Estrutura
Uma das maiores diferenças entre uma Solicitação de Proposta (Request for Proposal, RFP) e uma Solicitação de Cotação (Request for Quotation, RFQ) é como elas são estruturadas e as informações que contêm. Uma RFQ é mais breve que uma RFP porque é usada para saber o preço de um produto ou serviço, enquanto uma RFP é usada para descobrir detalhes mais gerais. Estas são as principais diferenças na estrutura de uma RFQ em comparação com uma RFP:
Estrutura da RFQ
- Informações da empresa: deve conter uma descrição geral da sua empresa e os requisitos necessários para o produto ou serviço. Inclua todas as informações importantes que você acha que o fornecedor precisará para fazer uma oferta no projeto.
- Metas do projeto: este deve ser um esboço das metas do seu projeto e como você pretende usar os produtos/serviços que compra para ajudar a alcançar essas metas.
- Cronograma: aqui, forneça um cronograma detalhado para a entrega esperada do produto/serviço.
- Preços: descreva suas condições de pagamento preferidas e o que você pretende gastar. Você também pode pedir que seus fornecedores incluam os métodos de precificação deles para que você possa ter uma ideia das estratégias que eles usam.
- Informações de contato: certifique-se de incluir informações de contato para que o fornecedor possa entrar em contato com você facilmente se tiver alguma dúvida.
Estrutura da RFP
- Informações da empresa: aqui, forneça uma introdução à sua empresa e aos seus valores, como os serviços que você fornece e o que o torna único, com as informações de contato.
- Visão geral do projeto: esta deve ser uma visão geral do seu projeto para que seus fornecedores em potencial possam ter uma ideia das metas e objetivos que você está tentando alcançar. Você também deve explicar claramente os pontos problemáticos que está tentando resolver com este projeto.
- Orçamento: forneça um orçamento ou faixa de preços que você esteja disposto a gastar para que seus fornecedores possam ter uma ideia da quantia com a qual você está trabalhando.
- Metas: você deve declarar claramente as metas que pretende alcançar com seu projeto. Inclua métricas quantitativas, se possível.
- Cronograma: explica o cronograma com o qual você está trabalhando e quando espera que o projeto seja concluído.
- Proposta: explicará como você deseja que as propostas dos fornecedores sejam estruturadas e o que você deseja que eles incluam nas respostas deles.
- Critérios de avaliação: descreverá os critérios que você usará para selecionar um fornecedor para trabalhar. Você deve incluir as prioridades e os itens obrigatórios que está procurando.
- Informações de contato: inclua suas informações de contato para que o fornecedor possa entrar em contato com você.
Propósito
A principal diferença entre uma RFQ e uma RFP é o propósito a que ela serve. Ambas servem a propósitos distintos, mas é importante conhecer as diferenças entre elas para que possa selecionar o fornecedor perfeito para o seu negócio e atingir os objetivos do seu projeto.
- RFQs: Uma RFQ é usada quando você já sabe exatamente o que quer e para que vai usá-la, mas precisa de mais informações sobre o preço do produto ou serviço.
- RFPs: Uma RFP é usada quando você não tem certeza de quais produtos ou serviços precisa exatamente para concluir um projeto e deseja pesquisar antes de decidir sobre um fornecedor. Com uma RFP, você procura informações mais concretas sobre um produto ou serviço para poder avaliar vários fatores antes de fazer uma escolha.
Perguntas
Outra diferença entre uma RFP e uma RFQ são as perguntas que são feitas. As RFQs fazem perguntas sobre preços para atender aos requisitos de um projeto. As RFPs fazem perguntas sobre um produto ou serviço, como preço, como ele funciona e a empresa do fornecedor.
É importante descobrir quais perguntas precisam ser respondidas para que você escolha o fornecedor certo que atenda a todas as suas qualificações. Você precisa examinar minuciosamente todos os seus fornecedores em potencial e garantir que eles possam responder a todas as suas perguntas.
Processo
O processo para uma RFQ difere do processo para uma RFP. Embora ambas sejam usadas para comprar um produto ou serviço de um fornecedor, o processo de uso de cada uma é muito diferente.
