No todas las personas son la combinación perfecta para los servicios especializados que ofreces. Tus habilidades y experiencia únicas pueden no satisfacer las necesidades de todos. Así que, aunque pueda ser tentador decir que sí a cada solicitud que te llegue, encontrar a los clientes adecuados es crucial para fomentar relaciones comerciales exitosas.
Evaluar cuidadosamente a los clientes para asegurarte de que son adecuados puede añadir un tiempo significativo a tu proceso de onboarding. Pero hay una manera inteligente de hacer que este proceso sea más rápido y sencillo: un formulario de admisión de clientes bien diseñado. Esta herramienta simple, pero poderosa, te ayuda a evaluar eficientemente a tus clientes potenciales mientras causas una buena primera impresión.
¿Qué es un formulario de admisión de clientes?
Un formulario de admisión de clientes es un cuestionario para recopilar información esencial sobre posibles clientes. Por lo general, es el primer paso en el proceso de onboarding de clientes. Las preguntas suelen incluir detalles necesarios, como la información de contacto del cliente y la razón por la que necesita tus servicios. Cada respuesta te ayudará a decidir si te gustaría trabajar con ese cliente y si tus servicios le beneficiarían.
Los formularios de admisión de clientes se han convertido rápidamente en una forma popular para que los proveedores de servicios especializados evalúen a nuevos clientes. Estos formularios son fáciles de crear usando un creador de formularios y se entregan al cliente potencial por correo electrónico. Si prefieres trabajar con documentos físicos, puedes crear un formulario personalizado en un programa de procesamiento de texto e imprimirlo.
De cualquier manera, iniciar tus relaciones con los clientes con un formulario de admisión puede ayudarte a ahorrar tiempo y ofrecer una experiencia de onboarding positiva. También significa que no tendrás que perder tiempo consolidando relaciones con clientes que no son adecuados. Si decides aceptar al cliente, los conocimientos pueden ayudarte a enfocarte en lo que importa durante una llamada inicial de inicio y demostrar que estás listo para ofrecer un servicio de calidad.
Dónde encontrar plantillas de formularios de admisión de clientes
Descarga nuestra plantilla gratuita de formularios de admisión de clientes para empezar de inmediato. La plantilla personalizable incluye todos los campos esenciales necesarios para evaluar eficazmente a los clientes potenciales y configurar tu relación comercial para el éxito.
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Para obtener más recursos, puedes hacer una búsqueda simple en línea para encontrar plantillas de formularios de admisión de clientes para cada sector.
A veces, incluso puedes conseguir una plantilla gratuita de asociaciones comerciales al visitar sus sitios web. Esto puede ser especialmente útil si estás buscando una plantilla de formulario de admisión de pacientes que necesite ser compatible con HIPAA.
Independientemente de la plantilla que elijas, asegúrate de reescribirla con tus propias palabras para reflejar mejor la voz única de tu negocio y las necesidades específicas de tus clientes.
Ejemplos populares de formularios de admisión
Una plantilla de formulario de admisión de clientes funciona mejor para la recopilación de datos cuando está personalizada para tu sector. Por ejemplo, los asesores financieros no hacen las mismas preguntas que los proveedores de salud. Si lo hicieran, seguirían sin conocer las necesidades de tus clientes potenciales y cómo podrían ayudar.
Así que, con eso en mente, exploremos los siguientes ejemplos de plantillas de formularios de admisión de clientes para ver cómo las diferentes industrias crean las suyas.
Formulario de admisión de clientes para asuntos legales
La American Bar Association ofrece muchos recursos para los bufetes de abogados, incluidos los formularios de admisión de clientes. Su formulario de admisión de derecho de familia recopila información básica sobre el cliente, su cónyuge y cualquier hijo en el hogar. Además, generalmente pregunta sobre los acuerdos de custodia y la información financiera, como los detalles fiscales específicos del cliente. La plantilla del formulario de admisión también puede explicar brevemente algunos de los términos que los clientes necesitan conocer cuando buscan servicios legales.
Formulario de admisión de pacientes
Los formularios de admisión de pacientes se enfocan más en recopilar información sobre el historial de salud y preguntar sobre las necesidades actuales de atención médica del paciente. La American Massage Therapy Association ofrece a los proveedores de atención médica un formulario de ejemplo que recopila detalles del paciente, como información de contacto, condiciones médicas y medicamentos. Para servicios veterinarios, el formulario de admisión de Blue Pearl Pet Hospital sigue una ruta similar al recopilar información sobre la disposición de la mascota, el motivo de su visita y su historial médico.
