¿Por qué las empresas deben utilizar correo electrónico corporativo?
Las empresas siempre deben utilizar una cuenta de correo electrónico comercial por muchas razones, desde la seguridad hasta la mejora de la cimentación de relaciones con los clientes y socios.
He aquí algunas razones en más detalle por las que tu empresa debería utilizar cuentas de correo electrónico comerciales:
Seguridad
Los correos electrónicos personales son menos seguros que las cuentas de correo electrónico corporativas y, básicamente, más vulnerables ante los hackers, porque las empresas tienen procesos informáticos para evitar estafas que pueden arriesgar los datos de tus empleados y clientes.
Una mejor seguridad protege la reputación de tu empresa de varias maneras. Lo más importante es que los clientes tienen menos probabilidades de confiar en las empresas con filtraciones de datos, especialmente en aquellas con filtraciones regulares de datos, porque te proporcionan toneladas de información personal, incluidos sus nombres, direcciones e información de tarjetas de crédito. Si se roban sus identidades porque tu correo electrónico comercial no era seguro, es probable que pierdas su confianza y que no vuelvan.
Además, las direcciones de correo electrónico comerciales protegen más los datos de clientes y empresas, ya que tus empleados no suelen tener acceso a sus correos electrónicos cuando no están en la oficina. Por supuesto, también conocen las contraseñas, pero seguramente no las usarán fuera del horario laboral, por lo que es menos probable que se comparta información privada como la del servicio de correo web de la empresa
No obstante, la mayor seguridad de los datos de los clientes y empleados no significa que los correos electrónicos comercial sean totalmente seguros. Las compañías pueden controlar fácilmente los correos electrónicos corporativos, por lo que los empleados deben tener cuidado con los mensajes que escriben, y nunca deben utilizar su dirección de correo electrónico comercial para comunicaciones personales.
Las cuentas de correo electrónico comerciales mejoran la uniformidad en toda tu organización de varias maneras. En primer lugar, mejora la experiencia del cliente, ya que este espera que tengas un correo electrónico de empresa que utilice el propio dominio del sitio web comercial.
Además, permite la uniformidad entre los miembros del equipo, al dar a todos una dirección de correo electrónico con el mismo dominio. Esto puede facilitar la comunicación, sobre todo si todos los correos electrónicos se hacen con la misma convención de nomenclatura. Por ejemplo, si utilizas la misma convención de nomenclatura para todos los correos electrónicos, los empleados pueden encontrar fácilmente el correo electrónico de alguien utilizando el mismo formato que su dirección de correo electrónico.
Esta uniformidad también puede beneficiar a los clientes y socios, ya que no tendrán que pedir direcciones de correo electrónico. En su lugar, pueden utilizar la misma convención de nomenclatura para encontrar a la persona que están buscando.
Accesibilidad
Una cuenta de correo electrónico comercial mejora la accesibilidad, porque se puede usar en casi cualquier lugar. Además, como las direcciones de correo electrónico comerciales también están vinculadas a otro software, incluyendo desde software de RR. HH. a herramientas de marketing por correo electrónico, los empleados pueden acceder a sus cuentas sin importar dónde se encuentren.
Profesionalidad
Los correos electrónicos corporativos te hacen parecer más profesional, y tu reputación lo es todo cuando llevas un negocio. Al enviar un correo electrónico a socios comerciales, clientes o consumidores, debes mantener un determinado nivel de profesionalidad y credibilidad.
Si no utilizas una dirección de correo electrónico comercial, puede hacerte parecer poco fiable o profesional. Sin embargo, usar una dirección de correo electrónico comercial te permite generar confianza, porque demuestra que te estás comunicando con alguien en nombre del negocio.
Promueve las respuestas
Usar una cuenta de correo electrónico comercial anima a las personas a responderte, porque demuestra que les estás hablando en nombre de la empresa en lugar de por razones personales.
Además, cuando utilizas una dirección de correo electrónico comercial, tu propio dominio es el mismo que el sitio web comercial, por lo que la gente puede buscar fácilmente la empresa para comenzar a formar una relación con ella, lo que aumenta la probabilidad de que respondan a correos electrónicos en frío.
Genera confianza en los clientes
Una dirección de correo electrónico comercial fomenta la confianza de los clientes, porque ellos esperan que tengas un correo electrónico comercial. Si respondes a las consultas de los clientes mediante un correo electrónico personal, quizás no les parezca necesario leer o responder a tu mensaje, lo que básicamente hará que se pierda en su bandeja de entrada de correo electrónico comercial.
Además, no utilizar un correo electrónico comercial para hablar de asuntos comerciales con un cliente puede parecerle chocante, haciéndolo perder la confianza en el negocio en su conjunto.
Mejora de la generación de clientes potenciales
Utilizar una cuenta de correo electrónico comercial es una forma de optimizar el contenido de tu correo electrónico y mejorar los esfuerzos de generación de clientes potenciales, porque fomenta la confianza. Cuando las personas confían en tu negocio, son más propensas a comunicarse contigo.
Por ejemplo, digamos que generas clientes potenciales con un formulario en tu sitio web. Una vez que alguien completa un formulario, recibe un correo electrónico automatizado que le da la bienvenida o le proporciona más información sobre algo.
Si alguien recibe ese correo electrónico automatizado desde un correo electrónico personal en lugar de un correo electrónico comercial, puede que le parezca una estafa, ya que no sabe quién eres y no tiene motivo para confiar en ti. En cambio, se sienten más dispuestos a confiar en un correo electrónico procedente de una empresa.
Aumento del conocimiento de marca
Los correos corporativos pueden ayudar a aumentar el conocimiento de la marca, al ofrecer marketing virtualmente gratuito. Cada vez que envíes un correo electrónico a alguien, verá tu dominio comercial en tu dirección de correo electrónico, lo que le permitirá aprender más sobre tu empresa si así lo desea.
Además, como tu correo electrónico comercial incluye tu dominio, generas gratuitamente conocimiento de la marca cada vez que envías un correo electrónico a alguien que nunca antes se ha comunicado contigo o con tu empresa.
