Come creare firme email ‑ Guida con modelli e formattazione

Se ti stai chiedendo come impostare un'email aziendale, devi pensare alla tua firma email. Una firma email professionale consiste nel testo aggiunto automaticamente in fondo a ogni email che invii da quell'account e rappresenta una parte fondamentale del design della tua email.

La firma email di solito consiste nel nome e nelle informazioni di contatto, come il numero di telefono, il sito Web, la sede e altre informazioni.

Se guardi gli esempi di firma email, vedrai che alcune firme di email sono composte solo da un nome. Altre firme di email possono includere numeri di telefono, nomi di aziende e foto. Con così tante varianti, potresti chiederti come creare una firma email efficace che faccia crescere il tuo brand e aumenti le conversioni.

Sono disponibili numerosi opzioni quando cerchi di assemblare una firma email, quindi devi capire bene come formattare una firma email mentre crei la tua mailing list. Qui di seguito troverai maggiori informazioni sul perché hai bisogno di una firma email professionale e su come puoi crearne una.

Firma email professionale e firma email personale a confronto

Per prima cosa, è fondamentale capire la differenza tra le firme delle email professionali e quelle personali. Anche se usare una firma professionale invece di una firma personale non è un grosso problema, di certo non vorrai usare la tua firma email personale in un'email professionale che stai inviando ai clienti.

Molte persone utilizzano le firme personali per aggiungere un tocco personale alle email che inviano ad amici e parenti. Queste firme possono anche aiutare le persone a verificare che sia tu a inviare loro un'email, perché un impostore potrebbe inviare un'email in testo normale. Non hai necessariamente bisogno di una firma personale per le tue email, ma in un mondo sempre più digitale è un'idea intelligente.

Le firme email professionali si differenziano dalle firme email personali perché sono progettate specificamente per l'uso aziendale; sono una firma email con brand aziendale. Ciò significa che di solito la tua firma email professionale includerà informazioni sulla tua azienda, la sede e qualsiasi altro dettaglio pertinente la tua vita professionale.

Una firma email adeguata è importante per la tua attività, quindi dovresti includere una firma professionale in ogni email della tua azienda.

Perché hai bisogno di una firma email professionale

Ci sono diverse ragioni per cui hai bisogno di una firma email aziendale. Ricorda che non c'è mai una seconda occasione per fare una prima impressione, e la tua firma email potrebbe essere una parte importante di quell'impressione. Ecco perché devi considerare la professionalità della tua firma email quando apri un account email aziendale.

Alcuni dei motivi per cui devi assicurarti di utilizzare le migliori firme email includono:

Creare un rapporto di fiducia

Uno dei primi motivi per cui hai bisogno di una firma email professionale è che può aiutarti a creare un rapporto di fiducia.

Sebbene tu possa firmare la tua email con il tuo nome, presentare i colori e i dettagli di contatto della tua azienda e i link ad altri account pertinenti può aiutare a creare un rapporto di fiducia con il destinatario perché la email avrà un aspetto professionale. Potrebbe anche essere una parte importante della tua strategia di generazione di lead.

Fornisci le tue informazioni di contatto

In questo modo sarà più facile essere contattato. Molte firme email contengono solo le informazioni essenziali, come il numero di telefono, altri indirizzi email e persino un indirizzo di lavoro.

Anche se devi sicuramente prestare attenzione quando invii email a persone che non conosci, puoi rendere molto più facile per le persone mettersi in contatto con te. Potrebbe persino aiutarti a migliorare la fidelizzazione dei clienti.

Aumenta la brand awareness

Una firma email efficace è importante anche per il branding. Potrebbe essere uno strumento importante che può aiutarti a stabilire una connessione più forte con il tuo mercato target, quindi devi pensare attentamente a come realizzarlo.

Potresti includere una tua foto, un logo aziendale e aggiungere un tocco personalizzato. Incoraggiano i destinatari a interagire attivamente con la tua email, il che può aiutarti a espandere l'impronta del tuo brand.

Espandi la tua strategia social

Sebbene fornire i tuoi dati di contatto sia importante, anche l'uso di una firma email può essere una parte importante della tua strategia di marketing multicanale. Ad esempio, potresti voler includere link ai tuoi account Twitter, LinkedIn o Facebook.

Se la tua azienda ha una forte presenza sui social, può essere utile includere un link a quella pagina. Puoi generare più follower sui social, aiutandoti a migliorare l'efficacia della tua strategia di marketing digitale.

