Wir waren wahrscheinlich alle in Situationen, in denen die Dinge nicht wie erwartet gelaufen sind. Obwohl niemand möchte, dass sorgfältig ausgearbeitete Pläne schief gehen, stellt ein Plan B sicher, dass du die meisten unvorhergesehenen Ereignisse überstehst. Vorbereitet zu sein auf alternative Maßnahmen ist besonders in einem geschäftlichen Kontext, in dem das Unerwartete jederzeit passieren kann, von entscheidender Bedeutung.
Was ist Notfallplanung?
Ein Notfallplan ist 'ne klar definierte Vorgehensweise, die jeder Firma helfen kann, mit potenziellen Geschäftsrisiken umzugehen, die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und dann den normalen Geschäftsbetrieb so schnell wie möglich wieder aufzunehmen.
Warum ist es wichtig, Notfallpläne zu erstellen?
Ein ungünstiges Ereignis ist im Allgemeinen unwahrscheinlich. Als Geschäftsinhaber kann dir ein Notfallplan für verschiedene Szenarien aber die Gewissheit geben, dass eine Notfallreaktion eingerichtet ist, wenn etwas schiefgeht. Mit so einem Backup-Plan läuft die Notfallwiederherstellung viel reibungsloser und der normale Betrieb kann schnell wieder aufgenommen werden.
So kann beispielsweise niemand genau vorhersagen, wann Naturkatastrophen oder wann globale Ereignisse wie die Coronavirus-Pandemie eintreten. Im letzteren Fall stand fast jedes Unternehmen vor ner Notlage, egal wie groß oder in welcher Branche, aber Firmen, die Notfallpläne hatten, kamen früher wieder auf die Beine.
Abgesehen von der Beratung bei externen unerwarteten Ereignissen sollte sich ein Notfallplan auch auf mögliche interne Ereignisse wie Datenschutzverletzungen, Personalmangel, Softwareausfallzeiten oder rückläufige Geschäftsbeziehungen erstrecken.
Ein Notfallplan muss nicht nur ein negatives Ereignis abdecken. Idealerweise solltest du auch einen Aktionsplan für Wachstums- oder Verbesserungssituationen haben – zum Beispiel, wenn es einen plötzlichen Anstieg der Kundenanfragen gibt oder du eine spezielle Marktchance erkennst.
Was unterscheidet einen Notfallplan von anderen Arten der Risikoplanung?
Geschäftskontinuitätsplan
Ein Business Continuity Plan ist 'ne vorübergehende Lösung, die sicherstellt, dass dein Unternehmen auch nach 'ner Unterbrechung des Betriebs weiterarbeiten kann. Wenn du beispielsweise plötzlich keinen Zugang mehr zu deinen Büroräumen hast, würde ein Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs darin bestehen, in Software zu investieren, die es deinen Mitarbeitern ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten, bis neue Räumlichkeiten gesichert werden können.
Alternativ löst ein Notfallplan 'ne Vorgehensweise als Reaktion auf 'nen bestimmten Vorfall aus. Ein Notfallplan für den Verlust eines riesigen Kunden würde sich zum Beispiel von einem Plan unterscheiden, der sich mit einem Absturz von Informationssystemen befasst.
Katastrophenschutzplan
Während ein Notfallplan eine proaktive Strategie ist, ist ein Disaster Recovery-Plan eine reaktive Strategie und sollte Teil jeder Notfallpolitik sein, um den normalen Betrieb deines Unternehmens wieder herzustellen. Es kann Wiederherstellungsstrategien beinhalten, wie z. B. kontinuierlichen Datenzugriff und IT-Infrastruktur, sodass dein Unternehmen fast auf dem Niveau arbeitet, das es vor der Katastrophe hatte.
Sowohl die Notfallwiederherstellung als auch die Geschäftskontinuitätsplanung haben einen engeren Umfang als ein Notfallplan. Es befasst sich hauptsächlich mit betrieblichen Angelegenheiten in deiner Organisation, damit du dich möglichst schnell von einer Katastrophe erholen kannst.
Krisenmanagementplan
Wie bei der Notfallwiederherstellung konzentriert sich ein Krisenmanagementplan stärker auf die Reaktion in Echtzeit nach einer Krise als auf die präventive Planung, die für einen Notfallplan erforderlich ist. Ein kurzer Hinweis, wie man Katastrophen von Krisen unterscheidet – eine Katastrophe kommt plötzlich zustande, während sich im Laufe der Zeit eine Krise entwickelt (sei es schnell oder langsam).
Es ist unmöglich, auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein, auch wenn du dich bemühst, die gründlichsten Wiederherstellungsstrategien zu entwickeln. Die Ereignisse, die auftreten, passen möglicherweise nicht genau in deinen Notfallplan. In diesen Situationen besteht der einzige Weg darin, den Notfallplan schnell zu ändern.
