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Gestion de l'énergie vs gestion du temps : pourquoi l'énergie devrait-elle être prioritaire ?

Vous êtes stressé(e) au bureau ? Apprenez à gérer votre travail en fonction de vos niveaux d'énergie, et non de votre temps, grâce à ces conseils en gestion d'énergie destinés aux agences et professionnels indépendants.

Vous demandez-vous parfois où est passée votre journée, et pourquoi vous n'avez pas accompli davantage de choses ? Vous n'êtes pas seul(e) dans ce cas de figure. Dans notre rapport de référence Mailchimp & Co 2022, une ressource précieuse détaillant l'avis de plus de 2 000 agences et professionnels indépendants de 63 pays différents, 30 % des indépendants sondés ont indiqué que la gestion du temps était l'un de leurs plus grands défis. De même, 34 % des agences interrogées ont déclaré que la façon dont elles décidaient de passer leur temps était l'une de leurs principales priorités.

La tentation de résoudre nos dilemmes liés à la gestion de temps en restant à notre bureau est forte. Après tout, plus on passe de temps au travail, plus on est productifs, n'est-ce pas ? Dans certains milieux, cette mentalité peut mener au burn-out, comme le montrent certains mantras du type “Je dormirai quand je serai mort”. Cependant, cette affirmation, aussi ironique qu'inconfortable, prouve également que nous accordons inconsciemment plus de valeur à la productivité qu'à la vie elle-même.

L'obsession de la productivité peut en réalité devenir contre-productive et potentiellement porter préjudice. En adoptant un état d'esprit entièrement axé sur le travail, sans loisirs, vous mettez en péril votre santé physique, mentale et émotionnelle, sans parler de vos performances. De plus, une fois que vous tombez dans le surmenage, il peut être difficile de vous arrêter et de prendre un peu de recul. Vous risquez très rapidement de faire un burn-out : l'insomnie, la fatigue, le fait d'être facilement distrait(e), et même des problèmes de santé plus sérieux pourraient vous mettre la puce à l'oreille.

Si vous êtes un jeune professionnel indépendant, vous travaillez donc seul, et cela peut devenir épuisant. Si tel est votre cas, il peut être tentant de rester en “mode travail” pendant des heures sans vous arrêter. Ou peut-être que vous gérez une agence reconnue et que vous avez tendance à répondre à un nombre croissant de demandes en travaillant plus longtemps ou en assumant davantage de responsabilités. Dans de telles situations, les individus concernés pensent souvent qu'en gérant mieux leur temps, ils pourront accomplir plus de choses. Le problème de cette stratégie ? Le temps est une ressource limitée sur laquelle nous n'avons aucun contrôle.

Ainsi, pour éviter trop de stress et de burn-out, apprenez à gérer votre énergie, et non votre temps. Passer de la gestion du temps à la gestion de l'énergie signifie faire plus de choses en fonction de vos souhaits : les horaires et le lieu de travail, les conditions et les collaborateurs. Ici, ce n'est pas tant le nombre d'heures travaillées dans la journée qui compte, mais ce qu'on en fait.

Avant de voir quelques conseils pour vous aider à gérer votre énergie, n'oubliez pas de télécharger notre outil de suivi d'énergie pour enregistrer vos activités quotidiennes pendant votre semaine de travail. Cette fiche peut vous aider à identifier comment travailler plus efficacement et quand modifier votre emploi du temps afin de mieux respecter vos niveaux d'énergie.

Voici 5 conseils pour apprendre à gérer votre énergie, et non votre temps, et à optimiser votre productivité.

1. Identifier ce qui augmente (et draine) votre énergie

La gestion d'une entreprise implique de jongler avec plusieurs priorités, souvent en concurrence les unes avec les autres. En tant que propriétaire d'agence ou professionnel indépendant, face à ces pressions croissantes, votre réaction est peut-être de travailler davantage afin de respecter votre liste de choses à faire.

Les professionnels du domaine de la création sont constamment occupés. Dans le rapport de référence de cette année, 39 % agences participantes générant moins d'un million de dollars de chiffre d'affaires ont déclaré être trop occupées à travailler dans l'entreprise plutôt qu'à son développent, tandis que 22 % des agences participantes générant moins d'un million de dollars en ont dit autant. Cependant, être occupé ne signifie pas forcément être plus productif. Travailler sans s'arrêter peut drainer toute votre énergie si vous ne faites pas attention. Réfléchissez aux façons de l'exploiter et de la diriger.

