Was ist Vertriebsautomatisierung und welche Vorteile hat sie?

Was ist Vertriebsautomatisierung?

Vertriebsautomatisierung ist der Prozess, bei dem Software und Tools zur Automatisierung von Vertriebsprozessen wie Lead-Generierung, E-Mail-Marketing und Vertriebsprognosen verwendet werden.

So kannst du lästige Aufgaben, die die Zeit deiner Vertriebsmitarbeiter in Anspruch nehmen, reduzieren und dich auf den Kontakt mit Kunden und Interessenten konzentrieren. Es gibt viele Tools, die du für diesen Zweck verwenden kannst, wie z. B. E-Mail-Automatisierung, künstliche Intelligenz (KI) und Terminautomatisierung. Diese besprechen wir später.

Vertriebsautomatisierung bietet Vertriebsmitarbeitern die Tools, die sie benötigen, um mehr Geschäfte abzuschließen, ohne dabei auf hochwertige menschliche Interaktionen zu verzichten. Viele Tools zur Vertriebsautomatisierung können mit CRM-Systemen (Customer Relationship Management) verbunden werden, die Einblicke in die Bedürfnisse deiner Zielgruppe bieten.

Wenn du besser verstehst, wer deine Zielgruppe ist, welche Wünsche und welche Einkaufsgewohnheiten sie hat, kannst du deine Strategie an sie anpassen. Außerdem kannst du deine Zielgruppe segmentieren und benutzerdefinierte Kampagnen erstellen, mit denen du Leads einfach durch die Customer Journey führen kannst.

Automatisierungstools verfügen oft auch über Analyse- und Berichtsfunktionen. Verkaufsberichte enthalten in der Regel Informationen über deine Kampagnen, sodass du sehen kannst, welche erfolgreich waren und welche nicht. Außerdem kannst du wichtige Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) und wertvolle Kennzahlen nachverfolgen, um datengesteuerte Geschäftsentscheidungen zu treffen und Chancen zu erkennen.

Darüber hinaus hilft Automatisierung, dein Vertriebsteam zu vereinheitlichen und sorgt für konsistente Daten. Unstimmigkeiten können zu doppelten Informationen führen, die deine Berechnungen durcheinanderbringen und einen Dominoeffekt auslösen können, der sich negativ auf dein Unternehmen auswirkt. Indem du dein Risiko für Diskrepanzen und menschliche Fehler senkst, kannst du die Genauigkeit deiner Daten sicherstellen.

Vorteile der Vertriebsautomatisierung

Ein Vertriebsautomatisierungstool kann den Mitgliedern deines Vertriebsteams und dem Gesamtgeschäft erheblich zugutekommen.

Effizienz und Produktivität steigern

Die Vertriebsautomatisierung eliminiert manuelle und zeitaufwändige Aufgaben und entfernt sie effektiv aus deinem Workflow. Dadurch können Vertriebsmitarbeiter mehr mit der ihnen zugewiesenen Zeit anfangen, sich weniger auf administrative Tätigkeiten konzentrieren und effektiv Geschäfte abschließen. Du kannst auch wiederkehrende Vertriebsaufgaben automatisieren, die die Produktivität deines Unternehmens behindern.

Umsatzsteigerung

Ein Vertriebsautomatisierungstool ermutigt dein Team nicht nur, sich auf den Verkauf zu konzentrieren, sondern beseitigt auch die Hindernisse, die es schwierig machen, Geschäfte abzuschließen. Automatisierung kann deinen Vertriebsprozess unterstützen und dir helfen, mehr Umsatz zu erzielen und deinen Gewinn zu steigern. Mit dieser Art von Software kannst du sehen, wo sich Kunden im Kaufprozess befinden, sodass du die richtige Art von Nachrichten zum besten Zeitpunkt bereitstellen und sie erfolgreich von einer Phase zur nächsten verschieben kannst.

Lead-Generierung verbessern

Verschiedene Vertriebstools können dir helfen, die Personen zu identifizieren, die am wahrscheinlichsten von deinem Unternehmen kaufen. Anstatt sich auf jeden Kunden zu konzentrieren, der mit deinem Unternehmen interagiert, kann dein Vertriebsteam sich auf warme Leads konzentrieren und sie durch den Vertriebsprozess führen.