Wenn Unternehmen schnell reagieren und sich an unerwartete Szenarien anpassen müssen, kommt das Krisenmanagement – das übergreifende Management von Notfällen – ins Spiel.
Risikomanagementplan
Risiken sind in der Geschäftswelt immer vorhanden. Ein Risikomanagementplan ähnelt einem Notfallplan, da er auch proaktiv ist. Mit Risikomanagement hast du aber 'nen Aktionsplan, um potenzielle Krisen zu verhindern und gleichzeitig die Auswirkungen dieser Krisen zu reduzieren, falls sie auftreten.
Ein Notfallplan greift erst, wenn entweder ein bestimmtes negatives Ereignis unvermeidlich wird oder es genügend Warnzeichen gibt, um eine Notfallreaktion auszulösen.
Fallstricke, die du bei der Erstellung deines Notfallplans für dein Unternehmen vermeiden solltest
Keine Budgetierung für den Notfallplan deines Unternehmens
Ein Notfallplan muss einen Notfallfonds enthalten, der einen bestimmten Betrag an Ressourcen (z. B. Geld, Personal, Zeit) zur Verfügung stellt, um unvorhergesehene Kosten zu decken. Es ist eine gute Idee, diesen Betrag vorher mit deinem Team oder anderen Beteiligten festzulegen, um zukünftige Streitigkeiten zu vermeiden.
Widersteh der Versuchung, diese Mittel auch in Zeiten eines Budgets zu reduzieren. Wenn was schiefgeht, musst du dem Management erklären, was mit deinem Notfallplan passiert ist.
Nicht genug Unterstützung haben
Auch wenn eine Notfallplanung eine gute Idee ist, wird nicht jeder zustimmen, dass sie notwendig ist. Bevor du etwas unternimmst, solltest du herausfinden, wie aufgeschlossen die Beteiligten in deinem Unternehmen sind. Wenn du nicht genügend Führungskräfte findest, die das für wichtig halten, solltest du keine Zeit und Mühe darauf verschwenden, ein solches zu erstellen.
Notfallpläne werden nicht aktualisiert
Notfallpläne müssen regelmäßig aktualisiert werden, um neue Risiken, Änderungen in der Regierungspolitik und Umwälzungen in deiner Unternehmensstruktur zu berücksichtigen. Kurz gesagt, ihr müsst aktuell und auf dem neuesten Stand bleiben. Plane mehrmals im Jahr Erinnerungen ein, um den bestehenden Plan zu checken und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
Dein Notfallplanungsprozess in 10 Schritten
Schritt 1: Erstelle eine Richtlinie zur Notfallplanung
Eine Grundsatzerklärung zum Notfallplan ist ein formelles Dokument, das die Notfallziele für deine Organisation umreißt, wie zum Beispiel die Rückkehr zum normalen Betrieb zu einem bestimmten Zeitpunkt. Eine Grundsatzerklärung drückt auch die Autorität aus und gibt den Interessengruppen die nötige Anleitung, um einen Notfallplan zu erstellen.
Im Wesentlichen sollte sie die Frage „Was ist Notfallplanung?“, beantworten „Wie soll ich das machen“? und „Was können Stakeholder von einem Notfallplan erwarten?“ beantworten.
Schritt 2: Führe eine Analyse zu den Auswirkungen auf das Unternehmen durch
Eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft (Business Impact Analysis, BIA) dient dazu, die potenziellen betrieblichen und finanziellen Auswirkungen eines störenden Ereignisses in deinem Unternehmen zu ermitteln. Auf diese Weise kannst du die Systeme, Komponenten und Prozesse erkennen, die für deine Geschäftsfunktionen wichtig sind, und so deine Wiederherstellungsprioritäten im Notfall identifizieren.
Führe eine vollständige Risikobewertung durch
Jede Organisation hat ihre einzigartigen potenziellen Risiken, die mit einer Risikobewertung identifiziert werden können. Nachdem du eine BIA implementiert hast, weißt du jetzt, was deine geschäftskritischen Vorgänge sind. Plane ein Brainstorming mit deinem Führungsteam und/oder anderen Stakeholdern, um noch mehr Ideen zu kriegen.
Danach musst du die Bedrohungen identifizieren, die jedem dieser Vorgänge schaden könnten – zum Beispiel ein technischer Glitch oder eine Änderung der Geschäftsvorschriften. Legst du alle diese Daten ab, sobald sie erfasst wurden, in einem Risikoregister ab – ein Risikodiagramm, mit dem du deine Risiken und alle Informationen, die du über sie kennen musst, nachverfolgen kannst.
Schritt 4: Klassifiziere die Hauptrisiken für dein Unternehmen
Sobald du alle potenziellen Risiken hast, ist es an der Zeit zu bewerten, wie sie sich auf deine Organisation auswirken könnten. Stelle dir die folgenden Fragen:
- Wie wahrscheinlich ist's, dass diese Risiken auftreten?
- Wie würden sich diese Risiken auf dein Unternehmen auswirken?
