Mithilfe von WhatsApp Business kannst du ein durchgängiges Shopping-Erlebnis für deine Kunden schaffen. In diesem Artikel erfährst du mehr über die WhatsApp Business-Plattform.
Die Geschäftswelt ist inzwischen äußerst wettbewerbsintensiv. Vor diesem Hintergrund musst du sicherstellen, dass du alle dir zur Verfügung stehenden Mittel nutzt. Dazu gehört auch, dass du das richtige Tool für die Kommunikation mit deinen Kunden findest. Wahrscheinlich kennst du den WhatsApp Messenger, eine gängige Anwendung, mit der du mit Freunden, Verwandten und Geschäftspartnern kommunizieren kannst.
Wenn du die kostenlose WhatsApp Business-App verwendest, kannst du das Shopping-Erlebnis für deine Kunden optimieren und ihnen ganz einfach wichtige Informationen und Updates zukommen lassen. Aber wie unterscheidet sich diese Anwendung von dem WhatsApp, das jeder kennt und so gerne nutzt?
Im Folgenden gehen wir darauf ein, was WhatsApp Business ist, wie es sich von WhatsApp unterscheidet und wie du das Beste aus deinem Business-Konto herausholen kannst.
Was ist WhatsApp Business?
Du kennst wahrscheinlich WhatsApp, die kostenlose Messaging-Plattform, die Menschen auf der ganzen Welt miteinander verbindet. WhatsApp Business wurde jedoch speziell für kleine Unternehmen und Entrepreneure entwickelt.
Wie das normale WhatsApp wird auch WhatsApp Business von Meta Platforms (ehemals Facebook) betrieben, das WhatsApp 2014 übernahm. Die Business-Version der App wurde 2018 eingeführt, damit kleine Unternehmen besser mit ihren Kunden in Kontakt treten können.
Die WhatsApp Business-App enthält viele Funktionen zur Unterstützung der täglichen Geschäftskommunikation. So kannst du beispielsweise mit der Automatisierungsfunktion Routineaufgaben wie die Begrüßung neuer Kunden, die Beantwortung allgemeiner Fragen oder die Benachrichtigung bei Abwesenheit erledigen.
Eine spezielle Messaging-Anwendung für dein Unternehmen kann auch sicherstellen, dass deine Kunden immer wissen, was du zu bieten hast. Wenn du deine Kundschaft auf dem Laufenden hältst, kannst du die Zufriedenheit und die Kundenbindung erhöhen.
WhatsApp Business ist eine der einfachsten Möglichkeiten, mit Kunden zu chatten, Produkte zu präsentieren und schnelle Fragen zu beantworten.
Das Einrichten deines WhatsApp-Kontos ist ganz einfach. Wenn du jedoch bereits ein persönliches WhatsApp-Konto nutzt, musst du eine andere Telefonnummer verwenden (vorzugsweise deine geschäftliche Nummer). Trotzdem kannst du beide Anwendungen problemlos auf deinem Smartphone nutzen.
Um die WhatsApp-Lösungen für Unternehmen nutzen zu können, musst du zunächst einen entsprechenden Account erstellen. Dafür kannst du dich an der folgenden Anleitung orientieren:
- Lade die WhatsApp Business-App aus dem App Store deines Smartphones herunter. Der Download ist kostenlos.
- Öffne die App und stimme den Bedingungen zu. Du musst deine geschäftliche Telefonnummer verifizieren und kannst eine Festnetz- oder Handynummer verwenden, die du noch nicht für WhatsApp benutzt hast.
- Gib deinen Firmennamen ein.
- Richte dein Profil ein, indem du deine Adresse, eine kurze Beschreibung deiner Tätigkeit, deine Geschäftszeiten, deine Website und deine Geschäftskategorie hinzufügst.
WhatsApp Business bietet viele Funktionen, die du in der persönlichen App nicht findest, und ermöglicht dir die Bewerbung deines Unternehmens über dein Profil. So legst du los:
- Lade ein klares, professionelles Profilbild hoch. Hierfür ist z. B. dein Logo bestens geeignet.
