Unternehmen sind darauf angewiesen, dass sowohl ihre externe als auch ihre interne Kommunikation angemessen ist. Sie treten mit Kunden und Interessenten in Kontakt, um den Umsatz zu steigern. Auf der anderen Seite stellen sie mithilfe interner Nachrichten sicher, dass alle Mitarbeitenden über die neuesten Unternehmensnachrichten auf dem Laufenden sind.
Eine Möglichkeit der internen Kommunikation sind Memoranden. Wenn du weißt, wie du ein Memo verfasst, kannst du die Mitarbeitenden eines Unternehmens effektiv über wichtige Informationen in Kenntnis setzen.
Ein Memo, die Kurzform für Memorandum, liefert grundlegende Informationen und wird gleichzeitig an mehrere Personen gesendet, was es zu einer hervorragenden Wahl für die Massenkommunikation macht. Du kannst ein Memo jedoch auch nur an einzelne Personen senden. Wenn du beispielsweise ein neues Teammitglied virtuell einarbeitest, kannst du ihm oder ihr ein Memo zukommen lassen, das den Prozess beschreibt. Diese Art von Nachricht enthält außerdem Details zu den Schritten, die von den Empfängern zu ergreifen sind.
Du kannst Memos verwenden, um deine Teams über Unternehmensneuigkeiten zu informieren, neue Verfahren zu erklären, die Belegschaft über Änderungen innerhalb des Unternehmens in Kenntnis zu setzen und Werbeaktionen anzukündigen. Einer der wichtigsten Aspekte eines Memos ist seine Struktur. Da Memos nur notwendige Informationen beinhalten, solltest du dir darüber im Klaren sein, wie du sie verfasst, um schnell auf den Punkt zu kommen.
Lies weiter, um zu erfahren, wie du ein Memo für dein Unternehmen verfassen kannst:
So schreibst du ein Memorandum
Das Format des Memos sollte unabhängig von der Ankündigung gleich bleiben, egal ob du das Team über ein bevorstehendes Meeting informierst oder allgemeine Ankündigungen machst.
Memos variieren in der Regel je nach Nachrichtenlänge, sollten jedoch niemals länger als 1 oder 2 Seiten sein. Stattdessen besteht der Hauptzweck darin, Informationen so schnell wie möglich weiterzugeben, wobei die wichtigsten Informationen an erster Stelle stehen. Das bedeutet, dass ein kurzes Memo normalerweise die effektivste Option ist.
Nachfolgend findest du einige Schritte, mit denen du das Verfassen eines geschäftlichen Memos lernen kannst:
1. Schreibe deine Überschrift
Die Überschrift enthält Elemente wie „An“, „Von“, „Memo-Datum“ und „Betreff“. Diese zeigen den Empfängern, ob die Nachricht sich an sie richtet und worum es geht. Da Memos als Dokumentation für die Benachrichtigung einer Person dienen können, ist das Datum entscheidend, da es beiden Parteien später dabei hilft, das Memo wiederzufinden.
Die Betreffzeile eines Memos sollte einfach gehalten sein. Da ein Memo nur ein Thema behandelt, sollte sie einen grundlegenden Überblick über den Inhalt geben.
2. Verfasse deine einleitende Botschaft
Die einleitende Botschaft, auch als Kernaussage bezeichnet, ist Teil des Memotextes. Hier informierst du über den Zweck der Mitteilung und warum du diese an die jeweiligen Empfängern sendest. Sie ermöglicht es dir, die zentrale Botschaft vorzustellen, indem du wichtige Informationen nennst und Hintergrunddetails lieferst.
3. Erkläre den Kontext
Auf die einleitende Botschaft folgt der Diskussionsteil des Memos, der Hintergrundinformationen liefert und detaillierter ins Thema einsteigt, indem die zentrale Aussage sowie das Ziel der Mitteilung vertieft wird. Der Text sollte klar und übersichtlich aufgebaut sein und 1 oder 2 Absätze umfassen, um die Informationen kohärent zu präsentieren. Verwende wenn möglich Aufzählungspunkte oder Listen, um die Lesbarkeit zu gewährleisten.