Metti in mostra la tua personalità

Mentre assembli la tua email marketing, devi trovare un modo per dare un aspetto umano alla tua azienda. Uno dei modi migliori per farlo è mostrarne la personalità. Quando crei una solida firma email professionale, puoi includere una varietà di immagini, layout, dimensioni, caratteri e colori.

Sono tutti componenti fondamentali di design che possono farti distinguere dalla massa. Vuoi essere creativo e professionale allo stesso tempo, il che potrebbe aiutarti a generare più lead.

Le firme delle email sono cambiate molto nel corso degli anni, ma una cosa è rimasta uguale: includere le informazioni giuste è importante. La tua firma email dovrebbe dire alle persone chi sei, qual è il tuo lavoro e come possono mettersi in contatto con te, ma ci sono anche molte altre informazioni che dovresti includere. Se vuoi sfruttare al meglio il tuo modello di firma email, ecco cosa dovrebbe includere la tua firma email.

Nome e cognome

La prima cosa che vuoi includere nel modello di firma email è il tuo nome completo. Il tuo nome completo dovrebbe essere la prima cosa che le persone vedono quando guardano la tua firma email e dovrebbe essere facile da leggere.

Se nel mondo professionale sei conosciuto con un nome diverso, puoi includere quel nome alla fine delle tue email. In questo modo è facile per le persone capire rapidamente da chi proviene un'email e chi possono contattare in caso di domande o feedback.

Dovresti sempre includere il nome completo della persona che sta effettivamente inviando l'email. Ad esempio, non dovresti utilizzare la tua firma email se qualcun altro sta inviando un'email per conto della tua azienda; ogni dipendente o dirigente dovrebbe avere la propria firma univoca.

Informazioni sul lavoro

Per quanto importante sia il tuo nome, non fornisce comunque alle persone tutte le informazioni necessarie su chi sta inviando loro un'email. Oltre al tuo nome e cognome, nella tua firma email dovresti includere informazioni dettagliate sul lavoro. Puoi iniziare menzionando il tuo titolo professionale, che suggerisce alle persone se hanno a che fare con un dirigente, un dipendente o un membro dello staff delle risorse umane. Dovresti anche indicare il reparto in cui lavori, in modo che le persone sappiano quali sono le tue responsabilità e come contattarti.

Includere le informazioni sul lavoro nel piè di pagina dell'email e come parte del modello di firma email dà alle persone un'idea migliore di chi sta inviando loro un'email, il che è importante quando si inviano email che rappresentano un'azienda. Fornisci tutte le informazioni che desideri divulgare sul tuo lavoro.

Informazioni di contatto

Che tu stia rispondendo a una richiesta del servizio clienti o inviando email di marketing, è importante offrire alle persone un modo per contattarti con feedback o domande. Ecco perché le informazioni di contatto sono in cima alla lista delle cose da includere nella firma email.

Dopo aver detto alle persone chi sei e qual è il tuo lavoro, devi fornire loro le informazioni di contatto che possono usare per contattarti.

Le informazioni di contatto che inserisci nella firma email devono includere il tuo numero di telefono del lavoro e/o quello personale e il numero di telefono e l'indirizzo dell'azienda per cui lavori.

Link importanti

Inserire dei link nella firma email rende più facile per le persone agire dopo aver letto le tue email.

Usa questi link per indirizzare i lettori ai tuoi account sui social utilizzando le relative icone, offri loro un modo semplice per accedere al tuo sito web o consentire loro di contattare la tua azienda semplicemente facendo clic su un link. Puoi anche includere blocchi di contenuti sui social follow anziché link ai tuoi account social.

L'obiettivo di questi link è rendere più semplice per le persone rispondere alle tue email, sia che rispondano visitando il tuo sito web, sia inviando un'email utilizzando il modulo di contatto. Per lo meno, devi includere un link al sito web della tua azienda.

Requisiti legali

A seconda della tua giurisdizione e del tipo di azienda che gestisci, potresti essere legalmente obbligato a includere determinati elementi nella tua firma email.

Nel Regno Unito, devi fornire il nome della tua azienda, il numero di registrazione della società e il luogo in cui ti sei registrato. Devi anche includere una clausola di opt-out che consente alle persone di annullare l'iscrizione alle tue email.

Altri dettagli legali che potresti voler aggiungere alla tua firma email sono le clausole di esclusione di responsabilità legale, finanziaria e assicurativa. Proteggere la tua azienda dalle responsabilità è un aspetto fondamentale dell'email marketing.