- Formuliere eine Beschreibung, die direkt auf den Punkt kommt und sympathisch ist.
- Vergewissere dich, dass deine Geschäftszeiten auf dem neuesten Stand sind.
- Füge deinen Standort hinzu.
- Füge Links zu deiner Website oder deinem Katalog hinzu.
Sobald du dein Basisprofil eingerichtet hast, findest du eine Reihe erweiterter Funktionen, mit denen dein Geschäftskonto noch besser für dich arbeiten kann. Diese Tools sind es wert, sich näher mit ihnen zu beschäftigen.
Du kannst deinen Produktkatalog ganz einfach einrichten und deine gesamte Produktpalette mit Fotos, Preisen und Beschreibungen hinzufügen. So können deine Kunden stöbern und shoppen, ohne die App zu verlassen. Außerdem kannst du ganz einfach Produktlinks in deinen Chats teilen.
Auch kannst du automatisierte Nachrichten einrichten, z. B. eine Begrüßung für neue Kunden oder eine Abwesenheitsnachricht für die Zeit nach Geschäftsschluss. Darüber hinaus kannst du schnelle Antworten auf Fragen speichern, die dir immer wieder gestellt werden. So bleibst du auch dann ansprechbar, wenn du mit anderen Aspekten deines Geschäfts beschäftigt bist.
WhatsApp Business vs. WhatsApp
Auch wenn der WhatsApp Messenger und WhatsApp Business ähnliche Oberflächen verwenden und zum selben Mutterkonzern gehören, gibt es doch einige Unterschiede zwischen ihnen.
Ein wesentlicher Unterschied ist, dass WhatsApp für die persönliche Kommunikation gedacht ist, während WhatsApp Business für Unternehmen entwickelt wurde. Daher sind viele Funktionen in der ursprünglichen WhatsApp-Anwendung nicht verfügbar. So kannst du zum Beispiel mit WhatsApp keine Nachrichten automatisieren, was mit der geschäftlichen WhatsApp-Plattform jedoch möglich ist. Mithilfe dieser Funktion kannst du Nachrichten genau zum richtigen Zeitpunkt an deine Kunden senden.
Dank der Möglichkeiten der WhatsApp Business-App hast du mehr Möglichkeiten zur Interaktion mit deinem Zielmarkt.
Vollständigen Bericht herunterladen
Es gibt verschiedene Funktionen, die du mit der geschäftlichen WhatsApp-Anwendung nutzen kannst – viele davon können zur Verbesserung der Kundenerfahrung und zur Optimierung deiner Arbeitsabläufe beitragen.
Zu den beliebtesten Funktionen gehören:
- Automatisierte Nachrichten. Du kannst automatische Nachrichten an deine Kunden und Besucher senden und so deinen Arbeitsablauf optimieren. Mit automatisierten Workflows kannst du eine Menge Zeit und Geld sparen. So kannst du zum Beispiel eine automatische Nachricht an deine Kunden senden, um sie auf deiner Plattform willkommen zu heißen. Vielleicht möchtest du auch eine automatische Benachrichtigung senden, um den Empfang ihrer Nachricht zu bestätigen.
- Geschäftsprofil. Über die WhatsApp Business-Plattform kannst du ein Unternehmensprofil einrichten, das deine Öffnungszeiten, den Link zu deiner Website, deine Telefonnummer, deine Adresse und vieles mehr enthält.
- Organisationstools. Es gibt viele Tools zur Organisation, mit denen du deinen Workflow rationalisieren kannst. Du kannst z. B. bestimmte Chats mit Labels versehen oder ein Kontakt-Label zum schnellen Auffinden von Personen verwenden.
- Mobile Storefront. Mit einem WhatsApp Business-Account kannst du auch Kataloge erstellen. Mit dieser mobilen Storefront kannst du deine Produkte auf der Plattform präsentieren. Das ist eine gute Möglichkeit, um direkt mit deiner Zielgruppe über Angebote, Rabatte und Produkte zu kommunizieren.