4. Erläutere die nächsten Schritte
Wenn die Empfänger Maßnahmen ergreifen müssen, sollte das Memo die nächsten Schritte in Form der einzelnen Handlungen und ihrer Fristen enthalten.
5. Schließe mit einer Schlussbemerkung ab
Deine Schlussbemerkung beendet das Memo mit einem höflichen und professionellen Schlusswort, das deinen Namen und deine Position enthält.
Dein Memo kann auch Anhänge umfassen, wenn du es als E-Mail versendest. Wenn dein Memorandum lang ist, solltest du eine Zusammenfassung bereitstellen und deinem Team damit ermöglichen, bei einem gegebenenfalls erforderlichen erneuten Lesen weitere Informationen zu erhalten.
Wenn du mit dem Verfassen des Memos fertig bist, kannst du es per E-Mail oder interner Nachricht an Empfänger verschicken. Das Veröffentlichen des Memos auf einer Pinnwand in einem gemeinschaftlich genutzten Raum wie beispielsweise einem Pausenraum oder einer Bürolobby ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, deine Botschaft zu verbreiten.
Memo-Vorlage
Ein Memo folgt der gleichen grundlegenden Struktur, egal ob es lang oder kurz ist. Unternehmen verwenden in der Regel ein einheitliches Memo-Format und eine Vorlage, um die Erstellung und das Verständnis der Memos zu erleichtern.
Warum die Verwendung einer Vorlage Zeit spart
Die Arbeit mit einer Vorlage oder einem Mustermemo spart dir nicht nur hier und da Zeit, sondern schafft ein System, das in deinem gesamten Unternehmen einheitlich funktioniert. Wenn alle das gleiche Format verwenden, wird die Kommunikation transparenter und effizienter. Hier erfährst du, warum die Verwendung einer Memo-Vorlage Zeit spart:
Standardisierung der Kommunikation in allen Teams
Damit alle auf dem gleichen Stand sind, muss man die gleiche Sprache sprechen und eine klare Kommunikation pflegen. Wenn dein Marketingteam ein Memo an die Buchhaltung sendet, sollte es keine Unklarheiten darüber geben, wo die wichtigsten Informationen zu finden sind.
Diese Standardisierung wird besonders wertvoll, wenn Unternehmen wachsen oder über mehrere Standorte hinweg arbeiten. Du wirst feststellen, dass weniger E-Mails mit der Bitte um Klärung verschickt werden und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit zur Verfügung stehen wird.
Außerdem können neue Mitarbeiter schnell ein einheitliches Format erlernen, anstatt sich mit mehreren Stilen in verschiedenen Abteilungen auseinandersetzen zu müssen, wenn sie in das Unternehmen eintreten.
Schluss mit Rätselraten bei der Formatierung
Wenn du auf ein leeres Memo-Dokument starrst und dich fragst, wie du deine Nachricht strukturieren sollst, verschwendest du wertvolle Zeit. Mit einer Vorlage muss das Rad nicht jedes Mal neu erfunden werden, wenn es an das Aufsetzen eines Memos geht.
Die Grundstruktur ist bereits vorhanden: Kopfzeile, Abstände, Schriftart und das gesamte Layout sind festgelegt. Das bedeutet, dass du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich wichtig ist – die Botschaft selbst. So verbringst du weniger Zeit mit dem Anpassen der Ränder und mehr Zeit mit dem Verfassen klarer, effektiver Mitteilungen.
Verbesserung von Klarheit und Einheitlichkeit
Wenn jedes Memorandum dem gleichen Format folgt, entwickeln die Leser einen natürlichen Rhythmus bei der Verarbeitung von Informationen. Sie wissen, wo sie nach wichtigen Details, Terminen und Aktionspunkten suchen müssen. Diese Einheitlichkeit steigert die Effizienz deines Kommunikationsprozesses.
