Quand on est dirigeant d'entreprise et qu'on gère les relations avec les fournisseurs, il est important de savoir ce qu'est un bon de commande et comment il fonctionne.
Imaginez que vous dirigez une petite entreprise et que vous devez acheter des stocks ou des services auprès d'un fournisseur. Pour une transaction fluide, vous détaillez exactement ce que vous achetez, à quel prix et quand vous en avez besoin. Afin d'expliquer efficacement ces informations à votre fournisseur, vous utiliserez un bon de commande détaillant la transaction.
Le bon de commande confirme formellement l'intention de l'acheteur d'acheter des biens ou des services selon des modalités et conditions précises. En fournissant des informations claires et documentées sur l'accord, les bons de commande permettent d'éviter les malentendus et les litiges entre les parties.
Maintenant que vous comprenez les bases des bons de commande, vous devriez en apprendre davantage à leur sujet et sur le fonctionnement du processus de commande pour garantir une relation fluide avec vos fournisseurs.
Un bon de commande est une demande officielle d'un acheteur adressée à un vendeur pour qu'il fournisse des biens ou des services à un prix spécifié avant une certaine date. C'est un document officiel qui décrit les détails de la transaction convenus par les deux parties.
Bon de commande ou facture
Les bons de commande et les factures sont utilisés dans le processus d'approvisionnement, mais sont des documents distincts.
L'acheteur émet un bon de commande à un vendeur pour formuler une demande officielle de biens ou de services. Si vous avez un service d'achat, c'est lui qui enverra les bons de commande. Dans le cas contraire, les gestionnaires et autres personnes autorisées à acheter des produits ou des services auprès de fournisseurs peuvent s'en charger.
Le bon de commande est un précurseur de la transaction proprement dite et donne les détails de ce que l'acheteur a l'intention d'acheter et dans quelles conditions. Le fournisseur consulte le bon de commande lorsqu'il traite les commandes.
D'autre part, il génère une facture et l'émet à l'acheteur après la livraison des marchandises ou l'exécution des services. Il s'agit d'une demande de paiement pour les produits ou services fournis.
Un bon de commande est également différent d'une demande d'achat. Les employés formulent une demande d'achat en interne pour demander à leur employeur d'acheter des produits ou des services à des fins internes.
Les bases des bons de commande de services
Des bons de commande peuvent être émis pour des produits ou des services, et le processus est assez similaire.
Les bons de commande de services comprennent généralement les éléments suivants :
- Description du service : elle décrit clairement les services à fournir, y compris les exigences ou les livrables spécifiques.
- Informations sur le fournisseur de services : cette section fournit des informations sur le fournisseur de services, comme son nom, son adresse et ses coordonnées. Vous devez également inclure la date du bon de commande pour assurer une bonne communication avec votre fournisseur.
- Dates des services : il s'agit des dates de début et de fin de la prestation de services.
- Frais de service : il s'agit des frais convenus pour les services, y compris les taxes applicables ou les frais supplémentaires.
- Conditions générales : cette section décrit les conditions régissant la prestation de services, comme les conditions de paiement, les accords de confidentialité ou les accords de niveau de service.
Les bons de commande de services contribuent à garantir la clarté et la responsabilité dans les transactions de services, en décrivant les attentes des deux parties impliquées.
La création d'un bon de commande comprend plusieurs étapes clés qui facilitent l'achat de biens ou de services de manière structurée et organisée. N'oubliez pas que c'est l'acheteur qui crée le bon de commande.
Les entreprises peuvent avoir des modèles de bons de commande que leurs clients peuvent utiliser pour faciliter le processus. Néanmoins, il est de votre responsabilité de vérifier que les informations sont correctes lors de la création d'un bon de commande.
Voici comment fonctionne le processus de commande :
1. Demande de services
Le processus de commande commence généralement par une demande de l'acheteur concernant des biens ou des services spécifiques. Cette demande décrit les exigences et les attentes, y compris le type de services nécessaires, les quantités, les dates de livraison souhaitées et les instructions ou préférences spéciales.
2. Le fournisseur évalue la demande
À la réception de la demande de service, le fournisseur évalue l'étendue et la faisabilité du projet de l'acheteur. Cette évaluation consiste à évaluer la disponibilité des ressources, la capacité à fournir les services dans les délais spécifiés ou avant une certaine date, et l'alignement avec l'expertise et les offres du fournisseur.
3. Le fournisseur transmet une proposition de service
Sur la base de son évaluation, le fournisseur prépare et envoie une proposition de service à l'acheteur.
La proposition décrit l'approche proposée pour la prestation des services, y compris une description des services à fournir, une estimation des coûts, les délais et les modalités. Cette proposition sert de base à la poursuite des négociations et à la finalisation du bon de commande.
4. Le client approuve la proposition et émet un bon de commande
Après avoir examiné la proposition de service soumise par le fournisseur, le client vérifie qu'elle répond à ses exigences et respecte son budget et son calendrier. Après approbation, le client émet officiellement un bon de commande au fournisseur.
Vous pouvez émettre des bons de commande électroniques ou créer un modèle de bon de commande et l'imprimer avant de l'envoyer par la poste à votre fournisseur. Bien sûr, vous devez toujours vous renseigner auprès de votre fournisseur pour envoyer correctement le bon de commande. Beaucoup préfèrent les bons de commande numériques, qui rend le processus plus pratique pour les deux parties.