O processo de uso de uma RFQ será semelhante ao seguinte:
- Redija a RFQ: Primeiro, você precisa redigir sua RFQ. Os detalhes de uma RFQ diferirão para cada negócio, mas, em geral, devem conter as seguintes informações:
- Quantidade de mercadorias
- Preços
- Termos de pagamento
- Duração do projeto
- Estimativa do número de horas de trabalho
- Identifique os fornecedores: após descobrir exatamente o que deseja obter de um fornecedor e escrever a RFQ, você precisa identificar fornecedores em potencial. Você deseja escolher fornecedores respeitáveis, experientes e cujos valores se alinhem aos seus. Limitar seus fornecedores em potencial primeiro pode tornar seu processo de tomada de decisão muito mais fácil.
- Envie a RFQ aos fornecedores: após identificar alguns fornecedores em potencial com os quais você pode desejar trabalhar, envie a RFQ para eles. Certifique-se de dar aos fornecedores tempo suficiente para responderem a você.
- Analise as respostas da RFQ: após receber respostas de todos os seus fornecedores potenciais, é hora de analisar as respostas. É uma boa ideia usar um modelo para analisar as respostas para garantir que está avaliando todos com base nos mesmos padrões. Também é por isso que é importante que todas as suas RFQs sejam idênticas e que você peça a todos as mesmas informações.
- Escolha o fornecedor: agora que você revisou todas as respostas às suas RFQs, vem a parte empolgante: escolher um fornecedor para trabalhar. Você trabalhará em estreita colaboração com esta empresa, portanto, deseja ser absolutamente positivo sobre sua escolha. Também é importante informar aos outros candidatos que eles não foram escolhidos e agradecê-los pelo tempo dedicado. No entanto, como regra geral, você deve esperar até que todos os contratos sejam assinados e o acordo seja finalizado antes de informar aos outros fornecedores que eles não foram escolhidos.
O processo de usar uma RFP é ligeiramente diferente do de uma RFQ. Ele se assemelhará a algo como o seguinte:
- Identifique o escopo do projeto: antes de começar a criar sua RFP, você precisa identificar o escopo do seu projeto. Qual será o seu projeto? Quais metas você está buscando alcançar? E como você planeja alcançá-las? Você precisa ter as respostas para essas perguntas para que possa ter uma compreensão clara do tipo de fornecedores que está procurando. Sua RFP deve informar aos fornecedores sobre o problema que você está procurando resolver, portanto, você precisa identificar seus pontos problemáticos antes de procurar fornecedores.
- Pesquise fornecedores: após descobrir os detalhes do seu projeto e o que você espera alcançar com ele, você pode começar a procurar fornecedores. Você deve selecionar fornecedores altamente qualificados e experientes em seu setor para ter a certeza de que o fornecedor escolhido será profissional e respeitável.
- Redija a RFP: após selecionar alguns fornecedores para os quais enviar sua RFP, é hora de redigi-la. Você pode ter muitas perguntas que deseja que sejam respondidas, mas deve tentar manter sua RFP o mais concisa possível e se limitar a fazer apenas as perguntas importantes, como quem são seus concorrentes e se eles podem fornecer referências e avaliações. Você pode até pedir que eles forneçam uma análise de concorrente para que você possa ver como eles se comparam a outros fornecedores.
- Envie a RFP: após criar uma RFP bem redigida, você pode enviá-la para seus fornecedores em potencial. Certifique-se sempre de fornecer a eles tempo suficiente desde o envio da RFP até a data-limite das respostas para que eles possam formular uma boa resposta.
- Analise os envios da RFP: após receber todos os envios finais de seus fornecedores, você pode analisar as respostas deles. Para fazer isso, você deve primeiro comparar fatores críticos nas respostas deles e eliminar imediatamente fornecedores que não são qualificados. Após restringir sua lista a apenas algumas opções, você deve fazer uma comparação ainda mais aprofundada e ponderar os prós e os contras de cada escolha. Certifique-se de usar os mesmos critérios de pontuação para cada fornecedor para eliminar qualquer viés.
- Faça sua seleção: após ler todas as respostas e ter uma compreensão completa do que cada fornecedor pode trazer para a mesa, é hora de fazer sua seleção. Após escolher alguém com quem trabalhar, você pode criar, emitir e assinar um contrato para finalizar a decisão. Certifique-se de que tudo esteja finalizado com o fornecedor que você escolher antes de informar aos outros fornecedores que eles não foram escolhidos. Certifique-se de sempre agradecê-los pela atenção deles, mesmo que não tenham sido escolhidos para o trabalho.
