Maximize seu tempo e recursos com a automação de tarefas

O que é automação de tarefas?

A automação de tarefas é o processo de automatizar tarefas demoradas que não necessariamente importam às metas gerais da empresa.

Em vez disso, pode ser necessário acompanhar informações importantes e garantir que todos estejam na mesma página. Infelizmente, essas tarefas administrativas menos críticas impedem que seus funcionários realizem mais em um dia.

Você pode automatizar tarefas de trabalho para melhorar a precisão do fluxo de trabalho e tornar seus funcionários mais eficientes, eliminando algumas tarefas monótonas e tediosas das listas de tarefas. As empresas geralmente usam software de automação de tarefas para concluir tarefas em vez de tratá-las manualmente, o que salva tempo e pode aumentar o moral dos funcionários.

O que são ferramentas de automação de tarefas?

O software de automação de tarefas é projetado para automatizar determinadas tarefas, o que significa que elas não precisam mais ser feitas manualmente. Existem muitos tipos diferentes de programa disponíveis para automatizar tarefas manuais, e o tipo que você precisa dependerá de quais fluxos de trabalho você deseja automatizar.

Por exemplo, você pode automatizar a entrada de dados com seu software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou automatizar o processo de cobrança com uma solução em contabilidade que inclui ferramentas de automação de tarefas.

Ferramentas de automação de tarefas podem ser ferramentas de gerenciamento de projetos ou outros softwares projetados para dar suporte a outras áreas do seu negócio. Confira alguns exemplos para você conhecer suas opções:

Software de CRM

Um software de CRM robusto permite configurar a automação de marketing e os fluxos de trabalho baseados em acionadores. Essencialmente, você determinará quando algo acontecerá e o que acontecerá.

Por exemplo, se você quiser enviar um e-mail em um determinado momento, você pode usar seu CRM para agendar. Além disso, você pode criar e-mail automatizado de boas-vindas e, ao mesmo tempo, automatizar leads em potencial enviando novas informações de contato diretamente a um vendedor após o preenchimento de um formulário.

Software de atendimento ao cliente

Se você lida com várias consultas de atendimento ao cliente por dia, pode investir em automação do atendimento ao cliente que simplifique a forma como você se comunica com seus clientes valiosos. Com esse software, os clientes podem abrir chamados, usar chat ao vivo ou chatbots e enviar e-mails diretamente para sua empresa.

Software de gerenciamento de tarefas

O software de gerenciamento de tarefas é projetado para aumentar a produtividade no local de trabalho e melhorar os esforços de colaboração, fornecendo às equipes listas de tarefas e atividades. Com um software robusto, você pode automatizar tarefas simples, como avisar um gerente de que uma tarefa foi concluída.

Benefícios da automação de tarefas

O principal objetivo da automação de tarefas é melhorar a produtividade. Quando você automatiza as tarefas de trabalho, reduz efetivamente o tempo necessário para concluir algo, o que pode ajudar seus funcionários a realizar mais em menos tempo.

Os benefícios da automação de tarefas incluem o seguinte:

Melhora a gestão do tempo

A automação de tarefas melhora o gerenciamento do tempo, principalmente quando usada com software de gerenciamento de tarefas. Como seus funcionários não precisam se preocupar com tarefas administrativas, como entrada de dados, podem alternar perfeitamente entre uma tarefa e outra.

Aumenta a eficiência

A automação de tarefas permite que os funcionários realizem mais. Com a automação do fluxo de trabalho, eles podem aumentar a produtividade em um dia enquanto se concentram em iniciativas de negócios mais importantes. Essa eficiência também pode melhorar a satisfação dos funcionários ao eliminar tarefas que eles possam considerar entediantes.

Reduz erros

A automação de tarefas elimina o erro humano. A entrada de dados é um dos tipos de tarefa mais automatizadas, pois consome tempo para os humanos e ninguém gosta. No entanto, também é propensa a erros humanos.

Por exemplo, alguém pode inserir um valor incorretamente, fazendo com que relatórios e informações financeiras fiquem imprecisos. Mas com a automação, seus dados são transferidos de um programa para outro de forma fluida e sem erros.

Melhora o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

A automação de tarefas pode melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal de um funcionário. Como a automatização de tarefas reduz o tempo necessário para fazer as coisas, os funcionários podem se sentir mais confortáveis trabalhando dentro de determinados prazos, reduzindo o estresse que sentem à noite e nos fins de semana quando tentam se divertir.

Como automatizar tarefas

Automatizar tarefas é simples, mas a forma como você faz isso dependerá, em última análise, das ferramentas que você utiliza. Muitos softwares atuais vêm com recursos de automação de tarefas, então você pode encontrar tutoriais online ou trabalhar diretamente com o fornecedor do software para aprender como fazer isso. Em geral, o processo para automatizar tarefas é assim:

1. Criar uma lista de tarefas

Monte uma lista de todas as tarefas que você realiza normalmente, o que pode incluir desde tarefas simples, como olhar e-mails e excluir spam, até tarefas complexas, como analisar informações financeiras.

