Pour rédiger un e-mail de rappel efficace, tout est question d'équilibre. D'une part, vous devez vous assurer que votre message est suffisamment ferme et convaincant pour provoquer une réaction, mais d'autre part, vous ne voulez pas être perçu comme grossier ou agressif.
Avec tant de choses en jeu, il est essentiel que votre e-mail de rappel soit bien conçu, en employant un ton approprié et en transmettant clairement votre message. Lisez la suite pour découvrir des conseils pratiques sur la façon de rédiger un e-mail de rappel efficace, persuasif, professionnel et poli.
Commencez par un salut amical
Commencez votre message en utilisant le même ton que vous emploierez par la suite. Utilisez une formule de politesse chaleureuse, à la fois professionnelle et personnelle. Cependant, cela dépend de votre proximité avec la personne que vous contactez par e-mail.
S'il s'agit d'un ami, d'un collègue ou d'une personne avec laquelle vous avez déjà échangé, un simple "Bonjour (nom)" suffira. Si vous envoyez un e-mail à un client à propos d'une facture ou d'une réunion Zoom à venir, une formule plus formelle comme "Cher/Chère (nom)" ou même "Madame/Monsieur" fonctionnerait mieux.
Soyez poli
La politesse est l'un des aspects les plus importants d'un e-mail de rappel réussi. Pour rédiger un e-mail de rappel chaleureux, il est important de maintenir un ton respectueux et poli tout au long du message, sans être offensant ou agressif, pour que le destinataire réponde de manière calme. S'il se sent offensé ou contrarié par votre e-mail, il se peut que vous ne receviez aucune réponse ou que la réponse soit désagréable.
Pour éviter que cela ne se produise, utilisez des formules telles que "Veuillez ; Merci de bien vouloir ; Je vous prie de" tout au long de votre e-mail, en préférant les phrases concises et factuelles si le message concerne un sujet sensible. Si vous connaissez le destinataire et que le sujet est moins sérieux, vous pouvez aussi ajouter une phrase agréable quelque part dans l'e-mail. Par exemple, vous pourriez conclure votre e-mail en disant :
"J'espère que vous passerez une belle soirée et que vous profiterez du beau temps !"
Rappelez-leur gentiment le sujet de l'e-mail
Rappelez poliment au destinataire ce que vous attendez de lui en utilisant des termes qui l'incitent à agir. Vous pouvez par exemple lui demander : "cliquez sur ce lien pour payer maintenant", "cliquez sur le lien ci-dessous pour confirmer votre réservation" ou "merci de répondre à cet e-mail en indiquant la date ou l'heure qui vous convient le mieux."
Cela vous permettra de montrer que vous attendez quelque chose de sa part tout en utilisant un ton poli du début à la fin de l'e-mail qui l'encourage à répondre le plus tôt possible.
Expliquez pourquoi vous envoyez un e-mail de rappel
Le fait d'expliquer pourquoi vous lui avez envoyé un e-mail de suivi peut mettre l'accent sur l'urgence du problème et encourager votre destinataire à vous répondre. Il est préférable d'expliquer cette raison au début de l'e-mail, par exemple :
"Je souhaitais simplement vous rappeler que nous avons prévu une réunion ce vendredi..."
"Je vous envoie un dernier rappel concernant votre facture en retard. Merci de payer la facture dans les plus brefs délais en suivant..."
Le fait d'expliquer pourquoi vous envoyez un e-mail de suivi vous permettra d'éviter que le destinataire s'énerve tout en l'aidant à comprendre le but de votre message. Si l'e-mail de rappel est envoyé avant la date limite, le ton peut généralement être plus détendu. Si la date limite est dépassée et que vous attendez une réponse rapide, votre ton peut refléter cette urgence.
Proposez de l'aide
Faire savoir au destinataire qu'il peut vous contacter à tout moment est un excellent moyen d'adoucir vos e-mails de rappel, en particulier s'ils concernent de l'argent ou un sujet sensible.
Cela vous aidera également à en savoir plus sur ce que fait votre destinataire et s'il a lu vos e-mails ou non. Cette invitation fonctionne dans la plupart des cas et peut se présenter sous la forme d'une simple phrase à la fin de votre e-mail :
"N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions."
Terminez l'e-mail de manière amicale
En plus du point mentionné ci-dessus, offrir de l'aide est un excellent moyen de conclure l'e-mail sur une note positive, ce qui est important si vous souhaitez recevoir une réponse constructive.
