Wie du deine E-Mails beendest, ist wichtig. Da die E-Mail-Kommunikation scheinbar immer länger wird, kann dir eine gut formulierte E-Mail-Signatur dabei helfen, sinnvolle Verbindungen aufzubauen und zu verhindern, dass du potenzielle Chancen verpasst.
Wenn du potenzielle Kunden erreichst, Kundenanfragen beantwortest oder interne Teamdiskussionen verwaltest, gibt dein E-Mail-Abschluss den Ton für zukünftige Interaktionen an. Die Konsistenz der E-Mail-Kommunikation zwischen den Abteilungen ist ebenfalls entscheidend für den Zusammenhalt der Marke. Zu wissen, wie man eine E-Mail professionell beendet, kann dir helfen, dein Geschäft auszubauen.
Etwas wie „Herzliche Grüße“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ sorgt für einen professionellen, aber dennoch sympathischen Ton und legt den Grundstein für eine positive Geschäftsbeziehung. Aber diese Worte sind nicht immer der richtige Weg, um eine E-Mail-Kommunikation abzuschließen.
Was ist also der richtige Weg, um eine E-Mail abzuschließen, außer eine professionelle E-Mail-Signatur zu haben? Lies weiter, um zu erfahren, wie man eine E-Mail beendet.
Vorteile einer effektiven E-Mail-Schlussformel
Zu wissen, wie man eine E-Mail beendet, ist für geschäftliche Interaktionen mehr als nur eine Notwendigkeit. Da sich das E-Mail-Marketing ständig weiterentwickelt, muss jedes Element deiner Botschaft stärker eingesetzt werden, um deine Ziele zu erreichen. Hier erfährst du, warum deine E-Mail-Schlussformel wichtig ist:
Hinterlässt einen bleibenden positiven Eindruck
Genau wie ein fester Händedruck am Ende eines Meetings ist deine E-Mail-Signatur der letzte Kontaktpunkt mit deinem Leser. Ein durchdachter Abschluss trägt dazu bei, dass sich die Empfänger positiv an dich und deine Nachricht erinnern, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie antworten oder etwas unternehmen. Während der Text deiner E-Mail die Nachricht überbringt, festigt dein Schluss die Verbindung.
Ermutigt zum Engagement oder zum nächsten Schritt
Eine effektive E-Mail-Schlussformel kann ein subtiler, aber wirkungsvoller Call-to-Action sein. Egal, ob du eine Antwort erhalten möchtest, ein Treffen planst oder ein Projekt vorantreibst, deine abschließenden Worte können den Empfänger dazu veranlassen, den gewünschten nächsten Schritt zu tun. Für die Generierung potenzieller Kunden per E-Mail sollte jedes Element deiner Nachricht – einschließlich der Verabschiedung – auf deine Ziele ausgerichtet sein.
Schafft Vertrauen und Professionalität
Deine E-Mail-Signatur repräsentiert deine berufliche Identität. Ein gut formulierter Abschiedsgruß zeugt von Liebe zum Detail und Respekt für die Geschäftsetikette. Konsistente, professionelle Abschlüsse stärken die Glaubwürdigkeit bei deiner Zielgruppe und zeigen, dass du die Geschäftsbeziehung wertschätzt. Das ist besonders wichtig, wenn du mehrere E-Mail-Fäden mit verschiedenen Stakeholdern verwaltest.
Verstärkt deine persönliche oder Markenidentität
Die Art und Weise, wie du deine E-Mails schließt, ist eine Erweiterung deiner Markenstimme. Unabhängig davon, ob du formale Autorität oder zugängliche Expertise anstrebst, sollte deine Schlussformel mit deiner allgemeinen Markenbotschaft übereinstimmen. Diese Konsistenz in der Kommunikation trägt dazu bei, deine berufliche Identität zu stärken und macht deine E-Mails für die Empfänger sofort erkennbar.
Tipps zum Verfassen professioneller E-Mail-Schlussformeln
Das Erstellen einer effektiven E-Mail-Schlussformel muss nicht kompliziert sein. Egal, ob du eine E-Mail sendest oder Dutzende von Kundengesprächen verwaltest, diese Tipps helfen dir, jede Nachricht professionell und zielgerichtet zu beenden:
Passe den Ton deiner Nachricht an
Passe deine Schlussformel an den Gesamtton deiner E-Mail an und bleib dabei professionell. Der Ton deiner E-Mail-Schlussformel sollte sich natürlich aus dem Inhalt deiner Nachricht ergeben und ein zusammenhängendes Kommunikationserlebnis schaffen.
