So führst du effektive Vertriebsmeetings durch

Die Bedeutung von Vertriebsmeetings

Vertriebsmeetings sind entscheidend für den Erfolg jedes Vertriebsteams. Sie dienen dem Team als Plattform, um seine Fortschritte, Strategien und Herausforderungen zu besprechen.

Hier sind die Hauptgründe, warum Meetings unerlässlich sind:

• Die Zusammenarbeit im Team verbessern. Meetings bieten Teammitgliedern eine Plattform, auf der sie zusammenarbeiten und ihre Erfahrungen teilen können. Teammitglieder können voneinander lernen und ihre Leistung verbessern, indem sie über ihre Erfolge und Probleme sprechen. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, Unterstützung von ihren Kollegen zu erhalten, um ihre Techniken und Ansätze zu verbessern.
• Herausforderungen erkennen und bewältigen. Meetings tragen dazu bei, Herausforderungen und Fallstricke zu erkennen, die sich negativ auf die Leistung auswirken. Wenn sich die Gruppe mit diesen Herausforderungen auseinandersetzt, kann sie gemeinsam nach Lösungen suchen, um sie zu überwinden. In zukünftigen Meetings können die Teilnehmer ihre Problemlösungspläne überprüfen und Anpassungen vornehmen.
• Die Motivation steigern. Meetings tragen dazu bei, die Motivation des Teams zu steigern, indem Leistungen anerkannt und belohnt werden. Erfolge zu feiern, kann die Moral des Teams steigern und die Vertriebsmitarbeiter motivieren, ihre Ziele zu erreichen.
• Techniken und Ziele koordinieren. Vertriebsmeetings tragen dazu bei, das Team auf die Unternehmensziele auszurichten. Wenn die Aktivitäten des Teams auf die Visionen des Unternehmens ausgerichtet sind, kann das Team auf die gleichen Ziele hinarbeiten. Dies kann auch dazu beitragen, dass die Gruppenmitglieder als Einheit nach einem gemeinsamen Ziel streben, anstatt miteinander zu konkurrieren.

Kurz gesagt: Vertriebsmeetings sind notwendig, weil sie die Zusammenarbeit fördern, Herausforderungen offenlegen und angehen, die Motivation steigern und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf die allgemeinen Vertriebsziele des Unternehmens ausgerichtet sind.

Je nach Branche und den Bedürfnissen des Vertriebsteams können sich die Meetings auf all diese Bereiche konzentrieren oder nur einen oder zwei von ihnen behandeln. Der Manager oder der Leiter des Meetings kann Feedback vom Team einholen, um die Treffen zu verbessern und zukünftige Schwerpunktbereiche auszuwählen.

So gestaltest du ein Vertriebsmeeting

Um ein erfolgreiches Vertriebsmeeting durchzuführen, musst du planen, vorbereiten und deine Teammitglieder und ihre Ziele verstehen.

Einige Meeting-Aspekte hängen von den speziellen Herausforderungen deiner Branche, der Größe deines Teams, den Persönlichkeiten und der Erfahrung der Verkäufer sowie den allgemeinen Zielen deines Unternehmens ab. Jedes Vertriebsmeeting hat jedoch die gleichen grundlegenden Komponente und Ziele.

Die folgenden vier Schritte können dir helfen, ein effektives Vertriebsmeeting durchzuführen, unabhängig von den Bedürfnissen oder der Situation deines Teams.

1. Definiere deine Ziele

Die Definition eines klaren Ziels für die Agenda des Vertriebsmeetings ist entscheidend für dessen Erfolg. Ohne ein klar definiertes Ziel fehlt dem Meeting möglicherweise die Orientierung und es geht ins Leere.

Als Leiter des Meetings solltest du die Ziele aufschreiben und sie den Teilnehmern mitteilen, um einen Rahmen für das Treffen zu schaffen.

Mit anderen Worten: Alle Agenda-Punkte sollten auf die Ziele des Vertriebsmeetings ausgerichtet sein.

