Trabajar en un equipo unido suele parecer una máquina bien engrasada, en la que las tareas fluyen a la perfección de un miembro a otro. Sin embargo, en el momento en que se necesita tomar una decisión, ese Proceso de trabajo fluido puede detenerse de manera definitiva.
La incertidumbre sobre qué miembros del equipo deben participar en esta decisión, y sus funciones individuales, interrumpe el ritmo, lo que genera retrasos y posibles conflictos. Para recuperar ese ritmo, ayuda tener un proceso claro que seguir, como el marco de toma de decisiones RAPID.
Creado por Bain & Company, el RAPID determina quién hace qué cuando es momento de tomar decisiones importantes en su organización. Esto ayuda a decidir los asuntos con mayor rapidez y eficacia, al tiempo que mejora la claridad, la responsabilidad y la colaboración. Así es como funciona.
El modelo de toma de decisiones RAPID
El modelo de toma de decisiones RAPID puede cambiar la forma en que tú y tu equipo toman decisiones. Ofrece una estructura muy necesaria al definir cinco roles clave: recomendar, acordar, ejecutar, aportar y decidir. Estos roles aclaran qué miembros del equipo proporcionan información, crean la propuesta, tienen la última palabra y ponen el plan en acción.
Recomendar
En el modelo RAPID, el recomendador proporciona a la persona en el rol de Decidir, o al tomador de decisiones, una propuesta clara y organizada. Para hacerlo bien, deben tener sólidas habilidades de resolución de problemas y recopilar información estratégica de aquellos en los roles de entrada y aceptación.
Para obtener los mejores resultados, asigna el rol Recomendar a alguien con una comprensión profunda del tema. También es esencial que el Responsable de la toma de decisiones confíe en ellos para garantizar que se valoran sus recomendaciones.
A lo largo del proceso de toma de decisiones, deberán evaluar con precisión los conocimientos, los hechos y las estadísticas para crear un plan de acción eficaz. Los comentarios de aquellos que tienen los roles de aportar y acordar pueden variar, por lo que el recomendador debe estar abierto a diferentes puntos de vista.
Acordar
La persona asignada al rol de Acuerdo debe mostrar apoyo para la decisión que se propone. Para hacerlo de manera efectiva, deben revisar la recomendación, considerar los riesgos involucrados y compartir sus preocupaciones y sugerencias.
Los que están de acuerdo no rechazan simplemente el plan propuesto si creen que no funcionará. En cambio, deben ofrecer información estratégica y datos clave que ayuden a refinar la propuesta, asegurándose de que se alineen con los objetivos del equipo. Dado que eso puede conducir a cuellos de botella, involucrar a la menor cantidad de personas posible en este proceso puede llevar a decisiones más rápidas.
No siempre es necesario asignar este rol. Por lo general, solo es necesario para decisiones especializadas que deben seguir reglas financieras, legales y técnicas. Si tienes que seleccionar a un Acordador, asegúrate de que tenga experiencia en el área pertinente para que te proporcione valiosos conocimientos y apoyo.
Ejecutar
El rol de ejecutar consiste en convertir las decisiones tomadas en acciones. Una vez que el plan está en marcha, es trabajo del ejecutor hacerlo realidad. Se aseguran de que las tareas necesarias se lleven a cabo sin problemas gestionando recursos, cumpliendo con los plazos y supervisando todos los aspectos prácticos.
Puede obtener excelentes resultados asignando esta función a personas con un historial de realización de tareas. Deben tener excelentes habilidades de comunicación y gestión de proyectos, y una gran atención a los detalles.
Siempre que sea posible, incluya al ejecutor al principio del proceso de planificación. Considere también ponerlos en el rol de aportar, para que puedan compartir cualquier inquietud sobre la implementación antes de tomar una decisión.
Entrada
Las personas en el rol de entrada proporcionan al recomendador material y conocimientos esenciales para tomar decisiones informadas. Pueden hacerlo investigando, recopilando datos o simplemente apoyándose en su experiencia.
En la mayoría de los casos, asignarás este rol a varios miembros del equipo del proyecto, pero solo involucrarás a tantas personas como sea necesario para evitar ideas contradictorias. Seleccione colaboradores con experiencia o acceso a datos críticos relacionados con la decisión en cuestión. Tal vez también quieras considerar a las personas que podrían verse afectadas por la decisión final.
