Was ist Prozessdokumentation?

Definieren: Prozessdokumentation

Ein Prozessdokument ist ein internes Dokument, das klare Anweisungen zur Vervollständigung von etwas enthält. Jeder Schritt in einem Prozessdokument skizziert eine Reihe von Aufgaben mit einer detaillierten Beschreibung der Ausführung jeder Aufgabe. Es kann verwendet werden, um neue Mitarbeiter zu schulen, interne Geschäftsziele zu überwachen, aktuelle Prozesse zu rationalisieren und allen Mitarbeitern die wichtigsten Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

Dies sind einige Arten von Prozessdokumentation:

• Projektschritte und Meilensteine
• Interne Richtlinien
• Checklisten zum Ausfüllen
• Tutorials
• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Checklisten für interne Ziele

Prozessdokumente sind immer verfügbar und zugänglich, sodass Teammitglieder und Manager neue Prozesse oder Schritte in ein Live-Dokument integrieren können. In der Regel ist das Projektteam dafür verantwortlich, jeden Teil des internen Geschäftsprozesses auf dem neuesten Stand zu halten.

Die für das gesamte Team verantwortliche Person (z. B. Projektmanager, Creative Director, HR Executive) sollte jedoch immer sicherstellen, dass Prozesse dokumentiert werden, wenn sich die Stellenbezeichnungen oder Verantwortlichkeiten ändern und sich das Unternehmen weiterentwickelt.

Prozesskarte vs. Prozessdokument

Eine Sache, die man bei der Prozessdokumentation beachten sollte, ist, dass sie sich von der Erstellung von Prozesskarten unterscheidet. Wie bereits erwähnt, umfasst die Prozessdokumentation die Erstellung eines schriftlichen Dokuments, in dem jeder Schritt eines Prozesses eingehend erläutert wird. Auf der anderen Seite sind Prozesskarten Teil des Dokumentationsprozesses und bieten eine visuelle Darstellung oder ein Flussdiagramm des gesamten Prozesses.

Beispiele für Prozessdokumentation

Dokumentierte Prozesse können viele Formen annehmen und aus verschiedenen Gründen verwendet werden. Hier sind einige Beispiele für die Dokumentation von Geschäftsprozessen:

• Wie du einen PTO-Antrag genehmigst, beantwortest oder ablehnest
• Onboarding-Materialien und Meilensteine für neue Mitarbeiter
• Richtlinien zur Artikel- und Blogveröffentlichung
• Richtlinien für Remote-, Hybrid- und In-Office-Arbeit
• Verkaufsleitfaden und Checkliste für neue Kunden
• Schulungshandbuch und Module für Manager

Vorteile der Prozessdokumentation

Die Prozessdokumentation mag zwar wie eine Menge langweiliger Arbeit erscheinen, sie kann aber für Teammitglieder, Manager und Führungskräfte unglaublich hilfreich sein. Einige Unternehmen haben das Gefühl, dass sich die Verfahren bereits zu oft ändern, ein dokumentierter Prozess die Kreativität behindern kann oder dass es einfach nicht genügend Zeit gibt, einen Prozess zu verfassen und kontinuierlich zu aktualisieren.

Obwohl dies berechtigte Bedenken sind, stehen die Nachteile in keinem Verhältnis zu den Vorteilen.

Organisatorische Klarheit

Grundsätzlich stellen Prozessdokumente sicher, dass jeder – von erfahrenen bis hin zu neuen Mitarbeitern – bei jedem Schritt eines internen Prozesses auf dem gleichen Stand ist. Das bedeutet, dass der Grundpfeiler und Hauptzweck der Prozessdokumentation darin besteht, Verwirrung zu beseitigen und eine einheitliche organisatorische Klarheit unter allen Teammitgliedern zu schaffen.

Wenn Mitarbeiter keine direkten Anweisungen haben, wissen sie möglicherweise nicht genau, welche Schritte zu unternehmen sind, wer für was verantwortlich ist und wie etwas abgeschlossen werden sollte. Das Fehlen oder ein Mangel klarer Anweisungen könnte auch dazu führen, dass einzelne Mitarbeiter sehr unterschiedliche Prozesse verwenden, was letztendlich zu Missverständnissen, Verwirrung und Frustration führt.

Identifiziere Engpässe

Die Prozessdokumentation ermöglicht es Managern, Problembereiche zu identifizieren und Engpässe an der Quelle zu beheben. Manche Mitarbeiter melden sich schnell und weisen darauf hin, aber andere bemerken möglicherweise nicht einmal, dass sie jedes Mal, wenn sie einen Prozess durchlaufen, in einem Engpass stecken bleiben.

