Las empresas dependen de una comunicación adecuada tanto externa como interna. Se conectan con clientes y prospectos para impulsar las ventas. Por otro lado, las comunicaciones internas garantizan que todos los empleados estén al día con las últimas noticias de la empresa.
Una de las formas en que las empresas se comunican internamente es mediante un memorando. Saber cómo redactar memorandos puede ayudarte a comunicar eficazmente información esencial a los empleados de una empresa.
El memorando, también conocido como memorando de oficina, proporciona información básica y se envía a varias personas simultáneamente, lo que lo hace ideal para la comunicación masiva. Sin embargo, también puedes enviar un memorando a empleados individuales. Por ejemplo, si estás incorporando de forma virtual a los empleados nuevos, puedes enviar una nota que describa el proceso. Estos mensajes también proporcionan detalles sobre los pasos que los destinatarios deben seguir.
Los memorandos se pueden usar para notificar a los empleados sobre las novedades de la empresa, explicar nuevos procedimientos, informar al personal sobre los cambios dentro de la empresa y anunciar promociones. Uno de los aspectos más importantes de un memorando es su estructura. Dado que solo proporcionan la información necesaria, es crucial saber redactar un memorando breve y al grano.
Sigue leyendo para aprender a redactar un memorando para tu empresa:
Cómo redactar un memorando
El formato del memorando debe ser siempre consistente, independientemente de lo que se anuncie, ya sea que estés escribiendo para informar al equipo sobre una reunión próxima o haciendo anuncios generales.
Aunque tienden a variar en longitud según la noticia, los memorandos no deberían tener más de una o dos páginas. Su propósito principal es compartir información lo más rápido posible presentando la información más importante al principio, por lo que una nota breve suele ser la opción más eficaz.
A continuación, presentamos algunos pasos para ayudarte a aprender a escribir un memorando empresarial:
1. Escribe tu encabezado
El encabezado incluye elementos como Para, De, Fecha del memorando y Asunto, todos los cuales ayudan al receptor a entender que el mensaje es para él y de qué se trata. Dado que los memorandos pueden servir como comprobante de notificación a alguien, incluir la fecha es crucial porque les ayudará a ambas partes a encontrarlo más tarde.
La línea de asunto de un memorando debe ser directa. Debido a que el memorando tiene un solo asunto, debe proporcionar una descripción general básica de lo que tratará.
2. Escribe tu declaración de apertura
La declaración de apertura, también conocida como la declaración, es parte del cuerpo del memorando. Aquí es donde compartes el propósito de la comunicación y por qué se la envías al receptor. Te permite presentar la idea principal simplemente indicando piezas clave de información y proporcionando detalles de contexto.
3. Proporciona contexto
Después de la declaración de apertura, sigue la explicación del memorando, que proporciona la información del contexto y entra en más detalles sobre el tema, destacando el tema principal y el objetivo final del mensaje. El cuerpo debe tener información clara y organizada, y uno o dos párrafos para presentar la información de manera coherente. Usa viñetas o listas siempre que sea posible para asegurar la legibilidad.
4. Incluye los pasos a seguir
Si los destinatarios están obligados a tomar medidas, la nota debe incluir los pasos a seguir que indiquen la actividad y la fecha límite.
5. Termina con una frase de cierre
Tu declaración de cierre finaliza el memorando con una despedida cortés y profesional que incluye tu nombre y cargo.
Tu memorando también puede incluir archivos adjuntos si lo envías como correo electrónico. Si tu memorando es extenso, también deberías incluir un resumen por si el personal necesita consultarlo para obtener más información.
Cuando termines de escribir el memorando, puedes enviarlo a los destinatarios por correo electrónico o correo interno. Colocar el memorando en un tablero de anuncios en un espacio compartido, como una sala de descanso o el vestíbulo de una oficina, también es una buena manera de difundir el mensaje.
Plantilla de memorándum
La plantilla básica de memorando sigue la misma estructura, tanto si es largo o corto. Los entornos de trabajo tienden a usar un solo formato de plantilla de memorando para facilitar su creación y comprensión.