CTA

Un buon call to action può essere molto efficace in una campagna di email marketing.

L'obiettivo è quello di guidare gradualmente i lettori nella giusta direzione, sia che vogliano dare un'occhiata ai tuoi nuovi prodotti, sia che vogliano acquistare i tuoi prodotti in saldo, oppure se vogliono contattare la tua azienda con un feedback sui prodotti.

Tieni presente che la tua call to action non deve essere troppo insistente. Non devi fare pressione sui lettori per spingerli ad agire, ma devi far capire loro cosa possono fare se sono interessati alla tua email. Includere un link rende la tua call to action ancora più efficace e accessibile ai clienti.

Pronomi

Non sai mai con chi hai a che fare dall'altra parte del computer, quindi è buona educazione presentarsi brevemente a tutte le nuove persone.

Includere i pronomi nella firma email è parte integrante per essere sicuro che le persone sappiano come rivolgersi a te in caso di domande o feedback. Puoi farlo elencando i termini con cui preferisci che la gente si rivolga, come "lui" o "lei".

Includere i pronomi evita che altre persone commettano errori quando ti inviano un'email e, a sua volta, aiuta le persone a sentirsi più a loro agio nel contattarti.

Canali social

Quando invii email, devi pensare attentamente al percorso di acquisto. Cosa vuoi poi che faccia il destinatario della email?

Che tu invii email a partner commerciali o clienti, dovresti includere pulsanti su cui è possibile fare clic per arrivare ai tuoi canali social. Per aumentare la brand awareness, devi indirizzare più traffico verso i tuoi account social.

Se includi link ai social o icone di social, spingi i destinatari a saperne di più sulla tua azienda, il che potrebbe aiutarti a espandere la tua presenza sul mercato.

Se vuoi che questa strategia sia efficace, assicurati che i contenuti del tuo profilo sui social funzionino bene con le informazioni contenute nella tua firma email. Vuoi che i tuoi account sui social mostrino il lato migliore della tua azienda.

Foto o logo

Potresti anche voler includere una foto o un logo nella tua firma email. Il motivo principale per cui vuoi includere una foto o un logo nella tua firma email è che è uno dei modi migliori per catturare l'attenzione di qualcuno. La tua email contiene molte parole, ma non molte immagini. Una foto o un logo possono aiutarti ad attirare l'attenzione sulla firma email e a creare un rapporto di fiducia con il tuo pubblico mostrando la persona o il brand che sta dietro l'email.

Alcune delle best practice da seguire includono:

• Assicurati che il testo sia leggibile nella foto o nel logo. L'immagine dovrà essere piccola, quindi se c'è del testo, come il nome dell'azienda, assicurati che sia leggibile.
• Assicurati che l'immagine non sia troppo grande. Non vuoi che comprima il corpo dell'email.
• Non rendere la foto o il logo troppo pesanti. Troppi dettagli possono distrarre il lettore, perché potrebbe non sapere dove cercare.

Assicurati di ottenere il massimo dalla foto o dal logo che aggiungi alla tua firma email.

Cosa evitare nella tua firma email

Sapere cosa evitare è importante quanto sapere cosa includere nei template di firma email. Vuoi che la tua firma sia leggibile da tutti, quindi non includere caratteri personalizzati che alcuni dispositivi o client di posta elettronica potrebbero non supportare. Dovresti anche evitare di includere informazioni di contatto non necessarie per mantenere la tua firma breve.

Per quanto possa essere allettante riempire le email di grafici e altri elementi multimediali dall'aspetto gradevole quando si utilizza un editor di firme email gratuito, questo può causare lentezza nel caricamento delle email e una visualizzazione non corretta su alcuni dispositivi. Evita di inserire elenchi puntati, GIF animate e video nella tua firma email per garantire un caricamento rapido e facilità di lettura.

La tua firma e-mail è uno degli elementi principali che gli utenti usano per identificare le tue e-mail e quindi sapere cosa includere in una firma e-mail è importante.

La tua firma email dovrebbe includere il tuo nome completo, le tue informazioni di contatto, informazioni sul tuo lavoro, link importanti, requisiti legali, una call to action e i pronomi. Crea una firma email dettagliata, ma senza esagerare.

