Meetings sind für jedes Vertriebsteam und den Vertriebsprozess entscheidend. Diese Meetings dienen dem Team als Plattform zur Besprechung ihrer Fortschritte, Strategien und Herausforderungen. Effektive Meetings tragen zur Steigerung der Motivation, der Zusammenarbeit und der Leistung von Teams bei. Zum Beispiel kann das Team Strategien zur Steigerung der Online-Verkäufe besprechen.
Werden Meetings jedoch nicht richtig durchgeführt, werden sie schnell unproduktiv und verschwenden die Zeit der Teammitglieder, die lieber mit Kunden in Kontakt treten würden. Die Durchführung effektiver Meetings, damit das Team engagiert, informiert und motiviert bleibt, ist daher besonders wichtig.
In der Regel leitet der Vertriebsleiter oder -manager das Meeting und legt die Agenda fest. Er kann jedoch auch Input von anderen einholen. Die Meetings können je nach den Anforderungen und Zielen der Gruppe täglich, wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich stattfinden. In einigen Branchen ist kontinuierlicher Input hilfreich. In anderen Fällen reichen monatliche Abstimmungen aber völlig aus.
Wie kannst du das Beste aus deinen Vertriebsmeetings herausholen? Für die Durchführung eines effektiven Meetings ist es wichtig, eine klare Agenda festzulegen, die Teilnahme zu fördern sowie messbare Ziele und klare Benchmarks zu setzen. Diese Benchmarks werden als Leistungskennzahlen (KPIs) bezeichnet.
Im Folgenden sehen wir uns Strategien für die Planung, Durchführung und Festlegung von Meetings für dein Vertriebsteam genauer an.
Die Bedeutung von Vertriebsmeetings
Vertriebsmeetings sind entscheidend für den Erfolg jedes Vertriebsteams. Sie dienen dem Team als Plattform zur Besprechung ihrer Fortschritte, Strategien und Herausforderungen.
Hier sind die wichtigsten Gründe für die Bedeutung von Meetings:
- Verbesserung der Zusammenarbeit im Team. Meetings bieten den Teammitgliedern eine Plattform für die Zusammenarbeit und den Austausch ihrer Erfahrungen. Teammitglieder können voneinander lernen und ihre Leistung verbessern, indem sie über ihre Erfolge und Herausforderungen sprechen. Darüber hinaus erhalten Sie Unterstützung von Kollegen bei der Optimierung ihrer Techniken und Ansätze.
- Identifizierung und Bewältigung von Herausforderungen. Meetings ermöglichen die Identifizierung von Herausforderungen und Fallstricken, die die Leistung beeinträchtigen. Durch das Ansprechen dieser Herausforderungen kann die Gruppe Lösungsansätze hierfür diskutieren. Bei künftigen Meetings können die Pläne zur Problemlösung erneut geprüft und angepasst werden.
- Steigerung der Motivation. Meetings tragen zur Steigerung der Teammotivation durch Anerkennung und Belohnung von Leistungen bei. Erfolge zu feiern, kann die Moral des Teams steigern und die Vertriebsmitarbeiter motivieren, ihre Ziele zu erreichen.
- Anpassung von Techniken und Zielen. Vertriebsmeetings tragen zur Abstimmung des Teams auf die Ziele des Unternehmens bei. Durch die Abstimmung der Aktivitäten auf die Ziele des Unternehmens arbeitet das Team auf dieselben Ziele hin. Dadurch arbeitet die Gruppe als Einheit auf ein Ziel hin, anstatt miteinander zu konkurrieren.
Fazit: Vertriebsmeetings sind notwendig, da sie die Zusammenarbeit fördern, Herausforderungen erkennen und angehen, die Motivation steigern und sicherstellen, dass alle Teilnehmer die allgemeinen Vertriebsziele des Unternehmens kennen.
Je nach Branche und Anforderungen des Vertriebsteams können sich die Meetings auf alle diese Bereiche konzentrieren oder auf ein oder zwei. Der Manager oder Meetingleiter kann Feedback vom Team einholen, um die Meetings zu verbessern und Schwerpunktbereiche für zukünftige Meetings auszuwählen.
So führst du ein Vertriebsmeeting durch
Die Durchführung eines erfolgreichen Vertriebsmeetings erfordert Planung, Vorbereitung und ein Verständnis für deine Teammitglieder und ihre Ziele.
