Rappels de paiement en souffrance par SMS : incitez vos clients à payer

Les gens prêtent attention aux SMS, et beaucoup vérifient leurs notifications dans les minutes qui suivent la réception d’un message. Ils sont donc plus enclins à effectuer le paiement immédiatement, ce qui signifie que vous recevez l’argent plus rapidement.

Fait gagner du temps à votre entreprise

Vous pouvez automatiser les messages de rappel de paiement que vous envoyez en connectant votre système de facturation au fournisseur de services de messagerie texte de votre choix.

Créez les déclencheurs qui détermineront quand un message sera envoyé, créez vos modèles de rappel de paiement, et votre service de messagerie se chargera du reste.

Cette automatisation vous permettra de gagner du temps et d’économiser des ressources, car vous n’aurez plus à envoyer manuellement des rappels de facturation, et vous garantira de traiter les paiements en retard dès qu’ils deviennent problématiques.

Favorise les bonnes relations client

Il arrive parfois que vos meilleurs clients ne vous paient pas dans les délais. Ils peuvent avoir une question sur votre produit ou service, rencontrer eux-mêmes des problèmes de trésorerie ou avoir simplement égaré votre facture.

En envoyant un rappel discret, vous montrez à vos clients que vous respectez et appréciez leur fidélité, ce qui les incitera à rester fidèles à votre entreprise et à la recommander à leur famille et à leurs amis.

Huit étapes pour créer des SMS de rappel de paiement percutants

Rédiger des messages de rappel de paiement efficaces est une compétence. Vous devez être respectueux, tout en rappelant aux clients qu'il y a des conséquences en cas de paiements manqués ou partiels.

Voici 8 points à garder à l’esprit lorsque vous rédigez vos SMS de rappel de paiement.

Étape n° 1 : être aimable et poli

Il peut être tentant d’adopter une attitude agressive et d’exiger un paiement immédiat, surtout si votre client vous doit beaucoup d’argent. Cependant, il est préférable d’envoyer un rappel amical lorsque vous demandez un paiement.

Un message agressif ou hostile peut aliéner un bon client qui est par ailleurs satisfait de votre produit ou service, ou le rendre moins enclin à effectuer un paiement.

Un client mécontent peut parler de son expérience à ses amis et à sa famille, voire déposer une plainte auprès du bureau local de protection des consommateurs ou du Better Business Bureau (BBB).

Même s’il est important d’être aimable, vous ne devez pas paraître trop décontracté. L’utilisation d’émojis ou de langage SMS peut vous faire passer pour quelqu’un de peu professionnel ou inciter les clients à se méfier de votre message.

Vérifiez vos rappels de paiement avant de les envoyer. Seriez-vous satisfait de recevoir ce message si vous étiez à la place de votre client ?

Étape n° 2 : rédiger des messages courts

Un SMS standard est limité à 160 caractères, espaces et symboles compris.

Veillez à ce que votre message de rappel de paiement soit concis. Sinon, vous devrez peut-être payer pour envoyer votre rappel sous forme de plusieurs messages.

Les messages courts sont également plus faciles à lire et à comprendre, ce qui augmente les chances que les clients effectuent un paiement immédiatement.

Étape n° 3 : utiliser la personnalisation

La plupart des clients attendent désormais que votre entreprise personnalise ses efforts de marketing, 71 % d’entre eux considérant la personnalisation comme la norme.

Personnaliser vos SMS de rappel de paiement permet de les mettre en évidence dans les notifications de vos clients et de les rendre plus fiables. Plutôt que d’envoyer une demande générique, vous envoyez un message adapté à chaque client.

L’un des moyens les plus simples de personnaliser votre message consiste à utiliser le nom de votre client au début de votre message. Vous pouvez également mentionner le nom de votre entreprise si cela est approprié.

Étape n° 4 : inclure les détails pertinents

Si vous souhaitez que vos clients vous paient avant la date d’échéance, plus vous fournirez d’informations dans vos SMS, mieux ce sera.

En mentionnant le montant du paiement, le numéro de référence ou de facture et la date d’échéance, vous aiderez vos clients à identifier le paiement spécifique qu’ils doivent effectuer et la date à laquelle ils doivent l’envoyer.

Vous pouvez également inclure un lien vers votre portail de paiement en ligne, dont nous parlerons plus en détail ultérieurement.