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Suggerimenti per la creazione di una firma email

Per creare una delle migliori firme email, considera attentamente quali informazioni includere. Sono disponibili molte opzioni di design, quindi come puoi essere sicuro che la tua firma email faccia esattamente ciò che ti aspetti? Ecco alcuni dei suggerimenti più importanti da tenere a mente:

Utilizza un branding coerente.

Assicurati che il branding nella firma email sia coerente. Ad esempio, assicurati che la combinazione di colori sia coerente con il brand dell'azienda. Se esiste un motto o uno slogan, assicurati che questo sia sempre coerente.

Accertati che tutti i link funzionino:

Se includi dei link nella tua firma email, assicurati che funzionino. Ad esempio, potresti includere un link alla home page aziendale per assicurarti che l'URL di destinazione sia corretto. \

Se includi link al tuo account di social, assicurati che funzionino correttamente. Tieni presente che gli URL potrebbero cambiare di tanto in tanto e che quindi è importante aggiornare la tua firma email di conseguenza.

Includi degli spazi bianchi

Anche se potresti essere tentato di inserire tutte le informazioni nella tua firma email in un'unica piccola area, inclusa la spaziatura, il destinatario potrebbe avere difficoltà a leggere tutte le informazioni se la firma email è troppo compressa.

Ciò renderà la tua firma email eccessivamente "affollata", il che significa che i destinatari avranno difficoltà a capire a cosa prestare attenzione. Assicurati di includere dello spazio bianco per facilitare la lettura. Inoltre, ricorda che le firme verranno visualizzate in modo diverso sui principali client di email.

Ad esempio, la tua firma potrebbe avere un aspetto diverso su Apple Mail, Yahoo Mail e Outlook.

Scegli con attenzione il carattere

Scegli con attenzione il carattere nella tua firma email. Anche se non deve corrispondere perfettamente al corpo dell'email, devi assicurarti che non sia difficile da leggere. Scegli anche un carattere che ispiri un senso di professionalità. La creatività è sempre ben accetta, ma non allontanarti troppo dalle consuetudini.

Controlla con attenzione che le tue informazioni di contatto siano corrette

Controlla sempre che le tue informazioni di contatto siano corrette. Il numero di telefono, l'indirizzo e la sede dell'ufficio possono cambiare di tanto in tanto. In tal caso, non dimenticare di aggiornare la firma email. Se il destinatario si rende conto che le informazioni di contatto riportate nella firma non sono accurate, ciò potrebbe avere un impatto negativo sull'immagine della tua azienda e comportare la perdita di lead.

Questi sono solo alcuni punti da tenere a mente per creare una firma email efficace. Seguendo questi suggerimenti sei sicuro che la tua firma email sarà professionale e sortirà i risultati sperati.

Esempi di firma e-mail

Ora che sai cosa sono le firme email, quanto sono importanti e come crearne una che si distingua, diamo un'occhiata ad alcuni esempi di firme email. Di seguito troverai tre esempi di firma email da cui puoi trarre ispirazione. Puoi scaricare tutti e tre i template per utilizzarli a tuo piacimento!

Modello di firma email n. 1

Nell'esempio di firma email riportata in alto, puoi notare che Michelle ha scelto come foto un'immagine del viso, utilizza molto spazio bianco e offre link su cui è possibile fare clic per i suoi canali social come Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn e YouTube.

Modello di firma email n. 2

Nell'esempio di firma email di Eric, i lettori possono facilmente notare la sua posizione di manager e trovare le sue informazioni di contatto come numero di telefono, indirizzo email, il suo sito web e la sede dove lavora. Inoltre, Eric ha un link che consente di chiamarlo tramite Zoom, il che può aiutare a promuovere le conversioni.

Modello di firma email n. 3

In questo esempio di firma email, Jon adotta un approccio diverso. In alto, Jon ha il logo aziendale, che aiuta ad aumentare la brand awareness, nonché il suo ruolo di consulente finanziario, mentre sotto sono riportate le sue informazioni di contatto. Anche se semplice nel design, questa firma email offre ai lettori tutte le informazioni di cui hanno bisogno per contattare direttamente Jon.

In conclusione: cosa è necessario sapere sui formati di firma email

La tua firma email è uno degli elementi principali che gli utenti usano per identificare le tue email e quindi sapere cosa includere in una firma email è importante. La tua firma email dovrebbe includere il tuo nome completo, le tue informazioni di contatto, informazioni sul tuo lavoro, link importanti, requisiti legali, una call to action e i pronomi. Crea una firma email dettagliata, ma assicurati che non sia troppo ingombrante.

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