Tan pronto como hagas clic en enviar, tu correo electrónico llegará a la bandeja de entrada de tu destinatario, rápido como un rayo. Por lo general, no hay un botón fácil de usar para arreglar las cosas si cometes un error, así que tienes que hacerlo bien antes de enviarlo.
Lo que está en juego es aún mayor cuando envías correos electrónicos de trabajo a clientes, colegas y superiores. Debes cerciorarte de que cada palabra sea correcta, mantener el tono cortés y profesional y hacer que tu mensaje sea muy claro. Aquí es donde entra en juego el arte de escribir correos electrónicos formales.
Tras dominar esta habilidad esencial, tus correos electrónicos formales reflejarán tu profesionalidad y harán que la gente se tome en serio cada palabra. Es clave para causar una excelente primera impresión y mantener conversaciones productivas y en marcha. ¿Listo para adentrarte y aprender lo básico? A continuación, te indicamos cómo escribir correos electrónicos formales que abran puertas y construyan relaciones profesionales duraderas.
¿Qué son los correos electrónicos formales y por qué usarlos?
Los correos electrónicos formales son mensajes claros, bien organizados y corteses que se utilizan para comunicaciones profesionales. Son diferentes de los correos electrónicos que le enviarías a un amigo o familiar porque siguen reglas específicas. Comienzas con un saludo adecuado, escribes el contenido usando lenguaje formal y terminas con una despedida respetuosa.
Por lo general, escribes correos electrónicos formales a personas importantes o a aquellas que no conoces bien o que no conoces en absoluto, como un nuevo cliente, un posible empleador o un superior en tu empresa. También puedes usar este estilo para abordar un asunto serio, dar noticias importantes o hacer una consulta formal, como una solicitud de vacaciones. También es una buena idea si simplemente no estás familiarizado con el estilo de comunicación profesional del destinatario.
Escribir formalmente demuestra que eres un profesional y ayuda a evitar cualquier confusión sobre lo que estás diciendo. También indica que te tomas las cosas en serio y que respetas a la persona a la que le envías el correo electrónico y al tema de la conversación.
Formato eficaz de correo electrónico formal para correspondencia empresarial
Un correo electrónico formal es muy parecido a una carta formal, solo que en formato digital. Usa la misma estructura y principios para garantizar que el mensaje sea claro y respetuoso para el lector. Este enfoque ayuda a mantener un tono cortés y profesional, ya sea que te comuniques con un cliente o actualices a tu jefe. Aquí tienes un resumen de las partes esenciales que debes incluir al escribir un correo electrónico formal.
Línea de asunto
La línea de asunto actúa como el título de tu correo electrónico. Para obtener las mejores tasas de apertura, intenta captar la atención del lector y comparte la esencia de tu mensaje en 7 palabras o menos. Necesitas comunicar la importancia y relevancia de tu correo electrónico rápidamente, así que elige tus palabras sabiamente.
Una buena línea de asunto le dice al destinatario de qué trata tu correo electrónico y por qué te estás contactando con él. Por ejemplo, cuando compartas fechas de reuniones, di “Reunión sobre el estado del proyecto el 5 de diciembre” en lugar de una declaración vaga como “Reunión”. Pero todo depende de a quién le envíes el correo electrónico y del motivo.
Algunos ejemplos de líneas de asunto convincentes incluyen:
- Calendario de incorporación y lista de verificación
- Comentarios necesarios sobre la propuesta preliminar
- Invitación al taller web anual sobre estrategias de marketing
- Solicitud de fecha para la cita de demostración del producto
- Cronograma actualizado del proyecto disponible para revisión
Estas líneas de asunto resumen el contenido del correo electrónico y la acción requerida. Esto ayuda a captar la atención del destinatario y lo anima a responder a tu correo electrónico formal con prontitud. Una línea de asunto bien elaborada puede marcar la diferencia entre una respuesta rápida y que tu correo electrónico se pierda en una bandeja de entrada ocupada.
Saludo profesional
Un saludo profesional establece el tono de tu correo electrónico. Es el primer toque personal, que muestra respeto y cortesía hacia el destinatario. La práctica habitual es comenzar con "Estimado" u "Hola", seguido de su título y apellido, como "Estimado Sr. Smith". También puedes usar su puesto de trabajo, como “Dr.”, para mostrar respeto por su rol. Si no sabes su puesto o género preferido, usa su nombre completo para mantener un tono formal.
Cuando no se conoce el nombre exacto, es posible que tengas que ser creativo. Puedes elegir "Estimado [Nombre de la empresa] gerente de contratación", "Estimado equipo de soporte técnico" o "A quien corresponda" como una alternativa genérica, pero educada. Estos saludos generales siguen personalizando tu mensaje, lo que hace más probable que recibas una respuesta reflexiva.