Formulario de admisión de agentes hipotecarios
Los formularios de admisión de agentes hipotecarios suelen hacer preguntas sobre la situación financiera del cliente. Opportunities Credit Union utiliza un formulario que ayuda a sus agentes a evaluar la capacidad del cliente para obtener una hipoteca. Solicita una breve descripción de su estado de propiedad de vivienda, empleo, ingresos, activos y deudas para agilizar el proceso de solicitud.
Formulario de admisión para propietarios de pequeñas empresas
Los formularios de admisión para propietarios de pequeñas empresas también deben alinearse con las necesidades de servicio de sus clientes. Aquí, el formulario de admisión de Summit Digital Marketing pregunta al cliente potencial sobre sus servicios, clientes objetivo, valor promedio del pedido, ciclo de ventas, enfoque publicitario y objetivos actuales. Como otro ejemplo, el formulario de admisión para SHJ Wealth Advisors explora las finanzas del cliente, los objetivos de jubilación y cómo quiere cuidar de su familia.
Ejemplo de formularios de admisión imprimibles frente a formularios en línea
Encontrarás versiones en línea e imprimibles cuando busques ejemplos de plantillas de formularios de admisión de clientes. Los formularios de admisión en línea recopilan los datos a través del sitio web. Los formularios imprimibles para clientes suelen entregarse como un documento de procesamiento de texto o PDF. Esto permite a los clientes completar el formulario usando su computadora o imprimiéndolo y completando cada campo a mano.
Cómo crear tus propios formularios de admisión
Crear tus propios formularios de admisión asegura que obtengas la información relevante necesaria para evaluar eficazmente a tus clientes y proporcionarles una excelente experiencia. Puedes usar un creador de formularios, trabajar con una plantilla o simplemente crear uno desde cero en tu procesador de texto preferido.
No importa cómo decidas hacerlo: sigue estos pasos para crear un formulario personalizado del que te sentirás orgulloso de entregar a tus clientes.
Paso 1: Usa una plantilla o empieza desde cero
La forma más fácil de crear un formulario de admisión es comenzar con una plantilla de formulario de admisión, como la que ofrecemos arriba. Las plantillas te proporcionan una base que puedes personalizar para adaptarte a tus necesidades específicas. Incluyen formatos de pregunta probados y campos estándares para ayudarte a recopilar información crucial.
Si prefieres un control total sobre el diseño y el contenido de tu formulario, puedes empezar desde cero utilizando herramientas para crear formularios como Google Forms o Typeform. Estas plataformas ofrecen interfaces de arrastrar y soltar que facilitan agregar preguntas, crear lógica condicional y diseñar un formulario de aspecto profesional sin ningún conocimiento de programación.
Si eres de los que prefieren herramientas más tradicionales, también puedes crear tu formulario en Microsoft Word, Google Docs o cualquier procesador de texto. Solo asegúrate de dejar suficiente espacio para que los clientes proporcionen respuestas detalladas a tus preguntas.
Paso 2: Solicita información básica del cliente
La recopilación de datos de los clientes comienza con sus detalles básicos. En la parte superior del formulario de admisión de clientes, recopila su información esencial, como:
- Nombre
- Número de teléfono
- Dirección de correo electrónico
- Dirección de la propiedad
- Método de contacto preferido
- Función en su empresa
- Detalles del seguro
El contenido de esta sección de tu formulario de admisión te proporcionará una visión general de alto nivel del cliente. Puedes usarlo para conocerlo mejor y comenzar su registro de cliente si decides continuar con la relación laboral.
Paso 3: Recopila información detallada sobre la marca
Si eres un proveedor de servicios B2B, como una agencia de marketing o una empresa de contabilidad, tómate el tiempo para aprender sobre la marca de tu cliente potencial después de recopilar su información personal y de contacto. Comienza por solicitar el nombre de su empresa, sitio web y cualquier canal activo de redes sociales. Además, pregunta sobre sus principales categorías de productos o servicios y los artículos más vendidos a lo largo de los años.
Otras cosas que podrías querer preguntar incluyen:
- Misión y valores de marca
- Datos del público objetivo
- Monto promedio de los pedidos
- Estrategia publicitaria actual
- Revisiones y calificaciones de los clientes
Las preguntas dependerán de tu sector, por supuesto. Crea cada una con el objetivo de recopilar la información necesaria para determinar si quieres trabajar con el cliente.