- Zielgerichtete Ads. Auch Werbeanzeigen lassen sich auf der Plattform erstellen. Mit WhatsApp-Ads kannst du auf anderen Apps von Meta, so zum Beispiel auf Facebook und Instagram, gezielt Werbung schalten, die die Aufmerksamkeit der Besucher weckt und sie direkt in einen Chat mit deinem Unternehmen führt. So kannst du die von dir angebotenen Produkte und Dienstleistungen bekannter machen.
- Kennzahlen zu Nachrichten. Über den WhatsApp Manager im Meta Business Manager kannst du detaillierte Einblicke in deine Nachrichtenaktivitäten erhalten. Diese Metriken geben dir Aufschluss über die Leistung deiner Nachrichten, von grundlegenden Statistiken bis hin zu bestimmten Konversationstypen. Du siehst Daten zu den von Kunden erhaltenen Nachrichten, den von dir versendeten Nachrichten und den erfolgreich zugestellten Nachrichten.
- Einfache Zahlungen. Mit der Zahlungsfunktion kannst du über WhatsApp Payments direkt in der App Zahlungen senden und empfangen. Das bedeutet, dass du mit WhatsApp Business eine durchgängige Shopping-Lösung für deine Besucher aufbauen kannst.
Wenn du nach einer Möglichkeit zur Optimierung deines Online-Business suchst, solltest du die Vorteile von WhatsApp Business nutzen.
WhatsApp Business Preise
Die WhatsApp Business-App kann kostenlos heruntergeladen und genutzt werden, was sie perfekt für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget macht. Die ersten 1.000 Konversationen im Monat sind ebenfalls kostenlos. So kannst du lernen, wie die Anwendung funktioniert, deine Beziehung zu den Kunden vertiefen und nachvollziehen, wie die einzelnen Funktionen deinem Unternehmen zugutekommen.
Wenn du 1.000 Konversationen erreicht hast, musst du für die folgenden Konversationen bezahlen. Hierbei gibt es zwei verschiedene Preismodelle.
- Von WhatsApp-Nutzern initiierte Konversationen: Das bedeutet, dass sich der Benutzer an dein Unternehmen gewandt hat, um mehr Informationen zu erhalten.
- Vom Unternehmen initiierte Konversationen: Dies geschieht, wenn du zuerst Nachrichten an Benutzer sendest.
Die Preise für diese Konversationen sind unterschiedlich und variieren je nach Standort. Verschiedene Länder haben je nach Währung unterschiedliche Preisstandards. Es ist also wichtig zu wissen, wie die Abrechnung deines Unternehmens in Zukunft aussehen wird.
Sollte dein Unternehmen also die WhatsApp Business App nutzen? Im Folgenden findest du einige Vorteile und Einschränkungen, die du beim Abwägen deiner Optionen beachten solltest.
- Viele monatliche Benutzer. Mit zwei Milliarden monatlich aktiven Nutzern ist WhatsApp eine der beliebtesten mobilen Messaging-Anwendungen. So kannst du deine Produkte so vielen Menschen wie möglich präsentieren. Außerdem sind viele Nutzer mit der WhatsApp-Plattform vertraut, sodass du deine Kunden nicht erst zur Nutzung der App animieren musst.
- Direkter Kommunikationskanal. Da du die App auf dein Smartphone herunterladen kannst, hast du immer einen direkten Draht zu deinen Kunden. Selbst wenn du gerade von einem Meeting ins nächste eilst, kannst du dich schnell um ihre Anliegen kümmern und ihnen helfen.
- Erweiterte Organisationsfunktionen. Es gibt verschiedene Organisationsfunktionen, mit denen du Unterhaltungen sortieren kannst. Wenn du zum Beispiel eine separate E-Mail-Liste für bestimmte Personen erstellen möchtest, kannst du das mit dem Programm schnell umsetzen.
- Zeitersparnis. Mithilfe der Funktion für automatisierte Nachrichten wirst du deine Zeit besser nutzen können. Du kannst auch Schnellantworten verwenden, um ohne Unterbrechung deines Arbeitsablaufs mit den Kunden zu kommunizieren. Auf diese Weise kannst du neuen Kunden, die mit deiner Marke interagieren, eine Begrüßungsnachricht senden.