Wenn du zum Beispiel mit einem Kunden über den Zeitplan eines Projekts sprichst, sorgt ein formelles „Mit freundlichen Grüßen“ für Professionalität. Aber wenn du einen Teamerfolg feierst, könnte „Herzliche Grüße“ besser zum optimistischen Ton deiner Botschaft passen.
Verwende höfliche und respektvolle Sprache
Halte deine Sprache höflich und angemessen für die geschäftliche Kommunikation. Dies trägt zur Aufrechterhaltung beruflicher Beziehungen bei und zeigt, dass du die Zeit und die Position deines Empfängers respektierst. Zur richtigen E-Mail-Organisation gehört die Auswahl der richtigen Schlusswörter, basierend auf deiner Beziehung zum Empfänger.
Berücksichtige bei der Auswahl deiner Schlusswörter deine Zielgruppe. Ein Manager der höchsten Ebene würde vielleicht „Hochachtungsvoll“ zu schätzen wissen, während ein langfristiger Kunde vielleicht besser auf „Viele Grüße“ reagiert. Was auch immer du wählst, stelle sicher, dass sowohl deine Professionalität als auch deine Beziehung zum Leser widergespiegelt werden.
Gib deinen vollständigen Namen und Titel an
Du solltest deine E-Mail auf jeden Fall mit deinem vollständigen Namen und Titel abschließen.
Die Leute werden sich an deine E-Mail erinnern, wenn sie an deinem Angebot interessiert sind.
Beende deine E-Mail nicht mit Initialen oder auf eine andere unprofessionelle Art und Weise. Du kannst sogar verschiedene professionelle E-Mail-Schlussformeln ausprobieren, um eine zu finden, die deine Persönlichkeit und das Maß an Professionalität widerspiegelt, das deine Position erfordert.
Füge einen eindeutigen Call-to-Action hinzu
Jede professionelle E-Mail sollte deinen Empfänger zum nächsten Schritt führen. Egal, ob du möchtest, dass er ein Meeting im Voraus plant, ein Dokument überprüft oder Feedback gibt, mache deine Anfrage in deiner Schlussformel klar. Mit effektiven E-Mail-Automatisierungen kannst du diesen Call-to-Action sogar für ähnliche Arten von Nachrichten standardisieren und so die Konsistenz deiner Kommunikation sicherstellen.
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Halte es kurz
Der Schluss deiner E-Mail sollte kurz, aber wirkungsvoll sein. Vermeide lange Schlussformeln, die von deiner Hauptbotschaft ablenken könnten. Ein prägnantes Schlusswort zeigt, dass du die Zeit des Empfängers respektierst und dennoch professionell bleibst. Denke daran, dass Klarheit und Kürze in der Geschäftskommunikation oft Hand in Hand gehen.
Füge relevante Kontaktdaten ein
Bei der Wahl eines passenden Abschlusses ist es wichtig, dass du deine korrekten Kontaktdaten hinzufügst. Sicherlich hat die Person (oder die Personen) bereits deine E-Mail-Adresse, aber achte darauf, dass du die Telefonnummer deines Unternehmens und andere relevante Kontaktinformationen angibst, damit deine Kunden dich erreichen können.
Wenn deine Kontaktinformationen fehlen, könnte ein Kunde deine E-Mail schnell schließen, da es dann schwieriger für ihn ist, dich zu kontaktieren. Aus diesem Grund sind diese Informationen unbedingt notwendig.
Zeige dein Firmenlogo
Wenn du noch kein Firmenlogo hast, dann musst du dir auf jeden Fall eines zulegen. Ein benutzerdefiniertes Logo ist für den geschäftlichen Erfolg unerlässlich, und das richtige – vor allem einprägsame – Logo kann die Chancen erhöhen, dass sich ein potenzieller Kunde für dein Unternehmen entscheidet. Es gibt verschiedene Apps und Plattformen, die dir helfen können, das perfekte Logo zu gestalten, damit du möglichst erfolgreich bist.
Dein Logo muss Farbe, eine Designerfarbe und ein Design enthalten. Wenn du dir nicht sicher bist, wie du dein Logo entwerfen sollst, kann Mailchimp dich beraten und neuen kleinen Unternehmen bei der Erstellung ihres Logos helfen. Dein Logo und deine Marke gehen Hand in Hand, also nimm diese Sache immer ernst.