Mehr Kunden binden

Es ist eine gute Idee, eine Beziehung zu deiner Zielgruppe zu pflegen, auch wenn sie zu Kunden wird. Dies kann zur Kundenbindung beitragen, die Kundenbindung steigern und es deinem Vertriebsteam erleichtern, verschiedene Produktpakete oder Dienstleistungen zu verkaufen oder Cross-Selling durchzuführen. Außerdem kannst du die Wahrscheinlichkeit von Wiederholungskäufen erhöhen, indem du mehr Kunden bindest.

Berichterstellung

Verkaufsberichte sind wichtig, da sie dir die Daten liefern, die du für fundierte Geschäftsentscheidungen benötigst. Viele Vertriebsteams verlassen sich zwar auf Tabellenkalkulationen und manuelle Dateneingaben, um diese Berichte zu erstellen, aber die Vertriebsautomatisierung kann schnell nutzerdefinierte Berichte mit genauen Daten für dein Unternehmen erstellen. Das spart Zeit und liefert Stakeholdern und Entscheidungsträgern detaillierte Informationen.

Besseres Onboarding für Vertriebsmitarbeiter

Unzusammenhängende Prozesse können es neuen Mitarbeitern erschweren, schnell zu lernen. Wenn du deine Vertriebsworkflows automatisierst, ist die Lernkurve für neue Mitarbeiter weniger steil, da die verwendeten Tools und Strategien überall gleich sind.

Das Kundenerlebnis verbessern

Heutzutage erwarten Verbraucher schnelle und effiziente Dienstleistungen. Du kannst sicherstellen, dass die Verbraucher schnell die Vertriebsmaterialien erhalten, die sie benötigen, um mit der Vertriebsautomatisierung eine Entscheidung zu treffen. Außerdem kannst du Angebote und Vorschläge schnell bereitstellen, um die Verhandlungen voranzutreiben.

Nachteile der Vertriebsautomatisierung

Während Tools zur Vertriebsautomatisierung dein Unternehmen auf viele verschiedene Weisen unterstützen können, gibt es einige Nachteile, die es zu beachten gilt.

Mangelnde Personalisierung

Eine übermäßige Abhängigkeit von Tools zur Vertriebsautomatisierung kann zu einer Abnahme der Personalisierung führen. Wenn Vertriebsmitarbeiter beispielsweise potenziellen Kunden ein Angebot senden, fehlen der Nachricht möglicherweise Elemente, die für die Pflege der Beziehung wichtig sind. Dazu gehört das Weglassen von Empfängernamen, die Verwendung generischer Betreffzeilen und die Nichtaktualisierung von Vertriebsmaterialien mit relevanten Informationen.

Laut einem von McKinsey & Company erstellten Bericht erwarten 71 % der Verbraucher personalisierte Interaktionen und 76 % sind frustriert, wenn diese Erwartung nicht erfüllt wird. Daher ist es wichtig, deine Nachrichten zu personalisieren und gleichzeitig Automatisierungssoftware und Tools zu deinem Vorteil zu verwenden.

Fehlen menschlicher Elemente

Außerdem besteht das Risiko, dass du bei der Verwendung von Software zur Vertriebsautomatisierung roboterhaft wirkst. Letztendlich wollen Verbraucher keine unpersönlichen Beziehungen zu Marken aufbauen. Sie sehnen sich nicht nur nach echten, menschlichen Interaktionen, sondern misstrauen auch gesichtslosen Marken, die nicht auf Authentizität achten.

Stackla berichtet, dass 88 % der Kunden Authentizität insbesondere bei der Entscheidung schätzen, welche Unternehmen unterstützt werden sollen. Daher sind deine Vertriebsbemühungen möglicherweise nicht so effektiv, wenn ihnen jede menschliche Note fehlt.

Zahlungspflichtige Tools und Software

In vielen Fällen musst du für Tools und Software zur Vertriebsautomatisierung bezahlen. Kleine Unternehmen mit begrenzten Budgets haben möglicherweise Schwierigkeiten, für erweiterte Funktionen zu zahlen, die sich erheblich auf Wachstum und Rentabilität auswirken können. Du kannst jedoch auch einige kostenlose und kostengünstige Automatisierungslösungen ausprobieren, bevor du dich für eine Software oder ein Tool entscheidest.