Si bien el rol de Entrada es vital para crear propuestas reflexivas, el Recomendador no siempre tiene que seguir sus consejos. Esta flexibilidad ayuda a evitar retrasos en el proceso de toma de decisiones debido a desacuerdos.
Decidir
El rol de Decidir tiene la máxima autoridad para tomar la decisión final. Este individuo o grupo considera la propuesta desarrollada por el Recomendante pero no está obligado por ella. Antes de aprobarlo, deben pensar en las compensaciones y confirmar que el plan se alinea con la misión, los valores y los objetivos de la organización.
Lo ideal sería asignar el rol de Decidir a una persona para garantizar la claridad y la responsabilidad. Un candidato adecuado podría ser alguien que conozca bien el tema, muestre un fuerte liderazgo y comprenda los objetivos de la organización. Sin embargo, puedes dar la responsabilidad de la toma de decisiones a un grupo si estableces una estructura de gobierno bien definida.
Si bien el liderazgo suele tener el poder de la toma de decisiones, no siempre tiene que ser así. Mirar más allá del equipo de liderazgo puede resultar en un proceso de toma de decisiones más imparcial e inclusivo.
Cómo funciona el proceso de toma de decisiones RAPID
Si estás mirando el acrónimo RAPID y piensas que los flujos del proceso de toma de decisiones no tienen sentido, tienes toda la razón. Esto se debe a que no debe completarse en orden.
Por ejemplo, el Recomendador puede reunirse repetidamente con aquellos en los roles de Entrada y Aceptar para desarrollar una propuesta accionable. O si el responsable de la toma de decisiones no aprueba la propuesta, es posible que ese proceso deba comenzar de nuevo.
Para demostrar cómo podría funcionar este proceso involucrado, este es un ejemplo de uso del modelo de toma de decisiones RAPID al seleccionar una estrategia de marketing por correo electrónico.
Asignar roles
Al utilizar el marco de toma de decisiones RAPID, es necesario iniciar el proceso asignando cada rol a una sola persona o grupo. Así es como podría verse para una empresa de marketing.
- Recomendación: El jefe de investigación de marketing desempeña el rol de Recomendador. Investigarán las opciones y crearán una estrategia de marketing por correo electrónico respaldada por datos.
- Acuerda: El Director Financiero (CFO) y el Jefe de Conformidad Legal asumen las funciones de Acordadores. Revisarán la estrategia propuesta desde perspectivas financieras y legales.
- Ejecutar: el gerente de marketing se elige como el ejecutor. Implementarán la estrategia de email marketing una vez que se decida.
- Entrada: El equipo de Desarrollo de Productos pasará al rol de Entrada. Proporcionarán información sobre las funciones y actualizaciones del producto para mejorar la estrategia de marketing.
- Decide: El Director de Marketing (CMO) es quien toma las decisiones. Aprobarán la nueva estrategia de marketing por correo electrónico para impulsar los leads y las ventas.
Seguir un proceso paso a paso
Aunque el proceso difiere para cada decisión, equipo y organización, el siguiente enfoque podría funcionar al elegir una email marketing.
- El Jefe de Investigación de Marketing (Recomendar) pregunta al equipo de Desarrollo de Producto (Aportar) sobre las funciones y actualizaciones del producto. Después, reúnen las aportaciones pertinentes del CFO y del Jefe de Cumplimiento Legal (Agree) para informar mejor su email marketing strategy.
- El Recomendador utiliza información de producto, financiera y legal para desarrollar una propuesta de estrategia de marketing. Se presenta al CMO (Decidir) para su revisión.
- El Responsable de la toma de decisiones revisa la propuesta, considerando todos los factores, incluidos los aspectos financieros y legales. Pueden aprobarlo, solicitar revisiones o rechazarlo.
- Al aprobar la propuesta, el CMO le entrega al gerente de Marketing (ejecutar) la estrategia de marketing finalizada.
- El ejecutor pone el plan en acción, asegurando que las campañas de email marketing resultantes se alineen con las pautas establecidas.
El ejemplo anterior muestra cómo el modelo RAPID puede ayudar a los equipos a tomar decisiones bien informadas. Pero recuerde, hay varios enfoques para lograr el mismo objetivo.