Beispiele für E-Mail-Signaturen
Unterschiedliche Situationen erfordern unterschiedliche Schlussformeln. Da E-Mail-Marketing bei deiner täglichen Arbeit immer ausgefeilter und wichtiger wird, muss deine Signatur über alle Kommunikationsarten hinweg nahtlos funktionieren. Hier sind effektive Beispiele für jedes Geschäftsszenario:
Professionelle E-Mail-Korrespondenz-Schlussformeln
In der formellen Geschäftskommunikation sollte deine Unterschrift Respekt und Professionalität widerspiegeln. Optionen wie „Viele Grüße“, „Danke für Ihre Zeit“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ eignen sich gut für Erstkontakte, Kundenkommunikation und Korrespondenz mit Führungskräften. Wenn du deinen vollständigen Titel und deine beruflichen Referenzen angibst, unterstreicht das deine Kompetenz und Autorität.
Freundliche oder lockere E-Mail-Abschlüsse
Wenn du mit Stammkunden oder Teammitgliedern kommunizierst, kannst du einen herzlicheren Ton annehmen und gleichzeitig die Professionalität für die beste E-Mail-Schlussformel bewahren. Schlussformeln wie „Mit den besten Grüßen“, „Ich freue mich auf unser nächstes Gespräch“ oder „Vielen Dank“ helfen, eine Beziehung aufzubauen und die Beziehung professionell zu halten. Diese Schlussformeln funktionieren besonders gut, wenn du fortlaufende E-Mail-Fäden verwaltest.
Schlussformeln für überzeugende oder Verkaufs-E-Mails
Bei der Generierung von potenzielle Kunden und der Verkaufskommunikation sollten deine E-Mail-Schlussformeln zum Handeln auffordern und gleichzeitig Vertrauen aufbauen. Unterschriften wie „Lassen Sie es mich wissen, wie ich Ihnen helfen kann“, „Ich freue mich darauf, diese Möglichkeit zu erkunden“ oder „Ich freue mich auf Ihr Feedback“ ermutigen zu einer Antwort, ohne den beratenden Ansatz zu vernachlässigen. Diese Schlussformeln für geschäftliche E-Mails funktionieren am besten, wenn sie mit einem klaren Call-to-Action kombiniert werden.
Schlussformeln für E-Mails für den Kundenservice oder Support
Support-E-Mails müssen Empathie und Zuverlässigkeit vermitteln. Sätze wie „Ich bin hier, um Ihnen zu helfen“, „Ich helfe Ihnen gern“ oder „Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie noch etwas brauchen“ geben den Kunden das Gefühl, dass du dich für ihre Zufriedenheit einsetzt. Diese Schlussformeln sind besonders wichtig, wenn Bedenken angesprochen oder Probleme mithilfe von E-Mail-Organisationssystemen gelöst werden.
Schlussformeln für Nachfass-E-Mails
Wenn du dich auf frühere Unterhaltungen hin meldest, sollte deine Schlussformel sanft, aber zielgerichtet sein. Optionen wie „Ich freue mich auf Ihre Reaktion“, „Ich bin neugierig auf Ihre Antwort“ oder „Es würde mich freuen, wenn wir den nächsten Schritt unternehmen könnten“ erinnern die Empfänger an ausstehende Aktionen, ohne aufdringlich zu sein. Diese Abschlüsse tragen dazu bei, die Dynamik in laufenden Geschäftsgesprächen aufrechtzuerhalten.
Die sichere Wahl für die Schlussformel von E-Mails
Zu wissen, wie man eine E-Mail beendet, ist eine wertvolle Geschäftsfähigkeit, die dich von anderen abheben kann. Dein E-Mail-Abschluss und deine Signatur sind Werkzeuge, die dir helfen, Beziehungen aufzubauen, deine Marke zu stärken und Projekte voranzutreiben. Ein starkes Schlusswort kann darüber entscheiden, ob du eine Antwort bekommst oder ignoriert wirst.
Die E-Mail-Marketing-Plattform von Mailchimp hilft dir, professionelle E-Mail-Schlussformulierungen ohne großen Aufwand zu erstellen. Du kannst Zeit mit Signaturvorlagen sparen, deine Markenfarben und dein Logo automatisch hinzufügen und automatisierte Nachfassmaßnahmen einrichten, die für dich funktionieren. Egal, ob du Kunden hilfst, Verkäufe abschließt oder mit deinem Team zusammenarbeitest, unsere Tools stellen sicher, dass du deine E-Mails immer richtig beendest. Registrier dich noch heute bei Mailchimp.
Wichtige Erkenntnisse
- Professionelle E-Mail-Schlussformulierungen wirken sich erheblich auf deine Markenwahrnehmung und den Aufbau von Beziehungen aus.
- Strategische Schlussformeln können die Antwortraten steigern und sinnvolles Engagement fördern.
- Die richtigen Kontaktinformationen und visuellen Branding-Elemente stärken deinen professionellen Auftritt.
- Maßgeschneiderte Schlussformeln für verschiedene Szenarien helfen, bestimmte Kommunikationsziele zu erreichen.