Technologische Rückschläge

Technologie ist unübersichtlich, und deine Automatisierungssoftware kann Rückschläge verursachen, wenn das System ausfällt oder es zu einem Stromausfall kommt. Um Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass der Softwareanbieter einen hervorragenden Kundenservice hat und die Probleme deines Systems schnell löst. Auch die Suche nach Software und Tools mit automatischen Speicherfunktionen ist vorteilhaft.

Risiko von zu vielen Nachrichten

Wenn dein Unternehmen noch nie Nachrichten automatisiert hat, kann es passieren, dass du deiner Zielgruppe zu viele auf einmal sendest. Daher können deine Kontakte deine Nachrichten als Spam betrachten oder deine E-Mail-Adresse aus Frustration sperren. Dies kann deine E-Mail-Zustellbarkeit und -Engagementrate beeinträchtigen. Verbraucher, die deine Nachrichten als Spam betrachten, können deiner Marke auch misstrauen.

So funktioniert die Automatisierung von Vertriebsprozessen

Wie verbessert die Automatisierung also deinen Vertriebsprozess?

Vertriebsautomatisierungssoftware und Tools erfüllen verschiedene Funktionen und helfen dir auf unterschiedliche Weise. Dazu gehören:

• Qualifizieren und Generieren von Leads. Qualifiziere Leads schneller und stelle sicher, dass Personen für dein Unternehmen geeignet sind, bevor du sie kontaktierst.
• Automatisieren der Kommunikation. Automatisiere E-Mail-Marketingnachrichten, Follow-up-E-Mails und mehr. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass du Kontakte zum bestmöglichen Zeitpunkt erreichst.
• Erstellen genauer und umfassender Verkaufsberichte. Erstelle detaillierte Verkaufsberichte, die Entscheidungsträgern und Stakeholdern helfen, Projekte, Budgets usw. abzuschließen.
• Verwalten deiner Vertriebspipeline. Erhalte einen ganzheitlichen Überblick über deine Vertriebspipeline und ermittle Möglichkeiten für die Kommunikation. Außerdem kannst du sehen, wo sich Interessenten im Kaufprozess befinden, und deine Strategie für eine erfolgreiche Konversion optimieren.
• Prognoseschätzungen, Umsatz und Verkauf. Mit der Prognose kannst du einen Schritt voraus sein und für alles bereit bleiben.
• Planen von Verkaufsgesprächen und Präsentationen. Plane schnell Verkaufsgespräche und Präsentationen basierend auf der Verfügbarkeit der Mitglieder des Vertriebsteams. So kommt es nicht zu Verzögerungen und Kunden können die benötigten Informationen schnell erhalten.
• Erstellen benutzerdefinierter Angebote. Die Erstellung genauer und wettbewerbsfähiger Angebote ist unerlässlich, wenn du einen Verkauf erzielen möchtest. Mit Automatisierungstools kannst du schnell benutzerdefinierte Angebote für Kunden erstellen, die auf dem Umfang des Projekts und den Bedürfnissen basieren.
• Tracken der Mitarbeiterleistung. Du kannst nicht nur die Kunden im Auge behalten, sondern auch die Mitarbeiterleistung mit Automatisierungstools tracken.
• Auftragsverwaltung. Automatisierungssoftware kann dich über Verzögerungen oder potenzielle Probleme informieren, die sich auf Bestellungen und die Kundenzufriedenheit auswirken können. So kannst du Kunden über den Status von Bestellungen informieren und Probleme lösen.

Sobald du weißt, wie du die Automatisierung im Vertrieb nutzen kannst, kannst du deine Prozesse verbessern und die Vorteile der Automatisierung nutzen.

Software zur Vertriebsautomatisierung: Was du erwarten kannst

Mit einer Software zur Vertriebsautomatisierung kannst du dein Vertriebsteam von umständlichen Verwaltungsaufgaben befreien und die Produktivität und den Gewinn deines Unternehmens steigern. Allerdings ist nicht alle Software gleich, und die Art der Lösung, in die du investierst, kann deinen Vertriebsprozess und dein Geschäft erheblich beeinflussen.

