E‑Mail‑Schlussformeln für jede Branche und Situation

Was ist eine E-Mail-Schlussformel?

Die E-Mail-Schlussformel ist die letzte Zeile vor deinem Namen am Ende einer E-Mail. Es sind deine abschließenden Worte, deine letzte Gelegenheit, einen bleibenden Eindruck beim Empfänger zu hinterlassen. Auch wenn es wie ein kleines Detail erscheinen mag, kann die richtige E-Mail-Abschlussformel deine Botschaft verstärken, den richtigen Ton vermitteln und sogar beeinflussen, wie der Empfänger dich und deine E-Mail wahrnimmt.

E-Mail-Schlussformeln werden hauptsächlich in professionellen Umgebungen verwendet. Die Formalität des Tons kann je nach Situation variieren. Du kannst sie für E-Mail-Marketing, Vertriebskommunikation und interne Kommunikation mit Kollegen verwenden.

Es ist wichtig, zwischen E-Mail-Schlussformel und E-Mail-Signatur zu unterscheiden. Obwohl sie oft nahe beieinander erscheinen, haben sie eindeutige Zwecke. Die E-Mail-Schlussformel ist ein kurzer Gruß oder ein Wort, das deine Nachricht abschließt, wie z. B. „Mit besten Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Danke“.

Eine E-Mail-Signatur hingegen ist ein Informationsblock, der in der Regel Name, Titel, Unternehmen, Kontaktinformationen und manchmal ein Logo oder einen rechtlichen Haftungsausschluss enthält.

Die beiden Bestandteile ergänzen sich. Deine Schlussformel ist der personalisierte Abschluss deiner spezifischen Nachricht, während deine Signatur in all deinen E-Mails konsistente, formale Informationen über dich bereitstellt. Zusammen ergeben sie den letzten Eindruck deiner Kommunikation.

Was sind die Best Practices für E-Mail-Schlussformeln?

Beim Erstellen der perfekten E-Mail-Schlussformel gibt es einige Best Practices, die du beachten solltest. Diese Richtlinien helfen dir, einen Abschluss zu wählen, der angemessen, effektiv und professionell ist.

• Passe den Ton der E-Mail an: Der Abschluss deiner E-Mail sollte mit dem allgemeinen Ton deiner E-Mail übereinstimmen. Wenn du ein formelles Geschäftsangebot verfasst hast, ist eine lockere Formulierung wahrscheinlich fehl am Platz. „Mit freundlichen Grüßen“ könnte hingegen zu steif wirken, wenn du dich freundschaftlich mit einem langjährigen Kollegen austauschst.
• Berücksichtige die Beziehung: Deine Beziehung zu der Person, an die du schreibst, sollte sich im Schlussformel der E-Mail widerspiegeln. Schreibst du an einen potenziellen Kunden, deinen Chef oder einen befreundeten Arbeitskollegen? Jede Beziehung erfordert ein anderes Maß an Formalität und Vertrautheit in deinem Abschluss.
• Bleib professionell: Auch in eher lockeren Geschäftsumgebungen ist es wichtig, ein gewisses Maß an Professionalität in deiner E-Mail-Kommunikation zu bewahren. Vermeide übermäßig persönliche oder emotionale Schlussformeln im geschäftlichen Kontext, es sei denn, du hast eine sehr enge Beziehung zum Empfänger.
• Sei konsistent: Es ist zwar gut, dein E-Mail-Schlusswort auf die spezifische E-Mail und den Empfänger zuzuschneiden, aber versuche, bei deinen Abschlüssen eine gewisse Konsistenz zu wahren, besonders mit denselben Personen oder innerhalb desselben Unternehmens. Dies hilft, deine persönliche Marke und deinen Kommunikationsstil zu etablieren.
• Fasse dich kurz: Gute E-Mail-Schlussformeln sind prägnant, in der Regel ein bis drei Wörter. Sie sollen deine E-Mail abschließen, nicht eine neue Konversation beginnen.
• Bleib positiv: Wenn möglich, wähle E-Mail-Schlussformeln, die einen positiven oder unterstützenden Ton haben. Dies kann helfen, beim Empfänger einen guten Eindruck zu hinterlassen, selbst wenn der Inhalt der E-Mail neutral oder sogar negativ ist.
• Immer Korrekturlesen: Genau wie der Rest deiner Email sollte deine Schlussformel frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern sein. Bei E-Mail-Schlussformeln wird das erste Wort immer großgeschrieben. Achte auf Tippfehler, da sie eine ansonsten perfekte E-Mail beeinträchtigen können.
• Stimme die E-Mail auf deine Marke ab: Deine E-Mail-Schlussformel ist eine Erweiterung deiner persönlichen oder Unternehmensmarke. Wähle also einen Abschluss, der die Stimme und Werte deiner Marke widerspiegelt.

