De nombreuses entreprises rencontrent de la lassitude vis-à-vis des réunions. Les équipes organisent trop de réunions, dont la plupart sont improductives. Ces rencontres prennent du temps qui pourrait être consacré à d’autres tâches, telles que la mise en œuvre de stratégies de vente ou la recherche de leads.
Par exemple, une réunion de vente qui n’apporte aucune information supplémentaire sur la stratégie actuelle ou qui n’aide pas chaque commercial à comprendre comment utiliser les nouveaux outils ou techniques est une perte de temps qui devrait être consacré à la recherche de leads ou à la communication avec les clients. Cet exemple s’applique aux entreprises de toutes tailles.
Pour remédier à une dépendance excessive vis-à-vis des réunions pour les équipes commerciales, l’idéal est d’élaborer soigneusement un ordre du jour. L’objectif est de couvrir tous les sujets essentiels que les commerciaux doivent connaître pour donner le meilleur d’eux-mêmes.
Avec ce type de planification, un service peut organiser une ou deux réunions commerciales par semaine tout en fournissant aux membres de l’équipe tout ce dont ils ont besoin pour être performants et atteindre leurs objectifs de vente.
Dans cet article, nous allons examiner les éléments essentiels d’une réunion commerciale réussie afin que vous puissiez être sûr de bien utiliser votre temps. Voici comment élaborer l’ordre du jour parfait pour une réunion de vente.
Qu’est-ce qu’un ordre du jour de réunion commerciale ?
L’ordre du jour d’une réunion commerciale sert de feuille de route pour aborder tous les sujets nécessaires dans le temps imparti. En général, l’ordre du jour d’une réunion d’équipe de vente comprend une liste des points à aborder, des activités ou des interactions que le responsable commercial ou tout autre animateur de la réunion souhaite inclure.
L’ordre du jour peut également inclure une liste d’objectifs à atteindre au cours de la réunion. Ceux-ci peuvent être classés par ordre de priorité afin que les informations les plus importantes ou les mesures les plus urgentes soient traitées en premier.
Un ordre du jour destiné aux membres de l’équipe commerciale est généralement rédigé et communiqué à tous les participants avant la réunion.
Pourquoi est-il important d’avoir un ordre du jour pour les réunions commerciales ?
Les réunions désorganisées font perdre un temps qui serait mieux investi dans d’autres activités. Un ordre du jour garantit que la réunion reste centrée et structurée, et fournit des informations, des mises à jour ou des formations qui aident les commerciaux à être plus performants dans leur travail.
L’ordre du jour donne un objectif à la réunion et informe les commerciaux des sujets qui seront abordés afin qu’ils puissent se préparer avant la réunion si nécessaire.
De plus, grâce à des attentes claires, les membres de l’équipe commerciale seront davantage convaincus que la réunion en vaut réellement la peine et ne perdront pas leur temps ni ne s’en serviront comme excuse pour décrocher en milieu de journée.
Comment mener une réunion commerciale
Pour que vos réunions commerciales soient efficaces, vous devez comprendre les besoins et les défis spécifiques de votre équipe. Les exemples d’ordre du jour peuvent varier en fonction du secteur, de la composition de l’équipe de vente et de l’expérience des commerciaux. Cependant, chaque ordre du jour comporte des éléments similaires, quels que soient les détails.
La réunion hebdomadaire d’une start-up technologique sera très différente de la revue trimestrielle d’une entreprise pharmaceutique, mais les principes fondamentaux restent les mêmes.
Pour apprendre à mener efficacement une réunion commerciale, il faut trouver le juste équilibre entre structure et flexibilité. Un modèle d’ordre du jour se concentre sur les domaines suivants.
Objectif de la réunion
Un directeur commercial doit toujours établir l’ordre du jour de ses réunions en fonction d’un ensemble d’objectifs. En définissant d’abord ces derniers, il est beaucoup plus facile de choisir les sujets à aborder lors de la réunion.
Toute mise à jour des mesures à prendre, discussion ou module de formation qui contribue à la réalisation des objectifs doit figurer à l’ordre du jour. Tout élément qui ne contribue pas à la réalisation de ces objectifs ne doit pas être inclus dans la liste.