Einige Aspekte des Meetings hängen von den eindeutigen Herausforderungen deiner Branche, der Größe deines Teams, den Persönlichkeiten und dem Erfahrungsniveau der Vertriebsmitarbeiter und den Gesamtzielen des Unternehmens ab. Jedes Vertriebsmeeting beinhaltet jedoch die gleichen grundlegenden Inhalte und Ziele.
Hier sind 4 Schritte, die dich bei der Durchführung eines effektiven Vertriebsmeetings unabhängig von den Anforderungen oder der Situation deines Teams unterstützen.
1. Lege deine Ziele fest
Die Festlegung eines klaren Ziels für die Agenda des Vertriebsmeetings ist für den Erfolg ausschlaggebend. Ohne klar festgelegte Ziele fehlt es dem Meeting unter Umständen an Orientierung, sodass das Ziel verfehlt wird.
Als Leiter des Meetings solltest du die Ziele aufschreiben und sie den Teilnehmern mitteilen, um so einen Rahmen für das Meeting zu schaffen.
Anders ausgedrückt: Alle Agenda-Punkte müssen auf die Ziele des Vertriebsmeetings ausgerichtet sein.
2. Erstelle und teile die Agenda
Die Erstellung und Bekanntgabe einer Agenda ist ein wichtiger Schritt, um die Durchführung eines erfolgreichen Vertriebsmeetings zu erlernen. Ineffektive Meetings können nicht nur zu Verzögerungen in deinen Arbeitsabläufen führen, sondern deinem Unternehmen auch viel Geld kosten. Laut Otter.ai können unproduktive Meetings zwischen 70 und 283 Mrd. USD kosten.
Gebe die Agenda für das Vertriebsmeeting bereits vor dem Meeting an dein Team bekannt, damit es genügend Zeit für die Vorbereitung hat. Anhand dieser Agenda wissen die Teilnehmer, über welche Themen gesprochen wird, sodass sie gut informiert und vorbereitet in das Meeting gehen können.
Was steht auf der Agenda dieses Vertriebsmeetings? Halte es so unkompliziert wie möglich. Beginne damit, das Ziel des Meetings festzulegen und die Themen aufzulisten, die du behandeln willst. Setze Prioritäten in der Agenda, indem du die Themen nach ihrer Wichtigkeit ordnest, wobei die wichtigsten Themen zuerst aufgeführt werden.
Schließlich legst du für jedes Thema einen Zeitplan fest und gibst an, wie viel Zeit du voraussichtlich für jedes Thema aufwenden wirst. Auch wenn du mit dem ersten Thema länger brauchst, wird das Meeting trotzdem erfolgreich sein. Du kannst jederzeit ein Follow-up-Meeting ansetzen, um alle noch offenen Themen zu besprechen.
3. Stelle sicher, dass die Teilnehmer engagiert sind
Für den Erfolg eines Meetings ist es entscheidend, dass die Teilnehmer engagiert sind. Dazu kannst du zur Teilnahme ermutigen, dich prägnant und interessant ausdrücken und ein angenehmes Umfeld schaffen. Du kannst die Gruppenmitglieder auch bitten, sich auf das Meeting vorzubereiten, damit sie sich zur Teilnahme bereit fühlen. Eventuell kannst du ihnen auch eine Aufgabe geben oder sie ermutigen, sich mit der Gruppe auszutauschen.
4. Stelle die nächsten Schritte bereit
Nach dem Meeting ist es eine gute Idee, umsetzbare nächste Schritte bereitzustellen. So stellst du sicher, dass die Vertriebsmitarbeiter wissen, woran sie vor dem nächsten monatlichen oder wöchentlichen Vertriebsmeeting arbeiten müssen.
Ein Follow-up mit den Teilnehmern nach dem Meeting kann zur Stärkung der wichtigsten Erkenntnisse und Maßnahmen beitragen, die während des Meetings vereinbart wurden. Dazu kannst du eine Zusammenfassung des Protokolls des Meetings, Aktionspunkte und alle im Rahmen des Meetings festgelegten Fristen oder Benchmarks versenden.
Außerdem kannst du jedes Teammitglied fragen, was es am Meeting als hilfreich empfunden hat, was es gerne ändern würde und welche Themen oder Fragen bei zukünftigen Meetings angesprochen werden sollten. Mithilfe des Feedbacks kannst du die Follow-up-Meetings planen und alle Aspekte der Agenda korrigieren, die nicht funktioniert haben.
Tipps für Vertriebsmeetings
Die folgenden Tipps helfen dir bei der Gestaltung eines produktiven und erfolgreichen Vertriebsmeetings.
