Pensez au nombre d’e-mails que vous rédigez chaque jour. Notes rapides sur des réunions, point sur l’avancement d’un projet, comptes rendus réguliers... La plupart de ces e-mails sont faciles à rédiger. Ils s’écrivent comme une conversation normale. Mais dès qu’il faut joindre un fichier, le langage devient souvent formaliste.
Beaucoup de gens utilisent par défaut « Veuillez trouver ci-joint », une expression qui semble formelle et déplacée dans un e-mail moderne. C’est le genre de langage utilisé dans les anciennes lettres, pas dans les messages rapides. Aujourd’hui, les gens envoient des messages instantanés à leurs collègues et même des SMS à leur patron. Il n’est pas nécessaire d’être aussi formel.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de meilleures façons de gérer les pièces jointes dans les e-mails professionnels. Pour trouver des idées, consultez ce guide afin d’apprendre des formules simples et efficaces pour mentionner les pièces jointes dans vos e-mails.
Les origines de « Veuillez trouver ci-joint »
Croyez-le ou non, l’expression « Veuillez trouver ci-joint » remonte à l’époque où la communication professionnelle reposait sur des lettres papier envoyées par la poste. Imaginez : pas d’e-mail, pas de messagerie instantanée, juste des lettres tapées à la machine et mises sous enveloppe.
À l’époque, il était d’usage de joindre les documents supplémentaires à la lettre commerciale ou de les glisser dans l’enveloppe, et des expressions telles que « Veuillez trouver ci-joint » indiquaient aux destinataires de rechercher ces pages supplémentaires. Cela faisait partie du style formel utilisé dans le monde des affaires, au même titre que des expressions telles que « Cher Monsieur, Madame » et « Cordialement ».
Mais les temps ont changé. La communication numérique a transformé la manière dont les gens envoient et reçoivent des documents. Les pièces jointes aux e-mails sont instantanément accessibles, clairement identifiées et ne nécessitent aucune recherche physique. Il reste toutefois utile de les mentionner, mais d’une manière qui semble naturelle dans les e-mails modernes.
Pourquoi « Veuillez trouver ci-joint » ne fonctionne plus
Dans toute correspondance professionnelle, la clarté prime sur la formalité. « Veuillez trouver ci-joint » échoue sur trois points essentiels.
Indirect
La formule est indirecte, elle prend un chemin détourné pour transmettre une information fondamentale. Toutes les plateformes d’e-mail signalent les pièces jointes à l’aide d’icônes claires et d’aperçus. Il n’est pas nécessaire de demander aux destinataires de rechercher la pièce jointe. Indiquez-leur plutôt directement de quoi il s’agit et pourquoi c’est important.
Excessivement formel
Le monde professionnel moderne est souvent décontracté et collaboratif. « Veuillez trouver ci-joint » semble rigide et trop formel, comme si vous essayiez trop d’impressionner. Cela peut créer une distance alors que vous souhaitez établir une relation. Utilisez plutôt un ton naturel et accessible qui reflète votre personnalité.
Wordy
Personne n’a le temps de parcourir des mots inutiles. « Veuillez trouver ci-joint » revient à dire « J’ai joint un document à votre intention pour examen », alors que « Voici le rapport » suffirait. Soyez concis et allez droit au but. Votre destinataire vous en sera reconnaissant.
Autres expressions obsolètes à supprimer concernant les pièces jointes aux e-mails
« Veuillez trouver ci-joint » n’est pas la seule expression désuète qui se cache dans vos e-mails. De nombreuses autres formulations peuvent rendre votre écriture pompeuse et démodée. Il est temps de leur dire adieu et d’adopter un style plus moderne.
Voici plusieurs expressions de pièces jointes qui pourraient bénéficier d'une mise à jour :
- Veuillez trouver ci-joint
- Ci-joint
- Je vous prie de trouver ci-joint
- Veuillez trouver ci-joint
- Comme indiqué dans la pièce jointe
- Vous trouverez ci-joint
- Ci-joint
Ces expressions désuètes ont toutes les mêmes problèmes : elles sont indirectes, trop formelles et trop longues. Elles créent une distance entre les gens et ralentissent la communication. À une époque où la clarté et la concision sont valorisées, ces expressions n’ont pas leur place dans les e-mails professionnels.