Ventajas de utilizar el marco de toma de decisiones RAPID
Al tomar decisiones como equipo, ¿las líneas de responsabilidad a menudo se desbordan, causando confusión, desacuerdos y retrasos? Si es así, el proceso de toma de decisiones RAPID puede proporcionar la estructura para aclarar quién es responsable de qué y cuál es la mejor manera de avanzar. ¿Aún no estás seguro? Explore los siguientes beneficios.
Impulsar la aceptación de los empleados
Con RAPID, cada miembro del equipo conoce su función. Al definir claramente los roles, puedes lograr mejor la aceptación de los empleados, ya que todos se sienten más conectados e involucrados. Esto ayuda a aumentar la productividad y mejora la cultura de su organización fomentando un entorno de equipo más positivo y colaborativo. También conduce a decisiones de mayor calidad que benefician los resultados finales de su organización y el éxito general.
Reducir los cuellos de botella
Un proceso de toma de decisiones mal definido suele provocar retrasos innecesarios. Los procesos de aprobación ambiguos o los comentarios poco claros pueden estancar a tu equipo, impidiéndole pasar a los siguientes pasos. RAPID elimina estos cuellos de botella, lo que aumenta la eficiencia de su equipo y garantiza que los proyectos complejos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.
Toma decisiones de alta calidad
No es raro que los equipos lidien con decisiones apresuradas o desinformadas que pierden detalles o perspectivas clave. El marco RAPID aborda esto al darle a tu equipo un proceso formal a seguir. Los roles y pasos bien definidos te permiten basar tus elecciones en conocimientos colectivos, en gran medida en beneficio de tu organización.
Aclarar la responsabilidad de las decisiones
RAPID reduce el riesgo de malentendidos sobre quién es responsable de tomar decisiones. Nadie tiene que adivinar qué hacer o lidiar con tareas superpuestas. Con cada rol claramente delineado, la responsabilidad es clara, minimizando la confusión y reduciendo el caos en el equipo. Esto garantiza que su equipo pueda concentrarse en completar las tareas de manera efectiva y generar mejores resultados para la empresa.
Escollos a tener en cuenta al utilizar la toma de decisiones RAPID
Aunque RAPID pretende simplificar y agilizar el proceso de toma de decisiones, hay escollos potenciales que hay que tener en cuenta, como:
Dejar fuera a las partes interesadas clave
Necesita que todas las partes interesadas clave participen al tomar decisiones críticas. Dejar fuera de la ecuación a cualquier parte relevante puede dar lugar a decisiones que carezcan de conocimientos e información esenciales. Y eso es demasiado fácil de hacer si no mapeas a tu equipo y seleccionas cuidadosamente a las personas con la experiencia adecuada.
Para evitar estas dificultades, revisa y actualiza regularmente las listas de partes interesadas. Verifique que todas las partes relevantes estén involucradas desde el principio. Luego, capture intencionalmente sus conocimientos a lo largo del proceso de toma de decisiones.
Obtener comentarios útiles del equipo
Tomar decisiones informadas implica obtener el tipo correcto de retroalimentación. Los comentarios amplios o vagos pueden llevar al recomendador por el camino equivocado. Necesitan conocimientos directos y prácticos para fundamentar sus recomendaciones.
Asegúrese de que su equipo contribuya con aportes útiles brindando ejemplos de cómo sería eso. Además, considere configurar sesiones de retroalimentación estructuradas para respaldar el proceso de creación de propuestas.
Falta de formación para la toma de decisiones RAPID
Sin una capacitación RAPID adecuada, es posible que su equipo no esté seguro de cómo implementarla. Las funciones y responsabilidades pueden volverse poco claras, lo que dificulta el progreso e impide una buena toma de decisiones.
Es posible cambiar las cosas simplemente invirtiendo en capacitación sobre el marco RAPID. Implica a todos los miembros de tu equipo, no sólo a las partes interesadas actuales, para preparar a todos a tomar decisiones excelentes ahora y en el futuro. Repita la capacitación anualmente como actualización y para ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día.
Agiliza la toma de decisiones con el proceso RAPID
La toma de decisiones rápida y acertada es fundamental para el éxito de su equipo. La mayoría de las organizaciones exitosas agilizan el proceso de toma de decisiones de una forma u otra, y RAPID es una excelente manera de hacerlo. Prepara el terreno para obtener mejores resultados identificando claramente a todos los actores clave y sus funciones. No más dudas ni discusiones interminables. Con RAPID, cada decisión compleja tiene dirección y claridad, lo que distingue a su negocio y lo impulsa hacia adelante.