2. Erstelle und teile die Agenda

Das Erstellen und Teilen einer Agenda ist ein wichtiger Schritt, um zu lernen, wie man ein erfolgreiches Vertriebsmeeting durchführt. Ineffektive Meetings können nicht nur Verzögerungen in deinem Betrieb verursachen, sondern auch viel Geld kosten. Laut Otter.ai können unproduktive Meetings zwischen 70 und 283 Mrd. USD kosten.

Du solltest die Agenda des Vertriebsmeetings im Vorfeld an dein Team verteilen, damit es genügend Zeit hat, sich darauf vorzubereiten. Anhand dieser Agenda erfahren die Teilnehmer, welche Themen besprochen werden. So können sie ihre Gedanken und Ideen bereits im Vorfeld des Meetings gut organisieren.

Was steht auf der Agenda dieses Vertriebsmeetings? Am besten hältst du alles möglichst einfach. Beginne damit, das Ziel des Meetings festzulegen und die Themen aufzulisten, die du besprechen möchtest. Setzte in der Agenda Prioritäten, indem du die Themen der Wichtigkeit nach ordnest und dabei die wichtigsten Themen priorisierst.

Lege zum Schluss für jedes Thema einen Zeitplan fest, der angibt, wie lange du für die einzelnen Punkte veranschlagst. Auch wenn du mit dem ersten Thema länger brauchst, wirst du trotzdem etwas aus dem Meeting mitnehmen. Du kannst jederzeit eine Folgekonferenz planen, um alle verbleibenden Themen zu besprechen.

3. Stelle sicher, dass die Teilnehmer engagiert sind

Für den Erfolg eines Meetings ist es entscheidend, dass die Teilnehmer engagiert sind. Du erreichst dies, indem du zur Teilnahme ermutigst, dich kurz fasst, Interesse weckst und für ein angenehmes Umfeld sorgst. Du kannst die Gruppenmitglieder auch bitten, sich auf das Meeting vorzubereiten, damit sie sich bereit fühlen, sich einzubringen. Vielleicht könntest du ihnen sogar eine Aufgabe zuweisen oder sie dazu motivieren, sich mit der Gruppe auszutauschen.

4. Erkläre die nächsten Schritte

Sobald das Meeting abgeschlossen ist, solltest du umsetzbare nächste Schritte anbieten. So wird sichergestellt, dass die Vertriebsmitarbeiter vor dem nächsten monatlichen oder wöchentlichen Vertriebsmeeting wissen, woran sie arbeiten müssen.

Die Besprechung mit den Teilnehmern nach dem Meeting kann dazu beitragen, die wichtigsten Erkenntnisse und Maßnahmen hervorzuheben, die während des Meetings vereinbart wurden. Dazu kannst du eine Zusammenfassung des Meeting-Protokolls, der Aktionspunkte und aller Termine oder Benchmarks versenden, die du während der Zusammenkunft festgelegt hast.

Du kannst auch die einzelnen Teammitglieder fragen, was sie an dem Meeting hilfreich fanden, was sie ändern würden und welche Themen oder Probleme bei zukünftigen Treffen angesprochen werden sollten. Mithilfe des Feedbacks kannst du die Folgemeetings planen und alle Aspekte der Agenda korrigieren, die nicht funktioniert haben.

Tipps für Vertriebsmeetings

Die folgenden wichtigen Tipps helfen dir beim Gestalten produktiver und Erfolg versprechender Meetings.

Pünktlich beginnen und beenden

Ein strikter Zeitplan verstärkt das Gefühl der Dringlichkeit während des Meetings. Die Teilnehmer verbringen weniger Zeit mit unwichtigen Themen. Sie bleiben engagiert und konzentriert, um sicherzustellen, dass die notwendigen Tagesordnungspunkte besprochen werden, bevor die Zeit abgelaufen ist. Wenn die Gruppe beispielsweise eine Verkaufsstrategie festlegen muss, konzentrieren sich alle darauf, die einzelnen Aspekte ihrer Methodik zu definieren. Man ist sich einig, dies bis zum Ende des Meetings zu erledigen.

