Cómo escribir memorandos que generan resultados

Cómo escribir un memorando

El formato del memorando debe ser coherente independientemente del anuncio. Aunque tienden a variar en longitud en función de la noticia, los memorandos nunca deben ser más largos de 1 o 2 páginas. El objetivo principal es compartir la información lo más rápido posible, lo que significa que un breve memorando suele ser la opción más eficaz.

He aquí algunos pasos para ayudarte a aprender a redactar un memorando de empresa:

1. Escribe el encabezado

El encabezado contiene elementos como Para, De, Fecha del memorando y Asunto, todos los cuales ayudan al receptor a comprender que el mensaje es para ellos y de qué trata. Dado que los memorandos pueden servir como justificante de notificación, es crucial incluir la fecha porque ayudará a ambas partes a encontrarlo más adelante.

La línea de asunto de un memorando debe ser directa. Debido a que un memorando solo tiene 1 tema, debe proporcionar una visión general básica sobre de qué trata.

2. Escribe la declaración inicial

La declaración inicial, también conocida como la declaración, forma parte del cuerpo del memorando. Aquí es donde compartes el propósito de la comunicación y por qué la envías al receptor. Te permite introducir la idea principal simplemente indicando piezas clave de información y proporcionando datos de referencia.

3. Proporciona contexto

Después de la declaración inicial está la parte de debate del memorando, que entra en más detalles sobre el tema, reconociendo el tema y objetivo final del mensaje. El cuerpo debe tener información clara y organizada y 1 o 2 párrafos para presentar la información de forma coherente. Utiliza viñetas o listas siempre que sea posible para garantizar la legibilidad.

4. Incluye los siguientes pasos

Si los destinatarios están obligados a tomar medidas, el memorando debe incluir los siguientes pasos para indicar cuáles y la fecha límite.

5. Termina con una declaración de cierre

La declaración de cierre pone fin al memorando con una conclusión amable y profesional que incluya tu nombre y cargo.

El memorando también puede incluir archivos adjuntos si lo envías como un correo electrónico. Si el memorando es largo, debes proporcionar también un resumen por si el personal necesita volver a él para obtener más información.

Cuando hayas terminado de redactar el memorando, podrás distribuirlo entre los destinatarios por correo electrónico o correo interno. Publicar el memorando en un tablón de anuncios en un espacio compartido, como una sala de descanso o un recibidor de oficina, también es una buena manera de difundir tu mensaje.

Plantilla de memorando

La plantilla de memorando básica sigue la misma estructura, ya sea larga o corta. Los lugares de trabajo tienden a utilizar un único formato de memorando y plantilla para que sea más fácil crearlos y comprenderlos.

Veamos algunos ejemplos de plantillas de memorando que puedes utilizar para empezar a comunicarte con empleados, socios comerciales y clientes:

Plantilla de memorando de negocios

• Para: [Nombres de los destinatarios]
• De: [Tu nombre]
• Fecha: [Mes, día, año]
• Asunto: [Línea de asunto clara y concisa]
• Cuerpo: [ Los párrafos con la información, incluidos los antecedentes y el contexto. Debe ser breve, descriptivo y detallado]
• Elementos de acción: [Una lista de los siguientes pasos o elementos de acción que se deben completar y sus fechas límite]
• Declaración de cierre: [Una última llamada a la acción o una declaración de cierre de agradecimiento a los empleados. Puede incluir información adicional que haga referencia a los archivos adjuntos del correo electrónico.]
• Despedida: [Una declaración de cierre común que incluye tu nombre y cargo]

He aquí un ejemplo de memorando de empresa para que te hagas una idea de cómo sería esta plantilla de memorando una vez completada y te sirva de guía para redactar tus propias comunicaciones de oficina:

Para: Todos los empleados

De: Jacob Parker

Fecha: 26 de julio de 2023

Asunto: Lanzamiento del Programa de reconocimiento de empleados

Te escribo para informarte de que nuestro programa de reconocimiento de empleados se lanzará este mes. Este programa tiene como objetivo reconocer y apreciar las contribuciones destacadas de cada uno de nuestros empleados para fomentar un entorno de trabajo saludable y positivo a la vez que reconoce los esfuerzos excepcionales que impulsan nuestro éxito.

