Como você finaliza seus e-mails é importante. Com as comunicações por e-mail parecendo cada vez mais longas, uma despedida de e-mail bem elaborada pode ajudar a desenvolver conexões significativas e evitar que você perca possíveis oportunidades.
Quando você está entrando em contato com clientes em potencial, respondendo a perguntas de clientes ou gerenciando discussões internas da equipe, o encerramento do e-mail define o tom para as interações futuras. Manter a consistência na comunicação por e-mail entre os departamentos também é crucial para a coesão da marca. Saber como finalizar um e-mail de forma profissional pode ajudar você a expandir seu negócio.
Algo como "cordialmente" ou "melhores cumprimentos" mantém um tom profissional e acessível, estabelecendo a base para um relacionamento comercial positivo. Mas essas palavras nem sempre são a maneira certa de encerrar uma comunicação por e-mail.
Então, qual é a maneira certa de encerrar um e-mail além de ter uma assinatura de e-mail profissional? Continue lendo para aprender como finalizar um e-mail.
Benefícios de uma assinatura de e-mail eficaz
Saber como encerrar um email é mais do que apenas uma necessidade obrigatória para as interações comerciais. Conforme o marketing por e-mail continua evoluindo, cada elemento da sua mensagem precisa trabalhar mais para que você alcance seus objetivos. Veja por que a assinatura do seu e-mail é importante:
Deixa uma impressão positiva duradoura
Assim como um aperto de mão firme no final de uma reunião, o encerramento do e-mail é o ponto de contato final com seu leitor. Uma despedida cuidadosa ajuda os destinatários a lembrarem de você e da sua mensagem de forma positiva, aumentando a probabilidade de eles responderem ou agirem. Enquanto o corpo do seu e-mail entrega a mensagem, sua despedida solidifica a conexão.
Incentiva o engajamento ou próximos passos
Uma assinatura de e-mail eficaz pode funcionar como uma chamada à ação sutil, mas poderosa. Se você está buscando uma resposta, agendando uma reunião ou avançando um projeto, suas palavras de encerramento podem levar o destinatário a dar a próxima etapa desejada. Para a geração de leads por e-mail, cada elemento da sua mensagem, incluindo o encerramento, deve funcionar em direção aos seus objetivos.
Estabelece confiança e profissionalismo
Sua assinatura de e-mail representa sua identidade profissional. Uma assinatura bem elaborada demonstra atenção aos detalhes e respeito à etiqueta empresarial. Fechamentos consistentes e profissionais criam credibilidade com seu público e mostram que você valoriza o relacionamento comercial. Isso é especialmente importante ao gerenciar vários tópicos de e-mail com diferentes partes interessadas.
Reforça sua identidade pessoal ou de marca
A maneira como você encerra seus e-mails é uma extensão da voz da sua marca. Se você está buscando autoridade formal ou conhecimento acessível, sua despedida deve estar alinhada com a mensagem geral da sua marca. Essa consistência na comunicação ajuda a fortalecer sua identidade profissional e torna seus e-mails instantaneamente reconhecíveis pelos destinatários.
Dicas para escrever encerramentos de e-mails profissionais
Criar um encerramento eficaz de e-mail não precisa ser complicado. Não importa se você está enviando um e-mail ou gerenciando dezenas de conversas com clientes, essas dicas ajudarão a encerrar cada mensagem de maneira profissional e proposital:
Combine o tom da sua mensagem
Alinhe o encerramento com o tom geral do seu e-mail e mantenha o profissionalismo. O tom do seu e-mail de encerramento deve fluir naturalmente do conteúdo da sua mensagem, criando uma experiência de comunicação coesa.
Por exemplo, se você estiver discutindo os cronogramas de projetos com um cliente, um "meus cumprimentos" formal mantém o profissionalismo. Mas ao comemorar uma vitória da equipe, um "Um Brinde!" mais caloroso pode combinar melhor com o tom otimista da sua mensagem.
Use linguagem educada e respeitosa
Mantenha sua linguagem cortês e apropriada para a comunicação empresarial. Isso ajuda a manter relacionamentos profissionais e demonstra respeito pelo tempo e pela posição do seu destinatário. A organização adequada de e-mails inclui a escolha das palavras de encerramento corretas com base em seu relacionamento com o destinatário.
Considere seu público ao selecionar suas palavras finais. Um executivo de nível de diretoria pode apreciar "respeitosamente", enquanto um cliente de longo prazo pode responder melhor a "cordialmente". Independentemente do que você escolher, certifique-se de que reflita tanto o seu profissionalismo quanto o seu relacionamento com o leitor.
Inclua seu nome completo e cargo
Definitivamente, você deve encerrar seu e-mail com seu nome completo e título.
As pessoas lembrarão da sua assinatura de e-mail se estiverem interessadas no que você tem a oferecer.
Evite terminar seu e-mail com iniciais ou de alguma outra forma não profissional. Você pode experimentar diferentes encerramentos de e-mail profissionais para encontrar aquele que reflete sua personalidade e o nível de profissionalismo exigido pelo seu cargo.
Crie uma chamada para ação clara
Todo e-mail profissional deve orientar o destinatário para a próxima etapa. Se você quiser que eles agendem uma reunião, analisem um documento ou forneçam feedback, deixe seu pedido claro no fechamento. Com automações eficazes de e-mail, você pode até mesmo padronizar essas chamadas para ação em tipos semelhantes de mensagens, garantindo a consistência da sua comunicação.
