Transaktions‑E‑Mails: Wann und wie du sie einsetzen kannst

So verwendest du Transaktions-E-Mails

Transaktions-E-Mails sind eine Form von automatisierten E-Mail. Im Gegensatz zu vielen anderen automatisierten E-Mails sind Transaktions-E-Mails jedoch nur für den vorgesehenen individuellen Empfänger relevant und nicht für eine Gruppe von Personen. Und sie basieren auf der Beziehung, die der Empfänger zum Absender hat.

Ein Beispiel für eine rein automatische E-Mail ist eine Massennachricht bezüglich einer Werbeaktion an all deine Abonnenten, gefolgt von einer weiteren E-Mail an alle, die die erste Nachricht nicht geöffnet haben. Diese können auch mit Aktivitäten auf anderen Kanälen verknüpft werden, z. B. mit einer Verkaufsveranstaltung in einem Einzelhandelsgeschäft. Einfache automatisierte E-Mails sind so geplant, dass sie etwas senden, das eine Person abonniert oder für das sie sich registriert hat, wie z. B. tägliche Newsletter.

Transaktions-E-Mails hingegen werden manchmal als „ausgelöste E-Mails“ bezeichnet, weil sie durch ein spezifischeres und aktuelleres Bedürfnis oder Verhalten ausgelöst werden. Es gibt viele Situationen, in denen Transaktions-E-Mails erwartet werden. Im Folgenden werden einige Beispiele für Transaktions-E-Mails erläutert:

• Bestätigungs-E-Mails: Die Menschen erwarten Bestätigungen per E-Mail, wenn sie einen Kauf tätigen, Account-Informationen aktualisieren oder sich online für etwas registrieren.
• Benachrichtigungs-E-Mails: Aktivitäten in einer App, wie etwa ein Kaufbeleg für einen kürzlich gekauften Artikel oder ein Update zur Benutzeraktivität, erfordern sofortige Account-Benachrichtigungen.
• Erinnerungen – wie Benachrichtigungen zu Versand, Warenkorbabbruch*, bevorstehenden Veranstaltungsterminen oder neuen Kommentaren zu einem Beitrag, dem jemand folgt – sind immer willkommen.

*Beachte, dass Warenkorbabbruch-E-Mails in einigen Gerichtsbarkeiten ggf. als Marketing-E-Mails angesehen werden. Informiere dich in jedem Fall über die maßgeblichen Gesetze, wenn du entscheidest, wer diese E-Mails erhalten soll.

Auch wenn sich diese Art von Transaktions-E-Mails stark von Marketing-E-Mails unterscheidet, die typischerweise an eine große Zielgruppe gesendet werden, kannst du, sofern dies in deiner Gerichtsbarkeit zulässig ist, eine Marketingbotschaft und eine begrenzte Anzahl von Marketingelementen in diese ausgelösten Mitteilungen integrieren.

Denke daran, dass es gesetzliche Beschränkungen gibt, ob und wie viele Marketinginhalte du in eine Transaktions-E-Mail integrieren darfst, abhängig von deinem Standort und dem deiner Kontakte. Wie die FTC ausführt, enthält eine Transaktions-E-Mail Informationen, die eine Transaktion bestätigen oder unterstützen, der du bereits zugestimmt hast, oder gibt Informationen über eine laufende Geschäftsbeziehung. In den USA beispielsweise muss der Großteil der transaktionsbezogenen (oder beziehungsbasierten) Informationen in der E-Mail am Anfang der Nachricht stehen, damit sie rechtlich als Transaktions-E-Mail gilt. Es ist wichtig, dass du das bei deinen E-Mails berücksichtigst.

„Wenn du ein Flugticket buchst, könnte die Bestätigungs-E-Mail Nachrichten über andere damit verbundene Aktivitäten enthalten“, erklärt Chris. „Dazu können Dinge wie das Mieten eines Autos oder der Abschluss einer Reiseversicherung gehören.“

Transaktions-E-Mails haben oft folgende drei Elemente:

• Sie werden in der Regel als Antwort auf eine Aktion oder eine Benutzeranfrage gesendet. Transaktions-E-Mails stehen in direktem Zusammenhang mit der Art und Weise, wie der Empfänger mit dir Geschäfte macht. Er wartet häufig auf Informationen wie etwa eine Account-Bestätigung, eine Kennwortzurücksetzung, eine Benachrichtigung über die Ankunft seiner Essenslieferung oder die Bestätigung eines Ticketkaufs.
• Sie können ein gewisses Maß an Sicherheit oder Datenschutz haben , und die Informationen sind nur für die Augen des vorgesehenen Empfängers bestimmt, wie zum Beispiel ein Kontoauszug oder eine Benachrichtigung des Buchhalters.
• Sie sind je nach Art der Transaktion stark auf den Empfänger und sein Geschäft mit dem Absender zugeschnitten , z. B. eine Warnung, dass ein Girokontosaldo unter ein erforderliches Niveau gefallen ist, oder ein Hinweis, dass die vom Kunden gewünschten Schuhe in Größe 40 jetzt auf Lager sind.

Lege eine Strategie für Transaktions-E-Mails fest

Der erste Schritt bei der Erstellung deiner Strategie für Transaktions-E-Mails besteht darin, den Inhalt zu identifizieren, mit dem du die Interaktion mit deiner Zielgruppe erhöhen kannst, sagt Chris. Sieh dir deine aktuelle E-Mail-Strategie an und prüfe, ob es einen Kontaktpunkt gibt, der von personalisierten Inhalten profitieren könnte.