Sobald du die Prozessengpässe erkannt hast, kannst du und mit deinem Projektteam Anpassungen vornehmen, wo immer du es für angemessen hältst. Dies könnte darin bestehen, eine Aufgabe zu beschleunigen, damit für eine andere mehr Zeit bleibt, unnötige Schritte zu vermeiden, die keinen Mehrwert bringen, oder einen neuen Schritt hinzuzufügen, der den Prozess insgesamt rationalisiert.

Leite neue Mitarbeiter an

Neue Mitarbeiter erhalten normalerweise ein Schulungsmodul oder ein Onboarding-Handbuch, wenn sie eine neue Stelle beginnen. Natürlich werden einige neue Mitarbeiter bereits gut in ihre Branche integriert sein und viel Erfahrung in ihrem Bereich haben.

Aber – unabhängig von ihrem Qualifikationsniveau – neuere Mitarbeiter benötigen immer noch Anleitung zu den Unternehmensprozessen. Dies kann auch dazu beitragen, in den Anfangsphasen der Beschäftigung Erwartungen zu setzen, damit neue Mitarbeiter nicht von Anfang an verwirrt oder irregeführt werden.

Die Prozessdokumentation kann auch den Managern und Kollegen neuer Mitarbeiter zugutekommen. Anstatt sich die Zeit anderer mit Fragen zu nehmen, könnten die Mitarbeiter in einem Prozessdokument nach einer Antwort suchen, bevor sie ihre Frage an jemand anderen eskalieren.

Stelle eine schriftliche Quelle der Wahrheit bereit

Für viele Unternehmen dient die Prozessdokumentation als schriftliche Quelle der Wahrheit. Das bedeutet nicht, dass Prozesse in Stein gemeißelt werden müssen, sondern dass Prozesswissen einem Unternehmen am besten hilft, wenn es aufgeschrieben und nicht mündlich weitergegeben wird.

Das mündliche Beschreiben Prozessen ist nicht zuverlässig, da die Mitarbeiter am Ende eine Art „Stille Post“ spielen, wobei jeder Informationen weitergibt, die sich jedes Mal ändern, wenn sie wiederholt werden. Wenn Prozesswissen aufgeschrieben und an einem zugänglichen, zentralen Ort gespeichert wird, können sich mehrere Mitarbeiter und Manager darauf beziehen und einen Standard für ihr gesamtes Team aufrechterhalten.

Das Aufschreiben von Prozessen ist besonders wichtig, wenn nur eine Person mit einer bestimmten Aufgabe beauftragt wird. Es mag der am wenigsten notwendige Prozess sein, den man ordnungsgemäß dokumentiert hat – wenn eine Person eine Arbeit macht, muss sie sie niemandem erklären, oder? Wenn diese eine Person aber das Unternehmen verlässt, nimmt sie leider auch dieses Prozesswissen mit.

Lege Messungen für die betriebliche Effizienz fest

Prozessdokumentation kann ein großartiges Tool sein, um Standardarbeitsanweisungen für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, Geschäften oder Teams zu bewerten.

Erstens kann dies die Qualität deiner Marke auf externer Ebene verbessern und sicherstellen, dass Kunden unabhängig davon, wo sie mit deinem Unternehmen interagieren, konsistente Erfahrungen haben. Zweitens können sich die Mitarbeiter unterstützt fühlen, wenn sie wissen, dass ihr Arbeitsplatz Wert auf betriebliche Konsistenz legt – niemand erhält eine Sonderbehandlung, wenn er Abstriche macht. Schließlich können Prozessdokumente sicherstellen, dass alle Teammitglieder das gleiche Verfahren erlernen, wenn das Unternehmen einen neuen Prozess einführt.

Acht Schritte zur Erstellung von Prozessdokumentation für dein Projektteam

Die Schritte für die Prozessdokumentation ähneln in vielerlei Hinsicht den Schritten in einem Aktionsplan. Beide helfen dir, deine Ziele zu skizzieren, mehr über deine Prioritäten zu erfahren und komplexe Prozesse in kleinere, überschaubare Aufgaben aufzuteilen.

Prozessdokumente werden jedoch wiederholt verwendet, da sie die Menschen jedes Mal durch einen bestimmten Prozess führen, wenn sie darauf stoßen. Aktionspläne gelten für ein Projekt und bleiben für dieses Projekt einzigartig.

Im Allgemeinen konzentrieren sich diese Schritte der Prozessdokumentation darauf, sich die richtigen Fragen zu stellen. Sobald du alle Antworten hast, erhältst du ein nahezu vollständiges Prozessdokument.