Professionelle E-Mail-Schlussformeln

Das Verfassen geeigneter professioneller E-Mail-Schlussformeln ist entscheidend, um ein geschliffenen und respektvolles Image im geschäftlichen Umfeld zu wahren. Der richtige Abschluss kann deine Professionalität stärken, während ein unpassender Abschluss deine Botschaft untergraben oder sogar deinem Ruf schaden könnte.

Es ist wichtig zu beachten, dass es bei professionellen E-Mail-Schlussformeln unterschiedliche Grade der Formalität gibt, die von Faktoren wie dem Empfänger, der Art der Konversation, den Branchennormen und deiner Beziehung zu der Person abhängen, an die du schreibst.

Sehen wir uns verschiedene Kategorien von professionellen E-Mail-Schlussformeln an:

Allgemeine professionelle E-Mail-Schlussformeln

Diese vielseitigen Schlussformeln funktionieren in den meisten professionellen Kontexten gut:

• Mit besten Grüßen: vermittelt Respekt und Wärme, ohne übermäßig formell zu sein
• Freundliche Grüße: ähnlich wie „Mit besten Grüßen“, jedoch mit einem etwas formellerem Ton
• Beste Grüße: kurz und freundlich, geeignet für kontinuierliche berufliche Beziehungen
• Danke: zeigt Wertschätzung, gut für E-Mails, in denen du eine Bitte formulierst

Formelle E-Mail-Schlussformeln

Verwende diese formellen Schlussformeln, wenn du mit Vorgesetzten, Kunden oder in einem sehr professionellen Umfeld kommunizierst:

• Mit freundlichen Grüßen: klassisch und formell, geeignet für offizielle Kommunikation
• Mit den besten Wünschen: gut geeignet für professionelle Kommunikation
• Herzliche Grüße: formell, aber herzlich, gut für den Aufbau beruflicher Beziehungen

Informelle E-Mail-Schlussformeln

Diese E-Mail-Schlussformeln eignen sich gut für Kollegen, die du gut kennst, oder in einem entspannten beruflichen Umfeld.

• Grüße: locker, kurz und knapp
• Alles Gute: herzlich und positiv, gut für kontinuierliche Geschäftsbeziehungen
• Pass auf dich auf: zeigt Fürsorge für den Empfänger, geeignet für freundschaftliche berufliche Beziehungen
• Nochmals vielen Dank: eine informelle Art, Dankbarkeit auszudrücken, geeignet für Follow-up-E-Mails

Lockere E-Mail-Schlussformeln

Verwende diese Formulierungen mit Bedacht in professionellen Umgebungen, in der Regel nur mit engen Kollegen oder in sehr informellen Branchen:

• Bis bald: impliziert eine regelmäßige Kommunikation, geeignet für enge Arbeitsbeziehungen
• Wir sehen uns später: sehr locker, nur in den ungezwungendsten professionellen Umgebungen verwenden
• Hab einen schönen Tag: freundlich und locker, aber für manche Kontexte vielleicht zu informell

Branchenspezifische E-Mail-Schlussformeln

Verschiedene Branchen haben oft ihre eigenen Kommunikationsnormen, einschließlich bezüglich der Verwendung professioneller E-Mail-Signaturen und formeller Schlussformeln. Das Maß an Formalität kann von einem Sektor zum anderen variieren, ähnlich wie bei jeder Art von Geschäftskorrespondenz. Zum Beispiel neigen Juristen eher zu formellen Abschlüssen, während Personen in kreativen Bereichen sich eher für informelle Schlussformeln entscheiden.