Cuerpo del texto
El cuerpo del correo electrónico es donde entras en los detalles de tu mensaje. Comienza con una apertura formal estándar que indique el propósito de tu correo electrónico. Por ejemplo, cuando pidas información sobre un proyecto, podrías decir: “Te escribo para preguntar sobre el estado y el cronograma del proyecto”. Sin embargo, si no has hablado con la persona antes, es mejor que te presentes como en las primeras líneas.
Mientras escribes el cuerpo formal del correo electrónico, sé directo y llega al punto principal rápidamente, pero no sacrifiques la claridad por la brevedad. Limita el contenido a 1 o 2 párrafos breves que cubran cualquier información que quieras compartir. Esto podría incluir por qué estás escribiendo el correo electrónico formal, cualquier solicitud o pregunta, y detalles relevantes sobre el tema.
Cierre formal
Agregar un cierre formal antes de tu firma puede dejar una impresión duradera. Es la nota final de tu correo electrónico, muy similar a un firme apretón de manos al final de una reunión cara a cara. Para finalizar la conversación de forma positiva, elige un cierre que se adapte al tono de tu correo electrónico formal y a tu relación con el destinatario.
Los cierres comúnmente usados en el formato de correo electrónico formal incluyen:
- Atentamente
- Cordialmente
- Un servidor
- Saludos
- Gracias
Cualquiera de estos cierres funciona bien para señalar el final de la conversación mientras mantienes un tono profesional. Recuerda agregar una coma después de tu cierre elegido para hacer la transición a tu firma en la siguiente línea.
Firma
Tu firma formal de correo electrónico es como tu tarjeta de presentación digital. Debe incluir tu nombre completo, puesto, empresa e información de contacto, como tu número de teléfono y dirección de correo electrónico. También puedes agregar el sitio web o la dirección física de tu empresa.
Una firma profesional permite a la otra persona saber exactamente quién eres, cómo ponerte en contacto contigo y desde dónde escribes. Esto puede ser particularmente útil si necesitan responderte rápidamente o enviarte información adicional a través de otros canales.
Si la plataforma lo permite, crea una firma preestablecida que se complete automáticamente cuando comiences un nuevo correo electrónico formal. Luego, todo lo que tienes que hacer es verificarlo antes de enviar cada correo electrónico para confirmar que es correcto y está actualizado.
Siete sencillos pasos para escribir correos electrónicos formales
Escribir correos electrónicos formales es importante, pero no tiene por qué resultar intimidante. Siguiendo los 7 sencillos pasos que se indican a continuación, puedes redactar fácilmente correos electrónicos profesionales que causen una buena impresión y obtengan los resultados adecuados.
Paso 1: Selecciona una fuente profesional
Tu elección de tipografía es importante. Las fuentes decorativas, como comic sans, no son ideales para la escritura formal. Distraen demasiado y son difíciles de leer. En su lugar, opta por un estilo clásico y profesional, como Arial, Times New Roman o Calibri. Además, mantén un tamaño de fuente que sea bastante agradable a la vista, generalmente entre 10 y 14 puntos.
Paso 2: Investiga al destinatario
Solo puedes personalizar un correo electrónico formal si conoces los detalles clave sobre el destinatario. Tómate el tiempo para investigar su nombre completo, cargo y otros detalles relevantes que te ayudarán a personalizar tu mensaje. Esto te permitirá dirigirte a a la persona correctamente y adaptar tu correo electrónico a sus necesidades.
Paso 3: Redacta una línea de asunto claro
Si bien algunas personas dejan la línea de asunto para el final, escribirla primero puede ayudar a mantener tu correo electrónico formal claro y conciso. Intenta resumir tu razón para escribir en pocas palabras y transmitir eficazmente el propósito de tu correo electrónico. Incluye palabras de acción en tu línea de asunto para pedirle al destinatario que dé los siguientes pasos, ya sea revisar documentos o confirmar la hora de una reunión.
Paso 4: Abre con un saludo adecuado
A continuación, es hora de escribir un saludo adecuado usando lo que sabes sobre el destinatario. Si conoces su cargo y apellido, úsalos junto con “Estimado” o incluso “Hola” como saludo. De lo contrario, solo usa su nombre completo o un saludo general hasta que puedas recopilar más detalles más adelante a través de otros correos electrónicos.
Paso 5: Indica tu razón para escribir usando el tono adecuado
Ahora puedes ir al meollo de tu correo electrónico formal. Comienza el primer párrafo con una breve introducción o comparte por qué estás escribiendo. Ya sea una pregunta, una actualización o una solicitud, sé claro y directo. Si es necesario, agrega un segundo párrafo con más detalles sobre el tema en cuestión. Evita la jerga innecesaria y mantén tus párrafos cortos para facilitar la lectura.
