Así que, si tienes curiosidad por saber cómo organizar un evento virtual, lo primero que tienes que hacer es establecer tus metas y objetivos.
La identificación de tus objetivos te ayudará a comprender mejor por qué vas a organizar el evento, a quién quieres invitar y qué plataforma de eventos virtuales usarás.
Hay que seguir algunos pasos importantes a la hora de planificar un evento virtual. Como:
Determinar el propósito del evento virtual
A lo largo del proceso de planificación del evento virtual, necesitas determinar su propósito. ¿El evento está pensado para anunciar un nuevo producto? ¿Quieres poner en marcha un nuevo servicio? ¿O quieres anunciar una nueva sucursal de la empresa?
Debes pensar en el propósito del evento virtual antes de continuar con la planificación. A continuación, debes asegurarte de que todos los elementos del evento virtual están previstos teniendo en cuenta ese objetivo.
Definir el público objetivo
El siguiente paso para organizar un evento virtual es determinar el público objetivo. ¿Quién crees que asistirá al evento? ¿Qué beneficios crees que les ofrecerá el evento?
Piensa en la demografía de las personas que asistirán al evento. ¿Quieres dirigirte a clientes actuales y antiguos? ¿O quieres intentar generar nuevos clientes potenciales?
Debes determinar la demografía de quienes deban estar presentes en el evento. Esto te ayudará a crear un evento exitoso en el que los asistentes virtuales estén realmente interesados.
Establecer objetivos medibles
El siguiente paso para organizar un evento virtual es establecer objetivos medibles. Hay diferentes maneras de establecer objetivos para un evento virtual y debes averiguar qué métricas son las más importantes para ti.
Algunas de las métricas que puedes seguir son:
- El número de personas que asisten al evento
- La tasa general de participación de los asistentes
- El número de personas que te dejan su información de contacto
- El número de compras procedentes directamente del evento
Debido a que los diferentes eventos tienen diferentes objetivos, debes averiguar qué objetivos son los más importantes para tu evento.
Además de definir el propósito de tu evento en línea y determinar tu público objetivo, también debes elegir la plataforma de eventos virtuales adecuada para tu evento de networking. Hay muchas opciones disponibles y debes tener en cuenta factores como:
- Registro: ¿En qué medida les resultará fácil a los miembros de tu público registrarse en la plataforma? Debes elegir una plataforma fácil de usar para conseguir que se suscriba el máximo número posible de asistentes.
- Emisión de entradas: Si tienes pensado cobrar al público las entradas para eventos, debes aceptar varios métodos de pago. Asegúrate de elegir una plataforma que te lo permita.
- Personalización de la marca: Es posible que estés utilizando una plataforma específica para alojar tu evento, pero aun así necesitas personalizar la plataforma para reflejar tu marca.
- Herramientas de interacción: Necesitas tener acceso a herramientas para seguir los niveles de interacción del cliente de los miembros del público durante el evento.
- Accesibilidad: Debes elegir una plataforma de eventos accesible en el máximo número de dispositivos y sistemas operativos como sea posible. Aparte de ordenadores, también se incluyen los teléfonos.
- Análisis de eventos: Es importante elegir una plataforma con tecnología de eventos para realizar un seguimiento de los análisis durante y después del evento. Necesitas poder realizar un seguimiento de los análisis específicos para poder averiguar qué fue bien y qué puedes mejorar para tu próximo evento virtual.
Ten en cuenta estos factores cuando intentes averiguar qué plataforma es la mejor para tu evento.
Crear una agenda atractiva
Cuando eches un vistazo a las distintas plataformas de marketing que pueden ayudarte a promocionar tu evento, debes pensar el programa. El programa puede incluir sesiones de trabajo en grupo, ponentes u oportunidades de networking.
Elementos clave de un buen programa para eventos virtuales
Un programa atractivo es una parte fundamental de la organización de un evento de éxito. Algunos de los aspectos más importantes que puedes incluir en tu programa son:
- Los participantes: ¿Quiénes participarán directamente en el evento? ¿Quién va a hablar? Asegúrate de pensarlo con tiempo, ya que es probable que tengas que contratar a ponentes con bastante antelación.