Mit der Zeit hilft diese Einheitlichkeit, Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass wichtige Details nicht übersehen werden. Außerdem gibt sie deinem Unternehmen ein professionelleres Image und zeigt, dass du Wert auf eine klare, organisierte Kommunikation legst.
Verschiedene Arten von Memos und ihre Zwecke
Jedes Memorandum dient einem bestimmten Zweck. Wenn du die verschiedenen Arten kennst, kannst du den richtigen Ansatz für deine Botschaft wählen. Im Folgenden werden die wichtigsten Arten von Memos vorgestellt und erläutert, wann sie eingesetzt werden sollten.
Informationsmemos
Dies sind deine Standardmitteilungen, mit denen du alle über Neuigkeiten im Unternehmen, anstehende Veranstaltungen, Änderungen der Richtlinien oder wichtige Ankündigungen informierst. Sie vermitteln Fakten, ohne bestimmte Handlungen zu verlangen.
Informationsmemos können eine Neueinstellung ankündigen, Änderungen der Unternehmensrichtlinien erklären oder die Quartalsergebnisse mitteilen.
Gute Informationsmemos nehmen Fragen vorweg und geben Antworten, bevor sie gestellt werden. Das spart Zeit und verhindert Verwirrung.
Anforderungsmemos
Wenn du etwas erledigen musst, sind Anforderungsmemos das richtige Format für dich. Diese Memos sind handlungsorientiert und geben klar an, was zu tun ist, wer es tun soll und wann es erledigt werden muss.
Der Erfolg eines Anforderungsmemos hängt von seiner Klarheit und Spezifität ab. Du musst erklären, was du brauchst, warum es wichtig ist und wie es in die übergeordneten Ziele passt. Ein gut formuliertes Memo macht es den Empfängern leicht, ihre Rolle zu verstehen und entsprechend zu handeln.
Überzeugende Memos
Manchmal musst du mehr tun, als nur zu informieren oder etwas anzufordern – du musst überzeugen.
Überzeugende Memos argumentieren für eine bestimmte Vorgehensweise, sei es die Einführung eines neuen Systems, die Änderung eines Prozesses oder die Genehmigung eines Projekts. Diese Memos müssen sorgfältig durchdacht und strukturiert sein und Beweise und logische Argumente als unterstützende Details enthalten.
Um ein überzeugendes Memo zu schreiben, musst du mögliche Einwände vorhersehen und sie direkt ansprechen, während du die Vorteile deines Vorschlags hervorhebst.
Bestätigungsmemos
Im Geschäftsleben ist die Dokumentation von großer Bedeutung. Bestätigungsmemos sind schriftliche Aufzeichnungen von Entscheidungen, Vereinbarungen oder Besprechungen. Sie wirken Missverständnissen entgegen, indem sie klar festhalten, was beschlossen oder vereinbart wurde. Du kannst sie dir wie das Protokoll einer Sitzung oder einer Fokusgruppe vorstellen, nur dass sie handlungsorientierter sind.
Bestätigungsmemos sind besonders im Projektmanagement, bei Vertragsverhandlungen oder in jeder Situation, in der du einen klaren schriftlichen Nachweis brauchst, nützlich. Sie helfen dabei, dass alle Beteiligten Verantwortung übernehmen und bieten einen Bezugspunkt, falls später Fragen auftauchen.
Tipps zum Verfassen eines Geschäftsmemos
Es ist relativ einfach, ein Geschäftsmemo zu verfassen, wenn man weiß, wie man eine E-Mail schreibt. Die Ziele dieser beiden Formen der Geschäftskommunikation sind jedoch unterschiedlich.
Während E-Mails die Mitarbeiter einbeziehen sollen und persönlicher sind, ist ein Memo ein formelleres Format, das für offizielle organisatorische Bekanntmachungen verwendet wird. Die Entscheidung, wann ein Memo anstelle einer E-Mail verfasst werden soll, hängt vom Thema und der allgemeinen Art der Nachricht ab.