- Zahlungen an einem Ort. Mit einem WhatsApp Business-Konto kannst du ein durchgängiges Shopping-Erlebnis für deine Kunden schaffen. Sie können Artikel direkt über deine mobile Storefront kaufen, während du die Bezahlung über die App abwickeln kannst. Dieser Prozess macht es für dich noch einfacher, deinen Umsatz zu steigern.
Auch wenn die WhatsApp Business-App viele Vorteile bietet, solltest du auch die Nachteile bedenken. Dazu gehören:
- DSGVO-Probleme. Wenn du planst, Geschäfte im Ausland zu tätigen, entspricht die Anwendung nur teilweise den DSGVO-Vorschriften. Das bedeutet, dass du mit einigen Datenschutzproblemen konfrontiert werden könntest. Die Anwendung liest automatisch alle gespeicherten Kontaktinformationen aus, weshalb du eventuell einen genaueren Blick auf die Einstellungen werfen musst.
- Begrenzte Anzahl von Geräten. Die mobile App kann nur auf einem Smartphone und vier weiteren Geräten installiert werden. Die Geräte müssen mit derselben Nummer verknüpft sein, was es für dich schwierig macht, mehrere Mitarbeiter mit demselben Konto arbeiten zu lassen.
- Ein Mitarbeiterkonto. Alle Mitarbeiter müssen mit demselben Konto arbeiten. Die Kunden wissen also möglicherweise nicht, mit wem sie sprechen.
Denke daran, dass die geschäftliche WhatsApp-App kostenlos ist. Du kannst die App also herunterladen, dich mit ihr vertraut machen und eruieren, ob sie für dein Unternehmen geeignet ist. Wie bei jeder App gibt es Vorteile und Einschränkungen, die es zu berücksichtigen gilt, bevor du dich endgültig entscheidest und mehr Ressourcen in die App investierst.
Integration von WhatsApp Business mit anderen Tools
Mit der WhatsApp Business API kannst du dein Konto ganz einfach mit bestehenden Business-Tools integrieren. Diese Integrationsfähigkeit eröffnet leistungsstarke Möglichkeiten zur Rationalisierung von Abläufen und zur Verbesserung der Kundenkommunikation.
Die API ist von der standardmäßigen WhatsApp Business-App getrennt und erfordert einen speziellen Zugang über Meta oder einen autorisierten Lösungsanbieter, da sie für Unternehmen mit einem höheren Nachrichtenvolumen konzipiert ist.
Im Folgenden findest du die wichtigsten Arten von Integrationen:
- CRM-Plattformen (Customer Relationship Management) helfen dir bei der Verfolgung all deiner WhatsApp-Konversationen und anderer Kundeninteraktionen. So erhält dein Team einen vollständigen Überblick über die Kundenhistorie und kann einen individuelleren Service bieten.
- Durch die Anbindung an E-Commerce-Plattformen kannst du Bestellupdates, Versandbenachrichtigungen und Produktempfehlungen direkt über WhatsApp versenden. Darüber hinaus kannst du die Zahlungsabwicklung abwickeln und automatische Kaufbestätigungen versenden.
- Mit Kundensupport-Tools kannst du WhatsApp-Nachrichten neben anderen Support-Kanälen verwalten. Dein Team kann mehrere Unterhaltungen führen, Tickets zuweisen und die Lösungszeiten verfolgen – alles an einem Ort.
- Mit Systemen zur Marketing-Automatisierung kannst du gezielte Kampagnen, Werbebotschaften und automatische Nachfassaktionen über WhatsApp versenden, die auf dem Verhalten und den Vorlieben deiner Kunden basieren.
- Mithilfe von Business Intelligence-Tools kannst du die Daten zu WhatsApp-Konversationen zusammen mit anderen Geschäftskennzahlen analysieren. So erhältst du tiefere Einblicke in das Kundenengagement und die Kampagnenleistung.