Por qué el uso de una plantilla de memorando ahorra tiempo
Trabajar con una plantilla o un memorando de ejemplo no solo te ahorra tiempo de vez en cuando; crea un sistema que funciona de manera consistente en toda tu organización. Cuando todos siguen el mismo formato, la comunicación se vuelve más transparente y eficiente. Aquí te explicamos por qué usar una plantilla de memorando ahorra tiempo:
Estandariza la comunicación entre equipos
Lograr que todos estén en la misma página comienza con hablar el mismo idioma y tener una comunicación clara. Cuando tu equipo de marketing envía un memorando al departamento de contabilidad, no debería haber ninguna confusión sobre dónde encontrar la información clave.
Esta estandarización se vuelve especialmente valiosa a medida que las empresas crecen o trabajan en lugares distintos. Notarás menos idas y vueltas de correo electrónico pidiendo aclaraciones y que tienes más tiempo para trabajar en lo que realmente importa.
Además, es más probable que los empleados nuevos aprendan rápidamente a usar un formato consistente en lugar de lidiar con un estilo diferentes para cada departamento al unirse a la empresa.
Elimina las conjeturas al formatear
Mirar un memorando en blanco y preguntarte cómo estructurar tu mensaje es una pérdida de tiempo valioso. Con una plantilla, no tienes que reinventar la rueda cada vez que necesitas enviar un memorando.
La estructura básica ya está presente: el encabezado, el espaciado, la tipografía y el diseño general están configurados. Por lo que puedes concentrarte en lo que realmente importa: el mensaje propiamente dicho. Pasarás menos tiempo ajustando márgenes y más tiempo creando comunicaciones claras y efectivas.
Mejora la claridad y la coherencia
Cuando todos los memorandos siguen el mismo formato, los lectores desarrollan un ritmo natural para procesar la información. Saben dónde buscar detalles clave, fechas límite y elementos de acción. Esta coherencia incorpora eficiencia en tu proceso de comunicación.
Con el tiempo, esta coherencia ayuda a reducir los malentendidos y asegura que los detalles esenciales no se pierdan en la traducción. También crea una imagen más profesional para tu organización, demostrando que valoras la comunicación clara y organizada.
Los distintos tipos de memorandos y sus propósitos
Cada memorando tiene un propósito específico, y entender los diferentes tipos te ayuda a elegir el enfoque correcto para tu mensaje. Exploremos los tipos principales y cuándo usar cada uno.
Memorandos informativos
Estas son tus comunicaciones esenciales, diseñadas para mantener a todos informados sobre novedades de la empresa, eventos próximos, cambios de políticas o anuncios importantes. Presentan hechos sin exigir acciones específicas.
Los memorandos informativos pueden anunciar una nueva contratación, explicar cambios en las políticas de la empresa o compartir resultados trimestrales.
Los buenos memorandos informativos se anticipan a las preguntas y dan respuestas antes de que se hagan, con el fin de ahorrar tiempo y evitar confusiones más adelante.
Solicita memorandos
Cuando necesitas que se haga algo, los memorandos de solicitud son el formato indicado. Estos memorandos están orientados a la acción, ya que señalan claramente qué debe suceder, quién debe hacerlo y cuándo debe completarse.
El éxito de un memorando de solicitud depende de su claridad y especificidad. Deberás explicar lo que necesitas, por qué es importante y cómo encaja en objetivos más grandes. Un memorando de solicitud bien elaborado facilita a los destinatarios la comprensión de su función y de cómo actuar.
Memorandos persuasivos
A veces, necesitas hacer más que simplemente informar o pedir; necesitas convencer.
Los memorandos persuasivos presentan un argumento para un curso de acción específico, ya sea adoptar un nuevo sistema, cambiar un proceso o aprobar un proyecto. Estos memorandos deben pensarse y estructurarse cuidadosamente, así como presentar pruebas y argumentos lógicos como detalles de apoyo.