Étape n° 5 : combiner avec d’autres canaux marketing

Les clients peuvent avoir besoin de quelques rappels avant d’être prêts à payer en ligne. Vous pouvez utiliser les SMS en complément d’autres canaux de marketing, numériques et classiques, pour les inciter à passer à l’action.

Une bonne stratégie consiste à compléter vos rappels de paiement par SMS par e-mail marketing. Vous pouvez utiliser les e-mails pour fournir des informations plus détaillées sur les méthodes de paiement, ainsi que pour joindre une facture.

Vous pouvez également appeler vos clients, utiliser le publipostage ou, si vous disposez d’une application mobile, envoyer des notifications push ou intégrées à l’application.

Si vous utilisez plusieurs canaux de marketing pour atteindre vos clients, veillez à ne pas envoyer trop de messages. Inonder les clients de rappels de paiement peut les agacer et les inciter à ne plus acheter chez vous.

Étape n° 6 : fournir un lien de paiement

En ajoutant un lien direct vers votre portail de paiement dans votre rappel, vous permettez à vos clients d’effectuer facilement leur paiement immédiatement, surtout s’ils ne sont pas chez eux ou au bureau.

Assurez-vous que votre portail de paiement est réactif sur mobile et se charge rapidement sur Internet mobile. Les signaux de confiance tels que les vérifications de sécurité et les méthodes de paiement acceptées peuvent renforcer la confiance des clients dans votre portail de paiement en ligne.

Si vous ne disposez pas d’un portail de paiement, ajoutez un lien vers une page qui répertorie tous les différents moyens dont disposent les clients pour vous contacter afin de lancer le processus de paiement. Par exemple, un numéro de téléphone ou une adresse à laquelle ils peuvent envoyer un chèque.

Étape n° 7 : offrir un service client

Il arrive parfois que les clients ne soient pas en mesure d’effectuer un paiement immédiatement. Ils peuvent retenir le paiement parce qu’ils ne sont pas satisfaits de votre produit ou service ou parce qu’ils souhaitent discuter d’un plan de paiement.

Dans ce cas, facilitez autant que possible la prise de contact avec vous pour vos clients. Le moyen le plus simple consiste à leur demander de répondre à votre message de rappel de paiement ou de vous fournir une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.

Étape n° 8 : conserver les traces des communications

Garder une trace de toutes les fois où vous avez communiqué avec les clients au sujet d'un solde impayé peut aider à résoudre les litiges et vous protéger si un client se plaint.

Par exemple, si un client affirme n’avoir jamais reçu de rappel de paiement, vous pouvez facilement identifier tous les différents messages que vous avez envoyés et à quel moment vous les avez envoyés.

Vous pouvez également voir quels canaux de communication et types de messages sont les plus efficaces pour encourager les clients à payer en ligne.

La meilleure façon de tenir un journal est d’utiliser votre système de gestion des relations client (GRC).

Quatre modèles de messages de rappel de paiement

Lorsque vous relancez un client pour le paiement d’une facture, vous souhaitez envoyer différents messages de rappel de paiement en fonction de la date d’échéance du paiement.

Par exemple, si la date d’échéance est dans quelques semaines, un simple rappel amical suffit. Cependant, si un paiement est en retard, vous devrez peut-être être plus direct et expliquer en détail ce qui se passera s’ils ne paient pas.

Dans cette section, nous vous expliquons les 4 types de messages de rappel de paiement que vous êtes susceptible d’envoyer, et vous proposons quelques exemples de SMS de rappel de paiement pour vous aider à démarrer. Il vous suffit de personnaliser ces modèles avec les informations pertinentes et d’import les sur votre plateforme de messagerie texte.

Modèle n° 1 : rappel de paiement courtois

Un SMS de rappel de paiement est un message que vous envoyez bien avant la date d’échéance. Il encourage les clients à payer à l’avance, ce qui peut améliorer votre trésorerie en tant qu’entreprise.

Ce rappel de paiement sera probablement très amical et chaleureux. En fonction de la date limite de paiement, vous pouvez envoyer ce message plusieurs fois avant la date d’échéance spécifiée.

« Bonjour [nom du client], nous vous rappelons que votre paiement de [montant] pour la facture [numéro] est dû le [date]. Veuillez effectuer le paiement à l’adresse [lien]. Merci, [nom de l’entreprise]. »

« Bonjour [nom du client], [nom de l’entreprise] vous rappelle que votre paiement de [montant] pour la facture [numéro] est dû le [date]. Merci de nous avoir choisis. [Lien] »

Modèle n° 2 : rappel de date d’échéance

Un SMS de rappel de date d’échéance est un message que vous envoyez à l’approche de la date d’échéance. Cela peut être le jour même de l’échéance ou quelques jours avant.

