Éléments essentiels d'un ordre du jour réussi pour une réunion de vente

Qu'est-ce qu'un ordre du jour de réunion de vente ?

Un ordre du jour pour une réunion de vente sert de feuille de route pour couvrir tous les sujets nécessaires pendant le temps imparti. En général, l'ordre du jour d'une réunion d'équipe commerciale comprend une liste de points de discussion, d'activités ou d'interactions que le responsable des ventes ou un autre responsable de réunion souhaite inclure.

L'ordre du jour peut également inclure une liste d'objectifs à atteindre pendant la réunion. Ils peuvent être répertoriés par ordre de priorité afin que les mises à jour ou les actions les plus essentielles soient traitées en premier.

Un ordre du jour de réunion pour les membres de l'équipe commerciale est généralement rédigé et partagé avec tous les participants à la réunion avant la réunion.

Pourquoi est-il important d'avoir un ordre du jour de réunion de vente ?

Les réunions mal organisées font perdre du temps qu'il vaudrait mieux consacrer à d'autres activités. Un ordre du jour permet de cibler et de structurer la réunion et de fournir des informations, des mises à jour ou des formations qui aident les représentants à être plus performants dans leur travail.

L'ordre du jour donne l'objectif de la réunion et informe les représentants des sujets qui seront abordés, afin qu'ils puissent, le cas échéant, se préparer avant la réunion.

En outre, si les attentes sont claires, les membres de l'équipe de vente seront davantage convaincus que la réunion est réellement utile et qu'elle ne leur fera pas perdre leur temps ou ne leur servira pas d'excuse pour se déconnecter au milieu de leur journée de travail.

Comment créer une réunion de vente efficace ?

Les exemples d'ordre du jour des réunions de vente peuvent varier en fonction du secteur d'activité, de la composition de l'équipe commerciale et de l'expérience des représentants. Cependant, chaque ordre du jour de réunion de vente comporte des composantes similaires, quels que soient les détails.

Un modèle d'ordre du jour de la réunion de vente se concentre sur les domaines suivants.

• Objectif de la réunion : un responsable des ventes doit toujours élaborer son ordre du jour de réunion autour d'un ensemble d'objectifs. En définissant d'abord les objectifs, il est beaucoup plus facile de choisir des sujets pour la réunion. Toutes les mises à jour, discussions ou modules de formation qui aident à atteindre les objectifs appartiennent à l'ordre du jour. Tout ce qui n'aide pas à atteindre ces objectifs ne doit pas être inclus dans la liste.
• Indiquez l'heure et le lieu : bien sûr, n'oubliez pas de fournir les détails fondamentaux sur l'emplacement de la réunion et l'heure à laquelle elle commence. Vous pouvez également définir une limite de temps pour la réunion. Ce facteur aide à maintenir la réunion sur la bonne voie au fur et à mesure que vous progressez dans les éléments de l'ordre du jour, et permet aux autres membres de l'équipe de planifier le reste de leur journée autour de la réunion.
• Liste des participants : vous pouvez décider d'inviter toute l'équipe commerciale à la réunion. Avant de le faire, vous devez décider si chaque membre de l'équipe commerciale peut tirer profit de cette participation. Si le contenu de l'ordre du jour n'aide pas leur performance ou leur compréhension du processus de vente, peut-être leur temps serait-il mieux consacré à d'autres tâches.

Vous devez également vous assurer que vous disposez des ressources et de l'expertise nécessaires pour couvrir les sujets à l'ordre du jour. Par exemple, si la réunion couvre les fonctions et fonctionnalités GRC d'une nouvelle plateforme, vous voudrez de quelqu'un connaissant le logiciel pour l'expliquer et répondre aux questions qui pourraient être posées pendant la réunion.

Éléments essentiels d'un ordre du jour réussi pour une réunion de vente

Le modèle exact de l'ordre du jour pour la réunion de vente varie en fonction des besoins de votre équipe commerciale. Par exemple, les représentants itinérants axés sur les ventes en face à face ou B2B auront des préoccupations différentes de celles des commerciaux sédentaires.

Néanmoins, un ordre du jour de réunion de vente standard contiendra les éléments clés suivants :

Introduction

Chaque réunion doit commencer par un bref aperçu des objectifs que vous souhaitez atteindre dans le temps alloué. Idéalement, tout le monde a déjà examiné l'ordre du jour, vous n'aurez donc pas besoin de passer trop de temps dans ce domaine.