Indiquer l’heure et le lieu
Bien sûr, n’oubliez pas de fournir les informations essentielles concernant le lieu et l’heure du début de la réunion. Vous pouvez également fixer une durée maximale pour la réunion.
Ce facteur aide à maintenir la réunion sur la bonne voie au fur et à mesure que vous progressez dans les éléments de l’ordre du jour, et permet aux autres membres de l’équipe de planifier le reste de leur journée autour de la réunion.
Liste des participants
Vous pouvez décider d’inviter toute l’équipe commerciale à la réunion. Avant cela, vous devez déterminer si chaque membre a intérêt à y participer. Si le contenu de l’ordre du jour ne contribue pas à améliorer ses performances ou sa compréhension du processus commercial, il serait peut-être plus utile qu’il se consacre à d’autres tâches.
Vous devez également vous assurer que vous disposez des ressources et de l’expertise nécessaires pour couvrir les sujets à l’ordre du jour. Par exemple, si la réunion porte sur les fonctions et caractéristiques GRC d’une nouvelle plateforme, vous aurez besoin d’une personne connaissant bien le logiciel pour vous aider à l’expliquer et à répondre aux questions qui pourraient être posées pendant la réunion.
Éléments clés d'un ordre du jour efficace pour une réunion de vente
Toute réunion commerciale réussie commence par un ordre du jour bien pensé qui tient compte de la situation et des objectifs spécifiques de votre équipe.
Le modèle d’ordre du jour d’une réunion commerciale varie en fonction des besoins de votre équipe de vente. Par exemple, les représentants itinérants axés sur les ventes en face à face ou B2B auront des préoccupations différentes de celles des commerciaux sédentaires.
Les équipes commerciales terrain peuvent avoir besoin de plus de temps pour discuter de la gestion des territoires et des stratégies de relation client, tandis que les équipes commerciales internes se concentrent souvent sur le volume d’appels, les taux de conversion et les techniques de qualification des leads.
Le plus important est que votre ordre du jour corresponde aux priorités et aux défis actuels de votre équipe. Toutefois, un ordre du jour standard pour une réunion commerciale comprendra les éléments clés suivants :
Introduction
Chaque réunion devrait commencer par un bref aperçu des objectifs que vous souhaitez atteindre avant la fin du temps imparti. Idéalement, tout le monde aura déjà pris connaissance de l’ordre du jour, ce qui vous évitera de passer trop de temps sur ce point.
Un directeur commercial peut souhaiter donner une tournure positive à la réunion. Il peut y parvenir en mentionnant les succès remportés ou en félicitant un membre de l’équipe pour ses performances ou ses efforts au cours de la semaine précédente. Mettre en avant ces victoires peut contribuer à booster le moral et à inspirer les collaborateurs pour la semaine à venir.
Examiner les chiffres et actions de la semaine précédente
L’étape suivante consiste à examiner les performances par rapport aux critères de référence et aux mesures à prendre définis lors de la réunion précédente. Même si vous ne souhaitez pas vous enliser dans ces détails, ils sont importants pour donner un contexte à la réunion.
Cette partie de la réunion permet aux commerciaux de donner leur avis sur les stratégies actuelles en matière de processus de vente. Ces informations peuvent aider à orienter la conversation vers les prochaines étapes de la réunion.
Les membres de l’équipe peuvent prendre la parole pendant cette partie de la réunion, mais vous pouvez également présenter des rapports basés sur des analyses pour montrer les performances réelles de l’équipe par rapport aux critères de référence ou aux domaines d’intervention définis lors de la réunion précédente.
Planification pour la semaine à venir
Après avoir examiné les performances, vous disposez des commentaires et des informations nécessaires pour ajuster les objectifs ou les stratégies pour la semaine à venir et les réunions futures.
Au cours de cette partie de la réunion, vous définissez clairement ces critères et ces attentes pour la semaine suivante. Vous présentez également les stratégies et les processus que l’équipe mettra en œuvre pour atteindre les objectifs.
Discuter des nouveaux produits/services
L’étape suivante consiste à discuter des nouveaux produits et services que l’équipe doit promouvoir au cours de la semaine à venir. Concentrez-vous sur les arguments de vente uniques, les stratégies et les marchés cibles pour ces nouveaux articles.