Du solltest Memos für offizielle Geschäftsmitteilungen nutzen, insbesondere für solche, die komplexe oder detaillierte Informationen enthalten. Da Geschäftsmemos einer bestimmten festgelegten Struktur folgen, ermöglichen sie eine bessere Lesbarkeit als interne Büro-E-Mails.
Interne Büro-E-Mails eignen sich am besten, wenn die Kommunikation zwischen den Mitarbeiter Möglichkeiten zum Antworten und kontinuierlichen Austausch beinhalten muss. E-Mails sind die beste Option, wenn du schnell eine Rückmeldung benötigst.
Weitere Tipps zum Verfassen eines Geschäftsmemos:
- Korrekturlesen deiner Memos. Überprüfe immer dein gesamtes Memo, bevor du es versendest. Du musst sicherstellen, dass alle Namen korrekt sind. Gleiches gilt für den Betreff und die einzelnen Textabschnitte. Dein Memo sollte leicht verständlich sein, also bearbeite es hinsichtlich grammatischer Aspekte und der allgemeinen Lesbarkeit. Da Memos in der Regel als Dokumentation innerhalb eines Unternehmens dienen, muss dein Memo der Belegschaft alle erforderlichen Informationen in einem leicht lesbaren Format übermitteln.
- Berücksichtigung deiner Zielgruppe. Wenn es sich bei deiner Zielgruppe um deine Belegschaft handelt, braucht diese nicht dieselbe Art von Ausschmückung wie deine Kundschaft in einer Marketing-E-Mail. Das Ziel besteht nicht darin, den Inhalt in eine andere Form zu übersetzen. Stattdessen musst du deine Beschäftigten benachrichtigen und damit sicherstellen, dass alle auf demselben Stand sind.
- Auf den Punkt kommen. Der Zweck eines Memos ist es, Informationen auf möglichst effiziente und effektive Weise zu übermitteln. Dein einleitendes Statement (der erste Absatz) sollte kurz sein und Kontextinformationen liefern, während der Text des Memos stärker ins Detail geht. Versuche, dein Memo so kurz wie möglich zu halten und deinem Team zugleich ausreichend Informationen zu geben, um dieses schriftliche Dokument zu verstehen.
Mithilfe von Memos mit deinem Team kommunizieren
In einem schnelllebigen Geschäftsumfeld ist eine schnelle Form der Kommunikation entscheidend für die Produktivität. Memos sind eine einfache und effektive Möglichkeit der externen und internen Kommunikation. Diese wichtigen Geschäftsdokumente sorgen für Klarheit und bieten Führungskräften zugleich ein strukturiertes und prägnantes Format zur Vermittlung wichtiger Informationen über das Unternehmen.
Nutze das Potenzial von Geschäftsmemos mit Mailchimp. Unser All-in-one-Marketingtool macht es dir leicht, wichtige Nachrichten zu übermitteln und Updates mit deinen Mitarbeitern zu teilen. Darüber hinaus kannst du unsere Insights und Berichte mit Datenvisualisierungen verwenden, um zu sehen, ob deine Memos geöffnet und gelesen wurden. Auf diese Weise gewährleistest du eine effektivere Kommunikation innerhalb deines Unternehmens. Registriere dich noch heute bei Mailchimp.
Wichtige Erkenntnisse
- Das Verfassen effektiver Memos ist für eine klare Unternehmenskommunikation unerlässlich und hilft Teams, Informationen effizient auszutauschen und gleichzeitig die Professionalität im Unternehmen zu wahren.
- Die Verwendung von Memo-Vorlagen sorgt für Einheitlichkeit in den verschiedenen Abteilungen und spart wertvolle Zeit, da so das Rätselraten über Formatierung und Struktur entfällt.
- Wenn du die verschiedenen Arten von Memorandum kennst, kannst du das richtige Format für deine Nachricht wählen, egal ob du Informationen weitergibst, Anforderungen formulierst, Argumente vorbringst oder Entscheidungen dokumentierst.