Une formule de politesse simple et professionnelle est toujours efficace, mais la dernière phrase de votre e-mail doit montrer au destinataire qu'il peut vous contacter si besoin est. Pensez à fournir vos coordonnées à la fin de l'e-mail pour montrer à votre destinataire que vous êtes fiable et qu'il peut vous répondre en toute confiance.
Pour mesurer le taux de réponse par e-mail, comparez le nombre d'e-mails envoyés au nombre de réponses reçues.
Conseils pour rédiger des e-mails de rappel sur un ton amical
De nos jours, il n'est pas rare que des e-mails soient négligés ou oubliés, ce qui peut être frustrant lorsque vous attendez une réponse de quelqu'un.
Cependant, il existe des moyens de rédiger des e-mails de rappel amicaux pour rafraîchir la mémoire de votre destinataire sans paraître trop insistant ou impoli.
Utilisez un ton amical
Nous l'avons rappelé à plusieurs reprises tout au long de cet article, et ce pour une bonne raison ! Un e-mail de rappel amical permet d'éviter les réactions hostiles des deux côtés et d'établir de bonnes relations avec vos clients ou collègues en maintenant une communication positive !
Soyez bref
Soyez concis et direct pour faire passer votre message de la manière la plus efficace possible. Beaucoup de gens lisent les e-mails à la va-vite pour aller droit au but, vous avez donc tout intérêt à ce que vos messages soient brefs,
sans sacrifier les formules de politesse pour autant.
Personnalisez votre message
Mentionnez le nom de votre destinataire pour ajouter une touche personnelle et l'inciter à répondre à l'e-mail en lui montrant que vous vous adressez directement à lui.
Si vous connaissez le destinataire, vous pouvez aussi aborder d'autres sujets pour que l'e-mail de rappel reste amical et positif. Par exemple, si vous envoyiez un e-mail à un collègue, vous pourriez lui dire :
"Bravo pour la présentation de la semaine dernière ! Je vous envoie simplement cet e-mail pour
vous rappeler que..."
Expliquez vos attentes
Expliquez clairement au destinataire ce que vous attendez de lui et ce que vous espérez qu'il fasse après avoir lu votre e-mail de rappel. Cela évitera toute ambiguïté ou tout retard supplémentaire. De plus, le fait d'indiquer clairement ce que le destinataire doit faire en ajoutant des liens Web rendra les choses bien plus simples pour lui.
Envoyez vos rappels au bon moment
Il peut être difficile de savoir quand envoyer un e-mail de rappel, car cela dépend de chaque situation. Que ce soit avant ou après une date limite, assurez-vous de laisser suffisamment de temps à votre destinataire pour qu'il réponde à votre e-mail et fasse ce que vous attendez de lui. Ce délai peut varier en fonction de la tâche que vous souhaitez qu'il fasse, vous devez donc en tenir compte au moment de planifier vos e-mails de rappel.
Erreurs à éviter avec les e-mails de rappel
Il y a également plusieurs choses à ne jamais faire lorsque vous rédigez un e-mail de rappel. Le manque de précision, le manque d'urgence et un trop grand nombre d'e-mails peuvent dissuader le destinataire de répondre à vos e-mails, voire même de les lire. Attirez l'attention de votre destinataire avec une ligne d'objet concise et directe et assurez-vous d'éviter certaines de ces erreurs courantes :
- Être trop insistant
- Ne pas personnaliser votre message
- Être trop vague
- Ne proposer aucune valeur ajoutée
- Envoyer trop de rappels
- Ne pas tester vos e-mails
Boostez vos taux de réponse grâce à des e-mails de rappel
Les e-mails de rappel sont un excellent moyen de stimuler le taux de réponse et l'engagement. Que vous envoyiez un rappel en anticipant une échéance à venir ou que la date limite soit déjà passée, un e-mail de rappel bien écrit est souvent tout ce dont le destinataire a besoin pour formuler sa réponse.
Assurez-vous d'employer un ton poli, clair, personnalisé et qui va droit au but pour que votre e-mail de rappel soit efficace. Concentrez-vous sur le fait de faire passer votre message et mettez l'accent sur ce que vous attendez de la part du destinataire, tout en veillant à établir une relation de confiance entre vous.
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