Hier sind ein paar unverzichtbare Funktionen von Automatisierungsworkflows für den E-Commerce:

Zeitplanung für E-Mails

Mit dieser Art von Software kannst du die folgenden Nachrichten automatisieren:

• Cold-E‑Mails:
• Einführungs-E-Mails
• E-Mails mit Terminanfragen
• Follow-up-E-Mails
• Dankeschön-E-Mails
• Warenkorbabbruch-E-Mails
• E-Mails zur erneuten Interaktion

Auf diese Weise erhalten deine Kontakte deine Nachrichten automatisch basierend darauf, wo sie sich im Verkaufstrichter befinden. Ziel ist es, qualifizierte Leads zu generieren, Interessenten zum nächsten Schritt im Trichter zu führen und die Konversionen zu steigern.

Pipeline-Benachrichtigungen

Automatisierungssoftware kann dich und dein Team benachrichtigen, wenn es Bewegungen in der Pipeline gibt, um sicherzustellen, dass du immer weißt, wo sich Leads im Kaufprozess befinden. Möglicherweise erhältst du auch Erinnerungen, wenn du innerhalb eines bestimmten Zeitraums nichts von Leads gehört hast. Zum Beispiel kann die Software dich daran erinnern, nachzufassen, wenn ein potenzieller Kunde auf deine Terminanfrage nicht reagiert hat, nachdem er nach einer Präsentation gefragt hat. Dadurch wird verhindert, dass Interessenten ins Hintertreffen geraten.

Echtzeit-Updates

Automatisierungssoftware bietet Echtzeit-Updates, sodass du immer einen genauen Überblick über deine Verkaufsdaten und Pipelines hast.

• Vertriebsmitarbeiter mit Zugriff auf deine Software können die neuesten Informationen zu Kundenanrufen nutzen.
• Mitarbeiter können basierend auf neuen Interaktionen E-Mails mit relevanten Informationen senden.
• Mitarbeiter sind nie im Dunkeln und haben fast sofort Zugriff auf die neuesten Informationen.

Automatisierte Analysen und Berichte

Der Zugriff auf detaillierte Analysen ermöglicht es dir, den Überblick über Vertriebsmetriken und andere wichtige KPIs zu behalten, die die Entscheidungsfindung leiten. Außerdem kann das System automatisch Berichte für Manager und Stakeholder erstellen. Dieser Prozess ist im Vergleich zur manuellen Berichterstattung viel schneller.

Personalisierungsfunktionen

Wie bereits erwähnt, ist Personalisierung unerlässlich, um Vertrauen aufzubauen und deine Verbindung zu Kunden zu vertiefen. Mit der Vertriebsautomatisierung kannst du jede ausgehende Nachricht mit Namen, relevanten Details und Inhalten personalisieren, die deine Zielgruppensegmente interessant finden. Die Personalisierung wird einfacher, wenn du deine Automatisierungstools mit einem erweiterten CRM-System koppelst.

Integrationen mit Dritten

Mit Drittanbieterintegrationen kannst du deine Vertriebsautomatisierungssoftware mit anderen Systemen, Anwendungen und Programmen verbinden.

Wenn dein E-Commerce-Shop beispielsweise von Shopify gehostet wird oder du Zahlungen mit Stripe abwickelst, kannst du deine Vertriebstools für eine bessere Leistung integrieren. Softwareanbieter haben oft eine Liste akzeptabler Integrationen, also überprüfe die Kompatibilität, wenn du ein bestimmtes Tool verwenden möchtest.

Vier Tools zur Vertriebsautomatisierung

Vertriebsautomatisierungstools sind in verschiedenen Formen verfügbar und sollen deinem Unternehmen helfen, bestimmte Ziele zu erreichen.

Beispiele für Automatisierungstools sind:

Customer Relationship Manager (CRM)

CRM-Software ermöglicht es dir, deine Zielgruppe an einem zentralen Ort zu verwalten, sodass du Interaktionen mit Kunden verfolgen und Kundeninformationen organisieren kannst. Obwohl ein CRM oft als Repository für Kundendaten anerkannt wird, kann es auch bestimmte Vertriebsaufgaben automatisieren, um die Personalisierung zu verbessern, Leads zu fördern, die Effizienz zu steigern und mehr Umsatz zu generieren.