Il est plus simple de gérer vos efforts si vous identifiez ce qui vous redonne de l'énergie et ce qui vous en fait perdre pendant que vous travaillez. De plus, la mise en œuvre de techniques de gestion de l'énergie peut vous aider à percevoir vos tâches quotidiennes comme plus simples à gérer et plus satisfaisantes. Voici quelques conseils à envisager.

Surveiller votre temps d'écran

Imaginez : vous êtes sur une plage, face aux eaux cristallines d'une mer bleu turquoise, et vous ressentez ce sentiment de liberté indescriptible, celui d'une personne enfin en vacances. Pas d'appels. Pas besoin de répondre à une demande sur Slack ou à l'e-mail d'un client. Tentant, n'est-ce pas ? Qui n'en rêverait pas. De temps à autre, nous avons besoin de faire une pause et de nous couper du flux constant d'informations que nous recevons. Voilà pourquoi une journée à la plage peut s'avérer si bénéfique, cela nous permet de revenir totalement revigoré au travail.

Si vous ne pouvez pas aller à la plage, vous pouvez tout de même apprécier un repos bien mérité en réduisant votre temps d'écran. Prévoyez des moments au cours de la journée où lire quelque chose au format papier, discuter avec quelqu'un en face à face, ou simplement éteindre vos écrans et fermer les yeux pendants quelques minutes. Tout comme une escapade à la plage, faire une pause des écrans et des notifications pourra vous aider à avoir plus d'énergie lorsque vous retournerez au travail.

Maintenez un journal alimentaire

Tout le monde sait qu'une alimentation mal équilibrée peut aspirer votre énergie, affecter votre capacité de concentration et nuire à votre bien-être général. Malgré cela, nous développons parfois de mauvaises habitudes alimentaires, notamment lorsque nous sommes confrontés à des contraintes de temps et des demandes professionnelles urgentes. Prenez davantage conscience des aliments consommés et de la façon dont ils contribuent à vos niveaux d'énergie en notant chaque jour ce que vous mangez. Par exemple, prêtez attention à vos pics ou baisses d'énergie après le déjeuner. Avez-vous mangé peu ou beaucoup ? Était-ce un burger ou une salade ? Maintenir un journal alimentaire peut vous aider à déceler des habitudes dont vous n'aviez même pas conscience, et à agir en conséquence.

Respectez un rythme de sommeil

Avachi(e) dans votre chaise, les yeux plissés, à lire les e-mails de vos clients et les demandes de travaux, vous vous sentez épuisé(e). La mauvaise nouvelle ? Il n'est que 10 h 30. Vous espérez que la caféine vous donnera un regain d'énergie, mais après 3 tasses, rien n'a changé.

Rarement posée, cette question semble pourtant évidente : avez-vous assez dormi ? Une bonne nuit de sommeil de temps en temps ne suffit pas. Un temps de repos suffisant et constant, ainsi qu'une bonne hygiène de sommeil peuvent vous aider à gérer votre énergie.

Les agences et professionnels indépendants subissent parfois les contraintes liées aux différents fuseaux horaires et aux horaires de travail irréguliers, ce qui aurait un impact sur le rythme circadien et les habitudes de sommeil. Si vous êtes dans cette situation, ne perdez pas espoir : même si vous ne faites pas des journées classiques de 9 h à 17 h, le fait de vous coucher et de vous lever à peu près aux mêmes heures chaque jour peut améliorer votre quantité d'énergie tout au long de la journée.

Chaque personne a des besoins différents quant au sommeil, mais il y a une règle qui est universelle : il faut comprendre ses besoins, créer une routine et s'y tenir.

2. Fixer des limites pour préserver votre énergie

Les limites, comme de bonnes clôtures à l'ancienne, aident à réguler l'accès entre vous, vos relations, votre vie professionnelle, et le degré d'interaction entre ces éléments. Établissez des limites, et concentrez-vous sur les environnements et les personnes qui influencent votre hausse (ou baisse) d'énergie. Où ont lieu vos meilleures séances de brainstorming ? Pourquoi ces espaces et ces visages vous donnent-ils un regain d'énergie ? Les réponses à ce type de questions peuvent vous aider à définir des limites qui ont le pouvoir d'augmenter votre énergie, et de la protéger de ce qui la draine.