20 alternatives professionnelles à « Veuillez trouver ci-joint »
Vous êtes prêt à abandonner « Veuillez trouver ci-joint » pour de bon ? Voici 20 expressions qui vous permettront de rédiger des e-mails professionnels et concis.
1. Je vous ai joint le [document] pour que vous puissiez le consulter
Vous avez besoin que quelqu’un relise un document et vous donne son avis ? Utilisez cette formulation. Simple et directe, elle permet à tout le monde d’être rapidement en phase.
Exemple :
« Je vous ai joint la dernière version de l’offre d’emploi pour le poste de directeur commercial afin que vous puissiez l’examiner. Elle comprend l’intitulé du poste, les responsabilités et les qualifications requises. Je vous invite à la consulter et à me faire part de vos commentaires. »
Lorsque vous utilisez cette expression, ne vous contentez pas de dire « document ». Soyez précis. Au lieu de « J’ai joint le rapport », dites « J’ai joint le rapport sur les chiffres de vente du troisième trimestre ». Plus vous donnez de détails, plus votre message sera clair.
2. Pour votre commodité, j'ai joint le [document]
En utilisant cette formulation, vous montrez à votre destinataire que vous faites tout votre possible pour lui faciliter la vie. C’est une manière subtile d’ajouter une touche de chaleur et de serviabilité à votre e-mail.
Exemple :
« Pour vous faciliter la tâche, je joins une copie de la chronologie du projet. Vous pourrez ainsi suivre facilement les jalons et les échéances clés. »
N’utilisez pas cette phrase pour n’importe quel fichier. Réservez-la pour lorsque vous envoyez au destinataire quelque chose qui lui sera vraiment utile, comme une ressource qui lui fera gagner du temps et lui facilitera la tâche. Considérez cela comme un petit bonus qui égayera sa journée.
3. Veuillez consulter le [document] ci-joint pour plus d’informations
Utilisez cette phrase lorsque vous fournissez des détails supplémentaires qui ne rentrent pas dans le corps de l’e-mail. C’est un excellent moyen d’orienter quelqu’un vers des informations plus approfondies sans le submerger dans le message principal.
Exemple :
« Veuillez consulter le descriptif du projet ci-joint pour plus d’informations. »
Pour plus de clarté, indiquez brièvement la raison pour laquelle vous joignez le fichier, par exemple « pour avoir un aperçu de nos objectifs avant la réunion d’équipe ». Ainsi, le destinataire comprendra immédiatement pourquoi il vaut la peine de consulter la pièce jointe.
4. Téléchargez le [document] ci-joint pour vos dossiers
Choisissez cette expression lorsque vous envoyez des documents importants que le destinataire souhaitera conserver, tels que des factures ou des contrats définitifs. Elle suggère que la pièce jointe mérite d’être conservée pour consultation ultérieure.
Exemple :
« Téléchargez la facture ci-jointe pour vos dossiers. Elle comprend tous les détails de facturation et le calendrier de paiement. »
Pensez à indiquer si le document est la version finale ou si d’autres actions sont nécessaires, par exemple « Ceci est la facture finale » ou « À conserver pour les documents fiscaux de fin d’année ». Cette formulation permet de définir clairement l’utilisation ou le stockage du document.
5. Veuillez consulter le [document] ci-joint
Lorsque vous utilisez cette expression, vous indiquez au destinataire que son avis ou son accord est nécessaire. Vous lui faites ainsi clairement comprendre que la pièce jointe requiert son attention et ne doit pas être simplement survolée.
Exemple :
« Veuillez examiner le contrat ci-joint et me faire savoir si toutes les conditions vous semblent correctes avant de procéder à la signature définitive. »
Le cas échéant, ajoutez une précision ou une date limite de réponse, par exemple « en particulier les conditions de paiement » ou « si possible, avant vendredi ». Grâce à ces informations supplémentaires, votre destinataire comprendra mieux ce qu’il doit vérifier et quand il doit répondre.