Schritt 1. Wähle eine Prozessdokumentationsvorlage oder ein Tool aus

Dieser Schritt ist eher ein Vorläufer der folgenden 7 Schritte in der Prozessdokumentation. Bevor du loslegst, überlege dir, welche Art von Prozessdokumentationsvorlage oder welches Tool du verwenden möchtest. Manchmal sind Prozesse nur Listen in einem gemeinsamen Word-Dokument, aber manchmal brauchst du umfassende Projektmanagement-Tools und Software.

Wenn du weißt, wie umfangreich dein Prozess sein wird, wähle zunächst das Medium für deine Dokumentation aus.

Wenn du dir jedoch nicht sicher bist, wie lange jeder deiner Prozessschritte dauern wird, wer am Projekt beteiligt sein wird oder wie viele Ressourcen erforderlich sind, fahre mit Schritt 2 fort und überlege dir dann, welche Art von Prozessdokumentationsvorlage oder Tool du benötigst.

Schritt 2. Definiere wichtige Ziele sowie Prozess-Inputs und -Outputs

Dies ist der erste große Schritt, den du unternehmen musst, um ein offizielles Geschäftsprozessdokument zu erstellen. Hier gibt es viele wichtige Ziele, über die du nachdenken solltest.

Schreibe deine Ziele auf. Denke darüber nach, warum du eine Strategie zur Prozessdokumentation haben möchtest. Was sind die Geschäftsziele und Endziele des Unternehmens?

Fasse den Prozessumfang zusammen. Notiere grob die wichtigsten Fristen und Aufgaben auf, bevor das Team mit den nächsten Schritten fortfahren kann.

Definiere Rollen und Verantwortlichkeiten. Denke an die beteiligten Stakeholder und wie viele Personen Teil dieses Prozesses sind. Sind es ein paar Leute? Ein Dutzend? Betrifft es das gesamte Unternehmen? Denke beim Aufschreiben der einzelnen Stellenbezeichnung darüber nach, was ihre Verantwortlichkeiten sein werden und warum ihre Rolle wichtig ist.

Sammle Ressourcen. Vielleicht sammelst du auf dem Weg langsam Ressourcen – oder füllst sogar andere Dokumente vor diesem aus. Verfolge jede Ressource (Artikel, frühere Projekte, Kunden-E-Mails, Links zu anderen Prozessen) und dokumentiere sie. Dies hilft dir dabei, Kontext zu schaffen, während jeder Mitarbeiter dein Prozessdokument liest.

Der nächste Teil dieses Schritts besteht darin, allgemein über die „Inputs und Outputs“ für jedes deiner Ziele nachzudenken. Dieser Satz bezieht sich darauf, dass Computer Input und Output für digitale Informationen haben, kann aber auch für die Prozessdokumentation gelten.

• Prozess-Inputs: Die Schritte, Ressourcen, Bemühungen und beteiligten Personen, um den Prozess nahtlos von einem Schritt zum nächsten zu leiten.

• Prozess-Outputs: Die Ergebnisse, die du aus jedem Input erzielen möchtest.

Wenn eines deiner Ziele beispielsweise darin besteht, die Redakteure vor der Veröffentlichung einer Reihe von Artikeln nicht zu überlasten, könnten deine Prozess-Inputs darin bestehen, Links zu Styleguides hinzuzufügen und jedem Redakteur genügend Zeit zu geben, um jeden Artikel zu bearbeiten. Der Prozess-Output in diesem Beispiel wäre, dass Redakteure schnellen Zugriff auf ihre Materialien haben und nicht wegen ihrer Fristen gestresst sind.

Schreibe noch nicht jedes einzelne Detail deiner Inputs und Outputs auf, aber denke über alle Ressourcen nach, die du im weiteren Verlauf erfassen musst.

Schritt 3. Definiere Prozessgrenzen

Als Nächstes musst du deine Prozessgrenzen definieren. Die meisten dieser Grenzen beziehen sich auf das Zeitmanagement, aber nicht alle. Stelle dir Fragen darüber, wann dein Prozess beginnen wird, was dir im Weg stehen könnte und wie du weißt, wann eine Aufgabe beginnt, endet oder in die Warteschleife gesetzt wird.

Hier sind einige Anwendungsfälle für Prozessgrenzen:

• Für das Onboarding von Mitarbeitern: Wie viel Zeit braucht ein neuer Mitarbeiter als „vollständig geschult“ zu gelten?*
• Für Managerschulungen*: Wie viele Untergebene hat ein Mitarbeiter, wenn er zum Manager befördert wird?
• Definition von Regeln für hybride Büros: Wie viele Tage sollten Mitarbeiter ins Büro kommen?