Pour préparer cette partie de la réunion, vous pouvez collecter des données à partir de votre GRC afin d’identifier les leads potentiels ou les caractéristiques des clients susceptibles de bénéficier de ces nouvelles offres.
Discuter des défis et des obstacles
L’équipe peut ensuite discuter de la manière de relever les défis actuels et anticiper les obstacles qui pourraient se présenter au cours de la semaine suivante.
L’un des objectifs de chaque réunion commerciale devrait être de traiter ces obstacles. Même si vous ne parvenez pas à résoudre complètement le problème à la fin de la réunion, vous pouvez clairement définir les problèmes et proposer des solutions à tester au cours de la semaine à venir.
Session de questions-réponses
Une partie de chaque réunion commerciale devrait être consacrée aux questions. Les commerciaux peuvent poser des questions sur des aspects spécifiques du plan ou de la stratégie pour la semaine à venir. Ces sessions de questions-réponses sont utiles car elles permettent aux commerciaux d’obtenir des éclaircissements qui pourraient les aider à améliorer leurs performances.
Étapes suivantes
Vous pouvez terminer chaque réunion en passant en revue les objectifs et les stratégies pour les atteindre, et en définissant les mesures spécifiques que les membres de l’équipe commerciale doivent prendre au cours de la semaine précédant la prochaine réunion.
Conseils pour réussir vos réunions commerciales
Pour organiser efficacement une réunion trimestrielle, mensuelle ou hebdomadaire, il ne suffit pas de se présenter avec une liste de sujets à aborder.
En plus de suivre un modèle d’ordre du jour organisé, vous pouvez garantir le succès de vos réunions en suivant ces étapes fondamentales :
- Rester concentré et concis : le chef des ventes ou tout autre animateur de réunion doit veiller à ce que celle-ci reste centrée sur l’ordre du jour et les sujets les plus importants. La conversation peut parfois s’enliser dans des détails sans importance. Essayez toujours de ramener la discussion sur les objectifs principaux et les mesures à prendre.
- Donner la priorité aux sujets importants : classez les sujets à aborder lors de la réunion commerciale par ordre d’importance. Cette approche vous permet de traiter en premier lieu les sujets les plus importants. Même si vous ne parvenez pas à aborder tous les sujets prévus, la réunion aura tout de même été utile, car elle aura permis aux membres de l’équipe de vente d’acquérir des informations et d’élaborer des plans qu’ils pourront mettre en œuvre au cours de la semaine suivante.
- Prévoir du temps pour la discussion et les interactions : si vous prévoyez un moment spécifique pour les questions et la discussion, les membres de l’équipe attendront ce moment pour faire part de leurs commentaires, ce qui vous permettra de suivre l’ordre du jour sans interruption.
- Préparer une semaine à l’avance : la préparation est essentielle. Si vous ne savez pas exactement quels points inclure dans votre ordre du jour, utilisez les analyses ou les données d’un système GRC de vente pour déterminer les sujets qui apporteront le plus à votre équipe.
Erreurs courantes à éviter dans les réunions de vente
Tout le monde peut rencontrer des difficultés pour organiser des réunions commerciales efficaces qui profitent réellement à sa force de vente.
De nombreux cadres pensent optimiser le temps de leur équipe en la saturant d’informations à chaque instant, mais cette approche se retourne souvent contre eux, laissant l’ensemble des collaborateurs débordés ou démotivés.
Si les entretiens individuels ont leur place dans le cadre d’un accompagnement personnalisé et des discussions sur le pipeline des ventes, les réunions de groupe ont un objectif différent et nécessitent une planification minutieuse pour permettre à votre équipe de devancer la concurrence.
Comprendre ces erreurs peut vous aider à créer des réunions qui feront réellement bouger les lignes en matière de performances commerciales.
Manque de préparation ou objectifs peu clairs
Entrer dans une réunion sans objectifs clairs fait perdre du temps à votre équipe et vous empêche de mener des réunions commerciales efficaces. Une équipe de vente solide a besoin de leaders qui font progresser l’organisation en planifiant minutieusement et en fixant des objectifs spécifiques et mesurables pour chaque session.