- Wie hoch ist der Schweregrad für jedes Risiko?
Eine Möglichkeit, Risiken einzustufen, besteht darin, eine qualitative Risikobewertung zu verwenden, die jedes Risiko nach seiner Eintrittswahrscheinlichkeit und seinen potenziellen Auswirkungen anordnet. Eine weitere gängige Methode ist die quantitative Risikobewertung, die schätzt, wie viel jedes Risiko dich kosten könnte, und die Ergebnisse von am wenigsten bis zu den niedrigsten Kosten einstuft.
Entwurf von Notfallplänen für priorisierte Risiken
Du erstellst jetzt einen Notfallplan für die Risiken mit der höchsten Priorität für deine Organisation, nämlich diejenigen, die am wahrscheinlichsten auftreten und den größten Schaden verursachen. Erläutere die tatsächlichen Maßnahmen, die zur Bewältigung einer Katastrophe erforderlich sind, und schließ präventive Kontrollen ein, die die Auswirkungen von Unterbrechungen reduzieren können.
Ein Beispiel für ein modernes, nachteiliges Ereignis für die meisten Unternehmen wäre ein Verstoß gegen das Informationssystem. Vorbeugende Kontrollen für diese Situation wären, in eine hochwertige Antivirus-Software zu investieren, sicherzustellen, dass deine Software regelmäßig aktualisiert wird, starke Passwörter zu erstellen und Dateien vor Ort zu sichern.
Was den tatsächlichen Plan betrifft, sind diese Notfallstrategien und -verfahren in der Regel auf das Sicherheitsniveau und die Wiederherstellungsanforderungen deines Systems zugeschnitten.
Schritt 6: Hol dir die Zustimmung der Stakeholder
Nachdem du einen ersten Entwurf deines Notfallplans erstellt hast, ist es an der Zeit, die Zustimmung der Stakeholder einzuholen. Angesichts der Tatsache, dass Notfallpläne in der Regel Mitarbeiter und das Management in deinem gesamten Unternehmen betreffen, wird es extrem schwierig sein, sie ohne angemessene Unterstützung umzusetzen. Eine frühzeitige Genehmigung bedeutet auch, dass Pläne direkt nach einem Vorfall in die Tat umgesetzt werden können.
Schritt 7: Verteile deine Notfallpläne und mache sie für deine gesamte Organisation leicht zugänglich
Notfallpläne gelten normalerweise abteilungs- oder unternehmensweit. Indem du sie in einen gemeinsamen öffentlichen Ordner mit einem eindeutigen Dokumentennamen ablegst, stellst du sicher, dass jeder im Notfall einfachen Zugriff darauf hat.
Schritt 8: Schule deine Mitarbeiter
Nachdem du alle Grundlagen gelegt hast, kannst du zur Ausführungsphase übergehen. Es ist wichtig, dass die Parteien, die Rollen in deinem Notfallplan haben, wissen, welche Verantwortlichkeiten sie in jedem Risikoszenario haben. Sobald alle angemessen geschult sind, ist jeder von ihnen bereit, im Notfall schnell zu handeln.
Auch neue Mitarbeiter sollten geschult werden, damit sie wissen, was Notfallplanung ist, was sie beinhaltet und was sie in Zukunft tun müssen.
Schritt 9: Stelle deine Notfallpläne auf die Probe
Wären deine Notfallpläne im Falle einer echten Katastrophe wirksam? Es gibt nur einen Weg, das herauszufinden, und zwar durch Plan-Tests. Nimm dir Zeit, um die Verfahren für jeden Notfallplan durchzugehen, als ob jedes Notfallszenario wirklich stattfinden würde.
Dadurch werden nicht nur die Wiederherstellungsmöglichkeiten der einzelnen Pläne validiert, sondern es wird auch aufgezeigt, ob es irgendwelche Mängel oder Lücken gibt, die dann verbessert werden können.
Schritt 10: Überprüfe und überarbeite deine Notfallpläne kontinuierlich
Kluge Manager wissen, dass es nicht ausreicht, nur einen Notfallplan zu erstellen. Die Planpflege ist schwieriger und erfordert mehr Aufwand – aber gerade deshalb umso wichtiger. Das Risikomanagement ist ein fortlaufender Prozess und du musst deinen Plan auf dem neuesten Stand halten, wenn sich Risiken oder Geschäftsanforderungen ändern.
Stelle zuerst deine Geschäftskontinuität sicher, bedank dich später bei uns
Eine umfassende Notfallplanung stellt sicher, dass du bereit bist, mit allen Risiken umzugehen, die mit der Führung eines Unternehmens verbunden sind. Ob Naturkatastrophen, Arbeitsunfälle, finanzielle Instabilität oder Malware – das sind nur die Spitze des Eisbergs von Dingen, die schiefgehen können. Aber mit einem getesteten Notfallplan kannst du dich effektiv auf alles vorbereiten, was vielleicht auf dich zukommt.