6. Voici la pièce jointe
Court et concis, c’est l’idéal pour le monde du travail actuel, où tout va très vite. Cette expression informelle convient particulièrement bien avec des collègues que vous connaissez bien ou pour donner suite à une conversation.
Exemple :
« Voici la pièce jointe issue de notre session de brainstorming. J’ai inclus les idées de tout le monde dans la section résumé. »
Bien que cette option soit concise, elle peut également paraître un peu directe. Pour adoucir le ton, ajoutez une phrase avant ou après afin de fournir un contexte ou d’exprimer votre volonté de répondre à des questions. Par exemple, vous pourriez dire : « J’espère que cela vous sera utile » ou « N’hésitez pas à me faire part de vos questions ».
7. Veuillez trouver ci-joint le [document] dans cet e-mail
Si vous n’êtes pas prêt à abandonner complètement le ton formel, cette formule offre un compromis. Elle reste professionnelle sans pour autant ressembler à un document juridique datant de 1950.
Exemple :
« Vous trouverez ci-joint la proposition dans cet e-mail. Le résumé présente notre approche recommandée et la chronologie. »
Si la pièce jointe nécessite un suivi ou une action, ajoutez une note pour le préciser. Par exemple : « Vous trouverez ci-joint la proposition dans cet e-mail. Contactez-moi vendredi pour discuter des prochaines étapes. »
8. Veuillez me faire part de vos réflexions sur le [document]
Ouverte et conversationnelle, cette formulation invite à donner son avis tout en restant professionnelle. Elle est parfaite pour les projets collaboratifs ou lorsque vous souhaitez obtenir l’avis sincère de vos collègues.
Exemple :
« Donnez-moi votre avis sur le plan marketing ci-joint. J’aimerais avoir des idées pour améliorer la stratégie sur les réseaux sociaux dans la section 3. »
Facilitez le partage d’opinions par le destinataire en lui suggérant une méthode pour vous faire part de ses commentaires. Vous pouvez par exemple écrire : « Vous pouvez répondre directement à cet e-mail pour nous faire part de vos commentaires ou, si vous préférez, nous pouvons planifier un appel rapide. »
9. J'ai envoyé le [document] avec cet e-mail
Utilisez cette formulation lorsque vous envoyez des e-mails dans lesquels une pièce jointe pourrait être inattendue ou n’est pas l’objet principal du message. Il s’agit d’un avertissement courtois qui permet de s’assurer que les fichiers importants ne seront pas oubliés.
Exemple :
« Je vous ai envoyé le compte rendu de la réunion par e-mail. J’ai mis en évidence en haut les points d’action dont nous avons discuté. »
Pour plus de clarté et de contexte, expliquez pourquoi vous envoyez la pièce jointe, par exemple « pour faciliter notre prochaine conversation » ou « pour vous tenir informé des derniers changements ». C’est un excellent moyen d’indiquer au destinataire que les informations sont disponibles sans le presser de les lire immédiatement.
10. Je partage le [document] avec vous
Vous souhaitez inviter quelqu’un à collaborer de manière amicale ? Envisagez d’utiliser cette phrase pour proposer un document à examiner ou à commenter, ou simplement comme ressource utile.
Exemple :
« Je vous fais part des premières ébauches du nouveau site Web. Je serais ravi de connaître votre avis et d’entendre vos idées. »
Pour personnaliser davantage cette phrase, expliquez brièvement pourquoi vous avez partagé le document avec ce destinataire en particulier. Par exemple : « Je partage cela avec vous car je sais que vous avez un œil averti en matière de conception. »
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11. Le [document] ci-joint comprend
Si vous souhaitez donner un aperçu rapide du contenu de la pièce jointe, cette formulation est idéale. Mettre en avant les détails importants peut susciter l’intérêt et inciter le destinataire à y regarder de plus près.
Exemple :
« Le rapport ci-joint comprend une analyse détaillée des stratégies marketing de nos concurrents, notamment leur audience cible, leurs messages clés et leurs canaux publicitaires. »
Au lieu de simplement énumérer le contenu, vous pouvez également expliquer en quoi ces informations peuvent aider le destinataire à surmonter une difficulté ou à atteindre un objectif. Par exemple, vous pouvez ajouter : « Grâce à ces informations, nous pourrons trouver des opportunités de nous différencier et d’obtenir un avantage concurrentiel. »
12. Dans le [document] ci-joint
Commencez votre e-mail de cette manière lorsque vous souhaitez mettre immédiatement en évidence des informations spécifiques contenues dans la pièce jointe. C’est direct, pratique et cela va droit au but.