Un responsable des ventes peut souhaiter donner à la réunion un aspect positif. Ils peuvent y parvenir en mentionnant les réussites ou en distinguant un membre de l'équipe de vente pour ses performances ou ses efforts au cours de la semaine précédente. La mise en valeur de ces réussites peut aider à stimuler le moral et à inspirer la semaine à venir.

Examiner les chiffres et les mesures à prendre de la semaine dernière

L'étape suivante consiste à vérifier les performances par rapport aux critères de référence et aux actions définis lors de la réunion précédente. Bien que vous ne souhaitiez pas vous disperser dans ces détails, ils sont importants pour situer la réunion dans son contexte.

Cette partie de la réunion donne aux représentants la possibilité de formuler des suggestions sur les stratégies actuelles du processus de vente. Ces informations peuvent aider à concentrer la conversation sur les prochaines parties de la réunion.

Les membres de l'équipe peuvent avoir le temps de parler pendant cette partie de la réunion, mais vous pouvez également présenter des rapports basés sur des analyses pour montrer comment l'équipe a effectivement fonctionné par rapport à tous les critères de référence ou domaines d'intervention définis lors de la réunion précédente.

Planifier pour la semaine à venir

Après avoir examiné les performances, vous disposez du feed-back et des informations nécessaires pour ajuster les objectifs ou stratégies pour la semaine et les réunions à venir.

Au cours de cette partie de la réunion, vous définissez clairement ces critères de référence et attentes pour la semaine prochaine. Vous présenterez également les stratégies et le processus que l'équipe utilisera pour atteindre les objectifs.

Discuter des nouveaux produits/services

L'étape suivante consiste à discuter des nouveaux produits et services que l'équipe doit promouvoir au cours de la semaine à venir. Concentrez-vous sur les arguments de vente uniques, les stratégies et les marchés cibles pour ces nouveaux articles.

Pour vous préparer à cette partie de la réunion, vous pouvez collecter des données à partir de la base de données GRC pour identifier les leads potentiels ou les caractéristiques des clients qui bénéficieront de ces nouvelles offres.

Discuter des défis et des obstacles

L'équipe peut ensuite discuter de la manière de gérer les défis actuels et de prévoir les obstacles qui pourraient survenir la semaine prochaine.

L'un des objectifs de chaque réunion de vente doit être d'aborder ces obstacles. Bien que vous ne puissiez pas résoudre complètement le problème à la fin de la réunion, vous pouvez clairement définir les problèmes et proposer des solutions à tester au cours de la semaine à venir.

Session de questions-réponses

Une partie de chaque réunion de vente doit être consacrée aux questions. Les représentants peuvent se renseigner sur des aspects spécifiques du plan ou de la stratégie pour la semaine à venir. Ces sessions de questions-réponses sont utiles, car elles permettent aux représentants de demander des éclaircissements qui pourraient aider à améliorer les performances.

Étapes suivantes

Vous pouvez terminer chaque réunion en passant en revue les objectifs et les stratégies pour les atteindre et en définissant les mesures spécifiques que les membres de l'équipe de vente doivent prendre au cours de la semaine à venir avant la prochaine réunion.

Conseils pour réussir vos réunions de vente

En plus de suivre un modèle d'ordre du jour de réunion de vente organisé, vous pouvez garantir une réunion réussie avec les étapes fondamentales suivantes :

• Restez concentré et concis : le responsable des ventes ou un autre animateur de la réunion doit veiller à ce que la réunion demeure concentrée sur l'ordre du jour et les sujets les plus importants. La conversation peut parfois s'enliser dans des détails sans importance. Essayez toujours de ramener les choses à la problématique des principaux objectifs et mesures à prendre.
• Hiérarchiser les sujets importants : répertorier les sujets à l'ordre du jour de la réunion de vente par ordre d'importance. Cette approche vous permet de traiter d'abord les sujets les plus vitaux. Même si vous ne parvenez pas à aborder chaque sujet de l'ordre du jour, la réunion apportera toujours de la valeur, des informations et des plans que les membres de l'équipe de vente pourront utiliser au cours de la semaine à venir.
• Accordez du temps à la discussion et à l'interaction : si vous donnez un temps spécifique pour les questions et la discussion, l'équipe réservera ses commentaires jusqu'à ce moment-là, ce qui vous permettra de passer en revue l'ordre du jour sans interruption.
• Préparez-vous une semaine à l'avance : la préparation est essentielle. Si vous n'êtes pas sûr des éléments à inclure dans votre agenda, utilisez les analyses ou les données d'un système GRC de vente pour décider des sujets qui apporteront le plus à votre équipe.