Para redactar un memorando persuasivo eficaz, debes anticiparte a las posibles objeciones y abordarlas directamente, mientras resaltas los beneficios de tu propuesta.
Memorandos de confirmación
La documentación importa en los negocios. Los memorandos de confirmación son registros escritos de decisiones, acuerdos o conversaciones. Ayudan a evitar malentendidos al indicar claramente lo que se decidió o acordó. Piensa en ellos como las actas de una reunión o de un grupo de enfoque, pero más orientadas a la acción.
Los memorandos de confirmación son especialmente valiosos en la gestión de proyectos, negociaciones de contratos o cualquier situación en la que necesites un registro claro en papel. Ayudan a que cada uno conozca sus responsabilidades y son un punto de referencia si surgen preguntas más adelante.
Consejos para escribir un memorando de empresa
Aprender a redactar un memorando empresarial es relativamente fácil si sabes cómo redactar un correo electrónico. Sin embargo, los objetivos de estas dos comunicaciones comerciales son diferentes.
Mientras que el correo electrónico está diseñado para involucrar a los empleados y es más personal, un memorando es más formal y se utiliza para las comunicaciones oficiales de la organización. Saber cuándo usar un memorando de oficina en lugar de un correo electrónico depende del tema y de la naturaleza general del mensaje.
El memorando se debe enviar para comunicaciones oficiales de la empresa, especialmente aquellas que transmiten información compleja o detallada. Dado que los memorandos empresariales siguen una estructura básica y organizada, permiten una mejor legibilidad que el correo electrónico interno de oficina.
Por otro lado, es mejor enviar correo electrónico interno de oficina cuando necesitas facilitar la comunicación directa entre los miembros del personal. El correo electrónico es la mejor opción si necesitas una respuesta rápida.
A continuación, te presentamos otros consejos para redactar un memorando empresarial:
- Revisa tu memorando. Siempre revisa el memorando completo antes de enviarlo. Debes asegurarte de que los nombres de todos sean correctos, junto con el asunto del memorando y los párrafos del cuerpo. Tu memorando debe ser fácil de entender, así que edítalo para mejorar la gramática y la legibilidad general. Dado que los memorandos suelen servir como documentación dentro de una empresa, el memorando debe transmitir toda la información necesaria a los empleados en un formato fácil de leer.
- Recuerda a tu público. Si tu público es tu personal, no necesitas ornamentar tanto el mensaje como lo harías para tus clientes en un correo electrónico de marketing. El objetivo aquí no es convertir. Más bien, quieres notificar a los empleados para asegurarte de que todos estén en la misma página.
- Ve al grano. El propósito de un memorando es comunicar información de la manera más eficiente y eficaz. Tu párrafo inicial, o el primer párrafo, debe ser breve y proporcionar contexto, mientras que el cuerpo del memorando ofrece información más detallada. Procura ser lo más breve posible y proporcionarles a los empleados la información suficiente para entender el documento escrito.
Comunícate con tu equipo mediante un memorándum
En un entorno empresarial dinámico, la comunicación rápida es esencial para la productividad. El memorando es un medio sencillo y eficaz de comunicarse tanto externa como internamente. Estos documentos empresariales importantes pueden mejorar la claridad y a la vez proporcionar a los líderes un formato estructurado y conciso para transmitir información relevante sobre la empresa.
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Conclusiones clave
- La redacción eficaz de memorandos es esencial para una comunicación empresarial clara, lo que ayuda a los equipos a transmitir la información de manera eficiente y, al mismo tiempo, mantener el profesionalismo en toda la organización.
- El uso de plantillas de memorandos asegura la uniformidad entre los departamentos y ahorra tiempo valioso al eliminar las conjeturas en relación al formato y la estructura.
- Comprender los diferentes tipos de memorandos te ayuda a elegir el formato correcto para tu mensaje, ya sea para compartir información, hacer solicitudes, desarrollar un caso o documentar decisiones.