Bewährte Methoden für die Nutzung von WhatsApp Business
WhatsApp Business ist ein hervorragendes Tool für die Kommunikation mit Kunden. Um aber das Beste daraus zu machen, musst du die richtigen Einstellungen und den richtigen Ansatz wählen. Indem du dich effektiv auf das Kundenerlebnis konzentrierst und Funktionen wie Nachrichtenvorlagen nutzt, kannst du wertvolle (und lukrative) Beziehungen zu deinen Kunden aufbauen. So funktioniert es:
- Lege klare Geschäftszeiten fest: Lass deine Kunden genau wissen, wann du für sie erreichbar bist. Das sorgt für eine realistische Erwartungshaltung und eine ausgewogene Work-Life-Balance für dich.
- Halte deinen Ton professionell, aber freundlich: Denke daran, dass du ein Gespräch führst und keinen formellen Brief schreibst. Sei warmherzig und zugänglich und bleibe dabei professionell.
- Reagiere umgehend auf Nachrichten: Während der Geschäftszeiten solltest du versuchen, innerhalb weniger Stunden zu antworten. Wenn du nicht sofort eine vollständige Lösung anbieten kannst, solltest du zumindest den Erhalt der Nachricht bestätigen.
- Verwende Vorlagen mit Bedacht: Du kannst Nachrichtenvorlagen für gängige Situationen erstellen, solltest sie aber für jeden Kunden leicht personalisieren. Denn niemand hat gern das Gefühl, mit einem Roboter zu sprechen.
- Organisiere deine Kontakte: Verwende Labels und Kategorien, um verschiedene Kundentypen und Konversationen zu verfolgen. So kannst du einen individuelleren Service bieten.
- Halte deinen Katalog aktuell: Nichts frustriert Kunden mehr, als Artikel zu sehen, die tatsächlich nicht verfügbar sind. Die regelmäßige Pflege deines Produktkatalogs ist daher unerlässlich.
- Nutze Status-Updates: Du solltest Neuigkeiten über dein Unternehmen, neue Produkte oder Sonderangebote in deinem WhatsApp-Status teilen. Das ist eine gute Möglichkeit, um Kunden zu binden, ohne sie direkt anzuschreiben.
- Gehe professionell mit Beschwerden um: Du solltest stets ruhig und professionell reagieren. Komplexere Probleme sollten auf private Nachrichten oder Telefonate verlagert werden. Konzentriere dich immer auf die Lösungsfindung, anstatt Schuldzuweisungen zu machen.
Deinen Kundenservice mit WhatsApp Business stärken
Kundenservice ist für jedes Unternehmen wichtig. Mit den richtigen Werkzeugen kannst du die Erwartungen deiner Kunden erfüllen und übertreffen, damit dein Kundenservice-Team und dein Unternehmen erfolgreich sind.
Wenn du deinen Kundenservice verbessern willst, könnte WhatsApp Business eine gute Option sein. Diese mobile App kann die Beziehung zu deinen Kunden stärken, manuelle und zeitaufwändige Aufgaben automatisieren und dir einen besseren Überblick über deine Geschäftsaktivitäten verschaffen.
Die Plattform für E-Mail-Marketing und Automatisierung von Mailchimp bietet ebenfalls verschiedene Funktionen, die deinen Kundenservice auf die nächste Stufe bringen können. Ganz gleich, ob du dein Publikum verwalten oder gezielte Anzeigen für Facebook erstellen willst, wir unterstützen deine Marketingbemühungen mit fortschrittlichen Business-Tools.
Wichtige Erkenntnisse
- WhatsApp Business ist die kostenlose App von Meta, die speziell für kleine Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Funktionen wie automatisierte Nachrichten, Produktkataloge und Tools zur Kundenkommunikation, die in der normalen WhatsApp-App nicht verfügbar sind.
- Die Nutzung der App ist zwar kostenlos, aber ab 1.000 Konversationen pro Monat fallen für Unternehmen Gebühren an.
- Die Plattform enthält leistungsstarke Tools für das Geschäftswachstum, von der Erstellung digitaler Storefronts und der Zahlungsabwicklung bis hin zum Zugriff auf detaillierte Kennzahlen für Nachrichten und der Integration mit anderer Business-Software über die WhatsApp Business API.