Umgang mit Ausreißern

Versuche, deine Prozessgrenzen nicht zu anspruchsvoll zu machen. Es kann eine Vielzahl von unvorhersehbaren Situationen geben, die dazu führen können, dass jemand vom normalen Prozessablauf abweicht.

In Wirklichkeit kann es vorkommen, dass Kunden ungewöhnliche Wünsche haben, dass ein medizinischer Notfall vor Ort passiert oder dass Kollegen sich nicht auskennen. Die Betroffenen können auch krank werden, in den Urlaub gehen oder längere Auszeiten nehmen, wie z. B. Elternzeit.

Mitarbeiter und Manager werden mit Sicherheit ungewöhnliche Situationen erleben, die nicht genau in die von dir erstellten Prozesse fallen. Achte also darauf, dass du einen gewissen Spielraum einbaust oder Antworten auf häufig gestellte Fragen gibst.

Schritt 4. Definiere Rollen und weise sie Mitgliedern des Projektteams zu

Jetzt solltest du Rollen definieren und jedem wichtigen Mitarbeiter zuweisen. Denke nicht nur darüber nach, wem welche Aufgabe zugewiesen wird, sondern stelle dir die folgenden Fragen:

• Warum ist jede Rolle wichtig?
• Beaufsichtigt eine Person eine Gruppe von Personen?
• Können kleine Aufgaben konsolidiert und einer Person zugewiesen werden?
• Können große Aufgaben auf mehrere Personen aufgeteilt werden?

Wenn du anfängst, mehr über die Rolle jeder Person nachzudenken, erhältst du vielleicht eine bessere Vorstellung davon, wie sich der Dokumentationsprozess entwickeln wird. Wenn jede Rolle eine solide Grundlage hat, kannst du feststellen, wo potenzielle Engpässe auftreten könnten oder wie das Team Aufgaben effizienter rationalisieren kann.

Schritt 5. Definiere jeden Schritt, jede Aufgabe und jeden Teilauftrag

In Schritt 2 hast du eine erste Prozessübersicht mit einer kurzen Beschreibung deiner einzelnen Prozessschritte und Hauptaufgaben erstellt. Jetzt musst du jede Aufgabe oder Unteraufgabe für diese Schritte definieren.

Stelle dir die folgenden Fragen:

• Was ist diese Aufgabe?
• Wer ist dafür verantwortlich?
• Gibt es Ressourcen, die zur Erledigung der Aufgabe erforderlich sind?
• Gibt es bei der Ausführung dieser Aufgabe häufige Herausforderungen? Wenn ja, kannst du potenzielle Lösungen auflisten?
• An wen sollte diese Person ihre Aufgabe delegieren, wenn sie krank oder im Urlaub ist?
• Bis wann muss diese Aufgabe erledigt werden?

Kläre und beschreibe jeden Schritt und halte dich an eine Aktion für jede Aufgabe und Teilaufgabe. Du kannst dein Dokument mit Aufzählungspunkten, Überschriften, Tabellen, Kontrollkästchen oder verschiedenen Farben und Schriftarten organisieren, um jeden Schritt zu unterscheiden.

Achte darauf, Links und andere interne oder externe Informationen hinzuzufügen, die jemand hilfreich finden würde, wenn er deine Prozesse durchliest. Füge alles ein, was du für wichtig hältst, aber versuche nicht, dein Dokument mit Hyperlinks zu überlasten.

So priorisierst du Prozessaufgaben

Wenn du dir nicht sicher bist, wie du verschiedene Aufgaben priorisieren kannst, oder wenn du dich überfordert fühlst, weil alles einfach zu wichtig ist, probiere die „Eisenhower Matrix“-Methode aus. Diese Methode wurde vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt und definiert Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Bedeutung.

Die Eisenhower-Matrix bietet vier Möglichkeiten, eine Aufgabe zu definieren:

1. Dringend und wichtig: Diese Aufgabe muss jetzt erledigt werden.
2. Weniger dringend, aber wichtig: Diese Aufgabe sollte für die spätere Erledigung geplant werden.
3. Dringend, aber weniger wichtig: Diese Aufgabe sollte jetzt an jemand anderen delegiert werden.
4. Weniger dringend und unwichtiger: Diese Aufgabe kann gestrichen werden.

Wenn es um die Prozessdokumentation geht, kann die Eisenhower-Matrix deinem Team helfen zu verstehen, was Priorität hat und was nicht, wodurch die Produktivität erhöht, bessere Arbeit geleistet, Aufgaben rationalisiert und Stress reduziert werden.

