modelos para escrever o seu próprio.
Cada vez mais empresas estão migrando para a comunicação digital e você também deveria.
O que incluir em um e-mail de fatura
Enviar faturas é mais do que uma tarefa administrativa rotineira, é uma oportunidade de transmitir profissionalismo e garantir transações tranquilas.
Um e-mail de fatura eficaz vai além dos detalhes básicos da transação, abrangendo elementos cruciais que contribuem para uma interação financeira perfeita.
Há muitos elementos que você pode incluir em modelos de e-mail de fatura. No entanto, alguns dos mais comuns são:
Identidade visual do negócio
É uma boa ideia garantir que sua fatura por e-mail contenha sua marca. Essa é uma excelente oportunidade para ajudar as pessoas a se familiarizarem com sua marca para que ela se torne conhecida e reconhecível.
Informações de contato
Incluir suas informações de contato nos e-mails de fatura é tão importante, se não mais, do que incluir as informações da marca da sua empresa. Seus clientes precisam saber como entrar em contato com você e para onde enviar o pagamento.
ID da fatura
É essencial incluir a ID da fatura, ou o número da fatura na fatura por e-mail, principalmente para você ter seus próprios registros. Os números de identificação da fatura ajudam a identificar uma fatura específica, permitindo que você as mantenha devidamente arquivadas. Essa ID pode consistir em um número, letras ou uma combinação de ambos.
Lista detalhada de produtos ou serviços prestados
Uma fatura detalha o que você está cobrando. Ao enviar uma fatura por e-mail, é importante que você apresente uma lista detalhada dos produtos ou serviços prestados para que seu cliente saiba o que está sendo cobrado. Isso torna a fatura clara, minimizando o risco de mal-entendidos.
Data de vencimento
Nenhuma fatura está completa sem uma data de vencimento porque, sem essa informação, o cliente não saberá quando deverá enviar o pagamento. A não inclusão de uma data de vencimento também pode fazer com que os clientes atrasem seus pagamentos. É sempre necessário apresentar uma data de vencimento em qualquer fatura, independentemente das circunstâncias.
Valor devido
O valor devido deve ser incluído nos e-mails da fatura e é quase tão importante quanto a data de vencimento, se não mais. O cliente precisa saber o valor do pagamento, portanto é importante que você inclua o valor devido em cada fatura.
Formas de pagamento
Você precisa incluir as formas de pagamento aceitas na fatura por e-mail para seus clientes saberem como pagar. Talvez você não aceite o Discover ou o American Express. Se esse for o caso, você deve declarar isso claramente.
Melhores práticas de e-mail de fatura
Quando se trata de faturamento, uma comunicação eficaz é fundamental. A implementação de práticas recomendadas não apenas garante pagamentos pontuais, mas também reflete positivamente em seus negócios.
Desde a manutenção do profissionalismo até os detalhes essenciais, como linhas de assunto e personalização, essas diretrizes ajudarão você a otimizar seu processo de faturamento.
Mantenha o profissionalismo
Independentemente das circunstâncias, você precisa manter o profissionalismo em todos os momentos. Pode haver momentos em que um cliente ignora a primeira ou a segunda fatura, o que pode ser muito frustrante. No entanto, seria melhor manter um certo nível de profissionalismo.
Crie um assunto claro
Escrever uma linha de assunto clara é importante para que seus clientes saibam o que o e-mail contém. O cliente pode ignorar ou até mesmo excluir o e-mail se você não for explícito.
Informe seus dados de contato
É crucial incluir seus detalhes de contato em suas faturas por e-mail. Como seus clientes poderão entrar em contato com você se não tiverem suas informações de contato listadas?
Personalize os e-mails
Você não deve enviar um e-mail rígido e impessoal para todos os seus clientes. Se você dedicar tempo para personalizar cada e-mail, seus clientes ficarão muito mais agradecidos e cooperativos. Inclua o nome, o endereço e outras informações relevantes do cliente para ajudá-los a entender que a fatura é para eles.
Envie a fatura com antecedência
Enviando suas faturas por e-mail com antecedência, você dá aos seus clientes tempo suficiente para reunir os fundos necessários para pagar pelos seus serviços em tempo hábil. O envio de faturas de última hora não é apenas pouco profissional, mas também inconveniente e sem consideração. Coloque-se no lugar dos seus clientes. É comum que você conceda ao cliente 7, 15, 30 ou 45 dias a partir da data da fatura. Obviamente, a data de vencimento da fatura anexada depende do contrato que você tiver com o cliente.
Simplifique
Não há necessidade de escrever uma mensagem longa e arrastada em seu e-mail. É melhor mantê-lo o mais simples e direto possível.