Werfen wir einen Blick auf einige branchenspezifische E-Mail-Schlussformeln, die dir helfen zu entscheiden, welche für dich geeignet ist:

Schlussformeln für Unternehmens- und Geschäfts-E-Mails

Die Unternehmenswelt erfordert oft ein Gleichgewicht zwischen Professionalität und Nahbarkeit. Ziehe diese Schlussformeln in Betracht:

• Mit besten Grüßen: Professionell und im geschäftlichen Umfeld allgemein anerkannt
• Mit freundlichen Grüßen: formell und traditionell, gut für offizielle Kommunikation
• Vielen Dank: höflich und anerkennend, gut für Vorschläge oder Anfragen

Schlussformeln für E-Mails in der Kreativbranche

Kreative Bereiche wie Marketing, Design oder Werbung erlauben oft mehr Persönlichkeit in der Kommunikation:

• Kreative Grüße: zeigt einen Hauch von Kreativität und ist gleichzeitig professionell
• Bis zum nächsten Mal: locker und freundlich, impliziert eine fortlaufende Zusammenarbeit
• Grüße: informell, aber für die Kreativbranche geeignet

Schlussformeln für E-Mails im Bildungsbereich

In akademischen Umgebungen kann der Ton variieren, je nachdem, ob du dich an Studierende, Kollegen oder Verwaltungsmitarbeiter wendest:

• Beste Wünsche: herzlich und professionell, geeignet für die meisten akademischen Kontexte
• Beste Grüße: etwas förmlicher, gut für E-Mails an Verwaltungsangestellte oder unbekannte Empfänger
• Kollegiale Grüße: professionell und dennoch freundlich, ideal für die Kommunikation zwischen Lehrkräften

Schlussformeln für E-Mails im Gesundheitswesen

Fachkräfte im Gesundheitswesen müssen oft eine Balance zwischen Herzlichkeit und Professionalität finden:

• Bleiben Sie gesund: fürsorglich und passend zur Branche
• Alles Gute: zeigt Interesse am Wohlergehen des Empfängers
• Passen Sie auf sich auf: zeigt Mitgefühl, ohne die Professionalität zu verlieren

Rechtliche Schlussformeln für E-Mails

Berufe im Bereich Recht erfordern in der Regel formellere und traditionellere Schlussformeln:

• Mit kollegialen Grüßen: förmlich und respektvoll, wird oft in der juristischen Kommunikation verwendet
• Mit freundlichen kollegialen Grüßen: förmlich, aber nicht zu steif, gut für die übliche berufliche Kommunikation eignet
• Vielen Dank: zeigt Dankbarkeit und bewahrt gleichzeitig Professionalität

Situationsspezifische E-Mail-Schlussformeln

Die Situation oder der Kontext deiner E-Mail kann erheblichen Einfluss auf die passendste Schlussformel haben. Indem du deine E-Mail-Schlussformel an die jeweilige Situation anpasst, kannst du die Effektivität deiner Nachricht erhöhen und beim Empfänger einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Sehen wir uns ein paar situationsspezifische E-Mail-Schlussformeln an:

Schlussformeln für Follow-up-E-Mails

Wenn du an ein vorheriges Gespräch oder Treffen anknüpfst, sollte deine Schlussformel zu weiterem Engagement ermutigen und dein Interesse an der Fortsetzung des Dialogs zeigen.

• Ich freue mich auf Ihre Antwort: zeigt Vorfreude und ermutigt zu einer Antwort
• Bis dahin: impliziert eine fortlaufende Kommunikation, geeignet für Follow-ups nach Treffen
• Bis bald: locker, aber effektiv für kontinuierliche Konversationen

Schlussformeln für Dankes-E-Mails

Indem du deine Dankbarkeit in deiner E-Mail-Schlussformel zum Ausdruck bringst, kannst du deine Wertschätzung unterstreichen und einen positiven Eindruck beim Empfänger hinterlassen.