Schritt 6. Erstelle ein Ablaufdiagramm zur Prozessdokumentation

Nachdem du nun alle deine Schritte, Aufgaben und Teilaufgaben aufgeschrieben hast, kannst du mit der Erstellung eines Prozessablaufdiagramms – oder einer Prozesskarte – beginnen, um alles zu visualisieren.

Die Komplexität ist dabei dir überlassen und einige Projektmanagement-Softwaretools können dir den Einstieg erleichtern. Letztendlich besteht der Zweck eines Ablaufdiagramms/einer Ablaufkarte darin, den Mitarbeitern eine allgemeine, visuelle Darstellung deiner Geschäftsprozesse zu bieten.

Dieser Schritt wird am Ende des Dokumentationsprozesses platziert, damit du dein Ablaufdiagramm nicht weiter anpassen musst.

Schritt 7. Überprüfe deinen Prozess und veröffentliche ihn zur richtigen Zeit

Vor der Veröffentlichung solltest du allen Projektbeteiligten bestätigen, dass dieser neue Prozess für sie funktioniert. Berücksichtige ihr Feedback, nimm Anpassungen vor und lass dich nicht entmutigen, wenn du mit Schritt 3 oder 4 erneut beginnen musst. Als Prozessverantwortlicher bist du dafür verantwortlich, dass alle Beteiligten entscheiden, dass dieser Prozess für sie funktioniert.

Wenn dein Prozessdokument eine Aktualisierung eines Verfahrens oder wiederkehrenden Projekts ist, an dem dein Team bereits arbeitet, solltest du den neuen Prozess nicht sofort einführen. Warte stattdessen bis zum Beginn eines neuen Quartals oder wenn dieses Projekt abgeschlossen ist, um Verwirrung zu vermeiden.

Schritt 8. Halte dich an deinen Prozess, passe ihn aber bei Bedarf an

Achte darauf, dass du dein neues Prozessdokument einhältst! Es wird niemandem helfen, wenn du viel Aufwand in die Entwicklung eines neuen Prozesses steckst, ohne dass du dich mit deinem Team daran halten musst. Beachte, dass dies bedeuten kann, dass du mit einigen schlechten Gewohnheiten brichst oder einige Gewohnheiten der Mitarbeiter über den Haufen wirfst.

Jeder Prozess – ob neu oder alt – muss jedoch irgendwann angepasst werden. Eine der wichtigsten Komponenten der Prozessdokumentation ist die fortlaufende Dokumentation. Wenn etwas also keine Vorteile bietet, solltest du es unbedingt anpassen.

Wenn dein Team echte Bedenken außerhalb einiger der allgemeinen Beschwerden hat, die mit Veränderungen verbunden sind, nimm dir etwas Zeit, um herauszufinden, welche Prozesse funktionieren oder nicht. Denke an die Eisenhower-Matrix, wenn du Hilfe bei der Priorisierung von Aufgaben in deiner neuen Version benötigst.

Tipps zu Versionen

Der Verlust von Bearbeitungen während der Prozessdokumentation kann es schwierig machen, zu verstehen, warum du bestimmte Anpassungen vorgenommen hast oder ob du zu einem alten Prozess zurückkehren möchtest. Um dies zu vermeiden, archiviere jede neue Version deines Dokuments und beschrifte sie entsprechend (z. B. Version 1.0, 1.1, 1.2). Wenn du dein Dokument auf einer gemeinsamen Plattform wie Google Drive speicherst, solltest du jede neue Version herunterladen und ablegen, sobald du Änderungen vorgenommen hast.

Wenn dein Dokument eher lang ist, kannst du einen Abschnitt „Kürzlich hinzugefügt“ oder „Kürzlich geändert“ hinzufügen, damit die Mitarbeiter genau wissen, welche Prozesse sich seit der vorherigen Version geändert haben.

Schließlich solltest du deine Prozessdokumente etwa einmal im Jahr überprüfen, um zu entscheiden, ob sie angepasst werden müssen oder nicht.

Zusammenfassung: Warum die Dokumentation von Geschäftsprozessen wichtig ist

Interne schriftliche Prozesse sind für Unternehmen unerlässlich, um Konsistenz zu schaffen und Wissen unter den Mitarbeitern zu teilen. Wenn jeder – von Neueinstellungen über erfahrene Mitarbeiter bis hin zur oberen Geschäftsleitung – Zugang zu klaren, informativen Prozessdokumenten hat, können Unternehmen von Anfang bis Ende reibungslos und effizient arbeiten.