Die richtige Etikette für Meetings befolgen

Neben der Pünktlichkeit umfasst die Meeting-Etikette noch weitere Regeln, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen können. Dazu gehört beispielsweise, deutlich zu sprechen, anderen aufmerksam zuzuhören und sich bei den Teilnehmern für ihre Zeit zu bedanken.

Funktionsfähigkeit der Technik sicherstellen

Ganz gleich, ob du wöchentliche Vertriebsmeetings leitest oder den Vertriebsleitern eine neue Idee präsentierst – nichts ist frustrierender als technische Probleme während eines persönlichen oder virtuellen Meetings. Um Probleme zu vermeiden, solltest du vorab die Technik testen und dich vergewissern, dass alles richtig funktioniert. Dazu gehört zum Beispiel, deine Mikrofoneinstellungen zu testen oder sicherzustellen, dass Video und Audio bei deiner Präsentation korrekt funktionieren.

Beim Thema bleiben

Du solltest dich immer kurz fassen und nie zu weit von der Tagesordnung abschweifen. Es ist in Ordnung, nicht auf Humor und Storys zu verzichten, um deinen Standpunkt zu veranschaulichen und das Meeting locker zu gestalten. Solange die Scherze oder Geschichten nicht von der Tagesordnung und den Zielen ablenken, können sie das Meeting auflockern.

Diskussionen fördern

Du kannst das Meeting interaktiv gestalten, indem du Aktivitäten wie Brainstorming, Rollenspiele und Gruppendiskussionen einbeziehst. Wenn es beim Meeting beispielsweise darum geht, eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen, die Kunden beeindruckt, kannst du jeden Teilnehmer im Vorfeld einen Abschnitt der Präsentation vorbereiten lassen. Alternativ kannst du die Präsentation aber auch während des Meetings anhand der von dir vorgegebenen Leitlinien gemeinsam mit den Teilnehmern erarbeiten.

Für gängige Szenarien kannst du auch Rollenspiele nutzen, wie z. B. für Techniken zur Buchung von Online-Terminen mit Kunden, die an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung interessiert sind, oder für den Entwurf einer Verkaufs-E-Mail, die für Konversionen sorgt.

Wenn du Schwierigkeiten hast, Gespräche anzuregen, kann eine komfortable und einladende Umgebung dazu beitragen, dass sich die Teilnehmer entspannter fühlen und sich während des Meetings stärker engagieren. Neben einer physisch angenehmen Umgebung kannst du auch dafür sorgen, dass während des Meetings eine die positive Stimmung vorherrscht. Kritik sollte konstruktiv und nicht übermäßig negativ sein. Dies macht es den Anwesenden leichter, sich zu beteiligen.

Ein erfolgreiches Vertriebsgespräch gewährleisten

Organisation und Konzentration sind für erfolgreiche Vertriebsmeetings ausgesprochen wichtig. Du solltest jedoch nie so unflexibel in deiner Planung sein, dass kein Feedback möglich ist.

Um sicherzustellen, dass die Erwartungen erfüllt werden, musst du klare Ziele festlegen und sie vor dem Meeting bekanntgeben. So bleibt allen Teilnehmern genügend Zeit, sich vorzubereiten, und du schaffst die richtige Erwartungshaltung.

Du solltest auch Zeitüberschreitungen für Meetings berücksichtigen, um den Vertriebsteams die Verwendung aller ihnen zur Verfügung stehenden Tools erläutern zu können. Mailchimp bietet beispielsweise Analyse-, Segmentierungs- und Automatisierungsfeatures, die den Vertriebsmitarbeitern helfen, effektiver mit ihren Kunden und potenziellen Kunden zu kommunizieren. Sobald die Vertriebsmitarbeiter wissen, wie sich diese Tools effektiv nutzen lassen, können sie ihre Tätigkeiten rationalisieren. So haben sie die Möglichkeit, sich verstärkt auf übergeordnete Aufgaben zu konzentrieren, statt sich mit manuellen Aufgaben befassen zu müssen, wie z. B. mit dem Verfassen individueller E-Mails für die einzelnen Leads.