2. Categorize suas tarefas

Algumas tarefas não podem ser automatizadas, mas muitas podem. Com sua lista de tarefas normais em mãos, crie duas novas listas com base no fato de as tarefas poderem ou não ser automatizadas.

3. Encontre uma ferramenta de automação de tarefas

Depois de completar a lista de tarefas automatizadas, você pode encontrar um software para ajudar. Na maioria dos casos, você precisará de várias ferramentas, dependendo das tarefas que deseja concluir.

No entanto, existem várias ferramentas que permitem que você projete e implemente suas próprias automações. Certifique-se apenas de que elas se integrem ao software que você já utiliza.

4. Implementar a automação de tarefas

Depois de encontrar a ferramenta certa, você já pode implementar a automação de tarefas. Depois de criar um fluxo de trabalho, você pode analisá-lo e testá-lo para garantir que funcione corretamente.

Tipos de tarefas que podem ser automatizadas

Antes, mencionamos que existem dois tipos de tarefa: as que podem ser automatizadas e as que não podem. Infelizmente, nem tudo o que você faz no trabalho pode ser feito por um programa de computador.

Confira uma lista de tarefas que podem ser automatizadas, para você criar a sua lista e encontrar novas tarefas para aliviar sua carga de trabalho:

Tarefas repetitivas

Tarefas repetitivas como entrada de dados, envio de avisos e exclusão de spam de e-mail podem ser automatizadas. A maioria das pessoas usa a automação de tarefas para eliminar tarefas repetitivas da carga de trabalho, liberando mais tempo para o trabalho em prol das metas de negócios mais importantes.

Gerenciamento de e-mails

Criar e enviar e-mails de marketing não precisa ser complicado. Em vez de esperar o momento certo para enviar e-mails, você pode prepará-los com antecedência e agendar o envio. Você pode fazer isso em todos os seus e-mails, inclusive nas sequências de e-mail.

Por exemplo, você pode enviar sequências para nutrir leads ou baseadas em ações que os assinantes realizaram no seu site, como abandonar o carrinho.

Postagens em redes sociais

O gerenciamento de redes sociais pode ser complicado, principalmente se você faz uma publicação para cada dia da semana. Felizmente, você pode salvar tempo na criação de publicações e se concentrar mais no envolvimento do seu público investindo em uma ferramenta de gerenciamento de redes sociais que permite agendar publicações em todas as suas plataformas e analisar métricas em tempo real.

Atendimento ao cliente

A automação do atendimento ao cliente pode liberar o tempo da sua equipe de suporte para se concentrar em questões mais urgentes de atendimento ao cliente.

Por exemplo, quando um representante de atendimento ao cliente não precisa mais se concentrar em clientes que enviam e-mails solicitando informações de envio e pode, em vez disso, usar o recurso de chat ao vivo ou chatbot, pode se concentrar em clientes com preocupações mais sérias.

Promoções e marketing

Muitos aspectos de vendas e marketing podem ser automatizados.

Por exemplo, sempre que alguém preencher um formulário no seu site, você pode enviar um e-mail de boas-vindas e um e-mail interno para sua equipe de vendas para informá-los de que há um novo contato. Com os fluxos de trabalho internos, você pode automatizar diferentes aspectos do seu marketing, incluindo geração de leads, nutrição e análise de dados.

Como escolher um software de automação de tarefas

Nem todo software de automação de tarefas é projetado para todos os propósitos. Enquanto alguns permitem automatizar qualquer tarefa possível com a estrutura de implementação correta, outros são recursos adicionados a outro tipo de produto. Por exemplo, se você usa software de contabilidade, pode configurar automações de faturas e lembretes.

Considere os seguintes fatores para decidir qual tipo de software de automação de tarefas você precisa para administrar seu negócio:

Preço

Se você precisa de uma ferramenta robusta, deve se preparar para gastar mais. Muitas pequenas empresas não precisam de um software que possa fazer tudo por elas. Em vez disso, eles podem usar recursos complementares com o software atual.

No entanto, se você busca uma plataforma de gerenciamento de tarefas mais robusta, pode determinar o preço entrando em contato com a equipe de vendas ou escolhendo um plano com base na quantidade de automações que pretende criar.

Recursos

Nem todo software de automação de tarefas se integra com suas ferramentas existentes. Se você precisar de um tipo específico de tarefa automatizada, pode trabalhar com um dos seus fornecedores.

Por exemplo, se você usa um software de marketing por e-mail, já tem acesso a recursos de automação.

Integrações

Para que o software de gerenciamento de tarefas funcione, ele deve se integrar com suas ferramentas. Se você tiver ferramentas específicas que usa diariamente, pode olhar, no site de um provedor, quais integrações estão disponíveis.

Adote a automação de tarefas para melhorar a gestão do tempo

A maioria dos funcionários em tempo integral tem apenas oito horas para realizar as tarefas diárias. Com o software de automação de tarefas, você pode melhorar a gestão do tempo, liberando mais tempo para tarefas importantes para seus objetivos finais.

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