- La cronología: ¿Cuándo estarán presentes los ponentes? ¿Y cuánto tiempo van a tener que hablar? Para garantizar que todo salga perfecto, es importante tener una cronología estricta para los eventos en línea.
- Las pruebas: Debes asegurarte de que todos los que participen en el evento tengan un sistema que funcione correctamente. No deseas que las dificultades técnicas descarrilen el evento, así que asegúrate de elegir una buena tecnología para eventos virtuales en la que puedas confiar.
Si eres capaz de tener en cuenta estos elementos, deberías poder estructurar una programa atractivo para tu evento.
Cómo estructurar el flujo de eventos virtuales
Debes asegurarte de que tu conferencia virtual fluya de la manera más dinámica posible. Algunos de los consejos más importantes a tener en cuenta son:
- Informar a tus ponentes: Asegúrate de informar a tus ponentes con antelación. Infórmales de cuánto tiempo tienen para hablar.
- Tener al equipo técnico en modo de espera: No te interesa tener una distancia incómoda entre los puntos del programa, así que asegúrate de tener un equipo de tecnología en segundo plano, que garantice que todo el mundo tenga una plataforma de trabajo cuando le llegue el turno.
- Pedir la participación de los asistentes: Tú sabes qué contenido tienes que presentar, pero también tienes que involucrar a los asistentes. Puedes pedirles que participen en ciertos eventos del programa o animarlos a hacer preguntas.
- Utilizar el botón de silencio: A medida que diferentes personas se unan y se vayan, puede que a algunos se les olvide que debían estar hablando. Cuando realices la transición, quizá tengas que utilizar el botón “de silenciar a todos” y solo activar el silencio de la persona que realmente debería estar hablando.
Si tu evento se lleva a cabo de manera dinámica, te resultará más fácil mantener implicado al público.
Ya sabes cómo organizar un evento de éxito en línea, pero ahora necesitas contar con el máximo número de asistentes como sea posible. Para ello, piensa detenidamente en tu estrategia de marketing y promoción. Algunos de los elementos más importantes son:
Utilizar las redes sociales
Las redes sociales son una de las mejores formas de anunciar tu evento, porque puedes interactuar con tus clientes y mantenerlos informados sobre cuándo se celebra el evento y cómo pueden unirse.
Por ejemplo, una sencilla publicación de Instagram puede ser de gran ayuda para recordarle a la gente que va a tener lugar el evento. Tienes que averiguar dónde se encuentra tu mercado objetivo y crear publicaciones en las redes sociales para esa plataforma. Las diferentes plataformas de redes sociales tienen diferentes públicos, así que averigua qué plataforma es la mejor para promocionar tu evento.
Aprovechar el marketing por correo electrónico
También debes utilizar el marketing por correo electrónico para comunicarte con las personas que podrían estar interesadas en el evento. Es posible que incluso quieras sumergirte en tu CRM para llegar a clientes actuales y antiguos, que podrían estar interesados en los productos y servicios de los que estás hablando. A continuación, envía correos electrónicos periódicos para recordarle a la gente que va a tener lugar el evento.
No te olvides de utilizar también herramientas para medir el éxito de tu marketing por correo electrónico para que puedas averiguar cómo funcionan tus campañas.
Colaborar con otras empresas
Es interesante colaborar con otras empresas para organizar un evento combinado. Existe la posibilidad de que otras empresas asistan y que estén interesadas en tus productos y servicios. Un evento combinado puede ayudarte a ampliar significativamente tu base de usuarios.
Medir y analizar los resultados
Necesitas recopilar información relacionada con el evento para ayudarte a averiguar lo que funciona y lo que no. Mediante el uso de las herramientas adecuadas, puedes obtener información sobre el éxito del evento virtual y sobre cómo mejorar tus eventos virtuales en el futuro.
Implicar al público
No te olvides de interactuar con tu público durante el evento. Anima a tu público a hacer preguntas durante el evento, así como a completar una encuesta posterior al evento. Es importante recopilar comentarios después del evento para que puedas tener una idea de la opinión sobre la conferencia de tus asistentes.
También podrías animarlos a reaccionar al evento en directo y luego compartir las reacciones en las redes sociales. La transmisión en directo es una excelente forma de interactuar con el público y de aumentar la participación en las redes sociales.