Après avoir fait l'inventaire des éléments qui vous revigorent ou qui pompent votre énergie, et défini certaines limites, ne soyez pas étonné(e) de constater que votre routine a besoin de quelques ajustements. Les limites ne sont pas faites pour être figées ni conçues à des fins répressives. Elles sont mises en place pour vous aider prendre conscience de la façon dont vous dépensez votre énergie au cours de la journée, afin que vous puissiez l'utiliser de la façon la plus optimale.

3. Déléguer des tâches pour continuer à avoir de l'énergie

En tant que propriétaire d'agence ou professionnel indépendant, vous avez tout un tas de responsabilités, ce qui peut parfois être déroutant. Les meilleurs leaders reconnaissent qu'ils ne peuvent pas tout accomplir par eux-mêmes. En déléguant, vous pouvez donner des responsabilités spécifiques aux membres de votre équipe ou aux sous-traitants, et créer plus d'opportunités pour achever les tâches de votre liste. Si vous n'avez pas encore formé votre équipe, faites appel à un sous-traitant (en tant que professionnel indépendant) pour vous aider à déléguer vos responsabilités de manière plus efficace.

Déléguer ne signifie pas renoncer à ses responsabilités ou micro gérer. Il s'agit d'une méthode de leadership promouvant un travail collaboratif afin de réaliser davantage de choses. Nous avons posé la question à Alessandra Farabegoli, partenaire Mailchimp Pro, spécialiste du marketing par e-mail et cofondatrice de la marque Palabra, qui partage son avis dans le rapport de référence de cette année :

“Pour moi, leadership est synonyme de partage d'objectifs, de ressources, de considérations et de connaissances. Lorsque les membres d'équipe partagent des objectifs communs et participent à définir la culture d'entreprise, vous n'avez pas besoin de micro gérer et vous pouvez commencer à investir votre temps et votre énergie à l'atteinte d'un niveau supérieur.”

En intégrant la délégation à votre culture d'entreprise, vous renforcez le message selon lequel le maintien d'une entreprise prospère et celui d'une équipe pleine d'énergie sont un travail collectif. Vous ne savez pas par où commencer ? Voici quelques conseils pour apprendre à déléguer.

Partagez les responsabilités, de façon réfléchie

S'il y a une tâche que vous effectuez régulièrement, mais qui pourrait être gérée par une autre personne de votre équipe, pourquoi ne pas la lui confier ? En donnant de l'autonomie aux membres d'équipe sur des projets, vous pouvez les aider à développer de nouvelles compétences et à booster leur confiance. De plus, chacun y gagne car, de votre côté, vous aurez moins à faire et ainsi plus de temps et d'énergie.

Ceci étant dit, vous ne pouvez (et ne devriez) pas déléguer toutes les tâches. Afin de réduire au maximum les complications et les burn-out, veillez à déléguer à d'autres personnes en fonction de leurs compétences, ainsi que de leurs capacités et de leur charge de travail actuelle. Ne le faites pas uniquement en fonction de ce dont vous voulez vous défaire. Si vous connaissez les forces et les axes d'amélioration de votre équipe, vous pouvez mettre en place un plan pour transférer des missions aux personnes appropriées, au bon moment, ce qui vous libérerait du temps.

Préparez votre équipe au succès

Distribuer des consignes incompréhensibles avec des résultats attendus confus, ce n'est pas déléguer, c'est se décharger. Assurez-vous de l'exhaustivité et de la clarté de vos notes et des grandes lignes du projet avant de les remettre aux personnes concernées. Les éléments à détailler comprennent :

  • Le nom du projet
  • Les objectifs que vous aimeriez atteindre
  • Les détails logistiques des livrables
  • L'audience cible
  • Les délais
  • Les mesures des performances

Avant de déléguer des projets à un collaborateur, vérifiez s'il a besoin de formations ou de ressources pour réaliser la tâche attendue. En l'absence de directives claires, votre équipe pourrait échouer et ne pas atteindre les résultats espérés. De votre côté, vous devrez peut-être à nouveau ajouter ce projet sur votre liste de choses à accomplir.