Exemple :
« Vous trouverez les prévisions budgétaires dans le rapport ci-joint. Les changements les plus importants apparaissent dans les prévisions du troisième trimestre. »
Si vous mettez en surbrillance des informations dans le document, veuillez mentionner les indices visuels que vous avez utilisés, tels que le gras, l'italique ou le codage couleur. Par exemple, « Dans le rapport ci-joint, vous verrez les principales conclusions surlignées en jaune. »
13. Le [document] est inclus en pièce jointe
Utilisez cette expression dans les e-mails formels ou destinés à des clients afin de conserver un ton neutre et direct. Elle indique la présence d’une pièce jointe sans trop insister, ce qui en fait un choix judicieux pour les mises à jour ou les rapports courants.
Exemple :
« Le résumé du projet est inclus en pièce jointe. Il présente tous les jalons atteints et les prochaines étapes prévues. »
Pour éviter toute confusion, nommez clairement la pièce jointe avant de l’envoyer. Le nom du fichier doit correspondre à ce que vous avez mentionné dans votre e-mail. Par exemple, si vous écrivez « Rapport T1 », nommez votre fichier « Rapport_T1_2024 ».
14. Vous trouverez ci-joint à cet e-mail le [document]
Si vous envoyez un e-mail dont la pièce jointe est l’élément principal, utilisez cette expression pour la présenter. La présentation du document prépare le terrain pour les informations qui suivent et guide l’attention du lecteur.
Exemple :
« Vous trouverez ci-joint l’ordre du jour de notre prochaine réunion. Il présente les principaux sujets qui seront abordés et les résultats attendus. »
Si la pièce jointe contient des fichiers connexes stockés ailleurs, mentionnez-les pour plus de contexte. Vous pouvez par exemple écrire : « Vous trouverez ci-joint l’ordre du jour de la réunion. Des documents de référence supplémentaires sont disponibles sur le disque partagé. »
15. Vous pouvez consulter le [document] ci-joint à votre convenance
Cette expression permet à votre destinataire de consulter la pièce jointe à son convenance. C’est comme si vous disiez : « N’y voyez aucune pression, mais voici quelque chose que vous pourrez consulter lorsque vous aurez un moment. »
Exemple :
« Vous pouvez consulter le compte rendu de la réunion ci-joint à votre convenance. Je reste à votre disposition pour répondre à toutes vos questions après que vous l’aurez lu. »
Proposez un résumé rapide aux destinataires afin qu’ils puissent déterminer quand ils souhaitent consulter le document. Indiquez par exemple : « Les principales conclusions sont présentées sous forme de liste à puces en première page », afin de les aider à décider s’ils souhaitent lire l’intégralité du document immédiatement ou plus tard.
16. Vous remarquerez que j’ai ajouté le [document] à cet e-mail
Vous souhaitez signaler discrètement qu’un fichier est joint sans en faire toute une histoire ? Choisissez cette phrase pour informer votre destinataire qu’un fichier supplémentaire est joint à titre de référence.
Exemple :
« Vous remarquerez que j’ai joint la fiche technique à cet e-mail. Les tendances issues du feedback client sont particulièrement intéressantes dans les graphiques de la page 4. »
Si la pièce jointe est dans un format de fichier moins courant, mentionnez-le afin d’éviter tout problème de compatibilité. Par exemple, vous pouvez ajouter : « Les données sont au format .xlsx, compatible avec Excel et Google Sheets. »
17. Vous pouvez consulter les données dans le [document] ci-joint
Choisissez cette phrase lorsque vous souhaitez établir un lien direct entre les données de votre pièce jointe et le message de votre e-mail. C'est comme dire : « Voici la preuve pour étayer mes arguments. »
Exemple :
« Vous pouvez consulter les données du rapport ci-joint pour découvrir les dernières tendances des ventes dans chaque région. »
Si le document est plus long que prévu, indiquez toujours le temps estimé pour le lire. Par exemple, vous pourriez dire : « Il s’agit d’une analyse détaillée de 30 pages, vous devriez donc prévoir environ une heure ».