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Escreva de forma concisa
O encerramento do seu e-mail deve ser breve, mas impactante. Evite encerramentos longos que possam distrair sua mensagem principal. Uma despedida concisa demonstra respeito pelo tempo do seu destinatário e ainda mantém o profissionalismo. Lembre-se de que, na comunicação empresarial, clareza e concisão geralmente andam de mãos dadas.
Insira informações de contato relevantes
Quando se trata de descobrir um encerramento apropriado, a chave está em garantir que você adicione suas informações de contato adequadas. Claro, a pessoa que recebe seu e-mail já terá o seu endereço de e-mail, mas certifique-se de incluir o seu número de telefone comercial e outras informações de contato pertinentes que possam ajudar os seus clientes a entrar em contato com você.
Se as suas informações de contato não estiverem disponíveis, um cliente pode fechar rapidamente o seu e-mail se você não facilitar o contato com você. É por isso que fornecer essas informações é imperativo.
Apresente o logotipo da sua empresa
Se você ainda não tem um logotipo de empresa, definitivamente precisa de um. Um logotipo personalizado é essencial para o sucesso nos negócios, e o logotipo adequado pode aumentar as chances de um cliente em potencial escolher sua empresa para fazer negócios, pois logotipos personalizados são memoráveis. Há vários aplicativos e plataformas disponíveis que podem ajudá-lo a criar o logotipo perfeito para você ser o mais bem-sucedido possível.
Seu logotipo deve incluir uma cor, uma cor de designer e também um design. Se você não sabe por onde começar quando se trata de criar um logotipo, o Mailchimp tem a capacidade de fornecer conselhos e também ajudar novas pequenas empresas a criar seu logotipo. Seu logotipo e sua marca andam de mãos dadas, então leve-os sempre a sério.
Exemplos de assinatura de e-mail
Situações diferentes exigem assinaturas diferentes. À medida que o marketing por e-mail se torna mais sofisticado e importante em seu trabalho diário, sua assinatura precisa funcionar perfeitamente em todos os tipos de comunicação. Aqui estão alguns exemplos eficazes para cada cenário de negócios:
Encerramento de e-mails para correspondência profissional
Em comunicações comerciais formais, sua despedida deve refletir respeito e profissionalismo. Opções como "Atenciosamente", "Sinceramente" ou "Agradecemos pelo seu tempo" funcionam bem para contatos iniciais, comunicações com o cliente e correspondência da liderança sênior. Adicionar seu título completo e credenciais profissionais reforça sua experiência e autoridade.
Encerramento de e-mails amigável ou casual
Ao se comunicar com clientes regulares ou membros da equipe, você pode adotar um tom mais caloroso, mantendo o profissionalismo para ter a melhor assinatura de e-mail. Encerramento como "Melhores votos", "Aguardamos nossa próxima conversa" ou "Obrigado novamente" ajudam a criar empatia e a manter o relacionamento profissional. Essas aprovações funcionam especialmente bem ao gerenciar conversas de e-mail em andamento.
Mensagens de e-mail persuasivas ou de vendas
Para geração de leads por e-mail e comunicações de vendas, seus encerramentos de e-mail devem incentivar a ação e, ao mesmo tempo, criar confiança. Encerramentos como "Diga-me como posso ajudar", "Animado para explorar esta oportunidade" ou "Aguardamos seu feedback" incentivam a resposta e, ao mesmo tempo, mantêm uma abordagem consultiva. Essas finalizações de e-mail comercial funcionam melhor quando combinadas com uma chamada para ação clara.
Afirmações de e-mail de atendimento ou suporte ao cliente
Os encerramentos de e-mail de suporte precisam transmitir empatia e confiabilidade. Frases como "Aqui para ajudar", "Ao seu serviço" ou "Avise-me se precisar de mais alguma coisa" garantem aos clientes que você está comprometido com a satisfação deles. Essas aprovações são particularmente importantes ao abordar preocupações ou resolver problemas por meio de sistemas de organização de e-mail.
Acompanhamento de assinaturas de e-mail
Ao verificar as comunicações anteriores, você deve assinar com delicadeza, mas com propósito. Opções como "Aguardamos sua atualização", "A fazer check-in" ou "Ansioso para seguir em frente" lembram os destinatários das ações pendentes sem serem insistentes. Esses fechamentos ajudam a manter o ritmo das conversas comerciais em andamento.
Encerre seus e-mails com uma nota forte
Saber como finalizar um e-mail é uma habilidade comercial valiosa que pode diferenciá-lo. O encerramento e a assinatura do e-mail são ferramentas que ajudam a construir relacionamentos, fortalecer sua marca e impulsionar projetos. Um final forte pode fazer a diferença entre obter uma resposta e ser ignorado.
A plataforma de marketing por e-mail do Mailchimp ajuda você a criar finais de email profissionais sem complicação. Você pode economizar tempo com modelos de assinatura, adicionar as cores e o logotipo da sua marca automaticamente e configurar acompanhamentos automatizados que funcionem para você. Seja ajudando clientes, fechando vendas ou trabalhando com sua equipe, nossas ferramentas garantem que você sempre termine seus e-mails da maneira certa. Cadastre-se no Mailchimp hoje mesmo.
Principais conclusões
- Os encerramentos de e-mails profissionais têm um impacto significativo na percepção da sua marca e na construção de relacionamentos.
- Encerramentos estratégicos podem aumentar as taxas de resposta e incentivar um envolvimento significativo.
- Informações de contato adequadas e elementos de branding visual fortalecem sua presença profissional.
- Aprovações personalizadas para diferentes cenários ajudam a atingir metas de comunicação específicas.