Concentrez-vous sur les résultats attendus, expliquez en quoi l'accomplissement de cette tâche peut bénéficier à votre entreprise, et aidez à combler les écarts entre les capacités de votre équipe et les exigences du projet. En faisant cela, vous contribuez non seulement à réduire votre propre charge de travail et votre stress, mais vous apprenez également à créer une équipe plus compétente et résistante.

Vérifiez et encouragez

Pour déléguer de façon efficace, il est essentiel de maîtriser l'art subtil de confier de nouvelles tâches et responsabilités à votre équipe, sans pour autant la micro gérer. Cependant, ce n'est pas parce que vous déléguez vos projets et que vous avez plus de temps que vous devez disparaître.

Conservez une ligne de communication ouverte avec votre équipe afin qu'elle puisse vous poser des questions si nécessaire. Effectuez des vérifications régulièrement afin de gérer tout obstacle éventuel et de rester au fait des avancées, sans pour autant avoir à contrôler tout le processus. N'oubliez pas de reconnaître les efforts de vos collaborateurs une fois le projet achevé. Les commentaires spontanés sont la clé de la croissance.

4. Vous accomplissez plusieurs tâches en même temps ? Essayez de vous en tenir à une seule

Vous vous souvenez de vos vacances à la plage ? Elles étaient en partie attrayantes, car elles étaient simples : moins de distractions, moins de décisions et moins de moments à vous demander “De quel fichier j'avais besoin encore ?”. Bien que nous soyons programmés pour basculer entre e-mails, appels et autres notifications, nous pouvons souvent accomplir davantage en faisant moins.

Au lieu de faire plusieurs choses en même temps, pour changer, essayez plutôt de vous consacrer à une seule d'entre elles. Cela signifie se concentrer sur une tâche à la fois. Outre la réduction des distractions et du nombre d'erreurs, cette pratique peut vous permettre de concentrer davantage d'énergie dans chaque tâche. Besoin d'aide pour bien démarrer ? Voici quelques astuces pour passer du multitâche au monotâche.

Notez les tâches principales à accomplir

Rédigez une liste de vos priorités absolues pour apprendre à identifier ce que vous devez réaliser avant tout le reste. Décidez des tâches qui peuvent être achevées aujourd'hui. Puis demain. Choisissez l'heure de la journée où vous avez le plus d'énergie pour vous atteler aux tâches primordiales à réaliser.

Prévoir des moments de concentration dans votre calendrier

Votre temps est précieux. Prenez-en soin. En vous réservant du temps pour vous concentrer sur vos objectifs, vous montrer à vos clients, collaborateurs et responsables que vous avez besoin de travailler sans être interrompu(e) afin de pouvoir accomplir plus de tâches. Ainsi, tout comme vous programmez des réunions avec d'autres personnes, ajoutez des blocs de temps de concentration à votre calendrier et respectez-les comme n'importe quel autre rendez-vous. Prendre rendez-vous avec soi-même chaque jour, afin de travailler comme on l'entend, ce n'est pas se faire plaisir. Cela fait partie intégrante de la gestion de l'énergie et des résultats.

5. Mettre en place des automatisations pour accomplir davantage en moins de temps

Tenez également compte de l'aspect suivant lorsque vous vous demanderez comment accomplir vos tâches tout en préservant votre énergie : avez-vous envisagé que vous ne devez peut-être pas faire certaines tâches ? Demandez-vous si les automatisations peuvent vous aider à finaliser votre liste de choses à faire et les tâches habituellement réalisées manuellement. Il pourrait y en avoir bien plus que vous ne le pensez.

En tant qu'utilisateur Mailchimp, vous vous êtes peut-être déjà servi de nos outils d'automatisation, comme notre créateur de parcours client. Si ce n'est pas le cas, sachez que cet outil vous aide à concevoir des flux de travail marketing automatisés et personnalisés pour vos clients. Avec l'utilisation de déclencheurs intégrés dans vos activités quotidiennes, les outils d'automatisation comme ceux-là peuvent contribuer à optimiser le marketing de vos clients. Exploitez toutes les capacités de notre créateur pour aider vos clients à envoyer les bons messages aux bonnes personnes, et au bon moment. S'ils sont satisfaits, vous pourrez davantage vous détendre et faire le plein d'énergie, voire de vous échapper à la plage.

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