Du kannst beispielsweise Drip-E-Mails automatisieren, um die Konversionsrate mit dem CRM von Mailchimp zu erhöhen. Erstelle Begrüßungs-E-Mails, Nachrichten zu abgebrochenen Einkäufen und Produktempfehlungen, um Interessenten durch den Verkaufstrichter zu führen. Du kannst auch Zielgruppensegmente erstellen, um automatisierte Kampagnen zu senden.

Planungsplattformen

Es kann schwierig sein, den richtigen Zeitpunkt für Anrufe oder Demonstrationen mit potenziellen Kunden zu finden. Mit den Tools zur Vertriebsplanung kannst du den besten Zeitpunkt für ein Treffen mit potenziellen Kunden ermitteln, unabhängig von Zeitzonen und bestehenden Verpflichtungen.

Sende dem Empfänger einfach einen Link zum Terminplanungstool und er kann die für ihn am besten geeignete Zeit basierend auf der Verfügbarkeit deines Teams auswählen. Dann wird der Termin automatisch in deinem Kalender angezeigt. Dies verringert nicht nur die Reibung und Frustration, die durch Hin- und Herschicken von Nachrichten entstehen, sondern ermöglicht es dir auch, schnell mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten.

E-Mail-Automatisierungssysteme

Mit der E-Mail-Automatisierung kannst du Nachrichten einrichten und zu bestimmten Zeiten oder wenn bestimmte Auslöser gegeben sind, versenden. Wenn ein Kontakt beispielsweise Produkte zu seinem Warenkorb hinzufügt, aber den Kauf nicht abschließt, kann automatisch eine Warenkorbabbruch-E-Mail gesendet werden und ihn daran erinnern, den Kauf abzuschließen.

Automatisierte E-Mails können nützlich sein, wenn du Nachrichten an mehrere Interessenten versendest. Anstatt dieselbe Nachricht immer wieder zu kopieren und einzufügen, kannst du eine E-Mail erstellen, die an mehrere Empfänger gesendet wird. Die E-Mail enthält zwar die gleichen Informationen, aber einzelne Elemente können personalisiert werden.

Darüber hinaus verfügt E-Mail-Automatisierungssoftware oft über Vorlagen, mit denen du deine Verkaufsprozesse beschleunigen kannst.

KI-Assistenten

Anstatt Vertriebsmitarbeiter darauf warten zu lassen, dass potenzielle und bestehende Kunden Fragen stellen, kannst du die Leistung der künstlichen Intelligenz nutzen. KI-Assistenten können Bedenken schnell lösen, Fragen beantworten und Personen an die entsprechenden Vertriebsmitarbeiter verweisen, um weitere Unterstützung zu erhalten. Außerdem können sie Empfehlungen geben, um den Umsatz zu steigern.

Denke daran, dass KI kein Ersatz für deine Vertriebsmitarbeiter ist. Stattdessen soll sie die Ziele der Abteilung unterstützen und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Beschleunige deine Aufgaben mit Automatisierung

Ist die Vertriebsautomatisierung es wert? Ja, Software, Tools und Automatisierungsstrategien können deine Arbeit beschleunigen und es dir ermöglichen, deine Verkaufsanstrengungen zu verbessern und den Gewinn deines Unternehmens zu steigern.

Außerdem kannst du die Effizienz und Verkaufsproduktivität am Arbeitsplatz steigern, indem du den Zeitaufwand für monotone, sich wiederholende und zeitaufwändige Verwaltungsaktivitäten reduzierst.

Es gibt viele Arten von Automatisierungstools, die für Vertriebsteams von Vorteil sind. Letztendlich hängt das Beste für dein Unternehmen von den Verkaufszielen, die du erreichen möchtest, dem Budget, der Abteilungsgröße usw. ab. Überprüfe deine Ziele und bewerte verschiedene Software und Tools, bevor du eine Entscheidung triffst.

Mit den Automatisierungstools von Mailchimp kannst du deine Vertriebs- und Marketingkampagnen optimieren. Erreiche die richtigen Kunden zur richtigen Zeit, erstelle benutzerdefinierte Automatisierungsworkflows, automatisiere E-Mails und vieles mehr. Unsere All-in-One-Plattform ist einfach zu bedienen und es stehen verschiedene Tarife zur Verfügung, mit denen du die besten Preise für dein Unternehmen ermitteln kannst. Sieh dir noch heute unsere Marketingautomatisierungen an und erstelle bessere, effektivere Kampagnen.