• Herzlichen Dank: zeigt tiefe Dankbarkeit
• Vielen Dank: eine freundliche Art, Dankbarkeit zu zeigen
• Danke vielmals: eine formelle Art, deine Dankbarkeit zu betonen

Schlussformeln für Entschuldigungs-E-Mails

Wenn du eine Entschuldigungs-E-Mail schreibst, sollte deine Schlussformel deine Aufrichtigkeit widerspiegeln und dein Bedauern über die Situation verstärken.

• Es tut mir aufrichtig leid: zeigt echtes Bedauern
• Ich bitte um Entschuldigung: zeigt, dass du Verantwortung für deinen Fehler übernimmst
• Mit Bedauern: formelle Art, Reue oder Bedauern auszudrücken

Kondolenz-Schlussformeln für E-Mails

In Zeiten von Verlust oder Schwierigkeiten sollte deine E-Mail-Schlussformel Empathie und Unterstützung vermitteln und gleichzeitig ein angemessenes Maß an Formalität wahren.

• In tiefem Mitgefühl: drückt Mitgefühl und Anteilnahme aus
• Aufrichtige Anteilnahme: zeigt Unterstützung und Empathie
• Mit aufrichtigem Beileid: förmlich, aber einfühlsam

Schlussformeln für E-Mails zur Vernetzung

Wähle bei E-Mails, die darauf abzielen, berufliche Beziehungen aufzubauen, Schlussformeln, die Begeisterung für zukünftige Interaktionen zum Ausdruck bringen und die Tür für eine fortgesetzte Kommunikation offen lassen.

• Ich freue mich auf den Kontakt: drückt Begeisterung für zukünftige Interaktionen aus
• Ich hoffe auf ein baldiges Gespräch: ermutigt zu weiterer Kommunikation
• Bis zum nächsten Mal: einprägsam und geeignet für Follow-ups nach Konferenzen

Schlussformeln für Bewerbungs-E-Mails

Wenn du dich für eine Stelle bewirbst, sollte deine E-Mail-Schlussformel dein Interesse an der Position und deine Dankbarkeit für die Chance verstärken, während du einen professionellen Ton beibehältst.

• Vielen Dank für die Berücksichtigung meiner Bewerbung: höflich und anerkennend
• Ich freue mich darauf, zum weiteren Erfolg beizutragen: zeigt Begeisterung für die Position
• Ich freue mich auf ein persönliches Gespräch: zeigt Interesse an den nächsten Schritten

E-Mail-Schlussformeln zu Feiertagen

Wähle für saisonale Grüße Schlussformeln aus, die Wärme und Freude verbreiten und gleichzeitig inklusiv und für unterschiedliche Empfänger geeignet sind.

• Herzliche Grüße: geeignet für die meisten Feiertagsgrüße
• Erholsame Feiertage: neutrale Option für verschiedene Empfänger
• Schöne Feiertage: eine inklusive Option, um „Frohe Weihnachten“ in Nachrichten zum Jahresende zu ersetzen

Welche kulturellen Unterschiede gibt es bei E-Mail-Schlussformeln?

Verschiedene Kulturen haben unterschiedliche Normen für die Kommunikation, die deine E-Mail-Grußformel beeinflussen können. Wenn du dir dieser Normen bewusst bist, kannst du Missverständnisse vermeiden und Respekt für kulturelle Besonderheiten zeigen.

Zum Beispiel sind in vielen englischsprachigen Ländern Schlussformeln wie „Mit besten Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ in professionellen Kontexten üblich. In einigen europäischen Ländern sind jedoch aufwändigere Abschlüsse die Norm.

Außerdem kann in manchen Kulturen der Grad der Förmlichkeit bei E-Mail-Schlussformeln höher sein. Andere Kulturen bevorzugen wiederum informellere Schlussformeln. In Australien ist es nicht ungewöhnlich, dass professionelle E-Mails mit einem einfachen „Cheers“ unterzeichnet werden.

Bei der Kommunikation zwischen verschiedenen Kulturen ist es immer am besten, die förmlichere Variante zu wählen, bis man die spezifischen kulturellen Normen und die individuellen Vorlieben des Empfängers besser kennt.