Paso 4: Pregunta sobre los objetivos y desafíos del cliente potencial
Las preguntas sobre los objetivos y desafíos empresariales del cliente potencial son fundamentales en un formulario de admisión de clientes bien diseñado. En esta sección, debes hacer preguntas orientadoras que te ayuden a entender lo que los clientes necesitan de tu empresa. Asegúrate de darles mucho espacio para responder usando campos de entrada grandes.
Estas preguntas a los clientes deben incluir:
- ¿Qué objetivos específicos esperas alcanzar con nuestra ayuda?
- ¿Dónde ves a tu empresa en los próximos 3-5 años?
- ¿Cuáles son los mayores desafíos a los que te enfrentas actualmente?
- ¿Anticipas que surjan nuevos obstáculos en los próximos años?
- ¿Puedes dar un ejemplo de cómo se vería el éxito para ti?
Con sus respuestas, puedes reflexionar sobre si tus servicios podrían ayudarles a superar sus obstáculos hacia el éxito. Quizás necesites explorar sus principales desafíos con más detalle durante la reunión inicial, pero su respuesta inicial sentará las bases para una colaboración orientada a soluciones.
Paso 5: Evalúa a los competidores de tu cliente potencial
Necesitas saber a qué se enfrentan tus clientes potenciales antes de decidir si puedes ayudarlos.
Para averiguarlo, incluye algunas preguntas en el formulario de admisión que indaguen sobre quiénes son sus principales competidores y qué están haciendo de manera diferente a tu cliente potencial. Además, pregunta cuáles son las fortalezas y debilidades de sus competidores y cuáles de sus productos o servicios sobresalen más.
Si tu cliente potencial no está seguro, podrías hacer un análisis muy breve de la competencia para encontrar a los 3 principales competidores en su sector. A través de ese proceso, podrás ver dónde se encuentra la empresa en su sector y qué necesita hacer para superar a la competencia.
Paso 6: Obtén una comprensión más clara de su presupuesto
Preguntar sobre el presupuesto de tu cliente confirmará si tiene el dinero para cubrir el costo de tus servicios. Si no, no importará qué tan buena opción seas. Simplemente no va a funcionar como tu cliente.
En algunos casos, podrías sugerir soluciones más asequibles por el momento. Luego, si su presupuesto se abre, puedes aumentar gradualmente tu nivel de servicio según lo consideres adecuado.
Entender el proceso de admisión de clientes
Tu formulario es tan bueno como tu proceso de admisión de clientes. Asegúrate de estar preparado para guiar a los clientes hacia los próximos pasos mediante la creación de un proceso específico que se siga cada vez.
Beneficios de un excelente proceso de onboarding
Un proceso de onboarding fluido asegura que todas las partes estén alineadas y listas para comenzar a trabajar. Ayuda a generar confianza con tus clientes y les muestra que tienes en cuenta sus mejores intereses. La base que establece también abre las líneas de comunicación, facilitando la colaboración con tus clientes a lo largo de la relación comercial. Es una gran victoria para todos.
Pasos del proceso de admisión para clientes potenciales
Los procesos de admisión de clientes varían según el sector y el tipo de servicio. Por ejemplo, las pequeñas empresas no seguirán los mismos pasos exactos que los grandes bufetes de abogados.
Pero, en general, un buen proceso de admisión podría verse así:
1. Contacto inicial: el proceso comienza al recibir la solicitud de servicio inicial por teléfono, correo electrónico o un formulario de registro en tu sitio web.
2. Formulario de admisión del cliente: entrega tu formulario de admisión del cliente en persona, por correo o por correo electrónico.
3. Selección del cliente: revisa las respuestas del cliente a las preguntas del formulario de admisión y determina si son un buen ajuste.
4. Respuesta del formulario de admisión: contacta a tu cliente potencial para informarle si podrás satisfacer sus necesidades de servicio.
5. Primera reunión: organiza una llamada de inicio o una reunión en persona con el cliente para analizar tus servicios o revisar los próximos pasos.
Usa este marco para establecer tu proceso de admisión de clientes si aún no tienes uno. Luego, utiliza tus experiencias y la retroalimentación de los clientes para personalizar aún más el enfoque y satisfacer las necesidades de tu negocio.