N'oubliez pas qu'un bon de commande n'est pas un contrat juridiquement contraignant tant que le fournisseur n'a pas accepté de répondre à la demande. Une fois qu'il a donné son accord, le bon de commande devient juridiquement contraignant.
5. Le fournisseur réalise la prestation de services
Le fournisseur commence à fournir les services convenus conformément aux spécifications énoncées dans le bon de commande. Ce processus peut nécessiter l'affectation de ressources, la planification des tâches et la coordination avec le client afin de garantir une prestation fluide et rapide des services.
6. Le client vérifie l'achèvement des services
Une fois les services fournis, le client vérifie que le travail est terminé conformément aux conditions générales spécifiées dans le bon de commande et la proposition de service.
Cela peut inclure l'examen des livrables, la réalisation de contrôles qualité et la confirmation que toutes les exigences ont été satisfaites.
7. Le fournisseur envoie une facture sur la base du bon de commande
Une fois que le client a vérifié la fin de l'exécution des services, le fournisseur prépare et envoie une facture au client pour paiement.
La facture détaille les services fournis et les coûts correspondants selon les conditions décrites dans le bon de commande. Dès réception de la facture, le client procède au paiement. Il termine ainsi la transaction et remplit son obligation financière.
Types de bons de commande
En fonction de vos besoins et de votre relation avec le fournisseur, vous pouvez créer un bon de commande spécifique. Les bons de commande peuvent varier, mais il en existe quatre grands types que vous devriez connaître. En voici quelques-uns :
Standard
Les bons de commande standard sont le type le plus courant pour les achats ponctuels de biens ou de services. Ils précisent les détails d'une transaction, notamment la description des articles, les quantités, les prix, les dates de livraison et les conditions de vente.
Les bons de commande standard sont généralement utilisés pour les achats courants et sont émis pour répondre à des besoins immédiats.
Planifié
Les bons de commande planifiés sont créés à l'avance pour prévoir et planifier les besoins d'approvisionnement futurs.
Contrairement aux bons de commande standard, qui sont émis pour des transactions spécifiques, les bons de commande planifiés indiquent l'intention d'acheter des biens ou des services sur une période donnée. En fournissant de la visibilité sur les activités d'achat prévues, ils aident les entreprises à rationaliser la gestion des stocks, la planification de la production et la budgétisation.
Commande globale
Les bons de commande globaux sont utilisés pour établir des accords à long terme avec des fournisseurs pour des achats récurrents de biens ou de services.
Au lieu d'émettre des bons de commande individuels pour chaque transaction, un bon de commande global précise les conditions générales du contrat global, y compris les prix, les délais de livraison et les engagements en matière de quantité.
Les bons de commande globaux offrent flexibilité et efficacité en consolidant plusieurs transactions dans un seul contrat, en simplifiant les processus d'approvisionnement et en réduisant les frais administratifs.
Contractuel
Les bons de commande contractuels formalisent les accords entre les acheteurs et les fournisseurs pour les besoins d'approvisionnement continus. Ils sont souvent utilisés pour des partenariats stratégiques ou des achats de gros volumes pour lesquels un contrat global est nécessaire pour régir la relation.
Les bons de commande contractuels précisent les prix, les conditions de paiement, les dates de livraison, etc. En établissant dès le départ des attentes et des obligations claires, les bons de commande contractuels permettent d'atténuer les risques et de garantir le respect des accords contractuels.
Bien que les bons de commande soient des documents essentiels pour l'achat de produits et services, il existe des différences distinctes dans la façon dont ils sont structurés et ce qu'ils impliquent :
Étendue des travaux
Les bons de commande de produits incluent généralement des descriptions détaillées des articles achetés, telles que les numéros de pièces, les quantités, les tailles, les couleurs et les spécifications.
En revanche, les bons de commande de services décrivent l'étendue des travaux à effectuer, y compris la nature des services, les tâches à accomplir, les grandes étapes et tout produit ou résultat spécifique.
Livrables et calendrier
Les bons de commande pour les produits spécifient une date de livraison, des instructions d'expédition et toute exigence de manutention particulière pour la livraison physique des marchandises.
D'autre part, les bons de commande de services définissent le calendrier de prestation de services, y compris les dates de début et de fin, la durée, ainsi que les grandes étapes ou les délais pour la réalisation de tâches spécifiques ou de phases de projet.
Structure tarifaire
Les bons de commande de produits incluent généralement les prix unitaires, les coûts totaux ainsi que les taxes, les remises ou les frais d'expédition applicables.
En revanche, les bons de commande de services peuvent avoir des structures tarifaires plus complexes, comme des tarifs horaires, des frais fixes, des paiements échelonnés ou des conventions d'avances d'honoraires, selon la nature des services et l'accord entre les parties.
Exigences légales et de conformité
Les bons de commande de produits peuvent être soumis à des réglementations spécifiques au secteur d'activité, des normes applicables aux produits, des garanties et des politiques de retour, généralement abordées dans les conditions générales du bon de commande.
Les bons de commande de services peuvent quant à eux impliquer des considérations juridiques supplémentaires, des accords de confidentialité et des accords de niveau de service (SLA) pour protéger les intérêts des deux parties.
Créer votre système de bons de commande
La création d'un système de bons de commande rationalise les processus d'approvisionnement et permet d'entretenir des relations efficaces avec les fournisseurs. Qu'il s'agisse d'émettre des bons de commande standard pour des transactions ponctuelles ou de mettre en place des commandes globales pour des achats récurrents, un système bien défini garantit la transparence, la responsabilité et le respect des accords contractuels.