Welche Unterschiede gibt es bei E-Mail-Schlussformeln zwischen den Generationen ?

Genauso wie kulturelle Hintergründe E-Mail-Schlussformeln beeinflussen können, sind auch Unterschiede zwischen den Generationen von Bedeutung. Verschiedene Altersgruppen haben unterschiedliche Vorlieben, wenn es darum geht, ihre E-Mails zu beenden.

Babyboomer bevorzugen oft traditionellere und formellere Abschiedsformeln wie „Mit freundlichen Grüßen“.

Die Generation X könnte zu etwas weniger formellen, aber dennoch professionellen Schlussformeln wie „Beste Grüße“ oder „Freundliche Grüße“ tendieren.

Millennials entscheiden sich oft für lockerere und freundschaftlichere Schlussformeln wie „Grüße“ oder „Danke“.

Die Generation Z ist noch informeller und verzichtet manchmal ganz auf traditionelle Schlussformeln oder verwendet sehr kurze Schlussformeln wie „Beste Grüße“ oder in weniger formellen Kontexten sogar Emojis.

Es ist wichtig zu beachten, dass dies Verallgemeinerungen sind und individuelle Vorlieben stark variieren können. Im Zweifelsfall ist es in der Regel am besten, den Ton und Stil der Person zu spiegeln, mit der du kommunizierst.

Was solltest du bei E-Mail-Schlussformeln vermeiden?

Obwohl es viele effektive Möglichkeiten gibt, eine E-Mail zu beenden, gibt es auch einige Praktiken, die du vermeiden solltest, um Professionalität und Klarheit in deiner Kommunikation zu bewahren:

• Passiv-aggressive E-Mail-Schlussformeln: Vermeide Schlussformeln, die passiv-aggressiv oder sarkastisch wirken könnten. Zum Beispiel: „Ich hoffe, das ist klar genug für dich“ oder „Da ich auf meine letzten drei E-Mails keine Antwort erhalten habe ...“ kann zu Spannungen führen und berufliche Beziehungen schädigen.
• Übermäßig informelle E-Mail-Schlussformeln in formellen Umgebungen: Während ein lockerer Ton in einigen Branchen oder mit engen Kollegen angemessen sein kann, kann es unprofessionell sein, in formellen Umgebungen zu informelle Formulierungen zu verwenden. Vermeide Schlussformeln wie „Tschüss“ oder „Mach's gut“ in der Geschäftskommunikation.
• Abkürzungen in der Schlussformel: Abkürzungen können manchmal faul oder unprofessionell wirken. Vermeide Abkürzungen wie „MfG“ statt „Mit freundlichen Grüßen“ in formellen oder professionellen E-Mails.
• Zu emotionale Schlussformeln: Es ist zwar gut, freundlich zu sein, aber übermäßig emotionale Grußformeln können in einem professionellen Kontext unangemessen sein. Vermeide daher Schlussformeln wie „Alles Liebe“ oder „XOXO“, es sei denn, du hast eine sehr enge persönliche Beziehung zum Empfänger und es handelt sich um einen ungezwungenen Rahmen.

Die perfekte E-Mail-Schlussformel verfassen

Die perfekte E-Mail-Schlussformel hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa Branche, Situation, Beziehung zum Empfänger und kulturellen Überlegungen. Das Wichtigste ist, dass du diese Elemente berücksichtigst und eine Schlussformel wählst, die mit deiner Botschaft übereinstimmt und dein professionelles Image stärkt.

Denke daran, dass deine E-Mail-Schlussformel ein integraler Bestandteil deiner gesamten E-Mail-Marketingstrategie ist. Sie ist ein kleines, aber leistungsstarkes Tool, das dir helfen kann, Beziehungen aufzubauen, deine Markenpersönlichkeit zu vermitteln und einen bleibenden Eindruck bei deinen Empfängern zu hinterlassen.

Während du deine E-Mail-Strategie weiter verfeinerst und deine E-Mail-Liste aufbaust, denke daran, dass die richtige Schlussformel der letzte Schliff ist, der deine Kommunikation aufwertet.

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