Le but de ce SMS est d’inciter le client à régler le solde impayé avant qu’il ne devienne en souffrance. Ce SMS restera amical et poli, mais sera plus direct que le rappel de paiement courtois.

Il est important d’ouvrir vos canaux de communication afin d’encourager les clients à vous contacter s’ils rencontrent des difficultés pour effectuer un paiement.

« Bonjour [nom du client], votre paiement de [montant] pour la facture [numéro] est dû aujourd’hui. Veuillez effectuer le paiement ici [lien]. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions. [Nom de l’entreprise]. »

« Bonjour [nom du client], votre paiement de [montant] pour la facture [numéro] est dû le [date]. Veuillez effectuer le paiement afin d’éviter des frais de retard. Merci, [nom de l’entreprise]. [Lien]. »

Modèle n° 3 : demande de paiement en retard

Un SMS de demande de paiement en retard est un message que vous envoyez si le solde reste impayé après la date d’échéance. Nous vous recommandons d’envoyer ce texte 7 à 14 jours après la date d’échéance.

Ce SMS sera plus direct que les deux rappels précédents, mais il est toujours essentiel de rester poli. Une demande de paiement hostile peut mettre le client sur la défensive et le dissuader d’organiser le paiement.

Pour encourager les clients à régler leurs paiements ou à vous contacter en cas de problème, vous pouvez mentionner les pénalités éventuelles, telles que les frais de retard ou la suspension des services.

« Votre paiement de [montant] pour la facture [numéro] est désormais en retard. Veuillez régler dès que possible afin d’éviter toute mesure supplémentaire : [lien]. [Nom de l’entreprise]. »

« Objet : Facture [numéro] pour [nom de l’entreprise]. D’après nos registres, votre paiement de [montant] était dû le [date]. Veuillez effectuer le paiement aujourd’hui afin d’éviter toute mesure supplémentaire : [lien] »

Modèle n° 4 : avis final

Un SMS de dernier avis est le dernier rappel que vous envoyez à un client avant de prendre des mesures supplémentaires pour récupérer l’argent qu’il vous doit. Nous vous recommandons de l’envoyer 30 jours après la date d’échéance.

Ce SMS sera le message le plus ferme et le plus direct que vous enverrez. Il est essentiel de faire comprendre la gravité de la situation et ce qui se passera si les choses continuent à s’aggraver. Indiquez une date limite précise afin que les clients sachent quand ils doivent effectuer leur paiement.

Nous vous recommandons également d’envoyer un e-mail ou une lettre dans cette situation. Cela vous permettra de fournir davantage d’informations sur les conséquences d’un défaut de paiement et de conserver une trace écrite au cas où le client prétendrait ne pas avoir reçu le SMS.

« DERNIER AVIS DE [NOM DE L’ENTREPRISE] : Vous avez un solde impayé de [montant] pour la facture [numéro]. Le paiement immédiat est exigé avant le [date] : [lien] »

« DERNIER AVIS : Votre paiement de [montant] pour la facture [numéro] est toujours en attente. Veuillez payer avant le [date] pour éviter toute escalade : [lien]. Contactez [entreprise] si nécessaire. »

Principaux points à retenir

• Qu’est-ce qu’un SMS de rappel de paiement en souffrance ? un SMS de rappel de paiement en souffrance est un message texte que vous envoyez à un client pour lui rappeler qu’il vous doit de l’argent.
• L’envoi de SMS de rappel de paiement présente des avantages considérables : les SMS sont faciles à personnaliser et peuvent être lus rapidement, ce qui augmente les chances que les clients y répondent favorablement. De plus, vous pouvez les automatiser, ce qui vous permet de gagner du temps et d’économiser des ressources.
• Insérez toutes les informations dont votre client a besoin pour démarrer le processus de paiement : Cela inclut le montant dû, un numéro de référence ou de facture, et un lien direct vers votre prestataire de paiement.
• Rédigez des SMS qui aident les clients, sans les frustrer : respectez la limite de 160 caractères, soyez aimable et respectueux, et proposez une assistance supplémentaire si nécessaire.
• Vous pouvez utiliser 4 modèles différents de rappels de paiement : Il s’agit notamment d’un SMS de rappel amical, d’un rappel de date d’échéance, d’une demande de paiement en retard et d’un dernier avis avant que vous ne preniez d’autres mesures.