Seja transparente
Uma das coisas mais importantes quando se trata de como escrever uma fatura é ser transparente. Ser transparente é essencial porque você quer que seus clientes confiem em você. Se você não for transparente, seus clientes podem sentir que você está escondendo algo, o que pode fazer com que procurem produtos ou serviços em outro lugar.
Revise
Nada pode ser mais constrangedor do que representar sua empresa com um e-mail cheio de erros de digitação e gramaticais. Por isso é fundamental que você revise cuidadosamente cada e-mail antes de enviá-lo.
Como lidar com faturas vencidas
Lidar com solicitações de pagamento em atraso é um desafio comum para as empresas. Para gerir esta situação de forma eficaz, considere os seguintes passos:
Lembretes oportunos
Envie lembretes de pagamento educados e amigáveis antes do prazo de pagamento, lembrando o cliente da obrigação de pagamento futura. Novamente, você deve chamar a fatura anexada à sua solicitação de pagamento por e-mail, juntamente com quaisquer detalhes de pagamento relevantes, como informações da sua conta bancária ou quaisquer outras informações sobre como pagar você.
No dia do vencimento do pagamento, envie outro lembrete. Enfatize gentilmente a data de vencimento e incentive o pagamento imediato. Esses lembretes de fatura podem ser enviados pelo seu software de marketing por email ou contabilidade, o que é útil para faturar e acompanhar vários clientes.
Termos de pagamento claros
Descreva claramente as condições de pagamento no seu contrato ou no contato inicial. Assegure-se de que os clientes entendam quando os pagamentos são devidos, as formas de pagamento aceitas e o que acontece com uma fatura não paga, como multas ou juros por atrasos.
Essas informações também podem ser incluídas em seu modelo de e-mail de fatura como um lembrete regular para seus clientes.
Sua fatura anexada ao e-mail também deve ser detalhada e bem estruturada, contendo um detalhamento das cobranças e um prazo de pagamento transparente. Ele também deve incluir instruções de pagamento para ajudar a evitar atrasos no pagamento ou faturas vencidas. Considere a possibilidade de permitir um pagamento on-line para ajudar você a ser pago mais rápido, em vez de exigir que os clientes enviem um cheque pelo correio.
Acompanhamentos profissionais
Lembre-se de que alguns clientes não percebem quando uma fatura está atrasada. Eles podem ter esquecido a data de vencimento e precisam de um lembrete gentil.
Se o pagamento estiver atrasado, faça o acompanhamento imediatamente com uma mensagem de e-mail ou telefonema profissional e assertivo. Informe-se sobre o motivo do atraso e ofereça toda a assistência necessária para agilizar o processo de pagamento.
Esteja preparado para saber o número da fatura para ajudá-los a encontrar em seus sistemas. Você pode facilitar a consulta dos detalhes da fatura pelo seu cliente incluindo "Pagamento da fatura número x" como linha de assunto.
Mantenha registros de todas as comunicações. Documente cada lembrete, incluindo datas, horários e detalhes da conversa quando você solicitar o pagamento.
Consequências do atraso no pagamento
Há várias maneiras pelas quais as empresas podem ajudar a evitar faturas não pagas e pagamentos atrasados. O primeiro são as taxas atrasadas. Comunique sua política de multas por atraso em seus termos iniciais. Implemente taxas de atraso para pagamentos em atraso para incentivar os clientes a pagarem em dia.
Outra opção é considerar a inclusão de termos que permitam que você suspenda os serviços até que o saldo devedor seja quitado. Infelizmente, embora essa opção signifique que você não continuará trabalhando sem ser pago, ela também pode incomodar o cliente, independentemente do motivo do atraso nos pagamentos.
Como último recurso, talvez você precise considerar uma ação legal, como o envio de uma carta de cobrança formal ou a contratação de uma agência de cobranças. Esteja ciente dos requisitos legais em sua jurisdição e dos termos descritos no seu contrato com o cliente.
Crie um modelo de e-mail de fatura no Mailchimp
Um modelo de fatura por e-mail pode ajudar a economizar tempo e dinheiro da sua empresa, garantindo o envio de faturas aos clientes de forma rápida e eficiente. O envio de faturas por e-mail também pode minimizar o atrito entre você e seus clientes, uma vez que tudo está claramente escrito.
Se você estiver pronto para começar a enviar faturas aos seus clientes, use o Mailchimp para criar modelos de e-mail. Com a criação de um modelo de e-mail no Mailchimp, você pode criar um design reutilizável para campanhas futuras. Você pode também enviar automaticamente faturas por e-mail aos clientes assim que os pedidos forem confirmados. Dessa forma, não há atrasos e os clientes sabem quais serviços receberão, quanto é devido e quando terão que pagar.