Pünktlich anfangen und aufhören
Durch die Einhaltung eines genauen Zeitplans entsteht ein stärkeres Gefühl der Dringlichkeit während des Meetings. Die Teilnehmer verbringen weniger Zeit mit unwichtigen Themen und bleiben engagiert und konzentriert. So wird sichergestellt, dass die notwendigen Punkte auf der Agenda behandelt werden, bevor das Meeting zu Ende ist. Wenn die Gruppe zum Beispiel eine Vertriebsstrategie finalisieren muss, konzentrieren sich alle auf die Definition aller Aspekte ihrer Methodik und sind sich einig in ihrem Ziel, vor Ende des Meetings fertig zu werden.
Die richtige Etikette bei Meetings beachten
Neben der Pünktlichkeit gibt es auch andere Etikette-Regeln, die zu einem reibungslosen Ablauf des Meetings beitragen. Zu den Etikette-Regeln, die du beachten solltest, gehören: deutlich sprechen, aufmerksam sein, wenn andere sprechen, und den Teilnehmern für ihre Zeit danken.
Die Funktionsfähigkeit der Technik gewährleisten
Unabhängig davon, ob du wöchentliche Vertriebsmeetings durchführst oder Vertriebsmanagern eine neue Idee vorstellst – nichts ist frustrierender als technische Probleme bei einem persönlichen oder virtuellen Meeting. Teste die Technik und überprüfe, ob alles richtig funktioniert, um Probleme zu vermeiden. Dazu gehört zum Beispiel, deine Mikrofoneinstellungen zu testen oder sicherzustellen, dass Video und Audio bei deiner Präsentation korrekt funktionieren.
Beim Thema bleiben
Du solltest dich immer kurz fassen und nie zu weit von der Agenda abweichen. Es ist in Ordnung, auf Humor und Geschichten zu setzen, um deinen Standpunkt zu veranschaulichen und das Meeting locker zu gestalten. Solange der Humor oder die Geschichten nicht von der Agenda und den Zielen ablenken sind sie eine gute Ergänzung, um das Meeting auflockern.
Diskussionen fördern
Du kannst das Meeting interaktiv gestalten, indem du Aktivitäten wie Brainstorming, Rollenspiele und Gruppendiskussionen einbeziehst. Wenn es beim Meeting beispielsweise darum geht, eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen, die Kunden beeindruckt, kannst du jeden Teilnehmer im Vorfeld einen Abschnitt der Präsentation vorbereiten lassen. Alternativ kannst du die Präsentation aber auch während des Meetings anhand der von dir vorgegebenen Leitlinien gemeinsam mit den Teilnehmern erarbeiten.
Du kannst auch gängige Szenarien nachspielen, z. B. Techniken für die Buchung von Online-Terminen mit Kunden, die an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung interessiert sind, oder das Verfassen einer überzeugenden Vertriebs-E-Mail.
Wenn du Schwierigkeiten mit der Anregung von Gesprächen hast, kann das Schaffen eines angenehmen und einladenden Umfelds zur Entspannung und zum Engagement der Teilnehmer während des Meetings beitragen. Neben einem angenehmen Umfeld kannst du auch für einen positiven Verlauf des Meetings sorgen. Jede Kritik sollte konstruktiv und nicht übermäßig negativ sein. So fühlen sich die Teilnehmer auch wohler, wenn sie sich einbringen.
Stelle ein erfolgreiches Vertriebsmeeting sicher
Organisation und Konzentration sind für die erfolgreiche Durchführung von Vertriebsmeetings wichtig. Allerdings solltest du bei deiner Planung unbedingt Raum für Feedback lassen.
Um sicherzustellen, dass die Erwartungen erfüllt werden, ist es wichtig, klare Ziele zu formulieren und diese vor dem Meeting bekanntzugeben. So haben alle Teilnehmer Zeit zur Vorbereitung und gehen mit der richtigen Erwartungshaltung in das Meeting.
Auch solltest du bei Meetings Zeit einplanen, um sicherzustellen, dass die Vertriebsteams alle ihnen zur Verfügung stehenden Tools nutzen können. Mailchimp bietet beispielsweise Analyse-, Segmentierungs- und Automatisierungsfeatures, die den Vertriebsmitarbeitern helfen, effektiver mit ihren Kunden und potenziellen Kunden zu kommunizieren. Sobald sie wissen, wie man diese Tools effektiv einsetzt, können die Vertriebsmitarbeiter ihre Arbeit optimieren und sich mehr auf übergeordnete Aufgaben konzentrieren, anstatt manuelle Aufgaben wie das Schreiben von E-Mails für jeden einzelnen Lead zu erledigen.