18. Ce [document] ci-joint montre
Vous souhaitez mettre en évidence l’élément le plus important de votre pièce jointe ? Cette formule souligne la conclusion principale et incite le lecteur à consulter le document pour obtenir plus de détails.
Exemple : « Le rapport ci-joint montre une augmentation significative de l’engagement des clients depuis que nous avons mis en œuvre la nouvelle stratégie marketing. »
Utilisez des verbes forts lorsque vous présentez une pièce jointe avec cette expression. Au lieu de « Le rapport ci-joint montre une évolution des ventes », essayez « Le rapport ci-joint révèle une forte augmentation des ventes ». Les verbes forts soulignent immédiatement la valeur de votre pièce jointe et donnent au destinataire une raison de l’ouvrir.
19. Je joins le [document] demandé.
Lorsque vous devez répondre à une demande de document, utilisez cette formulation. Elle confirme que vous avez bien reçu la demande du destinataire et que vous lui fournirez rapidement les informations dont il a besoin.
Exemple :
« Je joins le document Word demandé contenant les informations actualisées sur les prix de notre nouvelle gamme de produits. »
Pour rendre cette phrase plus utile, reformulez brièvement la demande ou l’objet du document. Au lieu de dire « Je joins les documents demandés », essayez « Je joins la chronologie mise à jour du projet, comme vous l’avez demandé dans votre dernier e-mail ».
20. [Document] joint : [Nom du fichier]
Choisissez ce format lorsque vous envoyez plusieurs pièces jointes ou pour faciliter l’identification du type de document et du nom du fichier. C’est comme si vous créiez une mini table des matières pour les pièces jointes de votre e-mail.
Exemple :
- Calendrier des réseaux sociaux ci-joint : Q2_Social_Calendar_2024.xlsx
- Rapport marketing du T4 ci-joint : Marketing_Q4_2024_Final.pdf
- Diaporama client joint : Client_Slide_Deck_May15.pptx
Incluez des mots-clés pertinents, tels que « Calendrier des réseaux sociaux », « Rapport marketing » ou « Présentation PowerPoint » dans la ligne objet. Les mots-clés facilitent la recherche ultérieure des fichiers, en particulier dans les longues chaînes d’e-mails.
Étapes pour envoyer un e-mail avec une pièce jointe
Joindre un fichier à un e-mail peut sembler simple, mais quelques précautions peuvent faire toute la différence. De la vérification du format du fichier à la rédaction d’un message clair, voici comment vous assurer que vos pièces jointes sont correctes et professionnelles.
Étape n° 1 : Préparez votre fichier
Avant de rédiger votre e-mail, prenez le temps de préparer votre pièce jointe. Commencez par donner à votre fichier un nom clair et descriptif qui reflète son objet. Vérifiez ensuite le contenu du document et notez son emplacement afin de pouvoir le retrouver facilement par la suite.
Étape n° 2 : Ouvrez votre client de messagerie électronique.
Lancez l’application ou le programme que vous utilisez pour vos e-mails, comme Outlook, Gmail ou Apple Mail. Prenez également le temps de repérer le bouton « Joindre » dans la fenêtre « Nouveau message ». Il s’agit généralement d’une icône en forme de trombone située dans la barre supérieure ou inférieure. En sachant où se trouve ce bouton, vous gagnerez du temps lorsque vous serez prêt à joindre votre fichier.
Étape n° 3 : Rédigez la ligne objet
Créez une ligne objet claire qui indique précisément aux destinataires ce qu’ils peuvent attendre de l’e-mail. Évitez les expressions vagues telles que « Document joint » ou « À consulter » et soyez précis : « Rapport marketing du premier trimestre à consulter » ou « Notes de la réunion d’équipe du 21 septembre ». Des lignes objet claires permettent à chacun de retrouver facilement l’e-mail lorsqu’il en a besoin.