„Vielleicht gibt es eine Onboarding-Serie, die sich an den Aktionen einer Person orientiert“, sagt er. „Denke daran, dass die E-Mail das ergänzen sollte, was die Person tut.“

Arbeite dann mit deinen Entwicklern zusammen, um zu entscheiden, welche E-Mail-Vorlagen du benötigst, basierend auf den Aktivitäten und Bedürfnissen der Zielgruppe. Transaktions-E-Mails basieren in der Regel auf einer API (Application Programming Interface) oder einer SMTP-Integration (Simple Mail Transfer Protocol)für den Versand. Bei Bedarf richtet ein Entwickler ein System ein, um basierend auf bestimmten Aktionen codierte Vorlagen an bestimmte Empfänger zu senden. Wenn du keine Entwickler hast, kann dir eine All-in-One-Marketingplattform wie Mailchimp dabei helfen, individuelle Transaktions-E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die zum Erscheinungsbild deiner Marke passen.

Erfahre mehr über Transaktions-E-Mail-Logistik

Wie jeder Teil deiner Kundenkommunikation erfordert auch der Erfolg bei Transaktions-E-Mails einige Tests, um die richtige Botschaft zu finden. Hier sind ein paar wichtige Details, die deine Kommunikation relevanter und ansprechender machen.

• Zeitpunkt: Transaktions-E-Mails sollten immer so schnell wie möglich gesendet werden, da der Empfänger eine Anfrage ausgelöst hat und auf die Information wartet.
• Text: In Transaktions-E-Mails solltest du dich an den Aufgaben orientieren und nicht unnötig viel Zeit deines Empfängers in Anspruch nehmen. Beschränke die Bildsprache auf ein Minimum und verwende bei Bedarf einen klaren Call-to-Action. Achte darauf, dass die Betreffzeile deutlich macht, dass die E-Mail Informationen enthält, auf die der Empfänger wartet oder die er angefordert hat. „Sei direkt und sag gleich zu Beginn, warum diese Nachricht im Posteingang des Empfängers ist“, rät Chris. Wenn es im Rahmen der Gerichtsbarkeit von dir und deinen Kontakten zulässig ist, „kannst du Marketingelemente hinzufügen, aber das größere Gewicht sollte eher bei der Aufgabe liegen, an der bereits gearbeitet wird.“
• Testen: Die Öffnungsraten von Transaktions-E-Mails sind immer höher als die von Marketing-E-Mails, aber das bedeutet nicht, dass es kein Verbesserungspotenzial gibt. Betreffzeilen sind mit am besten geeignet, um A/B-Tests (das Vergleichen zweier Variablen, um herauszufinden, was funktioniert) für deine Transaktions-E-Mails durchzuführen, so Chris. „Behalte den Inhalt der E-Mails bei und experimentiere mit den Betreffzeilen, um drastische Verbesserungen zu erzielen, die sich wirklich summieren können“, rät er. Teste auch andere Elemente, um herauszufinden, welche unterdurchschnittlich abschneiden, und optimiere sie.

Konform bleiben

Transaktions-E-Mails sind überzeugend, da sie auf ein unmittelbares Bedürfnis eines Kontakts eingehen und dir die Möglichkeit bieten, an ihn zu vermarkten. Wenn deine Transaktionsnachrichten jedoch zu stark in den Marketingbereich gehen, verstoßen sie möglicherweise gegen Anti-Spam-Gesetze wie den CAN-SPAM Act der Federal Trade Commission (FTC), was zu Geldbußen in Höhe von 11.000 US-Dollar je Verstoß führen kann. Wenn du oder deine Kontakte außerhalb der Vereinigten Staaten wohnen, solltest du dich über die lokalen Gesetze und zusätzlichen Anforderungen informieren.

Wie die FTC erklärt, darf eine E-Mail, die hauptsächlich eine Transaktions-E-Mail ist und mit der Geschäftsbeziehung des Empfängers zum Absender in Zusammenhang steht, nicht irreführenderweise primär Marketing- oder kommerzielle Zwecke verfolgen. Nutze diese zusätzlichen Hinweise der FTC, um deine Transaktions-E-Mails zu gestalten.

• Verwende keine irreführenden Header-Informationen. Deine Absender-, Empfänger- und Routing-Informationen (einschließlich des ursprünglichen Domainnamens und der E-Mail-Adresse) müssen genau angeben, wer die Nachricht gesendet hat.
• Verwende keine irreführenden Betreffzeilen. Stelle sicher, dass sie wirklich den Inhalt deiner E-Mail widerspiegeln.

Zusätzlich zu den oben genannten Anforderungen an Transaktions-E-Mails legt der CAN-SPAM Act für Marketing-E-Mails Folgendes fest:

• Füge deiner Nachricht deine Postanschrift bei, damit die Empfänger wissen, wo du dich befindest.
• Eine klare, erkennbare Möglichkeit für die Empfänger, sich vom Erhalt zukünftiger E-Mails abzumelden, muss an prominenter Stelle angezeigt werden. Diese Anfragen müssen innerhalb von 10 Werktagen berücksichtigt werden.
• Wenn du eine Agentur mit dem E-Mail-Marketing beauftragst, überwache, was sie in deinem Namen tut. Outsourcing entbindet dich nicht von deiner rechtlichen Verantwortung.

Optimiere deine Nachrichten

Transaktions-E-Mails sind ein wertvolles Instrument, um deine Beziehung zu deiner Zielgruppe zu vertiefen, indem du schnell und gezielt antwortest. Nutze diese Mitteilungen, die in de Regel geöffnet – und gelesen – werden, um zu kommunizieren, dass du zuhörst, und um zu bekräftigen, was du sonst noch bieten kannst.