Surcharger l’ordre du jour
Essayer de tout couvrir en une seule session conduit à des discussions superficielles qui n’apportent aucune valeur ajoutée. Lorsque vous passez rapidement sur des sujets importants liés au pipeline des ventes, votre équipe quitte la réunion sans avoir acquis les connaissances approfondies dont elle a besoin pour mettre en œuvre efficacement les changements.
Ne pas donner la parole à tous les participants
Les réunions dominées par une ou deux personnes passent à côté des précieuses contributions des autres membres de l’équipe. Si les entretiens individuels sont parfaits pour le coaching personnel, les sessions de groupe doivent encourager la participation de tous afin de maximiser les connaissances collectives et l’adhésion.
Négliger le suivi ou la responsabilisation
Les bonnes idées et les mesures à prendre ne servent à rien sans un suivi adéquat. Les équipes perdent rapidement confiance dans le processus de réunion lorsque les décisions prises ne sont jamais réexaminées ou mises en œuvre, ce qui sape tout l’intérêt de rassembler tout le monde.
Outils pour rationaliser le processus de vos réunions commerciales
La technologie adéquate peut transformer vos réunions commerciales, qui sont souvent chronophages, en sessions productives et motivantes qui génèrent des résultats concrets. Les équipes de vente modernes ont accès à des outils puissants qui automatisent les tâches routinières, améliorent la collaboration et garantissent que rien ne passe entre les mailles du filet entre deux réunions.
Au lieu de passer du temps sur des tâches administratives, vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte le plus : gérer votre équipe et stimuler la croissance du chiffre d’affaires. Ces outils peuvent vous aider à créer un processus de réunion plus efficace et plus performant.
Plateformes GRC de vente avec intégration des réunions
Votre système de gestion de la relation client doit être le centre névralgique de toutes les données et informations relatives aux réunions. Les plateformes GRC modernes s’intègrent parfaitement aux outils de visioconférence et synchronisent automatiquement les notes de réunion, les actions à mener et les tâches de suivi directement dans les dossiers client.
Outils de collaboration et de prise de notes
Les documents partagés et les plateformes collaboratives garantissent que tout le monde reste en phase avant, pendant et après les réunions. Ces outils permettent aux membres de l’équipe de contribuer à l’ordre du jour à l’avance, de prendre des notes en temps réel et d’accéder aux résumés des réunions quand ils en ont besoin.
Outils de calendrier et de planification pour les équipes
Les plateformes de planification avancées éliminent les échanges fastidieux pour trouver des créneaux de réunion et peuvent automatiquement bloquer du temps pour la préparation et les activités de suivi. De nombreux outils s’intègrent également à votre GRC pour planifier les réunions avec les clients et les points internes en fonction des étapes du cycle de vente et de la disponibilité de l’équipe.
Préparez votre équipe commerciale à la réussite
Organiser des réunions commerciales efficaces n’est qu’un élément parmi d’autres dans la mise en place d’une force de vente performante.
Pour maximiser véritablement votre succès commercial, vous avez besoin d’outils qui prennent en charge l’ensemble de votre processus de vente, de la génération de leads à la fidélisation des clients. Cela signifie que vous devez disposer de systèmes qui vous aident à identifier les prospects qualifiés, à entretenir les relations et à maintenir une communication cohérente tout au long du cycle de vente.
La plateforme marketing complète de Mailchimp peut renforcer vos efforts en matière de réunions commerciales en vous fournissant des informations précises sur votre audience, des workflows automatisés pour cultiver vos leads et des analyses intégrées qui donnent à votre équipe les données dont elle a besoin pour prendre des décisions éclairées.
Principaux points à retenir
- Un ordre du jour bien structuré pour vos réunions commerciales permet à votre équipe de rester concentrée sur des objectifs clairs et évite les discussions inutiles qui ne mènent à aucun résultat.
- Les réunions commerciales fructueuses allient structure et flexibilité, laissant le temps à l’équipe d’apporter sa contribution tout en maintenant l’élan vers des objectifs spécifiques.
- Une bonne préparation est essentielle pour garantir l’efficacité des réunions. Elle consiste notamment à examiner les données relatives aux performances, à définir les priorités et à s’assurer que les bonnes personnes assistent à chaque session.
- Le suivi et la responsabilisation transforment les décisions prises lors des réunions en résultats concrets qui améliorent réellement les performances commerciales de votre équipe.