Guía para la incorporación virtual de equipos remotos

¿Qué es la incorporación virtual?

La incorporación virtual se refiere al proceso de dar la bienvenida a los empleados a tu organización a distancia en lugar de tenerlos físicamente presentes en la oficina. Es un proceso de iniciación en línea que ayuda al nuevo empleado a aclimatarse a la cultura de trabajo de tu organización y saber más sobre su función. El proceso de incorporación a distancia incluye lo siguiente:

• Actividades como presentar al equipo.
• Proporcionar acceso a los recursos.
• Tener sesiones de formación virtuales.
• Establecer herramientas de comunicación que ayuden a los nuevos empleados a saber más sobre la empresa y su puesto.

Al llevar a cabo un programa de incorporación virtual, es importante crear una lista de verificación de las actividades y tareas que debes hacer. Así te asegurarás de adoptar todas las medidas necesarias y no omitirás nada. También debe coincidir con la misión y los objetivos SMART de tu empresa.

Ventajas de la incorporación virtual

Un proceso de incorporación virtual eficaz beneficia a los empleadores y también puede ser una gran forma para que los nuevos empleados comprendan la cultura de la empresa y su función esperada. Estas son algunas de las principales ventajas de la incorporación virtual:

Más flexibilidad

Una de las ventajas más importantes de un programa de incorporación virtual de empleados es su flexibilidad. A diferencia de la incorporación en persona, los nuevos empleados no necesitan estar presentes en la oficina para pasar por el proceso de incorporación. Esto permite a los empleados a distancia asistir desde cualquier lugar, dándoles más opciones y libertad para elegir cuándo y cómo deben asistir a las sesiones. Para las empresas, esto significa que pueden tener varios nuevos empleados que se unan a su equipo sin tener que preocuparse por los conflictos de horarios.

Mayor eficacia y productividad

La eficacia y la productividad son la clave de cualquier negocio exitoso. Con la incorporación virtual, los empleadores pueden permitir que los nuevos empleados comiencen a trabajar con poca interrupción en sus operaciones diarias. Esto significa que los nuevos empleados pueden empezar a contribuir al equipo de inmediato, ahorrando tiempo y recursos. Por ejemplo, la incorporación a distancia puede ayudar a los nuevos empleados a ponerse al día con las herramientas y los procesos de la empresa, sin tener que pasar muchas horas en reuniones individuales o sesiones de formación.

Aumentar la retención de empleados

El proceso de incorporación virtual de tu empresa puede tener un enorme impacto en la retención de empleados. La experiencia de incorporación marca la pauta de la relación de un nuevo empleado con la empresa, y una experiencia de incorporación positiva puede ayudar a crear un vínculo inmediato entre él y la organización. Con la incorporación virtual, los empleadores pueden crear una experiencia personalizada para cada nuevo empleado, ayudándoles a sentirse cómodos y comprometidos con la empresa desde el primer día. Esto puede ayudar a mejorar la implicación y la moral, lo que conlleva mayores tasas de retención.

Costes más bajos

A diferencia de la incorporación en persona, la incorporación virtual de empleados no requiere que los nuevos miembros del equipo asuman los costes de viaje, alojamiento y otros gastos asociados con los procesos en persona. El entorno a distancia creado por las nuevas tecnologías también permite a los nuevos empleados acceder rápidamente a todos los recursos y materiales necesarios, lo que evita el desperdicio de tiempo en la configuración. Además, la incorporación virtual proporciona a los empleados a distancia el mismo acceso a recursos y materiales que sus homólogos en sede, lo que significa que los empleadores no necesitan incurrir en costes adicionales.

Limitaciones de un proceso de incorporación a distancia

Aunque el proceso de incorporación virtual es una forma eficaz y rentable de dar la bienvenida a los nuevos empleados, tiene algunas limitaciones. Estos son algunos de los posibles inconvenientes de este modelo de incorporación de nuevos empleados:

• Zonas horarias conflictivas. Si los nuevos miembros de tu equipo están distribuidos en diferentes zonas horarias, organizar sesiones de incorporación virtual que convengan a todos puede ser difícil.
• Dificultad para establecer conexiones personales. Las sesiones de incorporación virtual pueden carecer de la calidez y la atención que los nuevos empleados reciben con una experiencia de incorporación en persona. Esto puede dificultar a los nuevos empleados la creación de conexiones personales con otros miembros del equipo, lo que afecta a la participación de los empleados y la moral.
• Falta de interacción. Los nuevos miembros del equipo pueden sentirse desconectados de sus compañeros y de la organización debido a la falta de interacción cara a cara. Esto puede conllevar una menor atención durante las sesiones de incorporación, lo que produce que los nuevos empleados no retengan la información compartida.
• Amenazas para la seguridad. Como ocurre con cualquier entorno virtual, el proceso de incorporación virtual es vulnerable a las amenazas para la seguridad. El acceso no autorizado o las filtraciones de datos pueden filtrar información confidencial sobre tu organización.