Paso 6: Termina con un cierre formal y una firma profesional
El cierre formal y la firma vienen después para concluir todo. Selecciona un cierre que coincida con el tono del correo electrónico y se alinee con lo bien que conoces a la persona a la que le estás enviando un correo electrónico. Por ejemplo, si tienes una relación profesional cercana, “Saludos” funciona bien. Sin embargo, “Atentamente” puede ser más adecuado para un contacto inicial. Elijas lo que elijas, coloca una coma después del cierre y luego presiona Enter antes de agregar tu firma profesional.
Paso 7: Revisa tu correo electrónico formal para confirmar que está listo para enviar
El paso final para redactar un correo electrónico formal es revisarlo minuciosamente para confirmar que está listo para enviarse. Ve más allá de la simple corrección de pruebas y pasa el contenido por un corrector ortográfico. Además, considera usar una herramienta, como Grammarly, para verificar si hay errores gramaticales y que estás usando un tono profesional.
No olvides confirmar que tienes el nombre, el cargo y la dirección de correo electrónico correctos del destinatario. Luego, verifica que tu línea de asunto, firma y archivos adjuntos se vean bien antes de presionar enviar. Una vez que tu correo electrónico sale de tus manos, no es fácil recordarlo y revisarlo, así que tómate tu tiempo en este paso.
Prácticas recomendadas que debes recordar al escribir correos electrónicos profesionales
Cuando te preparas para enviar un correo electrónico formal, no solo cuenta el proceso paso a paso de escribirlo. Hay un poco más si quieres que tus correos electrónicos realmente den en el blanco. Además de acertar con el formato básico, las siguientes prácticas recomendadas pueden afectar en gran medida la forma en que llega tu mensaje.
- Evita la jerga y los emojis: reserva las conversaciones informales para los chats sociales. El uso de lenguaje de texto y emojis en correos electrónicos formales puede parecer poco profesional y restar valor a tu mensaje. Cíñete a escribir oraciones completas en un tono respetuoso para mantener la credibilidad.
- Elimina la información innecesaria: sé lo más conciso posible sin dejar nada fuera. Si una información no agrega valor o no se relaciona directamente con tu punto principal, es solo una distracción. Reduce tus correos electrónicos a lo realmente necesario para lograr el mayor impacto.
- Considera una plantilla de correo electrónico formal: si no te resulta cómodo redactar tus propios correos electrónicos formales, piensa en usar una plantilla de correo electrónico al principio. Su patrón preestablecido garantiza que agregarás todas las partes importantes, como saludos y despedidas, para mantener tus correos electrónicos con un aspecto ordenado y profesional. ¿No quieres usar una plantilla? Busca en tu bandeja de entrada buenos ejemplos de correos electrónicos formales que puedas usar como guía.
- Usa una dirección de correo electrónico profesional: tu dirección de correo electrónico debe reflejar tu profesionalismo. Las direcciones absurdas creadas en el pasado, como TacoTuesdayEnthusiast@example.com, simplemente no sirven. Emplea una dirección que refleje tu nombre y organización para enviar el mensaje correcto.
- Vuelve a verificar los archivos adjuntos de correo electrónico: siempre echa un segundo vistazo a los archivos adjuntos antes de enviar tu correo electrónico. Por ejemplo, si le envías un correo electrónico a un posible empleador sobre un trabajo, asegúrate de adjuntar tu currículum (y confirma que también es el correcto).
- Revisa los detalles del destinatario: un simple error, como escribir mal el nombre de un destinatario, puede ser un comienzo engorroso para tu correo electrónico formal. Verifica tres veces estos detalles para mostrar tu atención y respeto, y evita una situación potencialmente vergonzosa.
- Agrega un recibo de entrega: si envías información urgente, un acuse de recibo puede resultar útil. Proporciona tranquilidad de que tu correo electrónico llegó a la bandeja de entrada correcta al avisarte una vez que el destinatario lo abre.
El objetivo es que tus correos electrónicos formales sean lo más claros, corteses y eficaces posible. Con estos consejos y trucos, puedes asegurarte de que tus correos electrónicos entreguen el mensaje deseado y se reflejen positivamente en tu imagen profesional.
Redacta correos electrónicos formales para impulsar las comunicaciones de tu negocio
Aprender a escribir un correo electrónico formal puede afectar de forma significativa el éxito de tu carrera. Si tus correos electrónicos tienen un lenguaje claro y educado y una buena organización, te cerciorarás de transmitir el mensaje que quieres transmitir. Esto te ayudará a construir relaciones más sólidas con tus clientes, colegas y partenrs. Seguro que te ven como alguien confiable y profesional, y eso es una gran ventaja en cualquier negocio. Entonces, si quieres llevar tu carrera al siguiente nivel, esfuérzate en serio por perfeccionar tus habilidades para escribir un correo electrónico formal.