Las principales funciones del programa de reconocimiento de empleados son:

- Puntos destacados mensuales de los empleados - Buzones de sugerencias - Reconocimiento del departamento

Recibirás un correo electrónico en los próximos días sobre los procedimientos y criterios del programa, y animamos a todos a participar activamente en esta iniciativa para que sea un éxito.

Gracias por tu dedicación a nuestro negocio.

Saludos,

Jacob Parker

Director ejecutivo

Este es un ejemplo de un memorando que informa al personal del lanzamiento de un nuevo reconocimiento a los empleados, que afecta a todos en toda la organización. Como puedes ver, contiene elementos esenciales, como una línea de asunto sencilla y clara, una declaración de apertura que proporciona contexto y los hechos más específicos o para argumentar el programa en el cuerpo del memorando. Aquí, el asunto resume la finalidad y el contenido del memorando.

Si bien este ejemplo no necesariamente contiene los siguientes pasos o elementos de acción, informa a los empleados de que recibirán un correo electrónico con los detalles del programa en unos días.

El ejemplo del memorando de negocios incluye una breve declaración de cierre en la que se agradece a los empleados y una firma sencilla y fácil de entender con el nombre y título del remitente.

Consejos para redactar un memorando de empresa

Aprender a redactar un memorando de empresa es relativamente fácil si sabes cómo escribir un correo electrónico. Sin embargo, los objetivos de estas 2 comunicaciones empresariales son diferentes. Aunque los correos electrónicos están diseñados para implicar a los empleados y son más personales, un memorando es más formal y se utiliza para las comunicaciones organizativas oficiales. Saber cuándo utilizar un memorando de oficina en lugar de un correo electrónico depende del asunto y la naturaleza general del mensaje.

Debes enviar un memorando para las comunicaciones comerciales oficiales, sobre todo aquellas que transmiten información compleja o detallada. Dado que los memorandos de negocios siguen una estructura básica y organizada, permiten una mejor legibilidad que los correos electrónicos internos de oficina.

Los memorandos son más adecuados para las comunicaciones internas dentro de la empresa o los departamentos, sobre todo si la información en el mensaje requiere documentación.

Por su parte, los correos electrónicos internos de oficina son mejores cuando necesitas facilitar la comunicación entre los miembros del personal. El correo electrónico es la mejor opción si necesitas una respuesta rápida.

Otros consejos para redactar un memorando de empresa son los siguientes:

• Revisa el memorando. Siempre revisa todo el memorando antes de enviarlo. Debes asegurarte de que los nombres de todos sean correctos, junto con los párrafos del asunto y cuerpo del memorando. El memorando debe ser fácil de entender, vigila los errores gramaticales y la legibilidad general. Dado que los memorandos suelen servir como documentación dentro de una empresa, deben contener toda la información que deseas transmitir a tus empleados en un formato fácil de leer.
• Recuerda tu público. Si tu público es tu personal, no necesitan la misma parafernalia que tus clientes necesitarían en un correo electrónico de marketing. El objetivo aquí no es convertir. Se trata de notificar a los empleados para asegurarte de que todo el mundo está en sintonía.
• Ve al grano. El propósito de un memorando es transmitir información de la manera más eficiente y eficaz. El párrafo inicial, o el primer párrafo, debe ser corto y proporcionar contexto, mientras que el cuerpo del memorando contiene información más detallada. Trata de que el memorando sea lo más breve posible sin dejar de ofrecer a los empleados toda la información necesaria para comprender el documento escrito.

Comunícate con tu equipo utilizando un memorando

En un entorno de negocios dinámico, la comunicación rápida es crucial para la productividad. Un memorando es una forma sencilla y eficaz de comunicar externa e internamente. Estos importantes documentos comerciales pueden mejorar la claridad y, al mismo tiempo, proporcionar a los líderes un formato estructurado y conciso para transmitir información importante sobre la empresa.

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