Étape n° 4 : Écrivez votre message
Rédigez votre e-mail avant d’ajouter la pièce jointe. Expliquez pourquoi vous envoyez le fichier et ce que vous attendez du destinataire. Soulignez les détails importants ou les délais à respecter, et précisez les sections qui requièrent une attention particulière. Adoptez un ton professionnel mais naturel, en utilisant l’une des expressions ci-dessus pour mentionner la pièce jointe.
Étape n°5 : Joignez le fichier
Cliquez sur l’icône en forme de trombone que vous avez repérée précédemment. Accédez ensuite à l’emplacement de votre fichier et sélectionnez-le. Attendez que l’importation soit terminée, comme indiqué par la barre de progression. Si vous envoyez plusieurs fichiers, assurez-vous qu’ils apparaissent tous en pièce jointe avant de continuer.
Étape n° 6 : Relisez votre e-mail
Relisez attentivement votre e-mail. Assurez-vous d’avoir inclus toutes les informations nécessaires concernant la pièce jointe, ainsi que les délais et les actions à entreprendre. Vérifiez que vous avez utilisé le ton approprié pour votre message. C’est également le moment idéal pour vérifier que les pièces jointes ont bien été importées.
Étape n° 7 : Ajoutez les destinataires et envoyez votre e-mail
Ajoutez toujours les destinataires en dernier. Cette simple habitude vous évitera d’envoyer accidentellement des e-mails incomplets ou d’oublier des pièces jointes. Vérifiez une dernière fois les destinataires, les pièces jointes et le contenu de l’e-mail. Si tout semble correct, cliquez sur Envoyer.
Erreurs courantes à éviter lors de l’envoi de pièces jointes par e-mail
Beaucoup de gens partagent quotidiennement des pièces jointes sans y réfléchir à deux fois, mais de petites erreurs peuvent entraîner de gros problèmes. Qu’il s’agisse de fichiers manquants ou de pièces jointes qui ne s’ouvrent pas, ces erreurs courantes peuvent perturber la communication. Voici quelques problèmes fréquents et comment les éviter.
Oublier de joindre le fichier
Si vous avez écrit « pièce jointe » dans votre e-mail, vérifiez bien qu’elle s’y trouve. De nombreux programmes de messagerie vous alertent si vous mentionnez des pièces jointes sans ajouter de fichiers, mais ne vous fiez pas à cette fonctionnalité. Prenez l’habitude de joindre vos fichiers immédiatement après avoir rédigé votre message.
Envoi de formats de fichiers incompatibles
Un fichier .pages peut très bien s’afficher sur votre Mac, mais vos collègues sous Windows ne pourront pas l’ouvrir. Utilisez des formats universels tels que .pdf pour les documents, .xlsx pour les feuilles de calcul et .pptx pour les présentations. En cas de doute, demandez aux destinataires quel format leur convient le mieux.
Négliger les préoccupations en matière de sécurité
Réfléchissez à deux fois avant d’envoyer des informations sensibles par e-mail. Protégez toujours vos fichiers confidentiels par un mot de passe, utilisez des plateformes de partage de fichiers sécurisées pour les données sensibles et vérifiez deux fois la liste des destinataires. N’envoyez jamais d’informations personnelles, de données financières ou de documents confidentiels sans prendre les mesures de sécurité appropriées.
Négliger l’accessibilité
Tout le monde n’est pas capable de lire facilement un tableau avec un code couleur ou les petits caractères d’un rapport. Assurez l’accessibilité de vos e-mails et pièces jointes en utilisant une mise en forme claire, des polices lisibles et des couleurs contrastées. N’oubliez pas d’inclure un texte alternatif pour les images et de créer des documents compatibles avec les lecteurs d’écran.
Remplacez « Ci-joint, veuillez trouver » pour améliorer votre communication professionnelle
Remplacer « Vous trouverez ci-joint » par une formulation claire et simple peut améliorer instantanément vos e-mails. C’est un petit changement, mais qui fait toute la différence. Un langage direct permet de mettre en évidence vos pièces jointes tout en rendant vos e-mails plus naturels. La prochaine fois que vous joindrez un fichier, évitez les expressions désuètes et dites ce que vous voulez dire. Vos lecteurs apprécieront la clarté de votre message, qui sera également plus percutant.