Cómo agilizar tu proceso de admisión con automatización
Una vez que hayas creado tu formulario de admisión de clientes, el siguiente paso es automatizar el proceso y ahorrar tiempo mientras mejoras la eficiencia. La automatización elimina las tareas manuales, reduce los errores y crea una experiencia más fluida para ti y tus clientes.
Automatizar tu proceso de admisión de clientes ofrece varias ventajas que pueden impactar tus resultados. Estas incluyen:
- Ahorro de tiempo: envía formularios automáticamente, recopila respuestas y almacena la información del cliente sin intervención manual.
- Menos errores: elimina los errores de la entrada manual de datos y asegúrate de completar todos los campos obligatorios antes del envío.
- Impresión profesional: crea una experiencia fluida y tecnológicamente avanzada que impresione a los clientes potenciales desde el primer momento.
- Un onboarding más rápido: mueve a los clientes por tu pipeline más rápido con seguimientos automáticos y próximos pasos.
- Una mejor organización: almacena toda la información del cliente en una base de datos centralizada con capacidad de búsqueda para un fácil acceso.
¿No sabes por dónde empezar? Puedes utilizar varias plataformas para automatizar el proceso de admisión de clientes:
- Plataformas de email marketing: servicios como Mailchimp ofrecen herramientas de creación de formularios que se conectan perfectamente a tus campañas de email marketing, lo que te permite atraer automáticamente nuevos clientes potenciales con contenido específico.
- Creadores de formularios: estas herramientas especializadas crean formularios conversacionales visualmente atractivos con lógica condicional que se adaptan en función de las respuestas anteriores.
- Sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM): muchos CRM incluyen una funcionalidad de formulario integrada que agrega automáticamente nuevos envíos a tu base de datos de contactos.
- Plataformas de gestión empresarial: soluciones todo en uno diseñadas específicamente para proveedores de servicios que manejan todo, desde formularios de admisión hasta contratos y facturación.
- Conectores de automatización: herramientas que conectan tus sistemas existentes para crear procesos de automatización personalizados sin experiencia en programación.
Tus formularios deben integrarse con otros procesos de negocio para que las operaciones sean más fluidas. Gracias a la automatización, puedes conectar los formularios de admisión con otras herramientas que utilizas a diario.
- Integración de CRM: agrega automáticamente nueva información del cliente a tu sistema de gestión de relaciones con el cliente para mantener todos los datos del cliente en un solo lugar.
- Conexiones con el calendario: permite que los clientes programen su consulta inicial directamente después de enviar su formulario de admisión, eliminando los correos electrónicos de ida y vuelta.
- Email marketing: agrega nuevos prospectos a secuencias de correo electrónico relevantes en función de tus respuestas, atrayendo a los clientes potenciales que aún no están listos para trabajar contigo.
- Generación de documentos: usa las respuestas de los clientes para rellenar automáticamente contratos, propuestas u otros documentos personalizados.
- Creación de tareas: activa tareas internas del equipo cuando se envían nuevos formularios, asegurándote de que nada se pierda.
La conexión de estos sistemas crea una experiencia fluida para el cliente, desde el contacto inicial hasta la finalización del proyecto, lo que reduce el trabajo administrativo y te permite centrarte en ofrecer un servicio excepcional.
Adopta un enfoque personalizado con un nuevo formulario de ingreso de clientes
Una vez que veas lo eficaz que es tu formulario de admisión de clientes, se convertirá en tu herramienta preferida cada vez que lleguen clientes potenciales. Su capacidad para ayudarte a tomar mejores decisiones empresariales y ofrecer la más alta calidad de servicio probablemente resultará invaluable. Finalmente, podrás dar la bienvenida a nuevos clientes con la confianza de que has tomado la decisión correcta.
Conclusiones clave
- Los formularios de admisión de clientes son herramientas de evaluación esenciales que te ayudan a identificar a los clientes ideales, ahorrar tiempo en el proceso de onboarding y establecer las bases para relaciones comerciales exitosas.
- Los formularios de admisión bien diseñados deben recopilar información básica, detalles comerciales, objetivos, retos y consideraciones de presupuesto para ayudarte a determinar si un cliente es adecuado.
- El uso de plantillas y herramientas de automatización como Mailchimp puede agilizar significativamente tu proceso de admisión, reduciendo el trabajo manual y creando una impresión más profesional.
- La integración de tus formularios de admisión con otros sistemas empresariales (CRM, calendarios, email marketing) crea un recorrido fluido desde el contacto inicial hasta la finalización del proyecto.