Cómo incorporar a los empleados a distancia

La forma en la que realizas la incorporación virtual de empleados puede marcar la diferencia entre una experiencia de incorporación exitosa y una experiencia que no tenga éxito. He aquí algunos pasos para crear un plan de incorporación eficaz para los miembros de tu equipo a distancia:

Facilítales los conceptos básicos antes de su fecha de inicio

Este paso, también conocido como preincorporación, incluye proporcionar a los nuevos empleados los equipos y recursos necesarios para el trabajo a distancia, como portátiles, acceso a la red de la empresa, licencias de software y materiales de lectura como el manual del empleado de tu organización y el boletín de empresa. Lo ideal es que hagas esto antes de su fecha de inicio, para que tengan tiempo de configurar y probar que todo funciona correctamente. También puedes establecer expectativas de sus funciones y responsabilidades proporcionándoles descripciones del trabajo.

Crea un programa para su primera semana

La primera semana es la parte más importante del proceso de incorporación virtual, ya que marca la pauta de cómo se adaptan a la cultura de la empresa y a su trabajo. Por lo tanto, debes crear un programa de actividades para incorporar a los nuevos empleados y asegurarte de que realizan una transición fluida a su función. Este programa debe incluir reuniones virtuales fundamentales a las que deben asistir, una línea temporal de su formación y sesiones de orientación que les enseñen su posición.

Darles la bienvenida al equipo

La clave para hacer que los nuevos empleados sientan que forman parte del equipo es presentarles a sus compañeros. Considera la posibilidad de configurar sesiones de vídeo para presentar al equipo en las que los nuevos empleados puedan conocer a sus futuros compañeros y comprender cómo interactuar con los diferentes tipos de personalidades en el lugar de trabajo. Otra forma de hacer que sientan que forman parte del equipo es asignar un compañero de incorporación para el nuevo empleado que pueda responder a cualquier pregunta y guiarle a través de los valores de tu empresa y la dinámica de equipo. Un compañero de incorporación también sirve como un gran sistema de apoyo para el nuevo empleado y le ayuda a sentirse cómodo en un entorno de trabajo a distancia.

Consulta y realiza un seguimiento periódicamente

Un proceso de incorporación virtual exitoso requiere una comunicación y comentarios constantes. Durante la incorporación, consulta con los nuevos empleados periódicamente para comprender cómo se adaptan a su nuevo trabajo y al equipo. Esto puede ser en forma de videollamadas o correos electrónicos periódicos, según lo que funcione mejor para los miembros de tu equipo. Además, realiza un seguimiento de los vídeos o recursos de formación que hayas compartido con ellos, y no te olvides de proporcionar un refuerzo positivo cuando cumplan sus objetivos.

Prácticas recomendadas de incorporación virtual

Es posible que tengas todos los recursos y materiales de incorporación listos, pero tu incorporación virtual solo tendrá éxito si los implementas correctamente. Aquí tienes algunas prácticas recomendadas que puedes seguir para garantizar un proceso eficaz:

• Utiliza la tecnología a tu favor. Las soluciones de software, como las herramientas de videoconferencia, el software de gestión de proyectos y el software de colaboración en equipo, pueden hacer que el proceso de incorporación sea más fácil y eficaz en tanto que contribuyen a crear una experiencia personalizada.
• Envía un paquete de bienvenida a los nuevos empleados. Un paquete de bienvenida permite a los empleados a distancia sentirse más conectados con su nuevo equipo. Puedes incluir artículos como una taza de empresa, camisetas o libretas con su nombre.
• Pide opiniones. Pregunta periódicamente a tus nuevos empleados a distancia sobre el proceso de incorporación virtual y cómo van adaptándose a sus funciones. Esto te ayudará a identificar posibles problemas y a mejorar el proceso.

Ofrece una experiencia de incorporación virtual eficaz

Ahora que sabes qué es la incorporación virtual y cómo funciona, puedes crear un proceso de incorporación eficaz para los miembros de tu equipo a distancia. Con los recursos y el plan de incorporación adecuados, puedes ayudar a tus nuevos empleados a ponerse al día rápidamente con sus funciones sin comprometer la calidad de la experiencia de incorporación.

En Mailchimp, tenemos varias herramientas que pueden ayudarte con el proceso de incorporación virtual de empleados. Desde correos electrónicos automatizados para dar la bienvenida a los nuevos empleados a distancia hasta herramientas de automatización de procesos de trabajo que agilizan el proceso de incorporación, Mailchimp te ofrece todo lo que necesitas. Así que empieza hoy mismo y asegúrate de que tu equipo a distancia pueda asumir con confianza sus funciones.